કર્મચારી કર્મચારી ફાઇલમાં તમારે શું કરવું જોઇએ (અને ન જોઈએ)
અન્યમાં, એચઆર સ્ટાફ સુધી મર્યાદિત છે અને કર્મચારીઓ તેમના રેકોર્ડ્સની ઍક્સેસની વિનંતી કરી શકે છે. વકીલો મુકદ્દમા માટેના કર્મચારી રેકોર્ડ્સની વિગતો અને સમાન રોજગાર તક કમિશન (ઇઇઓસી) ફરિયાદો પણ આપી શકે છે.
એક ભૂતપૂર્વ કર્મચારી તેના અથવા તેણીના કર્મચારી રેકોર્ડની નકલની વિનંતી પણ કરી શકે છે.
આ તમામ સંભવિત ઉપયોગો અને તમારા કર્મચારી રેકોર્ડ્સના સંભવિત દર્શકો સાથે, એમ્પ્લોયરને તમારા કર્મચારી રેકોર્ડ્સમાં કોઈ કર્મચારીના રોજગાર ઇતિહાસના બિનપક્ષાયેલા, હકીકતલક્ષી દસ્તાવેજો જાળવી રાખવા માટે કાળજી લેવી જોઈએ. પરિણામે, આ સામાન્ય માર્ગદર્શિકા એ દસ્તાવેજોને લાગુ કરો કે જે તમે તમારા સંગઠનના કર્મચારી રેકોર્ડ્સમાં જાળવી રાખશો.
કર્મચારી કર્મચારી ફાઈલની સામગ્રી માટે સામાન્ય માર્ગદર્શિકા
- કર્મચારી રેકોર્ડમાંની માહિતી હકીકતલક્ષી હોવી જોઈએ. સુપરવાઇઝર અથવા માનવ સંસાધન સ્ટાફ મંતવ્યો; રેન્ડમ નોંધો; વાતો કરવી; ખોટી અફવાઓ; પ્રશ્નો, અહેવાલો, અથવા અન્ય કર્મચારીઓ કે જે નીરિક્ષણ છે tattletale આરોપો; આક્ષેપો, પીછો નહીં, તપાસ અને નિષ્કર્ષ; અને કોઈપણ અન્ય બિન-હકીકતલક્ષી માહિતી, ભાષ્ય અથવા નોંધો કર્મચારીની કર્મચારી ફાઇલમાંથી બાકાત થવી જોઈએ.
એક એચઆર મેનેજરને કર્મચારીઓના રેકોર્ડમાં દાખલ કરવામાં આવેલી અપમાનજનક ટીકાના સૌથી ખરાબ ઉદાહરણોમાંની એક, ભાડે મેનેજરની ઇન્ટરવ્યૂ નોંધો સામેલ છે. એક જણાવે છે: "જરૂરિયાત મુજબ સીડી ઉપર અને નીચે ઉતરવા માટે સંભવતઃ ખૂબ ચરબી." કર્મચારી, એક એટર્ની અને ભવિષ્યના કર્મચારીઓ અને નિરીક્ષકોની જેમ કે ટિપ્પણીઓ વાંચીને કલ્પના કરો.
અન્ય એક કંપનીમાં, મેનેજરને અનસબ્સ્થિત નોંધો મળી કે મેનેજરો અને અન્યોએ કર્મચારીની ફાઇલો જેમ કે, "મેરીનો ગુસ્સો, કારણ કે તેણીએ ઉછાળ્યો ન હતો, તેણે તેના મેનેજર સાથે પણ ઉદ્દેશપૂર્વક કામ કરવા માટે ધીમું કર્યું." સમસ્યા જુઓ?
- કર્મચારી રેકોર્ડ્સ વિચારપૂર્વક તેમની યોગ્ય ફાઇલ સ્થાનોને સોંપવામાં આવશ્યક છે. રાજ્ય અને ફેડરલ કાયદાઓના આધારે તમારી કંપનીના કર્મચારી રેકોર્ડ્સ માટે પ્રોટોકોલ નક્કી કરો, જેમ કે આરોગ્ય વીમા પોર્ટેબિલીટી અને જવાબદારી અધિનિયમ 1996 (HIPAA) , અને રોજગારદાતા શ્રેષ્ઠ પ્રયાસો.
પછી, પ્રોટોકોલ સાથે વળગી રહેવું. જ્યારે કોઈ તબીબી ફાઇલમાં હોય ત્યારે તમે કર્મચારીની ફાઇલમાં રેકર્ડ ડૉક્ટરના બહાનાને શોધી કાઢવા માંગતા નથી. ન તો, શું તમે પેરોલ ફાઇલમાં કર્મચારીની પ્રમોશન માટે તર્ક અને સમર્થન માંગો છો?
કર્મચારી ફાઈલમાં ભૂતપૂર્વ એમ્પ્લોયરો સાથેની ચર્ચાઓમાંથી પૃષ્ઠભૂમિની તપાસ અથવા નોટ્સ શામેલ છે તે તમે ભાડે લેવાના નિર્ણયના રેકોર્ડ પણ જોઈતા નથી.
- સુપરવાઇઝર, મેનેજર્સ અને કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોમાં દસ્તાવેજો મૂકનારા અન્ય કર્મચારીઓએ દસ્તાવેજોને યોગ્ય રીતે લખવા માટે તાલીમ આપવી જોઈએ. કર્મચારીને કહેવું છે કે કર્મચારી સંપૂર્ણ ડેડબીટ છે, તમારા કર્મચારીને કોઈ પણ ઇનામો રેકોર્ડ નહી મળે, પરંતુ નિરંકુચિત નિરીક્ષકો સમાન નિવેદનો લખવા માટે જાણીતા છે.
બહેતર હજી, તમારા એચઆર કર્મચારી વ્યક્તિને ફાઇલોની ઍક્સેસને મર્યાદિત કરો, જે રેકોર્ડ્સ માટે જવાબદાર છે અને જાણે છે કે કર્મચારી ફાઇલમાં શું અને શું રાખવું જોઈએ નહીં. - કર્મચારીના રોજગાર ઇતિહાસના હકારાત્મક અને નકારાત્મક પાસાંઓનો સમાવેશ કરવા માટે કર્મચારી રેકોર્ડ્સમાં તમે જે માહિતી મૂકો છો તેને સંતુલિત કરો . ઘણીવાર, કર્મચારી રેકોર્ડ દરેક નકારાત્મક ઘટના પર ભાર મૂકે છે અને હકારાત્મક ઘટકો ચૂકી છે.
- તેના અથવા તેણીના રિપોર્ટિંગ સ્ટાફ અને સત્તાવાર કંપની કર્મચારી રેકોર્ડ્સ વિશે સુપરવાઇઝરની વ્યક્તિગત નોટ્સ વચ્ચેનો તફાવત ઓળખો. પર્ફોર્મન્સ અને લક્ષ્ય પૂર્ણતાને ટ્રેક કરવા, અને વધારાનું અને પ્રદર્શન વિકાસ યોજના નક્કી કરવા માટે, પ્રભાવ સુધારણા માટે ઉપયોગમાં લેવાયેલા સુપરવાઇઝરની નોંધો, ઉદાહરણ તરીકે, કંપનીના સત્તાવાર કર્મચારી રેકોર્ડ્સમાં નહીં, સુપરવાઇઝરની ખાનગી ફાઇલમાં છે.
તેમની મેનેજમેન્ટ ફાઇલમાં નોંધો કેવી રીતે લેવા અને દસ્તાવેજો જાળવી રાખવામાં આવે છે તે અંગે સુપરવાઇઝર્સને તાલીમ આપવાની જરૂરિયાત પણ ઓળખી કાઢો. હકીકતો, અભિપ્રાયો અને વિશિષ્ટ ઉદાહરણો માટેના સમાન માપદંડ, હેરાસ નથી, ખાનગી નોંધો પર લાગુ થાય છે.
સુપરવાઇઝરની ખાનગી નોંધો મુકદ્દમોના કિસ્સામાં સુપ્રત કરી શકાય છે, તેથી ખાનગી નોંધ માટે પણ સાવધાનીની ભલામણ કરવામાં આવે છે. સુપરવાઈઝર્સની મેનેજમેન્ટ ફાઇલમાં સત્તાવાર કર્મચારી કર્મચારી ફાઇલમાં રહેલા રેકોર્ડ્સની નકલ રાખવાની ભલામણ કરવામાં આવતી નથી.
- દસ્તાવેજો અને ઇન્ટરવ્યૂ નોંધો ભાડા એક મૂંઝવણ એક બીટ હાજર શ્રેષ્ઠ પધ્ધતિ એ છે કે તમે ભરો છો તે દરેક પદ માટે એક અલગ ફાઇલ જાળવી રાખવી એ છે કે જે નોકરીની પોસ્ટને સંદર્ભ ચેક્સ પર પોસ્ટ કરવાથી સંબંધિત તમામ દસ્તાવેજોનો સમાવેશ કરે છે. અરજદારોના રિઝ્યુમ્સ, કવર લેટર્સ અને એપ્લિકેશન્સ આ ફાઇલમાં છે, સિવાય કે તમારે કર્મચારી કર્મચારીની ફાઇલમાં ભાડે કર્મચારીની અરજી ખસેડવી જોઈએ.
આ ફાઇલમાં સત્તાવાર ચેકલિસ્ટ્સ અને સ્વરૂપો છે જે સંભવિત કર્મચારીની લાયકાતની બિન-પ્રતિનિધિત્વ માટે લડવું અને સૌથી વધુ લાયક ઉમેદવારને ભાડે આપવાના તમારા નિર્ણયને સમર્થન આપે છે. ભરતી પ્રબંધકના મંતવ્યો અને નોંધો જે ભરતી પ્રક્રિયા દરમિયાન લેવામાં આવ્યા હતા તે આ ફાઇલમાં જોડાયેલા નથી. હ્યુમન રિસોર્સિસ આ નોંધો રોજગાર નિર્ણય પર સંપૂર્ણ દસ્તાવેજીકરણ જાળવવા માટે એકત્રિત કરી શકે છે, પરંતુ તે કર્મચારી રેકોર્ડમાં નથી.
- રોજગારીના નિર્ણયો જેમ કે પ્રમોશન , બાજુની તકને સ્થાનાંતરિત , અને પગારમાં વધારો કર્મચારીવર્ગના રેકોર્ડ્સમાં સંબંધિત છે તે વિશે વાસ્તવિક દસ્તાવેજો . કર્મચારી વિશે સુપરવાઇઝર અથવા એચઆરની અભિપ્રાયો નથી. સત્તાવાર શિસ્ત ક્રિયા દસ્તાવેજો જેમ કે લેખિત ચેતવણી પણ કર્મચારીની કર્મચારી ફાઇલમાં છે
દસ્તાવેજના ચોક્કસ ઉદાહરણો કે જે કર્મચારી રેકોર્ડમાં ન હોવા જોઈએ
નીચે આપેલ માહિતી કર્મચારી રેકોર્ડ્સમાં મૂકી શકાતી નથી. દસ્તાવેજીકરણને એક અલગ ફાઇલની જરૂર પડી શકે છે, તેને સુપરવાઇઝરી અથવા મેનેજમેન્ટ નોટ્સ તરીકે વર્ગીકૃત કરી શકાય છે, અથવા તેને એમ્પ્લોયર દ્વારા ન રાખવી જોઈએ.
- કોઈપણ તબીબી માહિતી તબીબી ફાઇલમાં છે .
- પેરોલ માહિતી પેરોલ ફાઇલમાં છે .
- દસ્તાવેજો જેમાં કર્મચારી સમાજ સુરક્ષા નંબર અથવા કર્મચારીની સુરક્ષિત વર્ગીકરણ, જેમ કે ઉંમર, જાતિ, લિંગ, રાષ્ટ્રીય મૂળ, અપંગતા, વૈવાહિક સ્થિતિ, ધાર્મિક માન્યતાઓ અને તેથી આગળની માહિતીનો સમાવેશ કરવો જોઇએ નહીં તે કર્મચારી ફાઇલોમાં ક્યારેય રાખવું જોઈએ નહીં.
- એક કર્મચારીના કાર્યનું સંચાલન, લક્ષ્ય સેટ કરવા, પ્રદાન કરેલ પ્રતિસાદ અને તેથી આગળ એક ખાનગી, સુપરવાઇઝર અથવા મેનેજર-માલિકીના ફોલ્ડરમાં સુપરત કરવું જોઈએ.
- કર્મચારી ફરિયાદ, સાક્ષી ઇન્ટરવ્યૂ, કર્મચારી ઇન્ટરવ્યૂ, તારણો, એટર્ની ભલામણો અને રીઝોલ્યુશન સહિતના તપાસ સામગ્રી , વત્તા ફોલો-અપ, કોઈ પ્રતિશોધને સુનિશ્ચિત કરવા માટે, તપાસ ફાઇલમાં રહેવું જોઈએ જે કર્મચારી રેકોર્ડ્સથી અલગ છે.
- કર્મચારી કર્મચારી રેકોર્ડ્સથી દૂર, I-9 ફાઇલ અથવા સ્થાનમાં કર્મચારી I-9 ફોર્મ્સ ફાઇલ કરો .
- ફોજદારી ઇતિહાસ, ધિરાણ અહેવાલો, અને આગળ, અને એક અલગ ફાઇલમાં ડ્રગ પરીક્ષણના પરિણામો સહિત પૃષ્ઠભૂમિ તપાસો કે જે નિરીક્ષકો, સંચાલકો, અને કર્મચારી ઍક્સેસ કરી શકતા નથી. SHRM આ અલગ ફાઇલની ભલામણ કરે છે અથવા ભલામણ કરે છે કે આ માહિતી કર્મચારીની તબીબી ફાઇલમાં પણ દાખલ થઈ શકે છે.
- સ્વયં-ઓળખ ફોર્મ્સ અને સરકારી અહેવાલો જેવા કર્મચારી સમાન તકોના રેકોર્ડ્સને કર્મચારીઓ ફાઇલમાં અને જ્યાં પણ સુપરવાઇઝરની ઍક્સેસ હોય ત્યાં ન રાખવી જોઈએ.
જો તમે આ દિશાનિર્દેશોનું પાલન કરો છો, તો તમારું સંગઠન યોગ્ય સ્થિતીમાં હકીકતલક્ષી, સમર્થક રોજગાર ઇતિહાસ અને કર્મચારી રેકોર્ડ્સને અસરકારક રીતે સ્ટોર કરી રહ્યું છે.
ડિસક્લેમર: મહેરબાની કરીને નોંધ કરો કે અધિકૃત હોવા છતાં પૂરી પાડવામાં આવેલ માહિતી, ચોક્કસતા અને કાયદેસરતા માટે કોઈ ગેરેંટી નથી. આ સાઇટ વિશ્વ વ્યાપી દર્શકો દ્વારા વાંચવામાં આવે છે અને રોજગાર કાયદાઓ અને નિયમનો રાજ્યથી રાજ્ય અને દેશથી અલગ અલગ હોય છે. તમારા સ્થાન માટે ચોક્કસ તમારા કાનૂની અર્થઘટન અને નિર્ણયો યોગ્ય બનાવવા માટે કૃપા કરીને, કાનૂની સહાય, અથવા રાજ્ય, ફેડરલ અથવા આંતરરાષ્ટ્રીય સરકારી સ્રોતોમાંથી સહાય મેળવો. આ માહિતી માર્ગદર્શન, વિચારો અને સહાયતા માટે છે.