તમારી તૈયારી નક્કી કરે છે કે શું તમે તમારા ઇચ્છિત પરિણામો પ્રાપ્ત કરશો?
મીટિંગની મિનિટો સાથે સંમેલનમાં , દસ્તાવેજો કે જે સહભાગીઓને એક મીટિંગ બાદ મેળવવામાં આવે છે, કાર્યસૂચિ મીટિંગ માટેની યોજના છે અને અગાઉની મીટિંગ માટે અહેવાલ ફોલો-અપ છે.
જ્યારે તમે કોઈ સભા માટે એક એજન્ડા વિકસાવી શકો છો કે જે નિયમિતપણે સુનિશ્ચિત નથી, ત્યારે નીચેના પગલાં તમને મદદ કરશે. પાછળથી આ લેખમાં, તમે નિયમિત સુનિશ્ચિત બેઠક માટે એક એજન્ડા નમૂનો જોશો. બે પ્રકારની બેઠકો સમાન એજન્ડા વસ્તુઓ શેર કરે છે પરંતુ બરાબર એ જ નથી.
સભા એજન્ડા વિકસાવવી
પ્રથમ, ઓળખી કાઢો કે તમે અન્ય કર્મચારીઓની જરૂર છે કે જેથી તમે બેઠકની યોજના ઘડી શકો. પછી, નક્કી કરો કે તમે બેઠકને હોલ્ડિંગ દ્વારા શું પરિપૂર્ણ થવાની આશા રાખશો. તમારી મીટિંગ માટે યોગ્ય ધ્યેયો સ્થાપિત કરો તમે સેટ કરો છો તે ગોલ અસરકારક મીટિંગ પ્લાન માટે માળખું સ્થાપિત કરશે. નિશ્ચિત કરો કે તમે તમારી મીટિંગની સમયમર્યાદામાં વ્યાજબી રૂપે હાંસલ કરતાં વધુ આયોજન કર્યું નથી.
જેમ જેમ સ્ટીફન કોવેઇએ "અત્યંત અસરકારક લોકોની સાત આહાર" માં જણાવ્યું હતું, "અંતમાં ધ્યાનમાંથી શરૂ કરો." તમારી મીટિંગનો હેતુ મીટિંગના ધ્યાન, મીટિંગ કાર્યસૂચિ અને મીટિંગ સહભાગીઓને નિર્ધારિત કરશે.
એક એજન્ડા બનાવીએ બેઠક માટે યોજના બનાવી છે.
તમે મુખ્ય ધ્યેય અથવા હેતુથી શરૂ કરો છો જે તમે બેઠકને હોલ્ડિંગ દ્વારા પરિપૂર્ણ કરવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છો. એકવાર તમે તમારા લક્ષ્ય પર નિર્ણય લીધા પછી, તમારે એ નક્કી કરવાની જરૂર છે કે શું તમને તમારા કાર્યાલયની યોજના માટે વધારાના કર્મચારીઓની સહાયની જરૂર છે કે નહીં. જો હા, તો તેમને તમારી મીટિંગ કાર્યસૂચિ સામાન્ય રીતે ઇમેઇલ અથવા ટેક્સ્ટ દ્વારા બનાવવા માટે આમંત્રિત કરો જેથી કોઈ વધારાના મીટિંગની જરૂર ન બનાવી શકે.
તમે તમારી મીટિંગ એજન્ડા વિકસાવવાના નિર્ણયો લો
તમારા એકંદર લક્ષ્યાંક નક્કી કર્યા પછી, તમે અથવા તમારી ટીમને નીચેના નિર્ણયો લેવાની જરૂર છે. મીટિંગનો હેતુ અથવા ધ્યેય ઉપરાંત, આ દરેક વસ્તુઓ બેઠકના એજન્ડા પર દેખાય છે.
- વાસ્તવિક બેઠક માટે જરૂરી સહભાગીઓ,
- વસ્તુઓ કે જે ચર્ચા અથવા ક્રિયા જરૂર છે કે જે લક્ષ્ય અથવા હેતુની સિદ્ધિ તરફ દોરી જશે,
- તમે જૂથની અપેક્ષા કરો તે સમયની દરેક વસ્તુની ચર્ચા માટે જરૂર પડશે,
- બેઠક માટે તારીખ અને સમય,
- યોગ્ય સ્થાન, જે બેઠક માટે તમામ સહભાગીઓને અનુકૂળ રાખશે,
- બેઠક માટે પૂર્વ-કાર્ય તેમાં કોઈ વાંચન, દસ્તાવેજીકરણ , ડેટા, મીટિંગની મીટિંગ્સ, અથવા કોઈ અન્ય તૈયારીનો સમાવેશ થશે જે તમારી વાસ્તવિક મીટિંગને સફળ બનાવશે. જ્યારે તમે આમંત્રિત સહભાગીઓને તેમને વિતરિત કરો ત્યારે આ તૈયારી બેઠક નોટિસ અને કાર્યસૂચિ સાથે જોડાયેલી હોવી જોઈએ.
ઉપરોક્ત નિર્ણયની વસ્તુઓ ઉપરાંત સ્ટાન્ડર્ડ મીટીંગ એજન્ડા વસ્તુઓનો સમાવેશ થવો જોઈએ:
- મીટિંગના હેતુ, કાર્યસૂચિ અને અપેક્ષિત પરિણામો અને ઉત્પાદનની સમીક્ષા કરો.
- પહેલાંની મિનિટોની સમીક્ષા કરો.
- અગાઉની મીટિંગમાં કરેલી પ્રતિબદ્ધતાઓ અને કાર્યવાહી વસ્તુઓ પર સહભાગીઓની પ્રગતિની સમીક્ષા કરો.
- નોંધ લેનાર અથવા નેતાને અંતિમ સદસ્યતા વસ્તુ તરીકે વર્તમાન બેઠક દરમિયાન સહભાગીઓ દ્વારા કરેલા પ્રતિબદ્ધતાઓની સમીક્ષા કરવાની જરૂર છે.
તમારી સભા એજન્ડા પરિપૂર્ણ કરવા માટે કોણ ભાગ લેવો તે નક્કી કરો
એકવાર તમે નક્કી કર્યું છે કે તમારી ધ્યેય પૂર્ણ કરવા માટે મીટિંગ આવશ્યક છે, તમારે સહભાગીઓની યાદી વિકસાવવાની જરૂર છે
દરેક કર્મચારી દરેક મીટિંગમાં ભાગ લઈ શકે કે નહી જોઇએ, પરંતુ યોગ્ય સહભાગીઓને આમંત્રિત કરવાથી સફળતાની શક્યતાઓમાં વધારો થશે.
તમારા સભા એજન્ડા પરિપૂર્ણ કરવા માટે જરૂરી સહભાગીઓ ઓળખો કેવી રીતે
તમારા સહભાગીઓને એક સમય અથવા સંક્ષિપ્ત શ્રેણીની સભાઓ અથવા નિયમિત સુનિશ્ચિત અથવા ચાલુ સભા માટે પોતાને નીચેના પ્રશ્નો જેવા પ્રશ્નો પૂછવા માટે નક્કી કરો.
- જૂથ વિકસાવેલા ઉકેલની માલિકી કોણ હોવી જોઈએ?
- જૂથની ચર્ચા કરનારી પ્રક્રિયા માલિકી કોણ ધરાવે છે?
- તમે વિતરણ કરી રહ્યાં છો તે માહિતીને જાણવાની જરૂર છે?
- નિર્ણય લેવા માર્ગદર્શક માહિતી અને હકીકતો કોણ આપી શકે?
- જૂથ સાથે શેર કરવા માટે અનુભવ અથવા કુશળતા કોણ ધરાવે છે?
- કોઈપણ ઉકેલો અથવા ક્રિયાઓના અમલીકરણને કોણ ટેકો આપવો જોઇએ?
- બેઠક પરિણામ પૂર્ણ કરવા માટે કોને પરવાનગી અથવા સંસાધનો આપવો જોઈએ?
- કોઈપણ ઉકેલો કે દિશાના અમલીકરણનો વિરોધ કોણ કરી શકે?
શું તમને નિયમિત રીતે સુનિશ્ચિત બેઠકો માટે સભા એજન્ડાની જરૂર છે?
દરેક મીટિંગને વૈવિધ્યપૂર્ણ વિકસિત કાર્યસૂચિની જરૂર નથી. મોટાભાગના કર્મચારીઓ નિયમિતપણે તેમના વિભાગો અથવા વર્કગ્રુપ માટે સભાઓ ગોઠવે છે. તમારી પાસે તમારી ટીમ અને પ્રોજેક્ટ છે જેમાં તમે ભાગ લો છો
એક ચાલુ પ્રકલ્પને દરેક સભા માટે નવા વિકસિત કાર્યસૂચિની આવશ્યકતા આવતી નથી, પણ તમારી સભાને તમારી મીટિંગમાં પ્રમાણભૂત અભિગમ અપનાવીને સારી રીતે સેવા મળશે.
નિયમિત સુનિશ્ચિત કર્મચારી બેઠકને ત્રણ સેગમેન્ટમાં વહેંચી દેવામાં આવે છે, જેમાં પ્રત્યેક ધોરણ કાર્યસૂચિની વસ્તુઓ છે: માહિતીપ્રદ વસ્તુઓ, ક્રિયા વસ્તુઓ, અને ફોરવર્ડ પ્લાનિંગ.
નિયમિત સુનિશ્ચિત બેઠકો માટે સભા એજન્ડાના ઘટકો
માહિતીપ્રદ વસ્તુઓ
દરેક સભા માટે જાણકારી ધરાવતી કોઈપણ એજન્ડા વસ્તુઓ લખો. ઉદાહરણ તરીકે, મેનેજર વરિષ્ઠ મેનેજમેન્ટ મીટિંગના પરિણામો પર જૂથને સુધારે છે.
ક્રિયા આઈટમ્સ
કાર્યસૂચિ પર કોઈપણ વસ્તુ જે તમે અપેક્ષા રાખીએ છીએ તે દરેક નિયમિત સુનિશ્ચિત સભામાં સમીક્ષા કરવા માંગશે. ઉદાહરણ તરીકે, સમય ગાળા માટે બજેટમાં કામગીરી અને ખર્ચ બચતની ઓળખ અને સતત સુધારાઓ જૂથને હાંસલ કરવાની યોજના છે.
ફોરવર્ડ પ્લાનિંગ
એજન્ડા કોઈપણ વસ્તુ કે જે જૂથ માટે યોજના અથવા અગાઉથી માટે તૈયાર કરવા માંગે છે તે સ્થળે મૂકો. ઉદાહરણ તરીકે, આવતા મહિને ટૂંકા ગાળાના ધ્યેયો અથવા આગામી સોંપણીઓમાં સહકાર્યકરોની સહાયની જરૂર છે.
જો તમે આ માર્ગદર્શિકાને અનુસરો છો, જ્યારે તમે તમારી મીટિંગ કાર્યસૂચિનો વિકાસ કરો છો, તો તમે સંભાવનાને વધારશો કે તમારી મીટિંગ પરિણામ ઉત્પન્ન કરશે.
નિયમિત રીતે સુનિશ્ચિત સભા માટે નમૂના બેઠક કાર્યસૂચિ
આ સભા એજન્ડા નિયમિત સુનિશ્ચિત સભા માટે ઉપયોગ કરો કે જેથી તમારી મીટિંગ તમને મળતા પરિણામો ઉત્પન્ન કરે.
- ગરમ-અપ અને શુભેચ્છાઓ જૂથ કેટલી વાર મળે છે તેના આધારે સંક્ષિપ્ત બરફબેરંગીનો વિચાર કરો.
- મીટિંગના હેતુ, કાર્યસૂચિ અને અપેક્ષિત પરિણામો અને ઉત્પાદનની સમીક્ષા કરો.
- પહેલાંની મિનિટોની સમીક્ષા કરો.
- ટીમની જરૂરિયાત મુજબ યોગ્ય વિભાગીય અને કંપનીની માહિતી પૂરી પાડો
- ક્રિયા વસ્તુઓ, ક્રિયા યોજનાઓ અને વચનો પર પ્રગતિની સમીક્ષા કરો. ગોલ પર જૂથ પ્રગતિની સમીક્ષા કરો
- આ બેઠક માટે કાર્યસૂચિની વસ્તુઓ વિશે ચર્ચા કરો અને નિર્ણયો કરો.
- આગામી પગલાં ઓળખો
- આગામી મીટિંગ માટે હેતુ, પરિણામ અને કાર્યસૂચિને ઓળખો.
- મીટિંગના અંતે, નોટ લેનારને મીટિંગ દરમિયાન લોકો દ્વારા કરેલા વચનોની સમીક્ષા કરવી જોઈએ.
- જૂથમાં ન હોય તેવા લોકો પાસેથી જરૂરી સહાયની ઓળખ કરો અને સંપર્ક કરવા માટે સહભાગીઓને અસાઇન કરો.
- નક્કી કરો કે મીટિંગના સહભાગીઓની બહાર શું છે તે જાણવા અને નક્કી કરો કે તમે કેવી રીતે સંચાર પૂર્ણ કરશો.
- મીટિંગના 24 કલાકની અંદર અથવા તાત્કાલિક જો નોટ લેનાર ઇલેક્ટ્રોનિકલી (નોર્મ) નોટ્સ લીધો હોય તો મિનિટ મોકલો.
અસરકારક સભાઓ હોલ્ડિંગ સંબંધિત વધુ