માનવ સંસાધન માહિતી ટેકનોલોજી કેવી રીતે પસંદ કરવી

એચઆર માહિતી ટેકનોલોજીની જરૂરિયાતો નક્કી કરવા માટેના પ્રશ્નો

હ્યુમન રિસોર્સિસ ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલોજી (એચઆરઆઇએસ) એ કંપનીઓ માટે તેમના લાભોના આયોજન અને તેમના કર્મચારીની માહિતીનું સંચાલન કરવા માટે આવશ્યક છે લાભો વ્યવસ્થાપન ટેક્નોલૉજી હવે સરસ છે, પરંતુ એચઆર દ્વારા માહિતીના સમુદ્ર અને લાભ યોજનાઓ પર ખર્ચવામાં આવેલા નાણાં બંનેને મદદ કરવા માટે જરૂરી છે. , જેમ કે એચઆર મર્યાદિત સ્ત્રોતો અને સતત બદલાતી માહિતી દર્શાવે છે .

પરંતુ એચઆર અને અન્ય એક્ઝિક્યુટિવ્સ કેવી રીતે જાણી શકે છે કે તેઓ તમામ વિગતોનું સંચાલન કરવા માટે શ્રેષ્ઠ એચઆર ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલૉજીને પસંદ કરી રહ્યા છે, અને તે જે ઉકેલનો તેઓ પસંદ કરે છે તે સમયની કસોટી ઊભા કરશે?

હ્યુમન રિસોર્સિસ ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલૉજીની પસંદગીની પ્રક્રિયામાં પૂછવા અને જવાબ આપવાનાં મુખ્ય પ્રશ્નો નીચે મુજબ છે.

• એચઆર ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલોજી સૉફ્ટવેર પૂરું પાડે છે તેવા લવચીકતા અને માપદંડની ડિગ્રી શું છે? એચઆર વ્યાવસાયિકોએ નક્કી કરવું જોઈએ કે સૉફ્ટવેર બહુવિધ એક્સેલ સ્પ્રેડશીટ્સ, ડેટાબેસેસ અને કાગળના દસ્તાવેજો અને તે સ્તર સાથે માહિતીને આયાત કરી શકે છે જેની સાથે તે તમામ પ્રકારની અન્ય સિસ્ટમ્સ અને ડેટાની જરૂર છે.
  
  સૉફ્ટવેર બહુવિધ સ્ત્રોતોમાંથી માહિતી લેવા અને ફિલ્ટર કરવા માટે સક્ષમ હોવા જોઈએ. આદર્શરીતે, આ પ્રક્રિયાને સ્વયંચાલિત પણ હોવી જોઈએ. ઘણાં ઑનલાઇન નોંધણી ઉકેલોને જરૂરી છે કે તે તેમની સિસ્ટમ્સને અપડેટ કરવા માટે વાહકમાં જઈ શકે તે પહેલાં ડેટાને મેન્યુઅલ રીતે ગોઠવવો. અપડેટ ફોર્મેટ, ટ્રાન્સમિશન શેડ્યૂલ અને ડિલિવરી પધ્ધતિનું સ્વયંસંચાલન બિલિંગ અને યોગ્યતાના મુદ્દાઓને દૂર કરવામાં સહાય કરી શકે છે.
• શું સોફ્ટવેર એચઆર કંપની અને બેનિફિટ્સ કેરિયર્સ નિયમોનું સમાધાન કરી શકશે? સાચી સક્ષમ નોંધણી એન્જિન દરેક નોંધણીની પ્રવૃત્તિનું મૂલ્યાંકન કરશે અને નિયમો, સંદેશાઓ, સૂચનો અને ખાસ કરીને જરૂરી યોગ્ય પાત્રતા જરૂરીયાતોને પહોંચી વળવા માટે રચાયેલ વિકલ્પોની કોઈપણ આવશ્યક સંયોજનને લાગુ કરશે. સૉફ્ટવેરમાં કોઈપણ યોગ્યતા નિયમો સમાવવા જોઈએ કે જે કંપની અને જહાજો ધરાવે છે.

• શું એચઆર ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલોજી સંસ્થા સાથે વધવા અને માપવામાં સક્ષમ બનશે? કંપનીએ નવા કર્મચારીઓ , કચેરીઓ, ફેરફારોનો લાભ અને નિયમોનો અમલ કરે તે રીતે એચઆરએ વધવાની તકનીકીની ક્ષમતાનું મૂલ્યાંકન કરવું જોઈએ. એચઆરએ દરેક તત્વો માટે થ્રેશોલ્ડ વિશે પૂછવું જોઈએ.
• એચઆર માહિતી ટેકનોલોજી સોફ્ટવેર અન્ય સિસ્ટમો સાથે સંકલિત કરવા માટે સક્ષમ છે? પેરોલ અને અન્ય ફંક્શનો ઘણીવાર ઘણી જ માહિતીને ફાયદા મેનેજમેન્ટ તરીકે વહેંચે છે . એચઆર વધુ કાર્યક્ષમતા મેળવી શકે છે જ્યારે એક સિસ્ટમમાં દાખલ કરેલ ડેટા અને અન્ય કર્મચારી માહિતી અન્ય સિસ્ટમ સાથે વહેંચાય છે. કર્મચારી ભરતીનું ટ્રેકિંગ અન્ય આવશ્યક કાર્ય છે.

• ઉકેલ અમલમાં, અથવા મકાન માટે જવાબદાર કોણ છે? તાલીમનું સ્તર શું સામેલ છે? કેટલાક સોલ્યુશન્સને ક્લાયન્ટને પ્રારંભિક અમલીકરણ સાથે ખૂબ જ સામેલ કરવાની જરૂર છે, જે પહેલાથી જ વ્યસ્ત એચઆર એડમિનિસ્ટ્રેટર માટે જબરજસ્ત બની શકે છે.
  
  માનવ સંસ્કારની તાલીમ અને તકનીકી કુશળતાના સ્તરની સ્પષ્ટ સમજ હોવી જોઇએ જે આવશ્યક હશે અને અપેક્ષિત સમયની રકમ આ મુદ્દા પર સોલ્યુશન પ્રદાતાઓને પ્રશ્ન કરવાથી સૂક્ષ્મ વિસ્તારોમાં સમજ મળી શકે છે, જે શરૂઆતમાં સરળ દેખાશે, છતાં નોંધપાત્ર તકનીકી કુશળતા ધરાવે છે. એચઆર પછી ચોક્કસ કાર્યોને નિર્ધારિત કરી શકે છે, જે વાસ્તવિકતાથી અંતરાયને અવરોધે તેટલું બોજારૂપ બની શકે છે, સંભવિત રીતે એચઆર માહિતી ટેકનોલોજી મૂલ્ય અને આરઓઆય ઘટાડી શકે છે
• જો તાલીમ સામેલ છે , તો ત્યાં ચાર્જ છે? તાલીમની કિંમતનું પણ મૂલ્યાંકન કરવું જોઈએ - સમયની બહાર અને મુસાફરીના ખર્ચને કારણે ઓફ-સાઇટ પ્રવાસનો સમાવેશ કરવો જોઇએ. એચઆર માહિતી ટેકનોલોજી દત્તકમાં સામેલ તમામ સખત અને નરમ ખર્ચથી એચ.આર.
• માહિતીની માલિકી કોણ કરશે? આ પ્રશ્નનો જવાબ માનવ સંસાધન સંસ્થા હોવો જોઈએ . કંપનીઓ તેમના ડેટાને કોઈપણ એપ્લિકેશન સેવા પ્રદાતા (ASP) માં પરિવહન કરવા માટે સક્ષમ હોવા જોઈએ. જો ડેટા વાહકના માલિકી સર્વર પર રહે છે, તો કંપનીને કેટલીકવાર વધારાની ફી ચાર્જ થઈ શકે છે જેથી તે કેરિયર્સને સ્વિચ કરી શકે.

• કયા પ્રકારની જાળવણી અને નિભાવ જરૂરી છે? જ્યારે સોફ્ટવેર કંપનીના ઓન-સાઇટ વર્કસ્ટેશન્સ અથવા સર્વર્સ પર ઇન્સ્ટોલ થાય છે, ત્યારે તે તકનીકીના નિયમિત અપડેટ્સની આવશ્યકતા રહે છે અને તે માટે યોજના અને સંચાલન માટે બોજારૂપ બની શકે છે. એચઆર ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલૉજીના અપડેટ્સને ઘણી વખત ઍપ્લિકેશન સર્વિસ પ્રોવાઇડર (એએસપી) અથવા સૉફ્ટવેરની સેવા (સાસ) મોડેલ દ્વારા ઓનલાઇન સૉફ્ટવેર સાથે આપમેળે બનાવવામાં આવે છે.
• એચઆર ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલૉજીમાં કયા સુરક્ષાનાં પગલાં બનાવવામાં આવ્યા છે ? જો સોફ્ટવેર એએસપી અથવા સાસ મોડેલ દ્વારા ઓનલાઇન ઉપલબ્ધ છે, તો પ્રદાતા દૈનિક બેકઅપ, બૅકઅપ સર્વર્સ, અને ઉમેરાયેલ રક્ષણાત્મક સ્તરો પ્રદાન કરે છે. અનધિકૃત કર્મચારીઓ દ્વારા ખોવાઈ જવા અથવા ઍક્સેસ કરવામાં આવેલી માહિતીની સુરક્ષા માટે વધારાની સિસ્ટમ્સ અને કાર્યવાહી થવી જોઈએ. એચઆર, અન્ય મેનેજરો સાથેના પરામર્શમાં, એચઆર ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલૉજી અને કયા ડિગ્રીને મંજૂરી આપવામાં આવશે તે નક્કી કરવા માટે વિશિષ્ટ અધિકાર હોવો જોઈએ.

• શું કર્મચારીઓ લાભ યોજનામાં નોંધણી કરાવી શકશે અને રીઅલ-ટાઇમમાં તેમના વ્યક્તિગત ડેટા અને પ્લાન પસંદગીઓમાં ફેરફાર કરી શકશે? કમ્પ્યુટર્સની વ્યાપક, સામાન્ય વપરાશને ધ્યાનમાં રાખીને, કર્મચારી ઍક્સેસ આપેલ હોવી જોઈએ.
  
  મોટાભાગની કર્મચારીની વસ્તી ઘરે ઇન્ટરનેટની સુવિધા ધરાવે છે. કર્મચારીની સ્વ-સેવા સમય અને નાણાં બચાવવા માટે વિશાળ સંભાવના પૂરી પાડે છે. સ્વયંસેવક સેવા સારી રીતે પોતાને અને તેમના આશ્રિતોને લગતી માહિતી દાખલ કરીને કર્મચારીઓને સરળતાથી માર્ગદર્શન આપશે.
  
  સિસ્ટમ સ્પષ્ટપણે ઉપલબ્ધ યોજનાઓ રજૂ કરે છે અને કર્મચારીઓને તેમની સગવડ પર પસંદગી બનાવવા માટે સક્રિય કરે છે, વિઝાર્ડસ સાથે પ્રક્રિયા દરમ્યાન આ ક્રિયાઓ સરળ બનાવે છે. કર્મચારીઓએ પણ આશ્રિતોને ઉમેરવા અને આવશ્યક માહિતી બદલવા માટે, દિવસના 24 કલાક, અઠવાડિયામાં સાત દિવસ, વર્ષ રાઉન્ડ

તમારી સંસ્થાના માનવ સંસાધનની માહિતી તકનીકી જરૂરિયાતોનું મૂલ્યાંકન કરતી વખતે આ જવાબ આપવા માટેના વધારાના પ્રશ્નો છે.

• કઈ ટેકનોલોજીને પ્રવેશની મંજૂરી અને કયા ડિગ્રીની મંજૂરી આપવામાં આવશે તે નક્કી કરવા માટે તકનીકી સાથે માનવ સંસાધનો પ્રદાન કરશે? કર્મચારીઓની ઉપલબ્ધતા પૂરી પાડતી સાથે જ ટેક્નોલૉજીએ એચઆરને અંતિમ કહેવું જોઇએ. એચઆર પાસે બધા જ ડેટાને કેરિયર્સને પ્રસારિત થતાં પહેલાં મંજૂર કરવાની સત્તા હોવી જોઇએ, અને કર્મચારીઓ અને અન્ય લોકો પાસે કેટલો વપરાશ હોય તે નક્કી કરવું જોઈએ.

• એચઆર ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલોજીથી કયા પ્રકારનાં રિપોર્ટિંગ ક્ષમતાઓ ઉપલબ્ધ છે? રિપોર્ટિંગ ટેક્નોલૉજીએ અનેક મંતવ્યો અને બંધારણો (સ્પ્રેડશીટ, પીડીએફ, એચટીએમએલ), મોટી ચિત્ર આકારણી અને નિર્ણય વધારવા માટે નીચે વ્યાયામ કરવાની તક આપવી જોઈએ. એચઆર કોઈ પણ સમયે, ચોક્કસ યોજનાઓમાં નોંધણી, બાકી ક્રિયાઓ, અને લાભો અને અન્ય કર્મચારી ડેટાના સંબંધમાં કર્મચારી વસ્તીવિષયક માહિતીમાં ફેરફારોનું મૂલ્યાંકન કરી શકશે.
• શું એચઆર સમયને બચાવવા માટે સોફ્ટવેર વિશિષ્ટ સુવિધાઓ પ્રદાન કરે છે? તેની પોતાની ડિપાર્ટમેન્ટલ જરૂરિયાતોને આધારે, એચઆર ટેક્નોલોજીની બૅચેસની માહિતીની પ્રક્રિયા, નોબેટ્સનું સંચાલન અને COBRA ની નીતિઓ માટે બિલિંગ , સ્વ-બિલિંગ અને બિલ સમાધાન સાધનો અને ચોક્કસ રિપોર્ટિંગની તકનીકીની ક્ષમતા વિશે પૂછપરછ કરવા માંગે છે.
• શું કર્મચારીઓ સાથે એચઆર (HR) વધુ સારી રીતે વાતચીત કરવા માટે સોફ્ટવેર સચોટ સુવિધા આપે છે? કેટલાક પ્રોગ્રામ્સ એચઆર (HR) કર્મચારીઓ સાથે સંખ્યાબંધ સ્તરો પર વાતચીત કરવા માટે રાહત આપે છે - માસ ઇમેલ, ઇલેક્ટ્રોનિક બુલેટિન બૉર્ડ્સ અને ચોક્કસ ફિલ્ટર માપદંડ દ્વારા (જેમ કે સ્થાન, વિભાગ, વીમા યોજનાઓ, પ્રવેશ સ્થિતિ, નિવૃત્તિ સ્થિતિ અને અન્ય) દ્વારા એચઆર માહિતી ટેકનોલોજી સિસ્ટમ. સંદેશાવ્યવહાર કરવા માટે ઘણાં અર્થ હોવાથી આગળ પ્રક્રિયાઓ સ્વયંસંચાલિત કરી શકે છે અને વધુ સારા લક્ષ્ય સંદેશાઓ માટે એચઆર મદદ કરી શકે છે.

• શું એચઆર ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલૉજી સિસ્ટમ ચેક્સ અને બેલેન્સના સાધન પૂરા પાડે છે? એચઆર (HR) વ્યવહારોને મંજૂર કરવા ઉપરાંત એચઆર ઇન્ફર્મેશન ટેક્નોલૉજી સિસ્ટમ્સ એચઆર (HR) માટે સિસ્ટમમાં ડેટા સાથે સહમત થાય તેની ખાતરી કરવા માટે ઑડિટિંગ કેરીયર બિલિંગ્સમાં દ્વારપાળ તરીકે સેવા આપવા માટે ક્ષમતાઓ પૂરી પાડે છે. આ કરી શકે છે:
  કેરિયર ઇન્વૉઇસેસની ચોકસાઇ અંગેની માહિતી-નોંધો,
  સમય અને નાણાં બચાવવા,
  કર્મચારી નોંધણીના સમયસર વિતરણમાં સહાયક, અને
  - કર્મચારીઓની સંભાળ માટે જાય ત્યારે યોગ્યતાની ખાતરી

• કેવી રીતે વાહકો સાથે માહિતીનું વિનિમય થશે? અને, આ ક્રિયાપ્રતિક્રિયા માટે કોણ જવાબદાર હશે? એચઆર ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલોજી સિસ્ટમનું સંકલન માત્ર કેરિયર્સની સંખ્યા દ્વારા જ નક્કી થવું જોઈએ જેની સાથે સૉફ્ટવેર સંબંધ ધરાવે છે પરંતુ કનેક્શનના પ્રકાર દ્વારા તે સક્ષમ કરે છે. બેનિફિટ્સ મેનેજમેન્ટ સૉફ્ટવેર દ્વારા કેરિયર્સ સાથે સફળ ક્રિયાપ્રતિક્રિયાની ખાતરી કરવા માટે ઘણા પગલાઓ જરૂરી છે, જેમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:
  પ્રારંભિક અમલીકરણ માહિતી વસ્તી ગણતરી;
  ચાલુ માહિતી વિનિમય માટે પ્રારંભિક સંકલનની શરૂઆત;
  ડેટા પ્રાપ્ત થાય અને ચોક્કસપણે લાગુ કરવામાં આવે તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે દરરોજ અથવા સાપ્તાહિક ક્રિયાપ્રતિક્રિયા-સંકલન;
  ચાલુ અપડેટ્સની સમીક્ષા;
  નોંધણી માટે કેરિયરની જરૂરિયાતો સંતોષતા નિયમનકારોની પાલન કરવામાં આવી રહી છે; અને
  ડેટા વિનિમયના સંબંધમાં સુધારો કરવા માટે દરેક વાહક સાથે સક્રિય સંબંધો વિકસાવવો.
  
  દરેક કાર્ય માટે જવાબદાર કોણ છે તે જાણીને ઉત્પાદનની તકલીફને સંપૂર્ણપણે સમજવું આવશ્યક છે. દરેક સૉફ્ટવેર પ્રદાતા, ઉપર દર્શાવેલ કાર્યોના કેટલાક, બધાને પૂરા પાડવા માટે એકીકરણનો એક અલગ સ્તર આપશે. એચઆરએ એવા વિક્રેતાઓ સાથે કામ કરવું જોઈએ જે કંપનીના પસંદ કરેલા વાહકો સાથે મજબૂત, ચાલુ, સીમલેસ સંબંધો દર્શાવે છે.
  
  ઘણા પ્રબંધકો જેનરિક ANSI 834 ફાઇલના પ્રસારને સક્ષમ કરે છે, કે જે વાહક દ્વારા સ્વીકારવામાં આવી શકે છે અથવા ન પણ હોઈ શકે, જે જૂથના કદ દ્વારા વારંવાર પ્રભાવિત હોય છે. મેનેજરોએ એવા પ્રબંધકોને જોવું જોઈએ કે જે મુદ્દાઓને ટાળવા માટે દરેક વાહકની જરૂરિયાતોને કસ્ટમાઇઝ્ડ, સ્વચ્છ, માન્ય ટ્રાન્સફર (ટ્રાન્ઝેક્શનની પાત્રતાની ખાતરી) આપે છે. તેઓ પ્રદાતાઓ કે જેઓ સમર્પિત ઇડીઆઇ (ઇલેક્ટ્રોનિક ડેટા ઇન્ટરચેન્જ) ડિપાર્ટમેંટને વાહકની પોતાની, વિશિષ્ટ સ્થાનાંતરણ ભાષા સાથે સંપર્ક કરવા માટે જુઓ.

• કઇ-કઇ ગ્રાહક સેવા પૂરી પાડવામાં આવે છે? સેવા માટે કોઈ વધારાનો ચાર્જ છે? માનવ સંસાધનને તે પૂરો પાડવામાં મદદ માટેના સ્તરનું સ્તર નિર્ધારિત કરવું જોઈએ અને ડેટાબેસ, ઓનલાઇન ચેટ, ઇમેઇલ સપોર્ટ, જીવંત વ્યક્તિ સાથે વાતચીત અથવા તેના સંયોજન દ્વારા ગ્રાહક સેવા-ઓનલાઇન સહાયની રચના કરવી જોઈએ. લાભો અને અન્ય એચઆર માહિતીની સંવેદનશીલતાને જોતાં, મેનેજરોને સીધો સંપર્કથી 24 કલાકમાં પૂછપરછનો પ્રતિસાદ થવો જોઈએ જે મદદ કરી શકે છે.
• એચઆર ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલૉજી સિસ્ટમની કિંમત શું છે અને તે લાભો કરતાં વધી જાય છે? માનવ સંસાધનને એચઆર ઇન્ફર્મેશન ટેક્નોલૉજી સિસ્ટમની સંપૂર્ણ કિંમતનું મૂલ્યાંકન કરવું જોઈએ, જેમાં તમામ લાભો, વાર્ષિક, માસિક અને વન-ટાઇમ ચાર્જિસનો સમાવેશ થાય છે. થોડી વધારે ખર્ચાળ સિસ્ટમ કર્મચારીઓને પોતાના રેકોર્ડ જાળવી શકે છે અને વધુ સગવડ, સમય બચત અને સચોટતાની રજૂઆત કરી શકે તેવા લક્ષણો સાથે તફાવત માટે ચૂકવણી કરતાં વધુ હોઈ શકે છે. એચઆર ઇન્ફોર્મેશન ટેકનોલોજી સિસ્ટમ પસંદ કરવા માટે આ પરિબળોને ગણવામાં આવે છે અને ગણતરીમાં લેવાય છે.

એચઆર ઇન્ફોર્મેશન ટેકનોલોજી સિસ્ટમ્સની જરૂરિયાત વધી રહી છે. એચઆર કર્મચારીઓને એચઆર ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલૉજી સિસ્ટમ્સમાં વિશાળ વિકલ્પો શોધી કાઢવા સાથે, ઉપલબ્ધ બધા વિકલ્પોનું પૃથ્થકરણ અને તેનું વજન કરવાનું વધુ મહત્વનું છે

એચઆર ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલોજી સિસ્ટમ પસંદ કરવી એ રોકાણ તરીકે જોવું જોઈએ જે વિભાગ અને કંપનીની જરૂરિયાતો સાથે વધશે . આ પ્રશ્નો તમને તમારી કંપની માટે યોગ્ય એચઆર માહિતી ટેકનોલોજી સિસ્ટમ તરફ દોરી જશે.