શું એમ્પ્લોયરો રેકોર્ડ એમ્પ્લોયરો જાળવી જોઈએ?

સ્માર્ટ એમ્પ્લોયરો કર્મચારી રેકોર્ડ્સ માટે 4 વિવિધ ફાઈલો જાળવી

એમ્પ્લોયર તરીકે જાળવવા માટે કર્મચારીના રેકોર્ડ્સ શું છે તે જાણવા માગો છો? એમ્પ્લોયર દરેક કર્મચારી માટે ચાર કર્મચારી રેકોર્ડ ફાઇલો જાળવે છે. વધુમાં, એમ્પ્લોયર બધા કર્મચારીઓ માટે અન્ય કર્મચારી રેકોર્ડ ફાઈલો જાળવી રાખે છે.

કર્મચારી રેકોર્ડ્સ કર્મચારી ફાઇલો

એક કર્મચારી ફાઈલ દરેક કર્મચારી માટે જાળવવામાં આવે છે. આ કર્મચારી ફાઈલોમાં ગોપનીય દસ્તાવેજો છે અને માનવ સંસાધન સ્ટાફ દ્વારા સંચાલિત અને સંચાલિત છે.

કર્મચારી ફાઇલો કેટલીક કંપનીઓમાં નોકરીદાતા, કર્મચારી અને કર્મચારીના મેનેજર દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાતા મુખ્ય કર્મચારી રેકોર્ડ છે.

અન્યમાં- અને આ કર્મચારી કર્મચારીની ફાઇલની આગ્રહણીય અભિગમ એ એચઆર પર પ્રતિબંધિત છે અને કર્મચારી દેખરેખ હેઠળ છે.

કર્મચારીઓની ફાઇલમાં લાક્ષણિક દસ્તાવેજોમાં રોજગાર અરજી , એક કુટુંબ કટોકટીનો સંપર્ક ફોર્મ, શિસ્તભંગના કાર્યવાહીનો ઇતિહાસ, રેઝ્યૂમે, કર્મચારી હેન્ડબુક રસીદ કર્મચારી બંધનો, નોકરીદાતા સાઇન ઓફ શીટ્સ, સામયિક મૂલ્યાંકન, જોબ મૂલ્યાંકન અથવા પ્રભાવમાં સમાવેશ થાય છે. વિકાસ યોજના, તાલીમ પ્રમાણપત્રો અને હાજરી પુરાવા, અને દરેક કર્મચારી વિશે વર્તમાન વ્યક્તિગત સંપર્ક માહિતી.

તમામ કર્મચારીઓની ફાઇલોમાં સમાન દસ્તાવેજો નથી પરંતુ દરેક કર્મચારીની પાસે કેટલાક દસ્તાવેજો છે જે સમાન છે. એક કર્મચારીની કામગીરીનું દસ્તાવેજીકરણ કર્મચારીની ફાઇલમાં નથી જો તે શિસ્તની કાર્યવાહી, એક પુરસ્કાર અથવા ઉત્કૃષ્ટ સિદ્ધિના કેટલાક અન્ય સંકેતોની આવશ્યકતા ધરાવતી નથી.

આવું રોજિંદા પ્રદર્શન નોંધ ફાઈલમાં છે, જે મેનેજરો કામગીરી, ધ્યેયો અને તેમના કર્મચારીઓના યોગદાનને ટ્રેક રાખે છે.

કર્મચારી રેકોર્ડ્સની પેરોલ ફાઇલો

પેરોલ ફાઇલો કર્મચારી રેકોર્ડ્સ જાળવી રાખે છે. પેરોલ ફાઇલોમાં કર્મચારીની નોકરી, વિભાગો, વળતર બદલાવો, સુશોભન, લોન અને અન્ય કર્મચારીને ચૂકવવા અને કર્મચારીના વળતર ઇતિહાસની નકલ રાખવા માટે આવશ્યક અન્ય માહિતીનો ઇતિહાસ છે.

પેરોલ ફાઇલમાં કર્મચારી દ્વારા ભરવામાં આવેલ ડબલ્યુ-2, ડબલ્યુ -4, અને સોશિયલ સિક્યોરિટી અટકાયત દસ્તાવેજો જેવા સરકારી સ્વરૂપોનો ઇતિહાસ હશે. ફાઇલમાં કર્મચારી લાભ માહિતી અને કર્મચારી પેચેકથી ચુકવણી પાછી ખેંચવાની પરવાનગી હશે.

કર્મચારી રેકોર્ડ્સની તબીબી ફાઇલો

એક કર્મચારી તબીબી ફાઇલ પણ એમ્પ્લોયર દ્વારા જાળવવામાં આવે છે. તબીબી ફાઇલમાં કર્મચારીનો રેકોર્ડ માનવ સંસાધનના નિયુક્ત કર્મચારીઓ સિવાયના કોઈપણને ઉપલબ્ધ નથી અને કર્મચારી કે જેમના રેકોર્ડ્સ ફાઇલમાં જાળવી રાખવામાં આવે છે. તબીબી ફાઇલોમાં ડોકટરની નોંધો, એફએમએલએ એપ્લિકેશન કાગળ, ડ્રગ ટેસ્ટની માહિતી, આવશ્યક ભૌતિક માહિતી અને આવા અન્ય દસ્તાવેજોનો સમાવેશ થાય છે, જે કર્મચારી અથવા તેના કુટુંબના સભ્યની તબીબી સ્વાસ્થ્ય સાથે સંબંધિત છે.

તબીબી ફાઇલો, કર્મચારી રેકોર્ડની ગુપ્તતાને કારણે, સૌથી વધુ સુરક્ષિત સંગ્રહ અને ગોપનીયતા પ્રાપ્ત કરે છે. એવી ભલામણ કરવામાં આવે છે કે તબીબી ફાઇલોને લૉક કરેલ ફાઇલ ડ્રોર્સમાં રાખવી જોઈએ કે જે રૂમમાં લૉક કરેલ છે જે એચઆર દ્વારા નિયુક્ત કર્મચારીઓ સિવાયના કર્મચારીઓને ઍક્સેસિબલ નથી.

કર્મચારી રેકોર્ડ્સની I-9 ફાઇલ્સ

I-9 ફાઇલ્સ ઘર કર્મચારી રેકોર્ડ કે જે તમામ કર્મચારીઓ માટે એક ફાઇલમાં જાળવવામાં આવે છે જે અન્ય કર્મચારી રેકોર્ડ્સથી અલગ છે.

એમ્પ્લોયરો સરકારી અધિકારીઓ અને કર્મચારીઓની ગુપ્તતા જાળવી રાખવા માટે અન્ય કર્મચારી રેકોર્ડ્સથી આ કર્મચારી રેકોર્ડને અલગ રાખે છે, જે કર્મચારી I-9s ની સમીક્ષા કરવા માટે અધિકૃત છે.

અલગ-અલગ સ્થાનમાં I-9s રાખીને તે સુનિશ્ચિત કરશે કે જો તમે ફેડરલ I-9 ફાઇલ સમીક્ષા માટે પસંદ કરેલ હોવ તો, સરકારી કર્મચારીઓ કર્મચારી અથવા તેના રોજગાર વિશેની કોઈપણ અન્ય રેકોર્ડને તમારા સંગઠન સાથે વાસ્તવિક રીતે અપવાદ સિવાય ઍક્સેસ કરી શકશે નહીં. I-9 ફોર્મ આ તપાસ દર વર્ષે વધી રહી છે તેથી તમારા કર્મચારીઓએ I-9 સ્વરૂપો યોગ્ય રીતે ભરી દીધા છે અથવા તમે દંડ અને સંભવિત જેલ સમયને પાત્ર હોઈ શકો છો.

કર્મચારીઓ દ્વારા કર્મચારી રેકોર્ડ્સની ઍક્સેસ

કર્મચારીઓ સામાન્ય કર્મચારીઓના કર્મચારીઓના સામાન્ય કારોબારી કલાકો દરમિયાન સંપર્ક કરીને તેમના કર્મચારી રેકોર્ડ્સને જોઈ શકે છે.

કોઈ કર્મચારી પોતાના રેકૉર્ડમાં કોઈ દસ્તાવેજને બદલી અથવા દૂર કરી શકે છે જે એચઆર કર્મચારી વ્યક્તિની હાજરીમાં જોઈ શકાય છે.

તમારે તમારી કર્મચારી હેન્ડબુકમાં કર્મચારી કર્મચારી રેકોર્ડ જોવાની નીતિ હોવી જરૂરી છે અને તેમની ફાઇલો જોવા માટે કર્મચારી અરજીઓને ધ્યાનમાં રાખીને તેને અંધાધૂંધપૂર્વક અનુસરો.

જો કોઈ કર્મચારી તમારી રોજગાર છોડ્યા પછી તેમના કર્મચારી રેકોર્ડની નકલ માટેની લેખિત વિનંતિ મોકલે છે, તો તમારે તેમને એક નકલ મોકલવાની જરૂર છે.

પ્રસંગોપાત, તમે એવા કર્મચારીને અનુભવો છો કે જેઓ તેમના હ્યુમન રિસોર્સિસ ડિપાર્ટમેન્ટ દ્વારા કયા પ્રકારના કર્મચારી રેકોર્ડ્સને જાળવી રાખ્યા છે તે અંગે શંકાસ્પદ છે. આ એવા કર્મચારીઓ છે કે જેઓ તેમની કર્મચારી ફાઇલોની નકલની વિનંતી કરી શકે છે. ફરીથી, ભેદભાવ વિના , ફાઇલની નકલ કરો અને તેને મોકલો. (તમે સંભવિત પ્રતિક્રિયા પ્રાપ્ત કરશો કે કર્મચારીને આશ્ચર્ય થયું હતું કે એચઆર કર્મચારી કેટલા નાના દસ્તાવેજોને જાળવી રાખે છે.)

કેટલાક ન્યાયક્ષેત્રોમાં, કર્મચારીઓને ડુપ્લિકેટિંગ અને ફાઈલ મોકલવાના ખર્ચ માટે ચાર્જ કરવો કાયદેસર છે.

ડિસક્લેમર: મહેરબાની કરીને નોંધ કરો કે અધિકૃત હોવા છતાં પૂરી પાડવામાં આવેલ માહિતી, ચોક્કસતા અને કાયદેસરતા માટે કોઈ ગેરેંટી નથી. આ સાઇટ વિશ્વ વ્યાપી દર્શકો દ્વારા વાંચવામાં આવે છે અને રોજગાર કાયદાઓ અને નિયમનો રાજ્યથી રાજ્ય અને દેશથી અલગ અલગ હોય છે. તમારા સ્થાન માટે ચોક્કસ તમારા કાનૂની અર્થઘટન અને નિર્ણયો યોગ્ય બનાવવા માટે કૃપા કરીને , કાનૂની સહાય , અથવા રાજ્ય, ફેડરલ અથવા આંતરરાષ્ટ્રીય સરકારી સ્રોતોમાંથી સહાય મેળવો. આ માહિતી માર્ગદર્શન, વિચારો અને સહાયતા માટે છે.