સભા નેતાઓ તેના લક્ષ્યાંકોને પ્રાપ્ત કરનાર સફળ સભાના મુખ્ય છે
કોણ સભા તરફ દોરી જાય છે?
બેઠક નેતા બેઠકો બનાવવા અને ટીમોને સફળ બનાવવામાં મહત્વની છે.
કર્મચારી જે મીટિંગ લીડર તરીકે કામ કરે છે તે અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે. કેટલાક બેઠકોમાં, નેતા એ વિભાગના વડા, ટીમ નેતા અથવા વરિષ્ઠ મેનેજમેન્ટ દ્વારા નિયુક્ત વ્યક્તિની પહેલ કરવા માટે છે. આ કર્મચારીઓને તેમના નેતૃત્વની ભૂમિકા માટે પસંદગી કરવામાં આવી હતી, કારણ કે તેઓ મેનેજર અથવા નેતા તરીકેની તેમની દેખીતો કુશળતા
અન્ય સમયે, એક કર્મચારી કુદરતી રીતે નેતા તરીકે ઊભરી શકે છે. આ નેતાઓ એવા કર્મચારીઓ છે કે જેઓ અન્ય કર્મચારીઓને આદર અને આદર આપે છે . અન્ય પ્રસંગો પર, ટીમ તમામ સભ્યોમાં નેતૃત્વની ભૂમિકાને ફેરવવાનું નક્કી કરી શકે છે. આ તમામ ટીમના સભ્યોને તેમની કુશળતાને મીટિંગ નેતાઓ તરીકે વિકસાવવા માટે અને સામાન્ય બેઠકોમાં સફળ સભાઓ બનાવવાનું ચાલુ રાખવા માટે પરવાનગી આપે છે.
સભા લીડરની જવાબદારીઓ
બેઠક મીટિંગ નેતાની મુખ્ય જવાબદારીઓ નીચે મુજબ છે.
- ધ્યેય, કાર્ય અથવા હેતુ કે જે પરિપૂર્ણ થયેલ હોવું જોઈએ તે નક્કી કરે છે. આ વારંવાર સોંપણી અથવા નેતાના કામ વર્ણનનો ભાગ છે.
- નક્કી કરે છે કે મીટિંગ ધ્યેય અથવા હેતુ મેળવવા અથવા ઇચ્છિત પરિણામ મેળવવા માટે શ્રેષ્ઠ શક્ય પદ્ધતિ છે. પ્રશ્નનો જવાબ આપો, શું મીટિંગની જરૂર છે?
- નક્કી કરે છે કે જે બેઠકમાં આયોજન કરવામાં મદદ કરવાની જરૂર છે.
- ટીમ સાથે અથવા નેતા તરીકે, બેઠક માટે કાર્યસૂચિ નક્કી કરે છે. (ચાલુ બેઠકોમાં, આ કાર્ય વર્તમાન બેઠકના અંતે પૂર્ણ થાય છે.)
- વહેંચાયેલ સંગઠનાત્મક કૅલેન્ડરનો ઉપયોગ કરીને, વારંવાર તારીખ, સમય અને સ્થાન નક્કી કરે છે.
- વાંચન, નાણાંકીય માહિતી, ઇતિહાસ, સંબંધિત ટીમ મીટિંગ મિટિંગ અને આગળ વગેરે જેવા પૂર્વ-કાર્યને એકઠા કરે છે.
- સહભાગીઓને આમંત્રિત કરે છે અને સોંપણીઓ અને પૂર્વ-કાર્ય વહેંચે છે જેથી શક્ય તેટલી સમયની પરવાનગી આપે છે જેથી સહભાગીઓ બેઠકમાં તૈયાર થાય.
- ખાતરી કરે છે કે કાર્યવાહી અને કોઈ પણ પ્રતિબદ્ધતા, કાર્યવાહી વસ્તુઓ, અથવા નિર્ણયો દસ્તાવેજ કરવા માટે મીટિંગમાં એક રેકોર્ડર અથવા મિનિટ લેનાર છે. એક સમયદર્શક નિયુક્ત કરે છે, જ્યારે મીટિંગના સુવ્યવસ્થિત વર્તન માટે જરૂરી હોય.
- સહભાગીઓને હૂંફાળવા અને એક પર્યાવરણ બનાવવા માટે આઇસબ્રેકરનો ઉપયોગ કરી શકે છે જેમાં મીટિંગ સહભાગીઓ એકબીજા સાથે સંપર્કવ્યવહાર કરવા અને વિચારો અને માહિતીનું વિમોચન કરવા માટે આરામદાયક છે.
- પ્રારંભમાં પહોંચે છે અને તેને કાર્ય પર રાખીને, ટ્રેક પર, અને તમામ સહભાગીઓને સંલગ્ન કરીને સભાઓ તરફ દોરી જાય છે જેથી દરેકને લાગે છે કે બેઠકમાં તેમની હાજરી આવશ્યક છે. આ તેની આગામી બેઠકમાં તેમની ભાગીદારીને ખાતરી કરે છે
- કંપનીની મીટિંગમાં મસાલા અપાય છે જેથી સહભાગીઓ નીરસ અને કંટાળો ન અનુભવતા હોય. શું આઇસબ્રેકર્સ, હ્યુમર અથવા મજા ઉદાહરણોનો ઉપયોગ કરવો, કોઈ હાસ્ય વિના કોઈ મીટિંગ સમાપ્ત થવી જોઈએ નહીં.
- ખાતરી કરે છે કે આગામી પગલાઓ અને કાર્યવાહી વસ્તુઓને સોંપવામાં અને નિયંત્રિત કરવામાં આવે છે.
- મીટિંગની ખોટી બાબતો અને આગામી બેઠક માટે કાર્યસૂચિની યોજના.
- બેઠકો વચ્ચે સહભાગીઓ સાથે ખાતરી કરો કે ક્રિયા વસ્તુઓ ટ્રેક પર છે અને સહાય અને / અથવા સંસાધનો ઓફર કરે છે જો સ્વયંસેવક સમસ્યાઓ અનુભવી રહ્યા હોય.
વધારાના નેતાઓની ભૂમિકાઓ
મીટિંગ લીડર આ જવાબદારીઓ લે છે પણ કમ્યુનિકેશન , રિપોર્ટિંગ અને ટીમના સાથી કામગીરી સાથે સંબંધ ધરાવે છે.
એક ટીમ અથવા સભાના દરેક સદસ્ય કે જે ક્રોસ-ફંક્શનલ છે તે તેના ડિપાર્ટમેન્ટ અથવા ફંક્શનને પ્રવૃત્તિઓ અને મીટિંગ અથવા ચાલી રહેલી ટીમની પ્રગતિ વિશે માહિતી આપવાની જવાબદારી ધરાવે છે. ટીમમાં અથવા મીટિંગમાં ન હોય તેવા સહકાર્યકરો તરફથી ઇનપુટ લેવાની જવાબદારી તેમની પાસે હોય છે. દરેક કર્મચારી દરેક સભામાં ભાગ લઈ શકતા નથી.
નેતાએ સિનિયર મેનેજરોને સામેલ કરવામાં અને અસરકારક સંદેશાવ્યવહાર અને પ્રતિક્રિયા દ્વારા જાણ કરવાની વધારાની જવાબદારી ધરાવે છે.
ટીમ અથવા સભાઓ, ખાસ કરીને સંસ્થા નેતાઓની બહારની કર્મચારીઓની માલિકીનું નિર્માણ, તેની ખાતરી કરે છે કે ટીમ અથવા મીટીંગ તેના ઉકેલો કે વિચારો વિકસાવવા, અમલીકરણ અને સંકલિત કરવામાં સફળ છે.
જો મીટિંગ પાર્ટિસિપન્ટ મીટિંગમાં બિનઅસરકારક રીતે પ્રદર્શન કરી રહ્યું હોય, તો મીટિંગની બહાર મીટિંગ અને અસરકારક કોચિંગ દરમિયાન અસરકારક મીટિંગ લીડર ટેકનિક દ્વારા વર્તનને સુધારવા માટે નેતાની જવાબદારી છે. મીટિંગના સહભાગી, જેણે પોતાના મંતવ્યો સાથેની મૌલિકતાને મૌન રાખવી અથવા તેમના માટે અન્ય સભ્યોની ટીકા કરવી જોઈએ, તે પહેલાં તે વ્યક્તિની મીટિંગ સફળતાને તોડે તે પહેલાં તે સુધારવું જોઈએ.
સહભાગીઓ આરામ અને પરિપક્વતાની એક સ્તર સુધી પહોંચી ત્યાં સુધી આ ક્રિયાઓ જરૂરી છે કે જે તેમને બિન-અસરકારક ઇવેન્ટ્સ પ્રગટ કરે છે અને નિષ્ક્રિય સભ્યોની પ્રગતિને અવરોધે છે તેમ પોતાને આત્મસમર્પણ કરીને નેતાને સહાય કરે છે.
અસરકારક મીટિંગ લીડર ગેરેંટી આપતું નથી કે પ્રોજેક્ટ અથવા ટીમ સફળતાપૂર્વક કરે છે, પરંતુ પ્રોજેક્ટ, વિભાગો, મીટિંગ્સ અથવા ટીમો સફળ થાય ત્યારે તે અથવા તેણી એક મુખ્ય યોગદાન પરિબળ છે.
મીટિંગ યોગ્ય સમયે લખવામાં અને વહેંચવામાં આવે ત્યારે મીટિંગ મીટિંગ્સ સફળ બેઠકો માટે અસરકારક યોગદાન આપે છે.