આ ટાઇમશિયેટ્સ પરના ડેટા ઇનપુટ, સામાન્ય રીતે ક્રિએટિવ ડિપાર્ટમેન્ટના સ્ટાફ દ્વારા, પ્રોજેક્ટના દરેક ભાગ પર ખર્ચવામાં આવેલા કલાકોને લૉગ કરે છે.
તે ફક્ત ઝુંબેશની રચનાનો અર્થ નથી, પરંતુ પ્રારંભિક પરિષદ , ક્લાઈન્ટ રજૂઆત, અને તે પણ કળીઓ અને ઉત્પાદન સ્ટુડિયોમાં ખર્ચવામાં સમય. જે સમયનો ખર્ચ થયો હોય તે રીતે સ્પષ્ટ ચિત્ર મેળવ્યા દ્વારા, એક એજન્સી અસરકારક રીતે વર્કલોડ, ક્લાઈન્ટ બિલિંગ વ્યવસ્થા, અને ટીમો વચ્ચે સમય ફાળવવામાં આવે તે રીતે નિયંત્રિત કરી શકે છે.
ટૂંકમાં ટાઇમ્સશીટ
જાહેરાતના પ્રારંભિક દિવસોમાં, તે યુગના ઘણા કાર્યોની જેમ પેન અને પેન્સિલો (અને ઘણી બધી ભૂંસી નાખતી) સાથે કાગળ પર જાતે જ રેકોર્ડ કરવામાં આવ્યો હતો. આ દિવસો, સમયનો કમ્પ્યુટર અથવા ટેબ્લેટમાં સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે જે બધી જાતોના અહેવાલો ખેંચી શકે છે. મોટાભાગની દુકાનોમાં ખૂબ સમાન નમૂનો છે જેમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:
- કાર્ય નંબર
- ક્લાઈન્ટ
- હાથમાં કાર્ય
- કોઈપણ અને તમામ સોંપાયેલ સ્ટાફ
- તારીખ અને કલાકની સંખ્યા કામ કરી
- કલાક દીઠ ભાવ
- ઓવરટાઇમ
ક્લાઈન્ટ માટે એક પ્રોજેક્ટ શરૂ કરતી વખતે, એકાઉન્ટ મેનેજર અથવા ટ્રાફિક મેનેજર નોકરી નંબર ખોલશે અને કલાકો ટ્રૅક કરવાનું શરૂ કરશે.
આ સામાન્ય રીતે ગ્રાહકને આપવામાં આવેલી દરખાસ્ત અથવા બોલીથી મેળ ખાય છે, અને મુખ્યત્વે તેમાં રહેલા કલાકોમાં ભાંગી જશે: સંશોધન, આયોજન અને વ્યૂહરચના, સર્જનાત્મક વિકાસ, ઉત્પાદન અને પ્રોજેક્ટ વહીવટીતંત્ર.
જો તમામ યોજનામાં જાય, તો પ્રોજેક્ટ પર ખર્ચવામાં આવેલા વાસ્તવિક કલાકો અંદાજ સાથે સરસ રીતે સંલગ્ન રહેશે, પરંતુ તે સામાન્ય રીતે કેસ નથી.
દિશામાં ફેરફાર, ક્લાયન્ટ પ્રતિસાદ અથવા સંક્ષિપ્તમાં ક્રેક કરવાની અસમર્થતાને આધારે સર્જનાત્મક વિકાસ ઘણીવાર પ્રક્રિયાની કોઈપણ અન્ય ભાગ કરતાં વધારે સમય લે છે. આ ક્લાયન્ટ સાથે તકરારનો એક મુદ્દો બની શકે છે કારણ કે તે સર્જનાત્મક સમય પર ઘણાં બધાં નાણાં ખર્ચવા માંગતા નથી કારણ કે સર્જનાત્મક વિભાગને ઉકેલની ઓળખ કરવામાં સમસ્યા આવી રહી છે.
જો કે, ટાઈમશીટને તે સમયે ટ્રૅક કરવા યોગ્ય રીતે ભરવું આવશ્યક છે અને ક્લાઈન્ટને બતાવશે કે નાણાં કેવી રીતે ખર્ચવામાં આવ્યા હતા, અને કેવી રીતે એજન્સી સંચાલિત છે. એ જોવાનું એક સારું રસ્તો છે કે શું કેટલાક પ્રોજેક્ટ્સ નફો ચાલુ કરવા માટે શ્રમ-સઘન છે અથવા અન્ય લોકો વધુ કામ માટે તે ક્લાયન્ટમાં રોકાણને યોગ્ય બનાવવા માટે ખૂબ જ આકર્ષક છે કે નહીં. અને ટૂંકમાં, તે ટાઇમશીટની ભૂમિકા છે.
ટાઇમ્સશીટ્સના ગુણ
અહીં શા માટે ટાઇમશિટ્સ કોઈપણ એજન્સીનો જીવલેણ છે:
- નાણાં - ટાઇમશિટ્સ એક એજન્સી (પણ ઘરમાં) દર્શાવે છે કે દરેક અભિયાનના દરેક ભાગ માટે કેટલા કલાક રેકોર્ડ કરવામાં આવ્યા હતા. તે સરળ છે તે જોવા માટે જો ક્લાઈન્ટના અનુયાયી તે મૂલ્યના છે, અથવા જો તે પ્રોજેક્ટ-દ્વારા-પ્રોજેક્ટ આધાર પર ક્લાઈન્ટ મૂકવા માટે સમય છે. ઇન-હાઉસ એજંસી સાથે, તે સમય સીધી રીતે બિલિંગ તરફ દોરી શકે નહીં, પરંતુ તે મેનેજમેન્ટનું પ્રદર્શન કરે છે કે તે સર્જનાત્મક વિભાગના સમયનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરે છે. જો તે શોધવામાં આવે છે કે તેઓ તેમના સમયના 90 ટકા સમયના વ્યવસાયના એક ભાગ પર ખર્ચી રહ્યાં છે, જે કેટલાક લાલ ફ્લેગ બનાવી શકે છે.
- પારદર્શિતા - જો ટાઇમશિટ્સ યોગ્ય રીતે કરવામાં આવે છે, તો તે સરળ છે કે જ્યાં વસ્તુઓ સહેલાઈથી કામ કરી રહી છે, અને જ્યાં અવરોધો અથવા બિનકાર્યક્ષમતામાં વિસર્પી છે. શા માટે એક કૉપિરાઇટ બીજા કરતાં એક ક્લાયન્ટ પર અડધા સમયનો ખર્ચ કરે છે? અને જો વધુ રચનાત્મકતાની જરૂર હોય, તો ટાઇમશીટ પરનો ઝડપી દેખાવ જો ડિપાર્ટમેન્ટ વધુ પડતો હોય તો તે જોશે.
- પ્રતિબદ્ધતા અને જવાબદારી - મોટાભાગના ગ્રાહકો અપેક્ષા રાખે છે કે કોઈ પ્રોજેક્ટ પર અમુક ચોક્કસ કલાકો ખર્ચવામાં આવે. જો તેઓ માનતા નથી કે જમણી રકમનો પ્રયાસ નોકરીમાં મૂકવામાં આવ્યો છે, તો ટાઇમશીટ્સ અન્યથા કહેવા માટે ડેટા આપી શકે છે. કેટલાક ગ્રાહકોને એજન્સીઓ પાસેથી કેટલી કિંમત મળે છે તે બતાવવાનો પણ તે એક માર્ગ છે.
- વિશ્લેષણ - ભૂતકાળની કામગીરી ઘણી વખત ભવિષ્યના સારા સૂચક છે. જો કોઈ ક્લાયન્ટ એજન્સીમાંથી જીવનને ચૂપ કરી રહ્યું છે અને દરેકને તે નરક બનાવે છે, તો ટાઇમશીટના ડેટા બતાવી શકે છે કે તે ક્લાયન્ટને આસપાસ રાખવા માટે યોગ્ય છે, અથવા જો તે તેમને જવા દેવાનો સમય છે સમીકરણની બીજી બાજુ, તે કેટલીક ક્લાયન્ટ્સની એજન્સીને નફાકારકતા બતાવી શકે છે, જેમાં ઓછામાં ઓછા સર્જનાત્મક કાર્યો અને પ્રયત્નો જરૂરી છે, પરંતુ રોકાણ પર મહત્તમ વળતર.
ટાઇમ્સશીટ્સના વિપક્ષ
તે તમામ વત્તા બિંદુઓ સાથે, સમસ્યા શું છે? ઠીક છે, એક કારણ એ છે કે ટાઇમશિટ્સ વૈશ્વિક સ્તરે એજન્સીના ક્રમાંકર્સને બાદ કરતાં લગભગ દરેકને ધિક્કારે છે:
- સમય - એજન્સીઓમાં ઘણાં લોકો, ખાસ કરીને સર્જનાત્મક વિભાગોમાં, તેમના કોઈ પણ સમયના વહીવટને સમર્પિત કરવા માંગતા નથી. રચનાત્મક તરીકે, કલાકો ભરવા માટે એક મહાન સર્જનાત્મક મગજને દૂર કરવા માટે તે હાનિકારક બની શકે છે. ઘણા એકાઉન્ટ મેનેજર પાસે સમાન સમસ્યાઓ છે. તે વ્યંગાત્મક છે, પરંતુ ટાઇમશીટ્સ માટેનો સમય ભાગ્યે જ ફાળવવામાં આવે છે.
- ભૂલો - આ સીધી જ પ્રથમ બિંદુ તરફ જાય છે. ઘણા રચનાત્મક મહિનાના બિલિંગ રિપોર્ટના અંત પહેલાની છેલ્લી ઘડી સુધી ટાઇમશીટ્સ છોડશે અને એનો અર્થ એ થાય છે કે ટાઇમશીટની ચોકસાઇ એકદમ સારી રીતે આઘાતજનક છે. યાદ રાખવું મુશ્કેલ છે કે તમે બે અઠવાડિયા પહેલાં એક કામ પર કેટલો સમય ગાળ્યો હતો, તેથી તે ઘણી વાર અનુમાનીત કાર્યનો એક ભાગ છે. જો ટાઇમશીટ્સ તમામ અનુમાનિત છે, તો તે તેમને લગભગ નકામી બનાવે છે.
- ગરીબ ફોકસ - સમય ઉત્તમ જાહેરાતનો એક મહાન સૂચક નથી એક દુકાન 40 કલાક પસાર કરી શકે છે અને નોટનું કંઈપણ ઉત્પાદન કરી શકતું નથી, અન્ય 10 કામ કરી શકે છે અને એક શ્રેષ્ઠ કૃતિ ઉત્પન્ન કરી શકે છે. ટાઇમશિટ્સ વિચારસરણીની ગુણવત્તાને રેકોર્ડ કરતા નથી, ફક્ત તે જ સમય પસાર કરીને
ટાઇમ્સશીટ્સનું ભવિષ્ય
ટાઇમશીટ્સ અહીં રહેવા માટે છે, અને તે જાતે જ કરવા જોઈએ. સ્વયંસંચાલિત સમય ટ્રેકિંગ કાર્ય કરતું નથી, કારણ કે તે મેન્યુઅલી પ્રારંભ અને અટકાવવાની જરૂર છે. જો તમે ઘડિયાળ શરૂ કરવાનું ભૂલી જાવ, તો તમે કલાકો ગુમાવો છો. તેને અટકાવવાનું ભૂલી જાવ અને અન્ય ગરીબ ક્લાયન્ટને બીજા પ્રોજેક્ટમાં ખર્ચવામાં આવેલા કામના કલાકો માટે બિલ આપવામાં આવ્યું છે. તે, બદલામાં, ઓવરબિલિંગ સાથે સમસ્યા (અને મુકદ્દમા પણ) તરફ દોરી શકે છે, અને મૂલ્યવાન ક્લાયન્ટનું નુકસાન.
સારો સમય ટ્રેકિંગની ખાતરી કરવાની એકમાત્ર રીત એ છે કે દરેકને દિવસમાં ઓછામાં ઓછા બે વાર એજન્સીના અપડેટ્સ ટાઇમ્સશીટમાં, લંચ પહેલાં એક વાર અને પછી ઘરે જતાં પહેલાં ફરીથી આગ્રહ રાખવો. જો આ થઈ જાય, તો ટાઇમશીટ્સ સચોટ અને મદદરૂપ થશે. અને જો તે થઈ રહ્યું નથી, તો એજન્સીઓને પ્રોત્સાહન સાથે સર્જનાત્મક થવું જોઈએ. સમય ટ્રેકિંગ પ્રક્રિયાને ઉત્તેજન આપવાની રીત શોધો
એવા કર્મચારીઓને આપો કે જેઓ તેમના સમયના સાપ્તાહિક બોનસ અથવા થોડા કલાકો શુક્રવારે બંધ કરે છે. તે સમય અને નાણાંની કચરો જેવા લાગે છે, પરંતુ અહીં સત્રના અમુક અઠવાડિયા જેટલા પ્રમાણમાં ટાઇમશીટ્સ વધુ સસ્તાં હોઈ શકે છે.