કર્મચારી ફાઇલોના સમાવિષ્ટો વિશે તમારે શું જાણવાની જરૂર છે તે અહીં છે
- જ્યારે કોઈ પણ કારણસર તમને માહિતીની પહોંચની જરૂર હોય ત્યારે એમ્પ્લોયર સચોટ માહિતીને સરળ અને વ્યવસ્થિત રાખવા માંગે છે. કટોકટીનાં સંપર્કો, કર્મચારી સરનામાઓ, પ્રભાવ મૂલ્યાંકનનો , નૈતિક પત્રો , કર્મચારી માન્યતા અને રોજગાર એપ્લિકેશન સામગ્રીઓના કાર્યોમાં ફેરફાર, તે પ્રકારની માહિતીનાં ઉદાહરણો છે કે જે રોજગારદાતા ઝડપથી ઍક્સેસ કરવામાં સક્ષમ બનશે.
- એમ્પ્લોયરને કર્મચારી પસંદગી, કામગીરી, કાર્યનો ઇતિહાસ, વળતરની તર્ક અને આંતરિક પ્રમોશન એપ્લિકેશન્સ જેવા કર્મચારીઓના મુદ્દાઓ વિશેના દસ્તાવેજોને જાળવી રાખવાની જરૂર છે, ફક્ત થોડાક નામ.
એક ઇઇઓસી દાવો, મુકદ્દમો અથવા કર્મચારીને વધારવા અથવા પ્રમોશનની અભાવને સર્મથન કરવાની જરૂરિયાત પણ તે જરૂરી છે કે એમ્પ્લોયર આ પ્રકારનાં કર્મચારી દસ્તાવેજોને એકત્રિત કરે અને જાળવી રાખે. - કેટલાક કર્મચારી રેકોર્ડ્સ માલિકોને રાખવા માટે ફેડરલ અથવા રાજ્ય સરકારો દ્વારા જરૂરી છે. એક કર્મચારી ફાઈલમાં કર્મચારીની માહિતીનું આયોજન કરવું એ ઍક્સેસ અને કાનૂની અનુપાલન અને તૈયારી માટે અર્થપૂર્ણ છે.
કર્મચારી ફાઇલોના પ્રકાર
એમ્પ્લોયર સામાન્ય રીતે વિવિધ પ્રકારના કર્મચારીઓની ફાઇલો, વ્યવસાય માટે ઉપયોગ માટે, કર્મચારી ગુપ્તતા માટે, તબીબી ગુપ્તતા માટે, અને કાનૂની પાલન માટે જાળવે છે. હું કોઈ પણ કાયદાથી અજાણ છું જે કહે છે કે એમ્પ્લોયરને કેટલી ફાઇલો રાખવી જરૂરી છે
જો કે, ઘણા કાયદાઓ છે, અને કર્મચારી ગુપ્તતા માટે કર્મચારી શ્રેષ્ઠ પ્રયાસો છે, જે કર્મચારી ફાઇલોની સામગ્રીને સંચાલિત કરે છે અને જે તે માહિતીની ઍક્સેસ ધરાવે છે
આ કર્મચારી ફાઈલો છે જે યુ.એસ. (વિશ્વવ્યાપી કાયદાઓ અને વ્યવહાર અલગ હોઈ શકે છે.)
- કર્મચારી ફાઈલ : આ મુખ્ય કર્મચારી ફાઈલ છે જેમાં રોજગાર સંબંધનો ઇતિહાસનો સમાવેશ થાય છે.
- પેરોલ ફાઇલ : પગાર અને લાભો સંબંધિત તમામ પેરોલ મુદ્દાઓ માટે તમે એક અલગ ફાઇલ જાળવી શકો છો.
- કર્મચારી મેડિકલ ફાઇલ : 1996 ના ફેડરલ હેલ્થ ઇન્શ્યૉરન્સ પોરબેરેબિલિટી એન્ડ એકાઉન્ટેબિલિટી એક્ટ (એચઆઇપીએએએ) ને એમ્પ્લોયરને કર્મચારી મેડિકલ રેકોર્ડ્સને ગુપ્ત રાખવાની જરૂર છે.
- I-9 કર્મચારી સ્વરૂપો : તમારે બધા કર્મચારી (કોઈ કર્મચારી દીઠ નહીં) આઇ -9 સ્વરૂપો માટે અલગ ફાઇલ જાળવી રાખવાની જરૂર છે કારણ કે તમે સરકારી કર્મચારીઓ ન ઇચ્છતાં હો, જે વિવિધ સંજોગોમાં આ સ્વરૂપો તપાસવા માટે અધિકૃત છે, તમારા મુખ્ય, ગોપનીય કર્મચારી કર્મચારીની ફાઇલો
કર્મચારી કર્મચારી ફાઈલોની ઍક્સેસ
માનવ સંસાધન સ્ટાફના માર્ગદર્શન અને નિરીક્ષણ હેઠળ કર્મચારીઓને તેમના કર્મચારી કર્મચારીની ફાઈલની મંજૂરી છે . કર્મચારી કર્મચારીઓની ફાઈલોને એમ્પ્લોયરની મિલકત ગણવામાં આવે છે જેમની સંભાળ અને જાળવણીની જવાબદારી તેમની પાસે છે.
નમૂના કર્મચારી ફાઈલ નીતિ
નીચે તમારી કંપનીમાં ઉપયોગ માટે નમૂના કર્મચારી ફાઈલ નીતિ છે. તે વિવિધ ફાઇલોની ચર્ચા કરે છે જે આગ્રહણીય છે અને દરેક ફાઈલની ઍક્સેસ ક્યાં કરવી જોઈએ.
નમૂના નીતિ
કંપની દરેક કર્મચારી માટે ત્રણ કર્મચારી ફાઇલો જાળવે છે.
એક કર્મચારી ફાઈલ (તમારા કંપની નામ) દરેક કર્મચારી માટે જાળવવામાં આવે છે. આ કર્મચારી ફાઈલોમાં ગોપનીય દસ્તાવેજો છે અને માનવ સંસાધન સ્ટાફ દ્વારા સંચાલિત અને સંચાલિત છે.
આ ફાઇલની ઍક્સેસ એચઆર સ્ટાફ સુધી મર્યાદિત છે અને ધારે છે કે દરેક કર્મચારીના મેનેજર કર્મચારીઓના કાર્ય પ્રદર્શન માટે સંબંધિત દસ્તાવેજો સાથે તેમની પોતાની ફાઇલ જાળવે છે.
કર્મચારીની ફાઇલમાં લાક્ષણિક દસ્તાવેજોમાં રોજગાર અરજી, એક કુટુંબ કટોકટી સંપર્ક ફોર્મ, શિસ્તભંગના કાર્યવાહી ઇતિહાસ, એક રેઝ્યુમી, કર્મચારી હેન્ડબુક અને અંતે એમ્પ્લોયર સાઇન ઓફ શીટ્સ, વર્તમાન વ્યક્તિગત માહિતી અને જોબ સંદર્ભોનો સમાવેશ થાય છે.
તમામ કર્મચારીઓની ફાઇલોમાં સમાન દસ્તાવેજો નથી પરંતુ દરેક કર્મચારીની પાસે કેટલાક દસ્તાવેજો છે જે સમાન છે.
પેરોલ ફાઇલો પણ જાળવી રાખવામાં આવે છે; પેરોલ ફાઇલોમાં કર્મચારીની નોકરીઓ, વિભાગો, વળતર બદલાવોનો ઇતિહાસ અને તેથી વધુનો સમાવેશ થાય છે. પેરોલ ફાઈલની ઍક્સેસ યોગ્ય એકાઉન્ટિંગ અને એચઆર સ્ટાફ સુધી મર્યાદિત છે.
એક કર્મચારી તબીબી ફાઇલ પણ જાળવવામાં આવે છે. તબીબી ફાઇલની સામગ્રીઓ હ્યુમન રિસોર્સીસના નિયુક્ત કર્મચારીઓ અને કર્મચારી સિવાયના કોઈપણને ઉપલબ્ધ નથી, જેમના રેકોર્ડ્સ ફાઇલમાં જાળવી રાખવામાં આવે છે. તમારી કંપની નામ પર), તબીબી ફાઇલો સૌથી વધુ સુરક્ષિત સંગ્રહ અને ગોપનીયતા પ્રાપ્ત કરે છે.
કર્મચારી સામાન્ય વ્યવસાયના કલાકો દરમિયાન માનવ સંસાધનના કર્મચારી વ્યક્તિનો સંપર્ક કરીને તેના અથવા તેણીના કર્મચારીઓને ફાઇલ કરી શકે છે. કોઈ કર્મચારી તેની અથવા તેણીના કર્મચારી ફાઈલમાંથી કોઈ દસ્તાવેજને બદલી અથવા દૂર કરી શકે છે જે એચઆર કર્મચારી વ્યક્તિની હાજરીમાં જોઈ શકાય છે.
કર્મચારી ફાઇલો, કર્મચારી રેકોર્ડ્સ, માનવ સંસાધન ફાઇલો, દસ્તાવેજો તરીકે પણ ઓળખાય છે
ડિસક્લેમર - મહેરબાની કરીને નોંધ કરો:
સુસાન હીથફિલ્ડે આ વેબસાઈટ પર સચોટ, સામાન્ય અર્થમાં, નૈતિક માનવ સંસાધન વ્યવસ્થાપન, નોકરીદાતા અને કાર્યસ્થળની સલાહ પ્રદાન કરવાના દરેક પ્રયત્નો કર્યા છે અને આ વેબસાઇટથી લિંક છે, પરંતુ તે કોઈ એટર્ની નથી અને સાઇટ પરની સામગ્રી છે, જ્યારે અધિકૃતતા, ચોકસાઈ અને કાયદેસરતા માટેની કોઈ ગેરેંટી નથી, અને તે કાનૂની સલાહ તરીકે સમજાવવી નથી.
સાઇટમાં વિશ્વ વ્યાપી પ્રેક્ષકો અને રોજગાર કાયદાઓ અને નિયમનો રાજ્યથી રાજ્ય અને દેશથી અલગ અલગ હોય છે, તેથી સાઇટ તમારા કાર્યસ્થળ માટે તે બધા પર નિશ્ચિત ન હોઈ શકે. જ્યારે શંકા હોય ત્યારે, કાયદેસરની સલાહ અથવા રાજ્ય, ફેડરલ, અથવા આંતરરાષ્ટ્રીય સરકારી સ્રોતોમાંથી હંમેશા સહાયતા મેળવવા માટે, તમારા કાનૂની અર્થઘટન અને નિર્ણયોને સાચી બનાવવા માટે. આ સાઇટ પરની માહિતી માત્ર માર્ગદર્શન, વિચારો અને સહાયતા માટે છે.