આ 10 ટીપ્સ કર્મચારીઓ તમારી મીટિંગ્સની પ્રશંસા કરશે
લોકો રસ ધરાવતા હોય છે, પરંતુ સૌથી અસરકારક બેઠકોમાં વિચાર-પ્રકોપ પ્રશ્નો અને જવાબો, ઑડિઓ-વિઝ્યુઅલ્સ અને સહભાગિતા સાથે તેમનું ધ્યાન ખેંચે છે. આ ટિપ્સ તમને સફળતા આપે છે.
- આઇસ-બ્રેકર અથવા વોર્મ-અપ પ્રવૃત્તિ સાથે તમારી મીટિંગ્સ, પ્રસ્તુતિઓ અને તાલીમ સત્રો શરૂ કરો. મોટી સભામાં અથવા ટૂંકા ગાળામાં, આઇસબ્રેકર એક જ પ્રશ્ન બની શકે છે જે લોકો તેમના પાડોશી સાથે વિચાર અને વાતચીત કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, એક પ્રશ્ન પૂછો જેના કારણે લોકો તેમના હાથ ઉભા કરે છે. આઇસ-બ્રેકરની લંબાઈ તમારી બેઠકની લંબાઈ પર નિર્ભર કરે છે, તેથી કુશળ રીતે યોજના બનાવો.
- તમારી પ્રેઝન્ટેશન પદ્ધતિઓને વૈવિધ્ય બનાવો જો દરેક વક્તા પ્રેક્ષકો સાથે વાત કરે છે, વ્યાખ્યાન સ્વરૂપમાં, રસ ધરાવતી હેડ્સને ટૂંક સમયમાં મંજૂરી મળે છે. લોકોને નાના જૂથોમાં વાત કરવા માટે કહો.
વિડિઓઝ, સ્લાઇડ્સ અને પાવરપોઈન્ટ પ્રસ્તુતિઓ અને ચિત્રો જેવી ઑડિઓ-વિઝ્યુઅલ સામગ્રીઓનો ઉપયોગ કરો. જો તમે નવી પેઇન્ટિંગ પ્રક્રિયા વિશે વાત કરી રહ્યા હો, તો પેઇન્ટેડ ભાગો પહેલા અને પછી તમારા કર્મચારીઓને બતાવો. હકારાત્મક ગ્રાહક સર્વેક્ષણો અને ટિપ્પણી કાર્ડ્સને પાર કરો - દર્શકોની સહભાગિતા અને ઉત્તેજના માટે અતિથિ બોલનારાઓને આમંત્રિત કરો તમારા ગ્રાહકો પાસે તેમની જરૂરિયાતો અને ગુણવત્તા જરૂરિયાતો વિશે તમારા કર્મચારીઓને કહેવું ઘણાં છે એક ક્લાઇન્ટ સંસ્થા જે બિન-નફાકારક, સખાવતી સંગઠનો સાથે ભાગીદારી કરે છે તે સંસ્થાઓ તરફથી તેમના દાન પ્રાપ્ત કરેલા મહેમાન સ્પીકર્સની સુવિધા આપે છે. તમારા કર્મચારીઓને નાણાંકીય રીતે સહાયતા કરનારા સંસ્થાઓ તરફથી સ્પીકર ડાઈનેમાઈટ છે
- સંવાદ ચાલુ થવાના પ્રશ્નો માટે પ્રોત્સાહિત કરો. લોકોને પ્રશ્નો પૂછવા પહેલાં બેઠકમાં અને બેઠક દરમિયાન. દરેક સ્પીકરને જવા માટે પ્રશ્નો માટે સમય આપો.
જો તમે તરત જ અને યોગ્ય રીતે પ્રશ્નનો જવાબ આપી શકતા ન હોવ, તો જ્યારે તમને સાચો જવાબ મળે ત્યારે તમે તેઓને પાછા મળશે. જો પ્રશ્નો સમય કરતાં વધી જાય, તો વિષય પર મીટિંગ સુનિશ્ચિત કરો.
- ઘણી વખત અવગણનાવાળી, પરંતુ નિર્ણાયક, સફળ બેઠકની યુક્તિ દરેક વક્તાને મોટેથી દરેક પ્રશ્નને પુનરાવર્તન કરવાનું કહે છે કે તે અથવા તેણીને પૂછવામાં આવે છે. પ્રશ્ન પૂછનાર વ્યક્તિ જાણે છે કે સ્પીકર પ્રશ્નને સમજે છે. મીટિંગમાં ભાગ લેનાર અન્ય લોકો આ પ્રશ્નનો જવાબ પણ સાંભળી શકે છે, એટલું જ નહીં, આ પ્રશ્નનો જવાબ નથી - કદાચ ખોટી રીતે - વક્તાના પ્રતિસાદથી.
- તમારી સામયિક મીટિંગ માટે લક્ષ્યો સેટ કરો તમે એક કલાકની બેઠકમાં કંપનીના વ્યવસાયના દરેક પાસાને રજૂ કરી શકતા નથી. તેથી, મહત્વપૂર્ણ, સમયસર મુદ્દાઓ નક્કી કરો અને તેમના પર મીટિંગનો સમય વિતાવવો. ધ્યાનમાં રાખીને હાજરી મોટાભાગના હિતમાં તેમજ લો.
યાદ રાખો, તમારી પાસે કંપનીની માહિતીની વાતચીત માટે અન્ય પદ્ધતિ છે કે જેમ કે યામર, Google Hangouts, GoToMeeting, વ્યવસાય માટે Skype, Floudock, ઇમેઇલ, અને IM જેવા કાર્યક્રમોનો સમાવેશ કરે છે વ્યૂહાત્મક કંપનીની માહિતીનું સંચાર મીટિંગમાં થવું પડતું નથી. - કાર્યસૂચિને કાળજીપૂર્વક રચના કરો મોટા ભાગના સહભાગીઓની જરૂરિયાતો અને રુચિઓને ઓળખો સારા સમાચારથી પ્રારંભ કરો જે હાજરીને સારું લાગે છે.
દર મહિને કાર્યસૂચિ પર સ્પીકર્સનો ક્રમ બદલાય છે તમે લોકો સમાનતા દ્વારા કંટાળો ન માંગતા નથી. સમગ્ર એજન્ડામાં જરૂરી વસ્તુઓનું વિતરણ કરો જેથી લોકો મીટિંગની સમાપ્તિને સંતોષતા નથી, અથવા લાગે છે કે અંતિમ વસ્તુઓ ઓછી મહત્વની છે. - વોલ સ્ટ્રીટ જર્નલમાં એક લેખ, જે ઘણા વર્ષો પહેલા જણાવે છે કે યુ.એસ. મેનેજર તે સમયે બે વાર યોગ્ય રીતે બેઠકોમાં 80% જેટલી બગાડ કરશે. પ્રથમ હંમેશા એજન્ડા હોવું જરૂરી હતું. બીજો સમય સમય પર શરૂ થવાનો હતો અને સમયનો અંત હતો . હું ઉમેરીશ કે તમારે દરેક સ્પીકરને તેમના વિષયને આવરી લેવા માટે જરૂરી સમયની રકમની મંજૂરી આપવાની જરૂર છે. તેમને તેમની સમય મર્યાદામાં રાખો - સરસ રીતે
- ભૌતિક વાતાવરણને ગોઠવો જેથી લોકો મીટિંગની સામગ્રીને ધ્યાન આપી શકે. કોઈએ તમારા સ્પીકર્સની બાજુમાં અથવા બાજુમાં બેસવું જોઈએ નહીં. બધા હાજરી માટે બેઠકો છે તેની ખાતરી કરો, અને જો નોંધ લેવાની આવશ્યકતા છે, તો સપાટી પર લખવાનું પણ છે. ખાતરી કરો કે વિઝ્યુઅલ્સ દૃશ્યક્ષમ છે, અને તે લોકો સાંભળી શકે છે. તમને માઇક્રોફોનનો ઉપયોગ કરવાની જરૂર પડી શકે છે તમે જોવા માટે રૂમની આસપાસ પ્રોપ્સ અથવા નમૂનાઓ પસાર કરી શકો છો.
- મીટિંગમાં ખોરાકની શક્તિનું ઓછું મૂલ્યાંકન ક્યારેય કરશો નહીં. ખોરાક વાતાવરણને આરામ આપે છે, લોકોને આરામદાયક લાગે છે, લોકો હકારાત્મક ઊર્જાનું સ્તર જાળવી રાખે છે અને ટીમના સાથીદારની રચના કરે છે. ખાતરી કરો કે તમે તમારા જૂથની વિવિધ જરૂરિયાતોને પૂરી કરો છો જે તમે સેવા આપતા હોવ છો. ઉદાહરણ તરીકે, ડોનટ્સ ઉપરાંત ફળ અને દહીં પણ આપો. નિયમિત ફ્રાન્ક્સ સાથે શાકાહારી અને કોશર હોટ ડોગ્સ ઓફર કરે છે.
તમને સફળ સભા માટે શું જરૂર છે:
- સ્પીકર સ્ટેન્ડ અથવા કોષ્ટક
- માઇક્રોફોન
- એજન્ડા
- દ્રશ્ય સાધનો