તમે એચઆર સેવા ડિલિવરીને કેવી રીતે સરળ અને ઝડપી બનાવી શકો છો

કર્મચારી સેવાની સૌથી વધુ અસરકારક રીતે એચઆર કેવી રીતે પ્રતિસાદ આપી શકે છે

હ્યુમન રિસોર્સિસ નેતાઓ કર્મચારીઓને તેમના વ્યક્તિગત અને વ્યવસાયિક જીવનમાં સહાય અને સ્રોતનો નોંધપાત્ર સ્રોત છે . એચઆર સેવાનો વ્યવસાય છે, અને તે સેવામાં કર્મચારીઓને તેમના કારકિર્દીમાં આગળ વધવામાં અને કર્મચારીઓ અને તેમના સુપરવાઈઝર વચ્ચેના મુદ્દાને ઉકેલવામાં મદદ કરવાનું શામેલ છે.

એચઆર પણ તેમને તેમના જીવનમાંના કેટલાક મહત્વપૂર્ણ અને યાદગાર ઘટનાઓ, લગ્ન, બાળજન્મ, અને ગંભીર બીમારી સામે લડતા સહિતની સહાય કરે છે.

પરંતુ ઘણી વખત, નિયમિત વહીવટી સેવાઓ, જેમ કે એક જ પ્રશ્નોના જવાબને ફરીથી અને ફરીથી અને સરળ વ્યવહારો પૂરા કરવા જેવા, એચઆર સમયના મોટા જથ્થાને વાપરે છે

વહીવટી વર્કલોડ ઘટાડો

તે વહીવટી કાર્યો ઘટાડવા માટેની ચાવી કર્મચારીઓને વધુ આત્મનિર્ભર બનવા અને વધુ ભૌતિક ક્રિયાઓ સ્વચાલિત કરવા માટે તાલીમ આપે છે. એ જ છે જ્યાં સર્વિસ મેનેજમેન્ટ અભિગમ લાગુ કરવાથી મદદ મળી શકે છે. સર્વિસ મેનેજમેન્ટ, ઉચ્ચ મૂલ્યની પ્રવૃત્તિઓ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા માટે સમયને મુક્ત કરતી, નિયમિત વહીવટી સેવાઓની વહેંચણીને સરળ બનાવે છે.

લાક્ષણિક એચઆર સંસ્થા સંભવિત કર્મચારી માહિતી અને પગાર સંબંધિત પ્રવૃત્તિઓ વ્યવસ્થા કરવા માટે સિસ્ટમો છે. જો કે, કદાચ કર્મચારી પૂછપરછો અને વિનંતીઓ પરિપૂર્ણ કરવા માટે સ્વચાલિત પ્રણાલી નથી.

શું થાય છે જ્યારે કોઈ કર્મચારીને જ્યુરી ફરજ માટે સમન્સ મળે છે તે ધ્યાનમાં લો: તક એ છે કે કંપની હજી પણ ભૌતિક કાગળ પર અથવા ઇમેઇલ્સની સ્ટ્રાઇલ્સ પર આધાર રાખે છે, જે કર્મચારીની કામથી દૂર સમય માટેની વિનંતીનો સામનો કરે છે.

કારણ કે કર્મચારી ક્રિયાપ્રતિક્રિયાઓને સામાન્ય રીતે ઇમેઇલ્સ અને સ્પ્રેડશીટ્સનો ઉપયોગ કરીને ટ્રેક કરવામાં આવે છે, કર્મચારી વિનંતીઓ ઘણીવાર ચૂકી અથવા અવગણવામાં આવે છે. પછી ભૂલો થાય છે, વધુ હતાશા અને એચઆર માટે વધારાના કામ.

ઇમેઇલ સાથે, વિનંતી બંધ થઈ ગઈ છે કે પ્રક્રિયાના અંતરાયોને ઉકેલવા અને દૂર કરવા માટે કોઈ સરળ રીત નથી.

એ જ રીતે, કર્મચારીની જરૂરિયાતોનું વિશ્લેષણ કરવું અને જવાબ આપવાનું મુશ્કેલ છે- દાખલા તરીકે, વારંવાર વિનંતી કરેલી માહિતીને ઓળખી કાઢો અને ખાતરી કરો કે આ ઓનલાઇન ઉપલબ્ધ છે.

મેન્યુઅલ વહીવટી પ્રક્રિયાઓ કર્મચારીઓને નારાજ કરે છે અને એચઆર ટીમ્સ પર વિશાળ ડ્રેઇન કરે છે. એક તાજેતરના સર્વેક્ષણમાં જાણવા મળ્યું છે કે એચઆર કર્મચારીઓ અઠવાડિયાના સરેરાશ 12 કલાક નિયમિત કર્મચારી કોલ્સ અને ઇમેઇલ્સ સંભાળવા માટે ખર્ચ કરે છે.

કર્મચારીની જરૂરિયાતો સંતોષવા માટે સર્વિસ મેનેજમેન્ટ અભિગમ

સર્વિસ મેનેજમેન્ટ અભિગમ તે કંટાળાજનક, સમય માંગતી પ્રક્રિયાઓને દૂર કરે છે. તે ફક્ત ઈમેલ બદલવાનો નથી - તે પરિવર્તિત કરે છે કે કર્મચારીઓ સાથે એચઆર કેવી રીતે જોડાય છે.

વહીવટી મદદનીશ અને પ્રોજેક્ટ મેનેજરના સંપૂર્ણ મિશ્રણ તરીકે સેવા સંચાલન વિશે વિચારો. તે કર્મચારી વિનંતીઓ, પ્રગતિશીલ કિસ્સાઓ, પુનરાવર્તિત મેન્યુઅલ પ્રક્રિયાઓને સ્વયંસંચાલિત કરે છે અને કર્મચારી પરની બોર્ડિંગ અને ઓફ-બોર્ડિંગ જેવા જટિલ ક્રોસ-વિભાગીય પ્રવૃત્તિઓનું સંચાલન પણ કરે છે.

સેવાનું સંચાલન કદી ભૂલતું નથી અથવા ભૂલો કરે છે, લોકો સાથે હંમેશા અનુસરે છે જેથી વસ્તુઓ પૂર્ણ થાય, અને તમને ખબર પડે કે કોઈ સમસ્યા છે જે તે હલ ન કરી શકે. તે તમને બતાવે છે કે તમારા કર્મચારીઓ તેમનો સમય પસાર કરે છે - જેથી તમે સંસાધન જમાવટને ઑપ્ટિમાઇઝ કરી શકો છો અને ઉત્પાદકતા મહત્તમ કરી શકો છો.

સર્વિસ મેનેજમેન્ટ તમારી વર્તમાન હ્યુમન કેપિટલ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમને બદલતું નથી- તે તેની સાથે સંકલન કરે છે અને તેને ભરપાઈ કરે છે, તમે જે કાર્યને મોટે ભાગે ઇમેઇલ દ્વારા મોટે ભાગે આમ કરો છો તેની દૃશ્યતા અને નિયંત્રણ આપે છે.

તે કર્મચારીઓને દૃશ્યતા સમાન સ્તર પ્રદાન કરે છે. તેઓ તેમની પૂછપરછની સ્થિતિને લાગતા કે તેઓની વિનંતિઓ તેમને સબમિટ કર્યા પછી તરત જ બ્લેક હોલમાં અદ્રશ્ય થઇ ગઇ હોવાનો જોઈ શકે છે.

કર્મચારીઓને તેમની વિનંતીઓની પ્રગતિની દેખરેખ રાખવાની ક્ષમતા પૂરી પાડવાથી નિરાશાજનક અનુવર્તી ઇમેઇલ્સ, ફોન કોલ્સ અને માનવ સંસ્કારની અંદરની વ્યકિતની મુલાકાતોની સંખ્યામાં ઘટાડો થાય છે, જે એચઆરના વહીવટી કાર્યોને વધુ કાપી શકે છે.

સર્વિસ મેનેજમેન્ટ એપ્રોચના ફાયદા

સેવા વ્યવસ્થાપન વેબ-આધારિત એચઆર પોર્ટલના રોલ-આઉટથી શરૂ થાય છે જ્યાં કર્મચારીઓ એચઆર માહિતી શોધી શકે છે અને એચઆર સેવાઓની વિનંતી કરી શકે છે. આદર્શરીતે, કર્મચારીઓ તેમના પોર્ટલ, ઘર કમ્પ્યુટર્સ, લેપટોપ્સ અને તેમના સ્માર્ટફોન અને ગોળીઓ પર આ પોર્ટલને ઍક્સેસ કરી શકે છે.

આનાથી તેઓ તેમની પાયાની એચઆર જરૂરિયાતો પર નિયંત્રણ લઈ શકે છે- જેમ કે લાભોની નોંધણી અથવા સ્થિતિ બદલાતા સુધારાઓ.

કર્મચારીઓ ખાલી સેવાઓ કે સેવાની સૂચિમાંથી જરૂરી સેવાઓ પસંદ કરે છે અથવા પોર્ટલના જ્ઞાન આધારમાં માહિતી શોધવા માટે.

જ્યારે એક કર્મચારી પોર્ટલ મારફતે વિનંતી સબમિટ કરે છે, સેવા મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ આપોઆપ એક કેસ અને ભરવાડો બનાવે છે સંપૂર્ણ પરિપૂર્ણતા પ્રક્રિયા દ્વારા. આમાં જમણા એચઆર નિષ્ણાતને કેસ સોંપવામાં આવે છે, જેમાં દરેક પરિપૂર્ણતાના પગલા પૂર્ણ થાય છે અને સંપૂર્ણ કેસ ઇતિહાસ જાળવી રાખવાથી આપમેળે વ્યક્તિથી વ્યક્તિને રૂટ કરી નાખે છે.

તમે આ સેવાને અન્ય વિભાગોમાં પણ વિસ્તૃત કરી શકો છો. ઉદાહરણ તરીકે, સેવા મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ્સ આપમેળે IT એકાઉન્ટ્સ સેટ કરી શકે છે અથવા ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયાના ભાગરૂપે નવા હોર્સ માટે ઓફિસ સ્પેસની વિનંતી કરી શકે છે.

સર્વિસ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ એ એન્ડ-ટુ-એન્ડ એચઆર સર્વિસ ડિલિવરીની પ્રક્રિયાઓ ચલાવે છે અને જાણે છે કે આ પ્રક્રિયાઓ કેવી રીતે કાર્ય કરી રહી છે. દાખલા તરીકે, કોઈ કેસ સ્થગિત થાય ત્યારે આપ આપમેળે તમને જણાવી શકે છે જેથી તમે પગલાં લઈ શકો.

તે KPI ની વિશાળ શ્રેણી અને અન્ય પ્રક્રિયા મેટ્રિક્સ પણ પેદા કરે છે-જેમ કે તમારી ટીમ કર્મચારી પૂછપરછને કેટલી સારી રીતે જવાબ આપે છે તે જ્ઞાન-આધાર પ્રશ્નોના પ્રકારનું પણ વિશ્લેષણ કરી શકે છે જે કોઈપણ સામગ્રીના અવકાશને ઓળખવા અને ભરવા માટે સરળ બનાવે છે.

નિષ્કર્ષ

એચઆર વ્યાવસાયિકો એચઆર કારકીર્દિમાં આગળ વધવાનું પસંદ કરે છે કારણ કે તેઓ લોકોની મદદ કરવા માંગતા હોય છે, તેમના દિવસો પેપ કરવાની નથી, સ્પ્રેડશીટ્સને અપડેટ કરીને અને ઇમેઇલ્સને પ્રતિસાદ આપતા નથી. ઘણીવાર, ભૌતિક અરજીઓ અને કાગળની થાંભલાઓ તે કામને અટકાવે છે, જે તેમને અને કર્મચારીઓને નિરાશ કરે છે તેઓ મદદ કરવા માટે પ્રયાસ કરી રહ્યાં છે.

એચઆર સેવા પ્રદાતા છે અને તેના સાથી સેવા પ્રદાતા, આઇટી વિભાગના ઉદાહરણને જોઈ શકે છે. આઈટી હેલ્પ ડેસ્ક અરજીઓની સબમિશન અને પરિપૂર્ણતાને સ્વચાલિત કરવા માટે સર્વિસ મેનેજમેન્ટ શિસ્તને લાગુ કરવાના ઘણા એન્ટરપ્રાઇઝ પ્રયત્નોમાં આઇટીએ આગેવાની લીધી છે.

આ કાર્યોને સ્વયંસંચાલિત કરવાથી આઇટી વધુ વ્યૂહાત્મક કાર્ય પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે જે કંપનીને તેના વ્યાપક વેપારના ધ્યેયો પૂરા પાડી શકે છે અને આઇટીના મૂલ્યનું વધુ સારું પ્રદર્શન કરી શકે છે.

સર્વિસ મેનેજમેન્ટ અભિગમ એ એચઆર દ્વારા વ્યવસાયિક નેતાઓને ઉચ્ચ ગુણવત્તાની સેવાઓ આપીને કર્મચારીઓની સંતોષમાં વધારો કરીને તેની કાર્યવાહી વધારવાની ચાવી છે અને સાથે સાથે તેના પોતાના વર્કલોડને ઘટાડે છે. એચઆર તેના સમય અને નિપુણતાને વધુ વ્યૂહાત્મક પ્રવૃત્તિઓ તરફ આગળ વધારી શકે છે જે તેના વ્યવસાયને આગળ ધકે છે .