તમે પરિણામ નિર્માણ કરવા માટે આયોજન, આગેવાની અને સભાને સંચાલિત કરી શકો છો
જો તમે આ બેઠક વ્યવસ્થાપનની કોઈ પણ તકને ઉપેક્ષા કરો છો, તો તમારી સભાઓ અને ટીમો તમારા રોકાણના સમયમાંથી તમે જે ફળ માંગો છો તે સહન કરશે નહીં. અપેક્ષિત, હકારાત્મક અને રચનાત્મક પરિણામો પ્રાપ્ત કરવા માટે તમારા પ્રતિભાગીઓને માર્ગદર્શન આપવા માટે આ બાર બેઠક વ્યવસ્થાપન ટિપ્સ લો.
અસરકારક બેઠકોને ખાતરી કરવા માટે મીટિંગ પહેલાં શું કરવું
મીટિંગ પરિણામો પૂર્ણ કરવા માટે પાયાની રચના મીટિંગ પહેલાં કાર્યવાહી. તમે બધા જરૂરી ફોલોઅપ્સ કરી શકો છો પરંતુ શરૂ કરવા માટે અસરકારક મીટિંગ યોજના વિના, તમારા પરિણામો તમને નિરાશ કરશે. આ ટીપ્સ તમે આયોજન અને યોજના અમલમાં મદદ કરશે.
મીટિંગની યોજના બનાવો
અસરકારક બેઠકો કે જે પરિણામો ઉત્પન્ન બેઠક આયોજન સાથે શરૂ થાય છે. પ્રથમ, ઓળખી કાઢો કે તમે અન્ય કર્મચારીઓની જરૂર છે કે જેથી તમે બેઠકની યોજના ઘડી શકો. પછી, નક્કી કરો કે તમે બેઠકને હોલ્ડિંગ દ્વારા શું પરિપૂર્ણ થવાની આશા રાખશો. તમારી મીટિંગ માટે યોગ્ય ધ્યેયો સ્થાપિત કરો
તમે સેટ કરો છો તે ગોલ અસરકારક મીટિંગ પ્લાન માટે માળખું સ્થાપિત કરશે. જેમ સ્ટીફન કોવેઇ અત્યંત અસરકારક લોકોની સાત આહારમાં કહે છે, "અંતને ધ્યાનમાં રાખીને શરૂ કરો." તમારી મીટિંગનો હેતુ મીટિંગ ફોકસ, મીટિંગ એજન્ડા , અને મીટિંગ સહભાગીઓને હેતુસર પૂર્ણ કરવાની જરૂર છે તે નક્કી કરશે.
ખાતરી કરો કે તમારે સભા કરવાની જરૂર છે
એકવાર તમે તમારી મીટિંગ યોજનાને વિકસિત કરી લો તે પછી, સુનિશ્ચિત કરો કે સમૂહ ગોલ્સ પૂરા કરવા માટે મીટિંગ એક યોગ્ય વાહન છે. જ્યારે તમે હાજર રહેલા લોકોના સમય માટે હિસાબ કરો ત્યારે બેઠકમાં સુનિશ્ચિત કરો અને પકડી રાખો, તેથી તે નક્કી કરવા માટે પ્રયત્નો કરો કે સમસ્યાનું સમાધાન, પ્રક્રિયામાં સુધારો , અથવા ચાલુ પ્લાન બનાવવાની શ્રેષ્ઠ તક છે .
તમે શોધી શકો છો કે તમે ઇવેન્ટ ચર્ચા સાથે અથવા કંપની ન્યૂઝલેટર દ્વારા માહિતીની વિતરણ અને વિનંતી કરીને મીટિંગના ધ્યેયો પૂર્ણ કરી શકો છો. ખાતરી કરો કે મીટિંગની આવશ્યકતા છે અને તમારા માટે માત્ર વધુ અનુકૂળ નથી - તમે તમારી મીટિંગ પ્રતિભાગીઓમાંથી સારા પરિણામો મેળવશો જ્યારે તમે ખરેખર તેમની જરૂરિયાતોનો સંગ્રહ કરી લીધાં છો.
સભામાં યોગ્ય ભાગીદારીની ખાતરી કરો
જો મીટિંગ એ તમારા લક્ષ્યોને પૂર્ણ કરવા માટે યોગ્ય માધ્યમ છે , તો સહભાગીઓને તપાસો કે જેઓ સફળ થવા માટે મીટિંગમાં હાજર રહે. બેઠકમાં હાજર રહેવા માટે આવશ્યક હાજરી ઉપલબ્ધ હોવી આવશ્યક છે.
નિર્ણાયક સ્ટાફ સભ્યો વિના બેઠક હોલ્ડિંગ બદલે બેઠકમાં મુલતવી રાખવું. જો કોઈ પ્રતિનિધિ નિર્ણાયક નિર્ણય ઉત્પાદકની જગ્યાએ જાય છે, તો ખાતરી કરો કે નિયુક્ત સ્ટાફ મેમ્બર પાસે નિર્ણયો લેવાનો અથવા બેઠકને મુલતવી રાખવાની સત્તા છે.
મીટિંગ પહેલાં પ્રિ-વર્ક વિતરણ અને સમીક્ષા કરો
મિટિંગ ફેસિલિટેટર દ્વારા હૅન્ડઆઉટ્સના રીમમાંથી પસાર થવું અથવા ચર્ચા માટે માઇક્રોસોફ્ટ પાવરપોઈન્ટ સ્લાઈડને રજૂ કરવાથી તમે કેટલી બેઠકોમાં ભાગ લીધો છે? નિરાશાજનક? તમે હોડ કરો મીટિંગ એક જૂથ વાંચી શકાય છે, ધ્યેય સિદ્ધિઓ માટે ભાગ્યે જ ઉત્પાદક છે.
જયારે મીટિંગ યોજવા માટેના ઉદ્દેશ્યોનો નિર્ણય નિર્ણયો લેવાનો અને પ્રશ્નોના જવાબ આપવા માટે હોય છે, ત્યારે વાંચવામાં આવતું જૂથ લોકોના સમયની શરમજનક કચરો છે.
તમે બેઠકોને વધુ ઉત્પાદક બનાવી શકો છો અને વાસ્તવિક બેઠકની અગાઉથી જરુરી કામ પૂરું કરીને પરિણામોને સુનિશ્ચિત કરી શકો છો. સભા પૂર્વે 48 કલાક પૂર્વે કામકાજ, ચાર્ટ્સ, આલેખ અને વાંચન સામગ્રી પૂરો પાડવાથી મીટિંગની સફળતાને પ્રભાવિત કરવામાં આવે છે. વધુ તૈયારી સમય તમે ફાળવશો, વધુ સારી રીતે તૈયાર લોકો તમારી મીટિંગ માટે હશે.
દસ્તાવેજીકરણ કે જે તમને મીટિંગ લક્ષ્યો હાંસલ કરવામાં મદદ કરશે તેમાં અહેવાલો શામેલ હોઈ શકે છે; માહિતી, ચાર્ટ, અને સ્પર્ધાત્મક માહિતીની લિંક્સ, વેચાણની તારીખ, અને ઉત્પાદન યોજના; માઈક્રોસોફ્ટ પાવરપોઈન્ટ સ્લાઈડ્સ જે કી ચર્ચાના મુદ્દાઓને સમજાવે છે; અને મિટિંગ , નોંધો અને અગાઉ અથવા સંબંધિત બેઠકો અને પ્રોજેક્ટ્સમાંથી અનુવર્તી.
પૂર્વ કામ, માહિતી વાંચવા, સમયસર વિતરણ કરવા માટેના લિંક્સની પણ ગંભીર અપેક્ષા સાથે બેઠકમાં પહેલાં હાજરી આપનારાઓ પૂર્વ-કાર્ય વાંચશે, તેની ખાતરી કરવામાં આવશે કે તમારી મીટિંગ સફળ થાય છે.
અસરકારક બેઠકોને ખાતરી કરવા માટે સભા દરમિયાન
સભા સમયનો અસરકારક ઉપયોગ વિષય માટે ઉત્સાહ બનાવે છે. તે સહભાગીઓ તરફથી પ્રતિબદ્ધતા અને સિદ્ધિની લાગણી પેદા કરે છે. લોકો તેમના રોજ-બ-રોજના પડકારો કરતાં મોટી વસ્તુનો ભાગ અનુભવે છે. આથી, અનુપાલન માટેના સ્ટેજને સુયોજિત કરેલી સારી સગવડવાળી સક્રિય સભા મીટિંગ પરિણામો ઉત્પન્ન કરશે.
અસરકારક સભા સુવિધા
મીટિંગ લીડર સેટિંગ સહભાગીઓ વચ્ચે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા માટે સકારાત્મક, ઉત્પાદક સ્વર સુયોજિત કરે છે. અસરકારક મીટિંગ સુવિધાને લક્ષ્યાંકો, અથવા અપેક્ષિત પરિણામો અને કાર્યસૂચિની સમીક્ષા સાથે શરૂ થાય છે. સહાયક જૂથ સભ્યોને ધ્યાન કેન્દ્રિત અને ઉત્પાદક રહેવા માટે મદદ કરે છે.
મીટિંગ ડીઝાઇન અને એજન્ડાએ મીટિંગ માટે માળખા નક્કી કરી. એક અસરકારક સુવિધાકારક, જે ટ્રેક પર સહભાગીઓને રાખે છે, બેઠકમાંથી અપેક્ષિત, ઇચ્છિત પરિણામોની સિદ્ધિ ખાતરી કરે છે.
મીટિંગમાં પ્રિ-વર્કનો ઉપયોગ કરો
મીટિંગ દરમિયાન સભા પહેલાં પૂરા-કાર્ય અને અન્ય માહિતીનો ઉપયોગ કરો અથવા સંદર્ભ આપો. તમે સહભાગીઓને આવશ્યક પરિણામો પૂર્ણ કરવા માટે અભિન્ન અંગની સામગ્રીની સમીક્ષા કરવા માટે આગળ આવશ્યક સમય પસાર કરવા માટેની જરૂરિયાતને વધુ મજબુત બનાવો છો.
તમારા સહભાગીઓ તમારી મીટિંગ્સમાં ભાગ લેવા પહેલાં તૈયારી કરશે અને તમારા પરિણામો નક્કર તૈયારી અને નેતૃત્વની સાક્ષી આપશે. કોઈ એક સહભાગીની આંખોમાં બિનપાયાદાર, વ્યંજન, અથવા યોગદાન આપતું નથી દેખાડવા માંગે છે
ક્રિયાઓમાં દરેક સહભાગીને સામેલ કરો
દરેક વર્કગ્રુપમાં વિવિધ વ્યક્તિત્વ હોય છે જે બેઠકો માટે બતાવવામાં આવે છે. તમારી પાસે શાંત સહકાર્યકરો અને લોકો દરેક પ્લેટફોર્મ પર પ્રભુત્વ કરવાનો પ્રયાસ કરે છે. મીટિંગની સવલત કે આવવાથી, તમારે દરેક પ્રતિભાગીને મીટિંગ ગોલની સિદ્ધિમાં સામેલ કરવાની જરૂર છે.
આ ખાતરી કરે છે કે દરેક સહભાગીને બેઠકના વિષય અને ફોલો-અપમાં રોકાણ કરવામાં આવે છે. તમે ટેકરી ઉપર દરેક વ્યક્તિને દબાણ કરવાના એક પ્રભાવી સ્ટાફ વ્યક્તિની સરખામણીમાં ખેંચીને સમગ્ર ટીમ સાથે વધુ પરિણામો પૂર્ણ કરી શકશો.
એક અસરકારક મીટિંગ ફોલો-અપ પ્લાન બનાવો
મીટિંગ દરમિયાન, ક્રિયા વસ્તુઓ સાથે ફોલો-અપ પ્લાન બનાવો. અસરકારક યોજનાઓ નીચેનાનો સમાવેશ કરે છે
- ચોક્કસ ક્રિયા આઇટમ,
- જે ક્રિયા વસ્તુની સિદ્ધિ "માલિકી" માટે પ્રતિબદ્ધ છે તે વ્યક્તિનું નામ,
- ક્રિયા આઇટમની નિયત તારીખ, અને
- ક્રિયા આઇટમની સમાપ્તિનું બંધારણ શું છે તે અંગેનો એક કરાર
વાસ્તવિક જીવનની પરિસ્થિતિઓ અને સફળતા માટે બાધિતારોની ચર્ચા કરો કે જે ટીમના સભ્યો અનુભવ કરી શકે છે કારણ કે તે વસ્તુઓને પૂર્ણ કરવાનો પ્રયાસ કરે છે જે આવશ્યક પરિણામ ઉત્પન્ન કરશે. તમારી આગામી મીટિંગ માટે સમય સેટ કરો, જો જરૂર હોય, તો સહભાગીઓ હાજરીમાં છે.
અસરકારક બેઠકોને ખાતરી કરવા માટેની સભા પછી
મીટિંગ પહેલા અને તે દરમિયાન ક્રિયાઓ અને આયોજન, અપેક્ષિત, હકારાત્મક, અને રચનાત્મક પરિણામો પ્રાપ્ત કરવામાં તમારી મદદરૂપ ભૂમિકા ભજવે છે. મીટિંગને પગલે આપની ક્રિયાઓ જ નિર્ણાયક છે. આગામી સુનિશ્ચિત બેઠકમાં અનુવર્તી પરિણામોને સુનિશ્ચિત કરવા માટે ક્યારેય પૂરતું રોકાણ નથી.
સભા મિનિટ પ્રકાશિત કરો
24 કલાકની અંદર તમારા મિનિટ અને એક્શન પ્લાન પ્રકાશિત કરીને પ્રારંભ કરો લોકો તરત જ ક્રિયા વસ્તુઓ પર પ્રારંભ જો તેઓ પરિણામો માટે સૌથી અસરકારક રીતે ફાળો આપશે. તેઓ હજુ પણ મીટિંગની તાજી મેમરી, પસંદગીની દિશા માટે ચર્ચા અને તર્ક છે.
તેઓ ઉત્સાહી અને પ્રારંભ કરવા માટે તૈયાર રહે છે. મિનિટોના વિતરણમાં વિલંબથી તમારા પરિણામોને નુકસાન થશે કારણ કે મોટાભાગના લોકો તેમની પ્રતિબદ્ધતાઓને હલ કરવાનું શરૂ કરતા પહેલા મિનિટોની રાહ જોતા હોય છે.
અસરકારક મીટિંગ ફોલો-અપ
સમય મર્યાદાને ધ્યાનમાં રાખીને અને અનુપાલન કરવાથી તમારી બેઠકોમાંથી પરિણામો પ્રાપ્ત કરવામાં તમને મદદ મળશે. આ બેઠકમાં સમયમર્યાદા નક્કી કરવામાં આવી હતી. મીટિંગ બાદ, ક્રિયાશીલ વસ્તુ ધરાવતી દરેક વ્યક્તિએ તેમની પ્રતિબદ્ધતાની તેમની વ્યક્તિગત સિદ્ધિની યોજના બનાવવી જોઈએ.
શું તેઓ તેમના આયોજકમાં પગલાઓ લખે છે, અન્ય કર્મચારીને કાર્યોનું સંચાલન કરે છે, અથવા ફક્ત કાર્ય પૂર્ણ કરો, વ્યક્તિગત અનુવર્તી માટે જવાબદાર છે
તેથી બેઠક આયોજક છે તમે મીટિંગ પરિણામોને દરેક વ્યક્તિ સાથે અનુસરીને કરી શકો છો, જેમની પાસે સભાઓ વચ્ચે કાર્યવાહી વસ્તુ મધ્યમ હોય. તમારો ધ્યેય પ્રગતિ તપાસો અને કાર્યો કરવાનું ચાલુ રાખવાનું છે. યાદ રાખો કે તમે શું પૂછી શકો છો તે પૂર્ણ થાય છે.
આગળની મીટિંગ દરમિયાન ફોલો-અપ માટેની જવાબદારી
શું તમે ક્યારેય એક અનુવર્તી મીટિંગમાં બેઠા છો કે જેમાં દરેક સહભાગી જૂથને કહેવામાં આવે છે કે શા માટે તેઓ તેમની પ્રતિબદ્ધતા પૂર્ણ કરવામાં અક્ષમ હતા? પરિણામ ખેદજનક છે. પરિણામો માટે જવાબદારીના ધોરણ અથવા કસ્ટમની સ્થાપના તમારી મીટિંગ ચક્રની શરૂઆતમાં શરૂ થાય છે.
સભાઓ વચ્ચે મધ્યસ્થી દ્વારા ફલિટિએટર દ્વારા ફોલો-અપ કરવામાં મદદ મળે છે, પરંતુ જૂથએ પ્રતિબંધો અસ્વીકાર્ય રાખવાની નિષ્ફળતા કરવી જોઈએ. આગામી મીટિંગમાં પ્રગતિ અને પરિણામો અંગેની જાણ કરો અને અપેક્ષા રાખો કે બધા પૂર્ણ થઈ જશે. વૈકલ્પિક રીતે, આગલી મીટિંગમાં પ્રગતિ તપાસો અને જો પ્રગતિ માટે કોઈ પ્રત્યક્ષ રોડબ્લોક છે, તો કેવી રીતે આગળ વધવું તે નક્કી કરો
સતત સુધારણા માટે મીટિંગ પ્રક્રિયામાં વિલંબ
દરેક મીટિંગમાં નાબૂદ કરવાની પ્રથા સતત સુધારણા માટે એક શક્તિશાળી સાધન છે. વર્તમાન મીટિંગ પ્રક્રિયા વિશે અસરકારક અથવા બિનઅસરકારક શું છે તે અંગે સહભાગીઓ ચર્ચા કરે છે. તેઓ પ્રગતિની પણ ચર્ચા કરે છે જે તેઓ માને છે કે જૂથ જે મુદ્દા પર યોજાયો હતો તે વિષય પર જૂથ બનાવે છે.
અન્ય સ્તરે સતત સુધારણા કરવાથી, સફળ ટીમો તેમના સમગ્ર પ્રોજેક્ટ તેમજ પરિણામોને કેવી રીતે અસરકારક રીતે સંચાલિત કરે છે તે નિર્ધારિત કરવાની પ્રક્રિયાને રજૂ કરે છે. ભવિષ્યની બેઠકો મૂલ્યાંકન દર્શાવે છે સંગઠન પરિણામો બનાવવા માટે બેઠકો એક વધુ અસરકારક સાધન તરીકે વિકસિત થાય છે.
નિષ્કર્ષ
સુવ્યવસ્થિત અને અમલીકરણ બેઠકોમાંથી પરિણામો પ્રાપ્ત કરી શકાય છે અને ધારી શકાય છે. આ બાર ભલામણોને અનુસરીને ખાતરી કરો કે મીટિંગ હાજરી બેઠકોમાં રોકાણ કરતી વખતે અપેક્ષિત, સકારાત્મક અને રચનાત્મક પરિણામો પ્રાપ્ત કરે છે. તમારી સંસ્થા તમારી સિદ્ધિને પુરવાર કરશે અને જ્યારે તમે આ અસરકારક મીટિંગ ટીપ્સનો ઉપયોગ કરો ત્યારે તમારા સહકાર્યકરો તમને પ્રેમ કરશે.