પેરોલ ફાઇલ સામગ્રીઓ

તમામ કર્મચારીની ફાઇલોની જેમ, જે લોકોને જાણવાની જરૂર છે તે સિવાયની ઍક્સેસને મર્યાદિત કરો

કર્મચારીની પેરોલ ફાઈલ કર્મચારીના પેચેક સાથે જે કંઇપણ કરવું તે માટેનો રીપોઝીટરી છે. પેરોલ ફાઇલ બનાવવાનું મુખ્ય કારણ કર્મચારીની ફાઇલમાં સ્થિત બાકીની બધી ખાનગી માહિતીને એક્સેસ કરવાની મર્યાદા છે.

પગારપત્રક ફાઇલ કર્મચારીની ગુપ્ત માહિતીને ઍક્સેસ કર્યા વિના કર્મચારીને ચૂકવણી કરવા એકાઉન્ટિંગ સ્ટાફને સક્ષમ કરે છે. એકાઉન્ટિંગ કર્મચારી પગારપત્રક રેકોર્ડ રાખી શકે છે જ્યાં તે કર્મચારીને ચૂકવવા માટે અર્થપૂર્ણ બને છે.

એવા ઉદાહરણોમાં કે જ્યાં પેરોલ અને એકાઉન્ટિંગ આઉટસોર્સ કરે છે, કર્મચારીના પેરોલ રેકોર્ડ્સ માટે આ વધુ ભલામણ પ્રથા છે.

ખાનગી કર્મચારીની માહિતી માટે પેરોલ ફાઇલની પહોંચ મર્યાદિત છે કર્મચારી પગારપત્રક ફાઇલ એકાઉન્ટિંગ અને ફાઇનાન્સ કર્મચારીઓને એક સરળ સ્થાન પર કર્મચારીને ચૂકવવા માટે જરૂરી માહિતી મેળવવા માટે સક્ષમ કરે છે. સ્થાન સુરક્ષિત હોવું જોઈએ અને કોઈપણ અન્ય કર્મચારીઓ સુધી પહોંચી જવું જોઈએ.

તમને એકાઉન્ટિંગ સ્ટાફને પ્રભાવિત કરવાની જરૂર છે કે પેરોલ ફાઇલોની માહિતી ગોપનીય છે અને એચઆર સ્ટાફની પરવાનગી અને સાઇનઑફ વિના શેર કરવી જોઈએ નહીં. કર્મચારી કર્મચારી, ગોપનીયતા, બોનસ અને કોઈપણ અન્ય માહિતી કે જે કર્મચારીઓ વિશે ગોપનીય છે તે વિશેની કોઈ પણ માહિતી શેર કરતા નથી.

હ્યુમન રિસોર્સિસને એકાઉન્ટિંગની કર્મચારી પગારપત્રક ફાઇલોમાં પ્રવેશ કરવાની જરૂર નથી. જેમ કર્મચારી અને તબીબી ફાઇલો જેવી સંબંધિત કર્મચારી ફાઇલો માટે ભલામણ કરવામાં આવે છે, તમારે પેરોલ ફાઇલની ઍક્સેસને મર્યાદિત કરવી જોઈએ.

જે લોકો પાસે તેમની નોકરી કરવા માટે માહિતી હોવી જરૂરી છે તે જ લોકોને સમાવિષ્ટો જોવો જોઈએ.

એમ્પ્લોયી પેરોલ ફાઇલના ઘટકો

આ એક સૂચન છે, પરંતુ સંપૂર્ણપણે વ્યાપક નથી, કર્મચારી પગારપત્રક ફાઈલમાં શું છે તેની યાદી.

• હાયરિંગ મેનેજર, હ્યુમન રિસોર્સિસ, અને કર્મચારી દ્વારા હસ્તાક્ષર કરેલ ઓફર લેટર

• કર્મચારી કરાર અસ્તિત્વમાં હોય ત્યારે હ્યુમન રિસોર્સ અને હાયરિંગ મેનેજર દ્વારા સહી કરેલ અધિકૃતતાને ચૂકવો
• ડબલ્યુ -4 ફોર્મ
• પેપરવર્ક અને કોઈપણ કર્મચારી લાભ કે જે પગારપત્રક કપાત સમાવેશ થાય છે સંબંધિત અધિકૃતિ
• ડાયરેક્ટ થાપણ અધિકૃતતા ફોર્મ
• પગારદાર સમયના હિસાબી સ્વરૂપો
• અવરલી સાપ્તાહિક ટાઇમ શીટ્સ
• સમયનો ઘડિયાળ રેકોર્ડ, જ્યાં વપરાયેલ
• હાજરી રેકોર્ડ
• મુસાફરી અને અન્ય અધિકૃત ખર્ચના દસ્તાવેજો અને રસીદો સહિત ખર્ચ ભરપાઇ વિનંતી
• ટયુશન રિઅમ્બર્સમેન્ટ ફોર્મ્સ અને ચૂકવણી, પુસ્તકો, અને તેથી આગળ માટે રસીદો
• એડવાન્સ વિનંતી સ્વરૂપો પે
• કંપની લોન દસ્તાવેજો અને ચુકવણી શેડ્યૂલ
• ગાર્નિશન્સ ઓર્ડર્સ અને રેકોર્ડ્સ
• ખાનગી માહિતીના પ્રકાશન માટે અધિકૃતતા
• દરેક કર્મચારી સંબંધિત કાગળ
• કોઈપણ બોનસ , નફો વહેંચણી , અથવા માન્યતા એવોર્ડથી સંબંધિત કાગળ
• ડબલ્યુ 2 ફોર્મ્સ
• તમારી કંપનીએ પરવાનગી આપેલી કોઈપણ અન્ય પેરોલ ક્રિયા માટે અધિકૃતતા

કર્મચારી ફાઇલો, કર્મચારી રેકોર્ડ્સ , માનવ સંસાધન ફાઇલો, દસ્તાવેજો તરીકે પણ ઓળખાય છે

સુસાન હીથફિલ્ડે આ વેબસાઈટ પર સચોટ, સામાન્ય-સમજ, નૈતિક માનવ સંસાધન વ્યવસ્થાપન, નોકરીદાતા અને કાર્યસ્થળે સલાહ આપવાની દરેક પ્રયાસ કરે છે, પરંતુ તે એટર્ની નથી. સાઇટ પરની સામગ્રી કાયદેસરની સલાહ તરીકે સમજવામાં આવી નથી. આ સાઇટમાં વિશ્વ વ્યાપી પ્રેક્ષકો અને રોજગાર કાયદાઓ અને નિયમનો રાજ્યથી રાજ્ય અને દેશથી અલગ અલગ હોય છે , તેથી લેખો તમારા કાર્યસ્થળે માટે તે બધા પર ચોક્કસ ન હોઈ શકે.

જ્યારે શંકા હોય ત્યારે, હંમેશા કાનૂની સલાહકાર લેવો. સાઇટ પરની માહિતી માત્ર માર્ગદર્શન માટે આપવામાં આવે છે.