ગેરહાજરી ઘટાડવા માટે બિનનિશ્ચિત અસુવિધાઓનું સરનામું
મોટાભાગની કંપનીઓ માટે, ગેરહાજરીની વ્યવસ્થા કરવાની જવાબદારી મુખ્યત્વે તાત્કાલિક નિરીક્ષકો પર પડી છે.
આ સુપરવાઇઝર્સ ઘણીવાર માત્ર એવા લોકો જ છે જે ચોક્કસ કર્મચારી ગેરહાજર છે.
તે વ્યક્તિની ગેરહાજરીની આસપાસના સંજોગોને સમજવા અને પ્રારંભિક તબક્કે સમસ્યાનું ધ્યાન આપવા માટે શ્રેષ્ઠ સ્થાન છે તેથી, કંપનીની ગેરહાજરીની કાર્યવાહીમાં તેમની સક્રિય સંડોવણી ગેરહાજરીની નીતિ અથવા કાર્યક્રમની એકંદર અસરકારકતા અને ભાવિ સફળતા માટે નિર્ણાયક છે.
સુનિશ્ચિત કરવા માટે કે અવેક્ષકો તેમની ગેરહાજરીના સંચાલનની ભૂમિકામાં આરામદાયક અને સક્ષમ છે, તેમને વરિષ્ઠ મેનેજમેન્ટનો સંપૂર્ણ ટેકો હોવો જરૂરી છે. ગેરહાજરીની નીતિઓ અને કાર્યવાહીઓના લક્ષ્ય વિશે બધા પક્ષોને જાણ થવી જોઈએ. વિભાગો વચ્ચે ફરક હોવો જોઈએ; એક નીતિ તેની અસરકારકતા ગુમાવી શકે છે
વધુ સુસંગતતા પૂરી પાડવા માટે, અવેક્ષકોને ગેરહાજરીની વ્યવસ્થા વિશેની તેમની જવાબદારીઓમાં તાલીમ આપવી જોઈએ, અસરકારક રિટર્ન-ટુ-વર્ક ઇન્ટરવ્યૂ કરવા કેવી રીતે સલાહ આપવી, અને જરૂરી હોય ત્યારે શિસ્તની કાર્યવાહીના ઉપયોગમાં શિક્ષિત કરવું.
સુપરવાઇઝરની જવાબદારીઓ
કર્મચારીની ગેરહાજરી દરમિયાન કાર્ય યોગ્ય રીતે આવરી લેવામાં આવે તે સુનિશ્ચિત કરવા ઉપરાંત, અતિરિક્ત અચોક્કસ ક્રિયાઓ છે જે સુપરવાઇઝરને ગેરહાજરીની વ્યવસ્થા કરવા માટે લેવાની જરૂર છે. તેઓ જોઈએ:
- ખાતરી કરો કે બધા કર્મચારીઓ ગેરહાજરી સાથે વ્યવહાર કરવા માટે સંસ્થાની નીતિઓ અને કાર્યવાહીથી સંપૂર્ણપણે પરિચિત છે,
- સંપર્ક પ્રથમ બિંદુ જ્યારે બીમાર માં કર્મચારી ફોન,
- તેમના સ્ટાફ માટે યોગ્ય વિગતવાર, સચોટ, અને અપ-ટૂ-ડેટ ગેરહાજરી રેકોર્ડ્સ (દા.ત. તારીખ, ગેરહાજરીની પ્રકૃતિ, ગેરહાજરીના કારણો, કાર્યની તારીખે અપેક્ષિત વળતર, જો જરૂરી હોય તો ડૉક્ટરનું પ્રમાણપત્ર) જાળવી રાખો.
- કોઈ પેટર્ન અથવા ગેરહાજરીના વલણોને ઓળખી કાઢે છે જે ચિંતાને કારણ આપે છે,
- રીટ-ટુ-વર્ક ઇન્ટરવ્યૂ લેવા, અને
- જ્યાં જરૂરી હોય ત્યાં શિસ્તની કાર્યવાહીનું અમલીકરણ.
રીટર્ન-ટુ-વર્ક ઇન્ટરવ્યૂ
કેવી રીતે શ્રેષ્ઠ રીતે ગેરહાજર બનવું તે વિશે નિરીક્ષકોની પ્રશિક્ષણમાં અસરકારક અને યોગ્ય રીટ-ટુ-વર્ક ઇન્ટરવ્યૂ કરવા માટે સૂચનાઓ શામેલ છે. તાજેતરના રાષ્ટ્રીય સર્વેક્ષણ દર્શાવે છે કે ટૂંકા ગાળાના ગેરહાજરીની વ્યવસ્થા કરવા માટે આ ઇન્ટરવ્યૂને સૌથી અસરકારક સાધનો પૈકી એક ગણવામાં આવે છે.
વર્ક-ટુ-વર્ક ચર્ચાથી સુપરવાઇઝર કર્મચારીને કામ પર પાછા આવવા માટે સક્ષમ બનાવશે, ઉપરાંત કાર્યસ્થળમાં ગેરહાજરીમાં નિયંત્રણ અને સંચાલિત કરવા માટે વ્યવસ્થાપનની મજબૂત પ્રતિબદ્ધતા દર્શાવવા ઉપરાંત. આ મુલાકાતમાં ચેક કરવામાં સક્ષમ બનશે કે કર્મચારી કામ પર પાછા જવા માટે પૂરતા છે.
આવશ્યક કાગળો પૂર્ણ થઈ શકે છે જેથી ગેરહાજરી અને તેના નિષ્કર્ષ યોગ્ય રીતે રેકોર્ડ કરવામાં આવે. હકીકત એ છે કે સ્થાપિત કાર્યવાહી એક કર્મચારીની ગેરહાજરીની તપાસ અને તેની ચર્ચા કરવા માટે હોય છે, તેના પોતાના પર, કપટી કારણોસર બિન-હાજરી માટે પ્રતિબંધક તરીકે કાર્ય કરી શકે છે.
ગેરહાજરની કામગીરી પરના વળતર (તેના અથવા તેણીના વળતરના એક દિવસ પછી નહીં) પછી, શક્ય તેટલી ઝડપથી ઇન્ટરવ્યૂ લેવાની જરૂર છે. કર્મચારીઓને તેમની ગેરહાજરીના કારણો સમજવા માટે પૂરતી તક આપવી જોઈએ. કર્મચારી ગેરહાજરી તરફ દોરી રહ્યાં છે તે કોઈ પણ મુદ્દાઓનું નિરીક્ષણ કરવા માટે સુપરવાઇઝરએ સમય તરીકે ઇન્ટરવ્યૂનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ.
ધ્યેય એક ખુલ્લું અને સહયોગી સંસ્કૃતિને પ્રોત્સાહન આપવાનું છે . જરૂર પડે ત્યારે મદદ અને સલાહ આપવામાં આવે છે અને કર્મચારી કામ પર પાછા ફરવા માટે યોગ્ય છે તેની ખાતરી કરવા કાર્યવાહી સ્થાન ધરાવે છે.
ઔપચારિક માળખામાં ગેરહાજરીના વાસ્તવિક કારણો સમજાવવા કર્મચારીઓ સામાન્ય રીતે તકની પ્રશંસા કરશે. અવેક્ષક ગેરહાજરી માટે આપવામાં આવેલા કારણોની પ્રામાણિકતા પર શંકા રાખે છે, તો તે / તેણીએ આ તકનો ઉપયોગ કોઈ શંકા અથવા ચિંતાઓ વ્યક્ત કરવા માટે કરવો જોઈએ.
હંમેશાં, કર્મચારીને જાણ હોવી જોઈએ કે ઇન્ટરવ્યૂ માત્ર કંપનીની કાર્યવાહીનો ભાગ નથી, પરંતુ નોંધપાત્ર સભા જે દરમિયાન ગેરહાજરી નોંધવામાં આવી છે અને ભાવિ રોજગાર માટે તેના પર અસર થઈ શકે છે. ગેરહાજરીના અસ્વીકાર્ય સ્તરની ઘટનામાં કંપનીની શિસ્તની કાર્યવાહી કર્મચારીને સમજાવી જોઈએ.
મીટિંગ દરમિયાન કોઈ પણ સમયે ઇન્ટરવ્યૂ સજા થવી જોઈએ નહીં, પરંતુ વિભાગમાં ગેરહાજરીના પરિણામોને ઉજાગર કરવા અને સમજાવવા માટે એક પ્રસંગ તરીકે જોવું જોઈએ. મોટાભાગના કર્મચારીઓ ગૌરવની લાગણી અનુભવે છે અને તેમના કામ અને વ્યવસ્થામાંથી સિદ્ધિ એ આ વ્યક્તિઓને જવાબદાર પુખ્ત વયના લોકો સાથે વ્યવહાર કરવા પ્રોત્સાહન આપવું જોઈએ.
જો ગેરહાજર ચાલુ રહે તો શિસ્તની કાર્યવાહીની ભલામણ કરવામાં આવે છે
નીચેના દિશાનિર્દેશો એવા કિસ્સામાં લેવાયેલા ભલામિત પગલાઓ વર્ણવે છે જ્યાં ટૂંકા ગાળાની ગેરહાજરી કોઈ ચોક્કસ સમયગાળામાં સ્વીકાર્ય સ્તરથી ઉપર ગણવામાં આવે છે.
સ્ટેજ 1: કાઉન્સેલિંગ ઇન્ટરવ્યૂ
- તાત્કાલિક અવેક્ષકને કર્મચારીઓને ગેરહાજરીથી કર્મચારીઓને સલાહ આપવી જોઈએ, બીમારીના કારણો સ્થાપિત કરવા અને હાજરી સુધારવા માટે શું કરવાની જરૂર છે તે નક્કી કરવા.
- જો આ તબક્કે કોઈ તબીબી સ્થિતિ ઓળખવામાં આવે અને જોબની યોગ્યતા પર અસર થવાની સંભાવના હોય, તો સુપરવાઇઝર કંપની-મંજૂર ડૉક્ટર સાથે એપોઇન્ટમેન્ટની વ્યવસ્થા કરશે. કર્મચારીને પાંચ કામકાજના દિવસની અંદર આ પુષ્ટિ આપવી જોઈએ.
- જો ચર્ચામાંથી, કામ માટે અંતર્ગત અજાગતાને લીધે સમસ્યા દેખાતી નથી, તો સુપરવાઇઝરને કર્મચારીને સલાહ આપવી જોઇએ કે, જ્યારે રેકોર્ડ કરેલી બિમારીઓ સાચી હોઈ શકે, હાજરીમાં સતત સુધારાની અપેક્ષિત છે અથવા પ્રક્રિયાની આગળના તબક્કે લેવામાં આવશે.
- આગામી છ મહિના માટે હાજરીની સમીક્ષા દર મહિને આપમેળે કરવામાં આવશે.
સ્ટેજ 2: પ્રથમ ઔપચારિક સમીક્ષા ( મૌખિક ચેતવણી સ્ટેજ)
- જો કર્મચારીની ગેરહાજરીમાં નીચેના વિશ્લેષણ અને નિયમિત દેખરેખને વધુ ખરાબ થવાનું ચાલુ રહે છે, તો તેને સુપરવાઇઝર સાથે ઔપચારિક સમીક્ષા બેઠકમાં હાજરી આપવા માટે આમંત્રણ આપવું જોઈએ.
- આ ઇન્ટરવ્યૂ માટે કર્મચારીને આમંત્રણ પત્રમાં ગેરહાજરીના રેકોર્ડનું વિગતવાર વર્ણન કરવું જોઈએ. કર્મચારીને એવી સલાહ આપવી જોઈએ કે તેણી યોગ્ય તરીકે યુનિયન પ્રતિનિધિ અથવા કોઈ સહયોગી દ્વારા રજૂ કરવામાં હકદાર છે.
- આ મીટિંગનો હેતુ નીચે મુજબ છે:
- ગેરહાજરી માટેના અંતર્ગત કારણો અંગે ચર્ચા કરવા માટે,
- તેની ગેરહાજરીની સેવા અને ખર્ચની અસરોના કર્મચારીને જણાવો, અને
- કર્મચારીને (તબીબી સલાહ લેવાનું નક્કી કરતી વખતે સિવાય) એવો દાવો કરો કે જો ત્યાં કોઈ નોંધપાત્ર અને સતત સુધારણા ન હોય તો , તેના રોજગાર સ્વીકૃત હાજરીના સ્તરને જાળવવાની અક્ષમતાને કારણે તેને સમાપ્ત કરી શકાય છે. આ મૌખિક ચેતવણી છે - જ્યાં તબીબી ધ્યાનની જરૂર છે, ક્રિયા તરત જ લેવાવી જોઈએ. તેથી આ બેઠકમાં પ્રક્રિયાના આ ભાગને પૂર્ણ કરવાની મંજૂરી આપવા માટે માત્ર સ્થગિત કરવામાં આવે છે. પાંચ કાર્યકારી દિવસોમાં, કર્મચારીને તબીબી સલાહ પ્રાપ્ત કરવી આવશ્યક છે. આ બેઠક પછી એચઆર સાથે પુનઃપ્રાપ્ત કરવામાં આવે છે અને ડૉક્ટરની અભિપ્રાય અંગે ચર્ચા કરવામાં આવે છે.
- જો ડૉક્ટર કામ માટે માવજતની ખાતરી કરે છે, તો કર્મચારીએ સતત ગેરહાજરીના પરિણામો વિશે ચેતવણી આપવી જોઈએ.
સ્ટેજ 3: બીજી ઔપચારિક સમીક્ષા (લેખિત ચેતવણી સ્ટેજ)
- નિયમિત દેખરેખ સૂચવે છે કે ગેરહાજરીમાં પેટર્નમાં કોઈ સુધારો થયો નથી, બીજી ઔપચારિક બેઠક એચઆર સાથે ગોઠવવામાં આવશે.
- મીટિંગમાં કર્મચારીને આમંત્રણ આપતા પત્રમાં ગેરહાજરીનો રેકોર્ડ અને ફરી, પ્રતિનિધિત્વ અંગેની સલાહનો સમાવેશ થશે.
- બીમાર સ્વાસ્થ્ય અથવા બીમારીના સ્વભાવમાં ફેરફાર અંગેની મીટિંગમાં આપેલ કોઈપણ નવી માહિતીને કંપની-મંજૂર ડૉક્ટર દ્વારા આકારણી કરવાની જરૂર પડી શકે છે.
- કર્મચારીને તેના ગેરહાજરીના રેકોર્ડને સમજાવવાની તક આપવામાં આવશે. જો યોગ્ય હોય, તો સુપરવાઇઝર કર્મચારીને જણાવવું જોઈએ કે ઔપચારિક લખેલા ચેતવણી જારી કરવામાં આવી રહી છે અને આ ચેતવણી કર્મચારીની ફાઇલમાં ચોક્કસ અવધિ માટે રહેશે. ચેતવણીની એક નકલ કર્મચારીને અને તેના પ્રતિનિધિને આપવામાં આવશે.
- કર્મચારીને જાણ કરવી જોઈએ કે કંપનીની હાજરી અપેક્ષાઓનું પાલન કરવામાં નિષ્ફળતા અને ગેરહાજરીના હાલના અસ્વીકાર્ય રેકોર્ડમાં સુધારો કરવા માટે, કર્મચારીના રોજગારની સમાપ્તિમાં પરિણમશે.
- જ્યાં કામ માટે માવજત શંકા છે, ડૉક્ટર દ્વારા પ્રાપ્ત માર્ગદર્શન અનુસાર પુનઃવિકાસ વિકલ્પો સાથે આગળ વધો. રેડિએરેશન પ્રક્રિયા અને વિકલ્પો પર કર્મચારીના યુનિયન પ્રતિનિધિ (જો લાગુ હોય તો) સાથે સંપર્ક કરો.
સ્ટેજ 4: કામ પરથી કામચલાઉ સસ્પેનશન
- જો શિસ્ત કાર્યવાહીના અગાઉના તબક્કાના અમલીકરણને પગલે, હાજરીમાં કોઈ સુધારો થતો નથી, તો સંચાલન પગાર વિના કામચલાઉ સસ્પેન્શનમાં આગળ વધી શકે છે. સસ્પેન્ડ કરવાનો હેતુ પ્રારંભ અને સમાપ્તિ તારીખોની વિગતો સાથે લેખિતમાં પુષ્ટિ આપવી જોઈએ. સસ્પેન્શન પત્રની એક નકલ કર્મચારીના પ્રતિનિધિને મોકલવી જોઈએ (જો લાગુ હોય).
મંચ 5: રોજગાર સમાપ્તિ
- આ શિસ્ત પ્રક્રિયામાં અંતિમ તબક્કા છે જેમાં કર્મચારીને કામ પર હાજરી માટેની કંપનીની જરૂરિયાતોનું પાલન કરવામાં અક્ષમતા માટે કાઢી મૂકવામાં આવે છે. ડિસમિસલ માત્ર વરિષ્ઠ મેનેજર અને એચઆરના લેખિત અધિકૃતતા સાથે થઈ શકે છે.
- કર્મચારીને બોલાવવામાં આવેલા પત્રમાં પ્રતિનિધિત્વની સલાહનો સમાવેશ કરવામાં આવશે અને તે ગેરહાજરીના રેકોર્ડની રૂપરેખા કરશે. કર્મચારીને સલાહ આપવી જોઈએ કે, ઇન્ટરવ્યૂના પરિણામ સ્વરૂપે, તે કામકાજના કાર્યો કરવા અસમર્થતા માટે બરતરફ થઈ શકે છે.
- ફરી, કંપનીના ડૉક્ટરની સલાહ લેવી પડી શકે છે જો કોઈ નવી માહિતી કર્મચારીના સ્વાસ્થ્ય અથવા કાર્ય માટેની ક્ષમતા અંગે આગામી આવે છે.
- જો ક્ષમતા ક્ષમતાના આધારે કાઢી નાખવાનો નિર્ણય કરવામાં આવે તો, બરતરફીના પત્રની એક નકલ કર્મચારીના પ્રતિનિધિને મોકલવી જોઈએ (જો યોગ્ય હોય).
- કર્મચારીને બરતરફી સામે અપીલ કરવાનો અધિકાર હોઈ શકે છે અપીલ કંપનીની શિસ્તની કાર્યવાહીની સાથે હોવી જોઈએ.
ગેરહાજરી મેનેજિંગ માં પડકારો
ધ્યાન રાખો કે નિરીક્ષકો અસ્વીકાર્ય હોવાની માન્યતાના સ્તરે ઓળંગાઈ ગયેલા લોકો પર વારંવાર અસ્વસ્થતા કે રિપોર્ટ કરવા માટે તૈયાર નથી. સુપરવાઇઝર્સ પર પહેલાથી જ ઘણા દબાણના કારણે, ગેરહાજરીની નીતિઓના સતત અમલીકરણ હંમેશા તેમની ટોચની અગ્રતા નથી
બિન-ગેરહાજરીની વ્યવસ્થાને દૂર કરવા અને તમામ કર્મચારીઓને એ જ વ્યવહાર કરવામાં આવે તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે પ્રયાસ કરવા માટે મહત્વપૂર્ણ છે. તે બધા માટે સુસંગત, સતત અને વાજબી હોવા જરૂરી છે. જ્યારે ગેરહાજરીને સંબોધવામાં આવે અથવા અસંગત રીતે સંબોધવામાં ન આવે ત્યારે, નીચલા જુસ્સોનું પરિણામ આવી શકે છે.
મોટાભાગના કર્મચારીઓ શિક્ષાત્મક ના બદલે નીતિમત્તા અને કાર્યક્રમોની પ્રશંસા કરશે. કડક અથવા શિક્ષાત્મક પગલાં જે કર્મચારીઓને કામ પર આવવા માટે દબાણ કરે છે તે કર્મચારીઓમાં પરિણમી શકે છે કે તેઓ "કામ વખતે અયોગ્ય" બની જાય છે.
તેઓ શક્ય એટલું ઓછું કરે છે અને તેમને વધુ કરવા માટે કોઈ પણ પ્રયાસનો પ્રતિકાર કરે છે. અન્ય કાર્યક્રમો અમલમાં મૂકવા જોઇએ કે કર્મચારીઓને કાર્યસ્થળમાં મદદરૂપ થવું જોઈએ, જેમ કે લવચીક વર્ક શેડ્યુલિંગ , જોબ શેરિંગ , હાજરી પુરસ્કારો અને સુખાકારી કાર્યક્રમો.