કર્મચારી રેકોર્ડ્સ કેટલો સમય એચઆર રાખશે?

ઉપર ચેતવણી: ફેડરલ કાયદાઓ અને રાજ્ય કાયદા મે અલગ પડી શકે છે

માનવ સંસાધનો વિશે મોટી બાબતોમાંની એક છે કે આપણી પાસે ઘણાં કાગળ છે. ટન અને ટન અને ટન મંજૂર, તે ઘણો ઇલેક્ટ્રોનિક આ દિવસ છે, પરંતુ સિદ્ધાંત હજુ પણ રહે છે. એચઆર રેકોર્ડ રાખવા અને, આપણે તે રેકોર્ડ્સ રાખવાની જરૂર છે, પણ કેટલો સમય?

અહીં એચઆર રેકોર્ડ રાખવાની મૂળભૂત માર્ગદર્શિકા છે. યાદ રાખો, જોકે, આ કાયદાના નિયમો આ દિશાનિર્દેશોથી બદલાઈ શકે છે. જો રાજ્યના કાયદાઓ અને ફેડરલ કાયદાઓ સંઘર્ષમાં હોય, તો હંમેશાં જે જરૂરિયાતો હોય તેના આધારે રેકોર્ડ્સ હંમેશા રાખો.

તે લાંબા સમય સુધી પૂરતી લાંબી કરતાં વધુ લાંબુ રાખવા માટે સારું છે.

રેકર્ડ્સ ભાડે: 1 વર્ષ

નોકરીની રજુઆત કરવાના નિર્ણય પછી એક વર્ષ માટે તમારે તમારા અરજદાર ટ્રેકિંગ સિસ્ટમ દ્વારા તમારી શોધનો રેકોર્ડ, રેઝ્યૂમ્સ, ઇન્ટરવ્યૂ નોટ્સ, ઍપ્લિકેશન્સ અને જોબ પોસ્ટિંગ્સ, અને તેમાંથી તમામ સેવિંગ્સ સેવ કરવાની જરૂર છે. તેથી, જો તમે કોઈ અરજદારને ઇન્ટરવ્યુ કરો છો અને સમગ્ર પ્રક્રિયા ત્રણ મહિના સુધી ટાળે છે, તો જ્યાં સુધી અંતિમ નિમણૂક નિર્ણય લેવામાં ન આવે ત્યાં સુધી ઘડિયાળ શરૂ થતી નથી.

શા માટે આવું કરવું છે? જો કોઈએ ક્યારેય તમારા ભાડા અંગેના નિર્ણય પર સવાલ કર્યો હોય, તો તમારે બતાવવું પડશે કે તમે ગેરકાયદેસર રીતે કોઈપણ રીતે , આકાર અથવા સ્વરૂપમાં ભેદભાવ નથી કર્યો . જેમ કે અસમર્થતા ધારો , શીર્ષક સાતમા અને અન્ય ઘણા લોકો જેવા કાયદા તમને બતાવવાની જરૂર છે કે તમે અનુપાલનમાં છો. આ રેકોર્ડ્સને જાળવી રાખવામાં આ તમને મદદ કરે છે.

ડ્રગ ટેસ્ટ રેકોર્ડ્સ: 1 વર્ષ અથવા 5 વર્ષ ટ્રાન્સપોર્ટેશન નોકરીઓ માટે

જો તમને રોજગારી માટે ડ્રગ પરીક્ષણની જરૂર હોય , તો તે ભરતીનો રેકોર્ડનો ભાગ છે અને તમારે એક વર્ષ માટે પરિણામોની કૉપિ રાખવી જોઈએ.

જો તમે અતિરિક્ત દવા પરીક્ષણ કરી રહ્યા હો, તો કામ પર અથવા કોઈ રેન્ડમ ચેકના ભાગરૂપે, તમે આ રેકોર્ડ્સને એક વર્ષ માટે જાળવી રાખવાની જરૂર છે જો કે, જો તમે પરિવહનના નિયમોના વિભાગને આધિન છો, તો પછી દવા પરીક્ષણના રેકોર્ડ માટે ન્યૂનતમ સમયનો ફ્રેમ પાંચ વર્ષ છે.

પગારપત્રક / ટાઇમકાર્ડ્સ, વગેરે .: 3 વર્ષ ન્યૂનતમ, 5 વર્ષ બાદ સમાપ્તિની ભલામણ

કાયદો માટે તમારે આ રેકોર્ડ્સને ત્રણ વર્ષ સુધી જાળવવાની જરૂર છે, પરંતુ તાજેતરના કાયદામાં તેનો અર્થ એ છે કે તે તેમને વધુ સમય સુધી રાખવા માટે તમારા માટે વધુ સ્માર્ટ હશે.

તમે દરેક કર્મચારીને કેટલી ચૂકવણી કરવામાં આવી હતી તેનો રેકોર્ડ જાળવી રાખવા માંગો છો અને તમારી કંપનીમાં તેમના સમગ્ર કાર્યકાળ માટે તેઓએ કેટલા કલાક કામ કર્યું હતું. કર્મચારીને છોડ્યા પછી ઓછામાં ઓછા પાંચ વર્ષ સુધી તમારા રેકોર્ડ્સને રાખો, અનુલક્ષીને કારણો.

મુક્તિ કર્મચારીઓ માટે, અલબત્ત, તમારે સમયના વિક્રમો જાળવવાની જરૂર નથી, કારણ કે તેમના પગાર તે જ છે, કામના કલાકોની સંખ્યાને અનુલક્ષીને. તેમ છતાં, જો તમે કોઈ કર્મચારીને મુક્તિ આપતા હોવ તો તેને મુક્તિ આપવામાં આવી હોત, જ્યારે તે બિન-મુક્તિ આપવામાં આવી હોત, આ કલાક કામ કરેલા રેકોર્ડ તમને ઓવ્ડ ટાઈમ ચૂકવવા માટે માર્ગદર્શન આપી શકે છે.

ખાતરી કરો કે તમે શામેલ કરો છો કે કેવી રીતે કંપનીએ ગણતરી કરેલ પગાર હમણાં પૂરતું, તમારે સીધું પગાર, પગાર વત્તા કમિશન, ઓવરટાઇમ, ટુકડો અથવા સીધી કલાક ચૂકવવો કે નહીં તે ટ્રૅક કરવાની જરૂર છે.

તમારે માત્ર પગાર અને ટેક્સના પ્રશ્નો માટે જ કરવાની જરૂર છે પરંતુ ઘણા અન્ય નિર્ણયો કામ કરેલા કલાકોની સંખ્યા પર આધાર રાખે છે. દાખલા તરીકે, એફએમએલએ માટેની લાયકાત વર્ષમાં કામ કરતા કલાકોની સંખ્યા પર આધારિત છે. જો તમારી પાસે પાર્ટ-ટાઇમ મુક્તિદાતા કર્મચારી હોય, તો તમે એફએમએલએની પાત્રતા નક્કી કરવા માટે સમય રેકોર્ડીંગની જરૂર ધ્યાનમાં લઇ શકો છો. તમારે સાબિત કરવા માટે પણ સક્ષમ બનવું જોઈએ કે તમે તમારા કામદારોને કામ કર્યાના કલાકો માટે ચૂકવણી કરી છે.

ફોર્મ I-9: હાયર કર્યા પછી 3 વર્ષ, સમાપ્તિના 1 વર્ષ પછી, પછીથી જે પણ હશે.

કમસે કમ કર્મચારી I-9 ફોર્મ, તમારા કર્મચારી રેકોર્ડ્સથી અલગ રાખવામાં આવે છે, કર્મચારીને ભાડે આપતા ત્રણ વર્ષ પછી અને રોજગાર સમાપ્તિ બાદ એક વર્ષ પછી, જે પછીથી પછીથી.

આરોગ્ય / પેન્શન લાભો માહિતી: 6 વર્ષ

ઓછામાં ઓછા છ વર્ષ માટે તમારા બધા લાભો માટે તમારે તમારી યોજનાઓની નોંધ રાખવાની જરૂર છે. અદાલતોમાં એવું માનવામાં આવે છે કે જો કોઈ કર્મચારી તમને દલીલ કરે છે, દાખલા તરીકે, તે વધુ પડતી પેન્શન મેળવવા પાત્ર છે, દાખલા તરીકે, તે સાબિત કરવાની નોકરીદાતાની જવાબદારી છે કે કર્મચારીની જવાબદારી તે નથી કે તે તેઓ કરે છે. તે બધા સારાંશ યોજના વર્ણન રાખો.

જો તમારી પાસે ભૂતપૂર્વ કર્મચારીઓ છે જે કોબ્રા માટે લાયક છે , તો તેમના સ્વાસ્થ્ય લાભો વિસ્તરે છે, તમારે છ વર્ષ સુધી તે રેકોર્ડ્સને સલામત રાખવા માટે રાખવી જોઈએ. કાયદો રીટેન્શનનો ઉલ્લેખ કરતું નથી, પરંતુ કેમ કે તે કર્મચારી નિવૃતિ આવક સુરક્ષા કાયદો (ERISA) હેઠળ અરજી કરી શકે છે, આ કાયદાને છ વર્ષ માટે રીટેન્શનની જરૂર છે. સલામત બાજુએ રહેવા માટે, તે રેકર્ડ્સને બહાર કાઢશો નહીં.

એફએમએલએ રેકોર્ડ્સ: 3 વર્ષ

જ્યારે એક કર્મચારીએ એફએમએલએને વિનંતી કરી હોય , તો તમારે તે કાગળનું પગેરું રાખવું જરૂરી છે, જો તમે રજા નકારશો તો પણ ખાતરી કરો કે તમે દરેક કર્મચારીની રજાનો ટ્રેક રાખો - જ્યારે તે પ્રારંભ થયો અને કેટલી સમયનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે જો કર્મચારીને એફએમએલએ વચગાળાની હોય, તો ખાતરી કરો કે તમે દરેક રજાને ટ્રેક કરો અને ઉપયોગમાં લેવાતી કલાકોની સંખ્યા દસ્તાવેજ કરો . તારીખો અને કલાકોની સંખ્યા દસ્તાવેજીકૃત કરવી જોઈએ. યાદ રાખો, રદબાતલ રજાનો ઉપયોગ એક દિવસમાં થોડા કલાકો માટે અથવા અઠવાડિયામાં થોડા દિવસ માટે થઈ શકે છે. તે બધા દસ્તાવેજ અને તે રેકોર્ડ રાખો.

યાદ રાખો, આ એક વ્યાપક સૂચિ નથી અને ફક્ત ફેડરલ કાયદા પર લાગુ થાય છે. જો તમે, ઉદાહરણ તરીકે, તમે ફેડરલ ઠેકેદાર હોવ અથવા તમારા રાજ્યના જુદા જુદા ધોરણો હોય તો તમે વધારાની રેકોર્ડ રીટેન્શન કાયદાને પાત્ર હોઈ શકો છો જ્યારે શંકા હોય ત્યારે, તેને બહાર ફેંકી દેતા નથી.

તમે સોસાયટી ઓફ હ્યુમન રિસોર્સ મેનેજમેન્ટ (SHRM) ખાતે રેકોર્ડ રાખવા અને ફરજિયાત રિપોર્ટિંગ વિશે વધારાના સ્રોતોને ઍક્સેસ કરી શકો છો.

ડિસક્લેમર: મહેરબાની કરીને નોંધ કરો કે અધિકૃત હોવા છતાં પૂરી પાડવામાં આવેલ માહિતી, ચોક્કસતા અને કાયદેસરતા માટે કોઈ ગેરેંટી નથી. આ સાઇટ વિશ્વ વ્યાપી દર્શકો દ્વારા વાંચવામાં આવે છે અને રોજગાર કાયદાઓ અને નિયમનો રાજ્યથી રાજ્ય અને દેશથી અલગ અલગ હોય છે. તમારા સ્થાન માટે ચોક્કસ તમારા કાનૂની અર્થઘટન અને નિર્ણયો યોગ્ય બનાવવા માટે કૃપા કરીને, કાનૂની સહાય, અથવા રાજ્ય, ફેડરલ અથવા આંતરરાષ્ટ્રીય સરકારી સ્રોતોમાંથી સહાય મેળવો. આ માહિતી માર્ગદર્શન, વિચારો અને સહાયતા માટે છે.