કંપની અને કર્મચારીની માહિતી સલામત રાખો

તમારી કંપનીની મહત્વપૂર્ણ માહિતીને કેવી રીતે સુરક્ષિત કરવી અને જાળવી રાખવી

અત્યારે, તમારી કંપનીમાંની કોઈ વ્યક્તિ ખાનગી કોર્પોરેટ માહિતીને ક્યાં તો અપ્રમાણિકપણે અથવા અકસ્માત દ્વારા ઍક્સેસ કરી રહી છે.

વર્ચ્યુઅલ રીતે દર અઠવાડિયે આ સમાચારમાં, તમે કર્મચારીઓની હાજરીમાં સંવેદનશીલ કોર્પોરેટ માહિતી ગુમાવવાથી મોટા, જાણીતા કંપનીઓ વિશે વાંચ્યું છે. માનવ સંસાધન વિભાગો મોટેભાગે મૂલ્યવાન કોર્પોરેટ અને કર્મચારી માહિતીની ચાવી ધરાવે છે તે જોતાં , ડેટા ભંગનો જોખમ એચઆર માટે અનન્ય પડકારો રજૂ કરે છે.

સદનસીબે, સરળ અને અસરકારક આંતરીક ખતરા વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયાઓ દ્વારા, એચઆર કર્મચારી માહિતી લિકને તેમની કંપનીમાં થતા અટકાવવામાં મદદ કરી શકે છે. આ કાર્યવાહી કર્મચારીઓની સૌથી ખાનગી અને મૂલ્યવાન માહિતીને અનધિકૃત પક્ષોના સંપર્કમાં રાખવામાં રક્ષણ આપશે.

• મહત્વપૂર્ણ કર્મચારીની માહિતી અને કોર્પોરેટ ડેટા ક્યાં સ્થિત છે અને તેમની ઍક્સેસ કેવી છે તે વિશે ધ્યાન રાખો.
• કોર્પોરેટ અસ્કયામતો અને કર્મચારી માહિતીનો યોગ્ય ઉપયોગની રૂપરેખા આપતા બધા કર્મચારીઓ માટે સ્વીકાર્ય ઉપયોગની નીતિ વિકસાવવી. જ્યારે ઉલ્લંઘન થાય ત્યારે નીતિએ કંપનીની કાર્યવાહીનું રૂપરેખા પણ કરવું જોઈએ.
• સતત નીતિઓ અને કાર્યવાહીને અમલમાં મૂકો
• તમામ જરૂરી નીતિ ફેરફારો અને વધારાને સંબોધિત કરવામાં આવે તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે હાલની નીતિઓનું નિયમિત સમીક્ષા અને પુનરાવર્તન કરો.
• ખાતરી કરો કે તમારી કંપની પાસે એક આંતરિક પ્રસંગની પ્રતિક્રિયા યોજના અને કર્મચારી માહિતી અથવા કોર્પોરેટ ડેટાની ખોટ અથવા અનધિકૃત કર્મચારીઓ અથવા બહારના લોકોની ઍક્સેસનો ઉપયોગ કરવા માટેના યોગ્ય સંસાધનો છે.

ડેટા બ્રેક થાય તો શું કરવું નહીં

જો સૌથી ખરાબ થવું જોઈએ અને તમારી કંપની એવી પરિસ્થિતિઓનો અનુભવ કરે છે કે જ્યાં સંવેદનશીલ માહિતી લીક થઈ ગઈ છે અથવા હારી ગઈ છે, તો સામાન્ય ભૂલોનો શિકાર ન કરો, જેમ કે કર્મચારીઓના કમ્પ્યુટરને ચાલુ રાખવાની તપાસ કરવી. કમ્પ્યૂટર અથવા કોઈ પણ ઇલેક્ટ્રોનિક ઉપકરણને સામેલ કરવું સંભવિત પુરાવાઓનો નાશ કરી શકે છે.

અહીં દસ સામાન્ય રીતો છે જે કમ્પ્યુટર ફોરેન્સિક્સ તપાસમાં સમાધાન કરે છે. કંપનીના કર્મચારીઓ:

• કમ્પ્યુટરને બૂટ કરો કમ્પ્યૂટર પર ટર્નિંગ કે જે કોઈ કેસ સાથે સંબંધિત હોય તે સંવેદનશીલ ફાઈલોને અધિલેખિત કરી શકે છે જે તમારી કંપનીના કેસ માટે અગત્યની હોઇ શકે છે અને મહત્વપૂર્ણ ટાઇમસ્ટેમ્પસ બદલી શકે છે. સમાધાન કરેલ કમ્પ્યુટર્સનો ઉપયોગ બધામાં થવો જોઈએ નહીં અને એક સુરક્ષિત સ્થાનમાં સંગ્રહિત થવો જોઈએ જ્યાં સુધી તે કમ્પ્યુટર ફોરેન્સિક્સ નિષ્ણાતને સોંપવામાં નહીં આવે.
• સંબંધિત કમ્પ્યુટર બંધ કરો. જો કોઈ કમ્પ્યુટર ડેટા ભંગ અથવા તપાસને સંબંધિત હોય ત્યારે તે ચાલી રહ્યું હોય, તો તે સંભવિત પુરાવા માટે ઓછામાં ઓછું નુકશાન પહોંચાડે તે રીતે સંચાલિત થવું જોઈએ. એકમાત્ર વ્યક્તિ જે શંકાસ્પદ કમ્પ્યુટર બંધ કરવી જોઈએ તે એક નિષ્ણાત કમ્પ્યુટરની નિરીક્ષણ હેઠળ પ્રમાણિત કમ્પ્યુટર ફોરેન્સિક્સ નિષ્ણાત અથવા IT કર્મચારી છે.
• કમ્પ્યુટર પર ફાઇલોને બ્રાઉઝ કરો. શ્રેષ્ઠ ઇરાદાથી, સ્નૂપની લાલચનો વિરોધ કરો. માનવ સંસાધનને ખબર પડે છે કે ક્યાં જવું જોઈએ, પરંતુ તે જોઈ શકાય તેવું કાર્ય છે કે જે અનિશ્ચિત પુરાવા પુનઃપ્રાપ્ત કરવા માટે સમસ્યાઓનું કારણ બને છે. ફાઇલોથી બ્રાઉઝ કરવું ફાઇલ ટાઇમ્સને બદલવાની કારણ બની શકે છે જે કોઈ મહત્વની ફાઇલને કાઢી નાખવામાં અથવા તમારા કંપનીના નેટવર્કમાંથી કૉપિ કરવામાં આવે ત્યારે બરાબર જણાવવું અશક્ય બનાવી શકે છે.
• કોમ્પ્યુટર ફોરેન્સિક્સ નિષ્ણાતનો ઉપયોગ કરવામાં નિષ્ફળ તમારી કંપનીના આઇટી વિભાગ કમ્પ્યુટર ફોરેન્સિક્સ વિભાગ નથી. વાસ્તવમાં, આઇટી કર્મચારીઓને સિસ્ટમની ફાઇલોમાં નિયમિત તપાસ કરવા માટે પૂછવું સંભવિત પુરાવાને રદ કરી શકે છે. વ્યવસાયિક રીતે પ્રશિક્ષિત કોમ્પ્યુટર ફોરેન્સિક્સ નિષ્ણાતને તમામ સંવેદનશીલ ડેટાના સંચાલન માટે જાળવી રાખવી જોઈએ.

• તમામ પક્ષોને સામેલ કરવામાં નિષ્ફળ ઇલેક્ટ્રોનિક શોધ કરતી વખતે ઇન હાઉસ એડવાઇસ, આઇટી સ્ટાફ અને કેસમાં સામેલ દરેક બિઝનેસ પ્લેયરનો સમાવેશ કરવો જોઇએ. તમામ પક્ષોને સામેલ કરવામાં નિષ્ફળતા અવગણવામાં અથવા ડેટા ગુમાવી શકે છે.
• લિંગો શીખવા માટે નિષ્ફળ. કોમ્પ્યુટર ફોરેન્સિક્સ નિષ્ણાતો દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાતા વિસ્તૃત શબ્દભંડોળ દ્વારા પણ ટેક-સેવીવી પ્રોફેશનલ્સને ભેળસેળ થઈ શકે છે. તે નવી ભાષાથી પરિચિત થવા માટે ચૂકવણી કરે છે
• કમ્પ્યૂટરની ફોરેન્સિક ઈમેજ બનાવશો નહીં. ઈમેજિંગ એવી પ્રક્રિયા છે જેમાં તમે હાર્ડ ડ્રાઈવની સંપૂર્ણ ડુપ્લિકેટ બનાવી શકો છો. આ મૂળ સામગ્રીની સંપૂર્ણ અને સચોટ ડુપ્લિકેટની નકલ કરવાના હેતુઓ માટે કરવામાં આવે છે, જેમાં ખામીયુક્ત અથવા અવગણનાવાળા ડેટાનો કોઈ જોખમ રહેતો નથી.
• "કટ અને પેસ્ટ કરો" અથવા "ડ્રેગ અને ડ્રોપ" પદ્ધતિઓનો ડેટા કૉપિ કરો. તે સાચું છે કે તમે $ 80 બાહ્ય યુએસબી હાર્ડ ડ્રાઇવ ખરીદી શકો છો અને તેના પર તમારા ડેટાને કૉપિ કરી શકો છો. જો કે, આ પ્રક્રિયા અનલોકટેડ જગ્યા (જ્યાં કાઢી નાખેલી ફાઇલો રહે છે) સાચવી શકતી નથી અને ફાઇલના સમયમાં અને અન્ય ડેટાને જે નકલ કરવામાં આવી છે તે બદલશે.

• પુરાવાને બચાવવા માટે રાહ જુઓ લાંબા સમય સુધી કમ્પ્યુટર કોઈ પણ સંરક્ષણ વિના કાર્યરત છે, વધુ સંભવ છે કે જે તમારી કંપનીની પરિસ્થિતિથી સંબંધિત ડેટાને કાયમી ધોરણે બદલી શકાશે અથવા ઓવરરાઇટ કરી શકાશે. હંમેશાં તમારા ઇલેક્ટ્રોનિક ડેટાને સાચવો જે તમને લાગે છે કે મુકદ્દમા શક્ય છે.
• સંગ્રહ સમયે યોગ્ય ચૈનની કસ્ટડી જાળવવામાં નિષ્ફળ. કથિત ઘટના પછી ઇલેક્ટ્રોનિક પુરાવાને ઍક્સેસ કરનારા દસ્તાવેજ નથી કરી શકતા, તે રસ્તાઓ નીચે સમસ્યાઓનું કારણ બની શકે છે. વિરોધ પક્ષોએ સંગ્રહ અને બચાવ પ્રક્રિયામાં છિદ્ર ઉતારી શકે છે. તેઓ એવી દલીલ કરી શકે છે કે જ્યારે કમ્પ્યુટર સુરક્ષિત રીતે સંગ્રહિત ન હતું અને વપરાયેલ ન હતાં ત્યારે ઉપકરણ પર ડેટા બદલાઇ ગયો હોત.

તમે તમારા કોર્પોરેટ ડેટા અને કર્મચારી માહિતીની ગુણવત્તા , મુકદ્દમા, પુનઃસ્થાપન અને માહિતીના નુકશાન સામે રક્ષણ માટેના હેતુઓ માટે રક્ષણ કરી શકો છો. અખંડિતતા જાળવી રાખવા અને તમારા ઇલેક્ટ્રોનિક ઉપકરણોની ઉપયોગીતા અને તેમના સંગ્રહિત ડેટા સાથે સમાધાન ન કરવા માટે અહીં દર્શાવેલ નિયમોને અનુસરો.