કર્મચારી કર્મચારી ફાઇલ સામાન્ય રીતે લૉક કરેલ સ્થાનમાં લૉક, ફાયર-સાબિતી ફાઇલ કેબિનેટમાં સંગ્રહિત થાય છે જે હ્યુમન રિસોર્સિસ સ્ટાફને ઍક્સેસિબલ છે.
કર્મચારી ફાઈલમાં કર્મચારીની માહિતીની ગુપ્તતા સર્વોચ્ચ મહત્વ છે.
તમામ કંપની દ્વારા રાખેલી કર્મચારીની ફાઇલોમાં, રોજગારદાતા, સુપરવાઇઝર અથવા હ્યુમન રિસોર્સીસ સ્ટાફ દ્વારા કર્મચારી કર્મચારીઓની માહિતીને રોજિંદા રીતે ઍક્સેસ કરવામાં આવે છે.
કર્મચારી કર્મચારી ફાઇલ સામગ્રી વિશેની બાબતો
એક કર્મચારી કર્મચારી ફાઈલમાં કોઈ દસ્તાવેજ દાખલ કરતી વખતે વિચારણા કરવાના મૂળભૂત સિદ્ધાંતો અને પ્રશ્નો આ છે.
- જો એમ્પ્લોયર સામે દાવો માંડ્યો હોય તો શું નિર્ણયોને યોગ્ય બનાવવા માટે એમ્પ્લોયરને કોઈ ચોક્કસ દસ્તાવેજની જરૂર છે? શું એમ્પ્લોયરને દસ્તાવેજની અદાલતમાં જરૂર છે?
- શું કર્મચારીને ખબર છે અને તે સમજાયું છે કે દસ્તાવેજ તેના અથવા તેણીના કર્મચારીઓની ફાઇલમાં દાખલ કરવામાં આવશે? મોટાભાગના કિસ્સાઓમાં, કર્મચારીઓએ દસ્તાવેજના વિષયવસ્તુ સાથે કરાર દર્શાવવા માટે, દસ્તાવેજ પર સહી કરાવનાર કર્મચારીએ હોવું જોઈએ નહીં, પરંતુ તે સ્વીકાર્યું છે કે તેઓ પરિચિત છે અને દસ્તાવેજને વાંચ્યા છે.
- કોઈ આશ્ચર્ય, મંતવ્યો, અથવા કર્મચારી વિશે વ્યક્તિગત નોંધો કર્મચારી કર્મચારી ફાઇલમાં મૂકવામાં આવવી જોઈએ. ફક્ત હકીકતો, કોઈ સટ્ટાકીય વિચારો, કર્મચારી કર્મચારી ફાઈલમાં જોડાયેલા નથી.
કર્મચારી કર્મચારી ફાઇલની સામગ્રી
નીચેના દસ્તાવેજો વિશે ભલામણો છે કે જેમાં એમ્પ્લોયર કર્મચારી કર્મચારી ફાઇલમાં રાખવો જોઈએ.
રોજગાર ઇતિહાસ
- નોકરી માટેની અરજી
- ફરી શરુ કરવું
- કવર લેટર ફરી શરૂ કરો
- શિક્ષણ ચકાસણી
- રોજગાર ચકાસણી
- અસ્વીકાર પત્ર
- પોઝિશન જોબ વર્ણન
- જોબ વિશ્લેષણ રેકોર્ડ્સ
- જોબ ઓફર લેટર અથવા રોજગાર કરાર
- રોજગાર એજન્સી અથવા કામચલાઉ એજન્સી કરાર, જો વપરાય છે
- કટોકટી સંપર્ક માહિતી
- કર્મચારી હેન્ડબુકની રસીદ દર્શાવે છે કર્મચારી હેન્ડબુક સ્વીકૃતિ ફોર્મ સાઇન
- નવા કર્મચારી અભિગમમાંથી ચેકલિસ્ટને આવરી લેવાયેલા વિષયો અને કોની દ્વારા
- કોઈપણ સ્થળાંતર કરાર અને દસ્તાવેજો
- કોઈપણ કરાર, લેખિત કરાર, રસીદ, અથવા કર્મચારી અને એમ્પ્લોયર (જેમ કે બિનસંબંધિત કરાર , રોજગાર કરાર અથવા કંપની દ્વારા પૂરી પાડવામાં આવેલ કારથી સંબંધિત કરાર) વચ્ચેના સ્વીકૃતિ, ઉદાહરણ તરીકે
- રોજગારીના સત્તાવાર સ્વરૂપો સહિતના સ્વરૂપો: ટ્રાન્સફર , પ્રમોશન , આંતરિક નોકરી માટેની અરજીઓ અને તેથી આગળની વિનંતીઓ
- રોજગાર સંબંધિત કોઈપણ અન્ય દસ્તાવેજીકરણ
કર્મચારી પ્રદર્શન વિકાસ અને સુધારણા
- ઉપયોગમાં લેવાતી કોઈપણ મૂલ્યાંકન મૂલ્યાંકન અથવા કર્મચારી વિકાસ યોજનાની નકલો
- કર્મચારી સ્વ-મૂલ્યાંકનો
- કોઈપણ ઔપચારિક પરામર્શ સત્રોમાંથી રેકોર્ડ્સ
- હાજરી અથવા નરમાશની નોંધો
- પ્રદર્શન સુધારણા યોજના દસ્તાવેજીકરણ
- શિસ્ત કાર્યવાહી અહેવાલો
- કર્મચારી માન્યતા જેમ કે પ્રમાણપત્રો, માન્યતા પત્રો, અને તેથી આગળ
- કર્મચારી ઔપચારિક સૂચનો અને ભલામણો, સંગઠન પ્રતિસાદ
- તાલીમ રેકોર્ડ્સ
- તાલીમ માટેની વિનંતીઓ
- સ્પર્ધાત્મકતા મૂલ્યાંકનો
- તાલીમ વર્ગ અથવા સત્ર સૂચનાઓ અથવા સમયપત્રક
- મૂલ્યાંકનની જરૂર છે
- તાલીમ ખર્ચ અહેવાલો
- ગ્રાહકો અથવા સહકાર્યકરો તરફથી ફરિયાદો
રોજગાર સમાપ્તિ રેકોર્ડ્સ
- કર્મચારીનું રાજીનામું પત્ર
- ઇન્ટરવ્યૂ દસ્તાવેજીકરણમાંથી બહાર નીકળો
- કોબ્રા સૂચના
- રોજગાર અંત ચેકલિસ્ટ
- કર્મચારીના રોજગારીના તમામ પાસાઓ માટે અંતિમ હિસાબ, જેમ કે અંતિમ પગારચૂકણી , વેકેશન પગાર, કંપનીની મિલકતનું વળતર, અને તેથી આગળ.
કર્મચારી ફાઈલો સાથે સંબંધિત વધારાના દસ્તાવેજો ઉપલબ્ધ છે.