કર્મચારી ફાઇલ ઍક્સેસ નીતિ

કેવી કર્મચારીઓ તેમની કર્મચારી ફાઈલ જોઈ ઍક્સેસ મેળવી શકે છે?

બધા માનવ સંસાધન વિભાગો વ્યાપક રેકોર્ડ રાખે છે. કાયદો એચઆરને અમુક ચોક્કસ સમયગાળા માટે ઘણાને રાખવા માટે જરૂરી છે . કર્મચારીઓ સારી રીતે વાકેફ છે કે આ રેકોર્ડ અસ્તિત્વ ધરાવે છે (અને કેટલાક છાપ હેઠળ છે કે ફાઈલ કંપનીથી કંપની સુધી જાય છે, જે સાચું નથી).

કારણ કે કર્મચારીઓ જાણતા હોય છે કે આ રેકોર્ડ અસ્તિત્વમાં છે, તેઓ સમયાંતરે તે જોવા માટે જોઈશે કે ફાઈલ શામેલ છે.

કર્મચારી (અને ભૂતપૂર્વ કર્મચારી એક્સેસ) કેવી રીતે પ્રદાન કરવો તે નક્કી કરતી વખતે તમારા વ્યવસાય પર લાગુ રહેલા કોઈપણ કાયદાઓ ધ્યાનમાં રાખો.

ઘણા રાજ્યોમાં એવા કાયદાઓ છે કે જેમાં કંપનીને વર્તમાન અને ભૂતપૂર્વ કર્મચારીઓ માટે ઉપલબ્ધ ફાઇલના ચોક્કસ ભાગો બનાવવાની આવશ્યકતા છે. તમારી નીતિ તમામ કાયદાઓનું પાલન કરે છે તેની ખાતરી કરવા માટે તમારા રોજગાર એટર્ની સાથે તપાસ કરો .

ફેડરલ કાયદો, દાખલા તરીકે, અસમર્થતા ધારો સાથેના અમેરિકીઓ સાથેના રેકોર્ડ કર્મચારી રેકોર્ડથી અલગ રાખવામાં આવે છે. જો તમારી કંપની HIPAA ને આધીન છે, તો સુનિશ્ચિત કરો કે તમારા તબીબી રેકોર્ડનું પાલન તે પ્રમાણેનું પાલન કરે છે.

તમે કર્મચારીઓને તેમની ફાઇલમાં જોવાની મંજૂરી આપતા હોય તેમાં તમારી પાસે થોડો છૂટછાટ હોઈ શકે છે. પરંતુ, ધ્યાનમાં રાખો કે જો તમે નક્કી કરો કે કોઈ કર્મચારીને ચોક્કસ માહિતીની ઍક્સેસ નહીં હોય, જેમ કે સંદર્ભ તપાસો, કે જે મુકદ્દમોની માહિતી છે કે જે માહિતીને શોધવાયોગ્ય છે.

તેથી, તમારા સ્ટાફને ચોક્કસપણે વસ્તુઓને રેકોર્ડ કરવા અને કાયદાનું પાલન કરવાની સૂચના આપો. એમ્પ્લોયી રેકોર્ડ્સ અંદરની ટુચકાઓ અથવા સ્નેઇડ ટિપ્પણીઓ માટે સ્થાન નથી.

આ કાયદાની અદાલતમાં સારી રીતે ચાલતી નથી.

એક સામાન્ય નિયમ તરીકે, રેકોર્ડ્સમાં દ્વારપાળ કરનાર હોવાના કારણે કાર્યવાહીનું પાલન થાય છે અને સુસંગત રહે છે. તમે ઇચ્છતા નથી કે એક એચઆર મેનેજરને લોકો તેમના રેકોર્ડ્સને તેમના ડેસ્ક પર પાછો લેવાની મંજૂરી આપે છે જ્યારે અન્ય કોઈ પણને ઍક્સેસ નકારે છે.

દરેકને એક સ્ત્રોતમાંથી પસાર થવાની જરૂર રહેતી હોવાથી તે વસ્તુઓ સુસંગત અને કાનૂની રાખવામાં મદદ કરે છે.

રેકોર્ડ્સ અને રેકોર્ડ રીટેન્શન અને ઍક્સેસ સંબંધિત નિયમો મુશ્કેલ છે. ખાતરી કરો કે તમે અપ ટુ ડેટ રહો છો.

નીચે આપેલ નીતિ તમારા વ્યવસાય માટે એક સારી શરૂઆત છે , પરંતુ ધ્યાનમાં રાખો કે તમારા રાજ્ય અને સ્થાનિક કાયદા અલગ અલગ હોઈ શકે છે.

નમૂના કર્મચારી રેકોર્ડ્સ પ્રવેશ નીતિ

બધા કર્મચારીઓ, ભૂતપૂર્વ કર્મચારીઓ, અને કર્મચારીઓના પ્રતિનિધિઓ તેમના કર્મચારીઓની કેટલીક સામગ્રીને હ્યુમન રિસોર્સિસ સ્ટાફને અગાઉથી નોટિસ સાથે જોઈ શકે છે. એપ્લિકેશન્સ, પ્રમોશન , શિસ્તભંગના પગલા અને ટ્રાન્સફર જેવા કર્મચારીની લાયકાતને લગતા દસ્તાવેજો જોઈ શકાય છે . વધુમાં, કર્મચારી સ્વરૂપો અને પ્રશિક્ષણ રેકોર્ડ્સની નીતિ નિરીક્ષણ કરી શકે છે.

કર્મચારી જે સમીક્ષા કરી શકે તે દસ્તાવેજોમાં સંદર્ભો અથવા સંદર્ભ ચેકો, વ્યવસ્થાપન, તબીબી રેકોર્ડ, ન્યાયિક કાર્યવાહી સંબંધિત દસ્તાવેજો, અન્ય કર્મચારીની ગુપ્તતા અને કર્મચારી આયોજન માટે વપરાતા દસ્તાવેજોનું ઉલ્લંઘન કરશે તે દસ્તાવેજોના રેકર્ડનો સમાવેશ થાય છે.

કાર્યવાહી

એક કર્મચારી જે તેમની કર્મચારી ફાઇલની માન્ય સામગ્રીની સમીક્ષા કરવા ઇચ્છે છે તે માનવ સંસાધનોનો 24 કલાક નોટિસ (અઠવાડિક બાકાત) સાથે સંપર્ક કરવો જોઈએ. ભૂતપૂર્વ કર્મચારીઓ, અથવા માનવ સંસાધન સ્ટાફને અજાણ્યા લોકો, કર્મચારીની ફાઇલને ઍક્સેસ કરવા માટે ઓળખ અને / અથવા પરવાનગીના પુરાવા રજૂ કરે છે.

હ્યુમન રિસોર્સિસ કર્મચારી વ્યક્તિની હાજરીમાં કર્મચારીઓએ તેમની કર્મચારીની ફાઇલોની સમીક્ષા કરવી જોઈએ.

કર્મચારીઓ કર્મચારીની ફાઇલના કોઈપણ ભાગમાં ઓફિસમાંથી દૂર કરી શકશે નહીં.

કર્મચારી ફાઇલની ફાઇલ અથવા ભાગની ફોટોકોપીઝની વિનંતી કરી શકે છે. કારણોસર, હ્યુમન રિસોર્સિસ કર્મચારી વ્યક્તિ ફોટોકૉપીઝ આપશે. વ્યાપક નકલ માટે, કર્મચારીને ફોટોકોપીઝ માટે ચૂકવણી કરવાની જરૂર પડશે.

જો કર્મચારી હ્યુમન રિસોર્સિસ કર્મચારી વ્યક્તિની હાજરીમાં તેના અથવા તેણીના કર્મચારી ફાઈલમાં દસ્તાવેજથી નાખુશ હોય, તો કર્મચારી સમજૂતી અથવા સ્પષ્ટતા લખી શકે છે અને તે વિવાદિત દસ્તાવેજ સાથે જોડી શકે છે. કોઈ સંજોગોમાં એચઆર કર્મચારી અથવા કર્મચારી વાસ્તવિક દસ્તાવેજને બદલશે નહીં.

કર્મચારી કર્મચારી ફાઇલમાંથી દસ્તાવેજ દૂર કરવા માટે પણ કહી શકે છે. જો હ્યુમન રિસોર્સિસ સ્ટાફના વ્યક્તિ સંમત થાય તો, દસ્તાવેજને દૂર કરી શકાય છે.

જો હ્યુમન રિસોર્સિસ કર્મચારી વ્યક્તિ અસંમત થાય તો, આ બાબત કંપની ઓપન ડોર પોલિસીમાં સૂચિત રીતે અપીલ કરી શકે છે.