સભાઓ વધુ ઉત્પાદક બનાવવા માટે સવલતનો ઉપયોગ કરો
સહાયક વ્યક્તિની મુખ્ય ભૂમિકા એ જૂથ દિશા-નિર્દેશોને જાળવી રાખવા અને એક જ દિશામાં એકસાથે ખસેડવાની દ્વારા જૂથ આયોજન સત્ર અથવા મીટિંગમાં મૂલ્ય ઉમેરવાનું છે.
ફેસિલિટેટર એ ખાતરી પણ કરે છે કે દરેક ગ્રુપ મેમ્બર મીટિંગમાં ભાગ લે છે.
ગ્રુપ ફેસિલિટેશન
જૂથો અથવા ટીમ્સની સુવિધા આંતરિક કર્મચારીઓ, અથવા બાહ્ય સલાહકારો દ્વારા પ્રદાન કરવામાં આવે છે, જે આમાં કુશળ છે:
- સામગ્રી અને માહિતી પ્રસ્તુત કરવી,
- પ્રક્રિયાને ડિઝાઇન અને રચના કરવી જે જૂથને તેના હેતુઓ સિદ્ધ કરવામાં સહાય કરે છે,
- મીટિંગ , તાલીમ, ટીમ મકાન સત્ર અથવા અન્ય વર્ક ઇવેન્ટ માટે યોગ્ય માળખું પૂરું પાડવું, જેથી જૂથનું મિશન સત્રમાં પૂર્ણ થાય,
- મીટિંગના પરિણામ માટે શેર કરેલી જવાબદારીને પ્રોત્સાહન આપવું, અને
- સહભાગીઓને પ્રશ્નોના જવાબો અને સમસ્યાઓના ઉકેલ માટે આગળ દોરવા.
વ્યક્તિગત સુવિધા
જ્યારે વ્યક્તિ પ્રક્રિયામાં ભાગ લે છે ત્યારે તે સામાન્ય રીતે હોય છે કારણ કે બે અથવા વધુ કર્મચારીઓ સંઘર્ષ , અસંમતિ, પરસ્પર ધ્યેય સેટ કરવાની જરૂર છે, અથવા કોઈ પ્રોજેક્ટ, પ્રક્રિયા અથવા અનુભવને ઉતારવામાં જરૂર છે. એક કુશળ સુવિધાકાર પોતાના કર્મચારીઓ દ્વારા તેમના પ્રશ્નોના પરસ્પર સંતોષકારક ઉકેલ સુધી પહોંચવા માટે જરૂરી માળખું, સામગ્રી અને પ્રક્રિયા પ્રદાન કરી શકે છે.
ફેસિલેશન પ્રદાન કરનારા વ્યક્તિઓનાં લાક્ષણિકતાઓ
ફેસિલીટેશન એક એવી કુશળ કુશળતા છે જે આવા લક્ષણો દર્શાવતી વ્યક્તિઓ માટે સૌથી કુદરતી રીતે આવે છે:
- મજબૂત જૂથ નેતૃત્વ કુશળતા,
- જૂથ પ્રક્રિયાઓ અને માળખાઓનો ડીપ જ્ઞાન,
- જૂથ અને આંતરવ્યક્તિત્વ ગતિશીલતાના જ્ઞાન અને મૌખિક અને અમૌખિક પ્રત્યાયનની સમજ ,
- સભા પ્રતિભાગીઓની ભાગીદારીને પ્રોત્સાહિત કરે તે રીતે સર્જનાત્મક અને ટીમ નિર્માણ સામગ્રીને સર્જનાત્મક રીતે પ્રસ્તુત કરવાની ક્ષમતા,
- લોકો અને તેમની પરિસ્થિતિઓ માટે સહાનુભૂતિ,
- શક્તિશાળી શ્રવણ અને સંચાર કૌશલ્ય, અને
- જૂથના ઇચ્છિત પરિણામોનું નિર્માણ કરવા માટે જૂથના હસ્તક્ષેપો અને ઇવેન્ટ્સને ગોઠવવાની ક્ષમતા.
એક કુશળ સુવિધા આપનારની આગેવાની હેઠળ, મીટિંગ્સ, ટીમ બિલ્ડિંગ સેશન્સ અને ટ્રેનિંગ વર્ગો કોઈ નેતા વગર પરિણામો પ્રાપ્ત કરી શકતા નથી. તે એટલા માટે છે કે જૂથમાં ટીમના સહભાગીઓમાં ઘણીવાર તેમની પોતાની કાર્ય પ્રક્રિયાઓ સરળતાપૂર્વક કરવા માટે કુશળતા, પરવાનગી અને સપોર્ટની જરૂર નથી.
બેઠકોમાં સ્પર્ધાત્મક વાતચીત ટાળવો
કાર્યાલયમાં લોકો સાથે અસરકારક કાર્યરત સંબંધો રાખવો ઘણી વાર મુશ્કેલ છે. આ તે છે જ્યાં સુગમતા હાથમાં આવે છે. બેઠકોમાં અસરકારક જૂથ સુગમતા સ્પર્ધાત્મક વાતચીતો ધરાવતી મુશ્કેલ લોકોની ક્રિયાપ્રતિક્રિયાને સંચાલિત કરે છે.
બે કે તેથી વધુ સભાના સભ્યો વચ્ચે બંધ-મુદ્દા વાતચીત સમયને બગાડે છે, જૂથની પ્રગતિને અટકાવે છે, અને સમગ્ર વ્યક્તિને વ્યક્તિઓના યોગદાનને મર્યાદિત કરે છે. વધુમાં, કેટલાક નાના સમૂહોમાં સ્પર્ધાત્મક વાતચીત, વિષય પર હોવા છતાં, ટીમના સભ્યોને આંતરદૃષ્ટિથી વંચિત કરે છે કે જે ટીમના સભ્યોની ચર્ચા છે.
આ આખરે બેઠકોમાં મર્યાદિત વિચારોનું ઉત્પાદન કરે છે.
શું તમે મીટિંગ લીડર, મેનેજર, અથવા ગ્રુપ મેમ્બર છો, જ્યારે જૂથના સભ્યો એક સમયે એક કરતાં વધુ ચર્ચાઓ ધરાવે છે ત્યારે તમે જૂથને પાછા એકસાથે લાવવા માટે નીચેના વિચારોનો ઉપયોગ કરી શકો છો.
સ્પર્ધાત્મક વાતચીત મેનેજિંગ
- અમૌખિક સંદેશાવ્યવહારનો ઉપયોગ કરો: એક ક્ષણ માટે ભાગ લેનારાઓ પર સતત જુઓ. જોયા કરતી વખતે તમારા ભુરો એકત્ર કરો, અથવા સહભાગીઓને ઝગડો જે વ્યકિત એક મિનિટ માટે ફ્લોર ધરાવે છે જ્યારે અન્ય સહભાગીઓ જૂથમાં ફરી જોડાશે. આમ કરવાથી ડરશો નહીં - તે મૅનેજરનો અથવા ટીમ નેતાની બેઠકોને નિયંત્રિત કરવા માટેનો એક ભાગ છે.
- એક પ્રશ્ન પૂછો: સ્પર્ધાત્મક વાતચીતમાં ભાગ લેતા ગ્રુપ સભ્યોમાંથી એક પર કૉલ કરો. સભામાં ચર્ચામાં સંક્ષિપ્ત સારાંશ સાથે, તેના અથવા તેણીના અભિપ્રાય માટે પૂછો. બેઠકમાં બાકીના લોકો સાથે તેમના વિચારો શેર કરવા તેમને પૂછો.
કહો, "હું માનું છું કે અમે આ બાબતે તમારા વિચારોમાં રસ ધરાવીએ છીએ, કેરી." આ તમારા માટે થોડી અસ્વસ્થતા હોઈ શકે છે, પરંતુ તે બે હેતુઓની સેવા આપે છે: તે મુખ્ય વાતચીતમાં બાજુની વાતચીતને લાવે છે અને તે દરેક વ્યક્તિને જણાવશે કે વર્તન અનુકૂળ નથી.
- શબ્દશઃ હસ્તક્ષેપ કરો: સમૂહ ચર્ચા અથવા ગુસ્સોનો ઉપયોગ કર્યા વિના જૂથ ચર્ચામાં ફરી જોડાવા માટે સ્પર્ધાત્મક વાતચીતમાં ભાગ લેનારા જૂથ સભ્યોને સીધા જ પૂછો. કહો, "હું ભયભીત છું કે જ્યારે બધા એક જ સમયે વાત કરી રહ્યા હોય ત્યારે સારા વિચારો ખોવાઈ જાય છે. મને ખબર છે કે હું આ બધા વિચારોનો નજર રાખી શકતો નથી." સામાન્ય રીતે, આ યુક્તિને લોકોમાં ખેંચી લેવાના બીજા અથવા ત્રીજા પ્રયાસરૂપે તેનો ઉપયોગ કરવાનું સારું છે. તે સીધી અને ખૂબ જ અસરકારક છે પરંતુ ટીમના સભ્યોને મૂંઝવણમાં મૂકી શકે છે.
- ગ્રુપ સિગ્નલ સ્થાપિત કરો: ગ્રુપ સિગ્નલ સહભાગીઓને એક સમયે એક ચર્ચાને યાદ કરાવવાની યાદ અપાવે છે . એક સિગ્નલ જે અસરકારક રીતે કાર્ય કરે છે તે એક સભાને સૂચવવા માટે એક તર્જની હોલ્ડિંગને અનુસરતા બિન-મૌખિક સમયનો સંકેત કરે છે. ટીમના સભ્યો વચ્ચે સારો સંબંધ હોય તો, મજાક એ એક અસરકારક સાધન બની શકે છે. કંઈક અજમાવી જુઓ, "હેય, જ્હોન અને જેન, તમારા વિશ્વ ટેકઓવરની યોજના બનાવવાની કોશિશ કરો અને મીટિંગમાં પાછા આવો."
સભાઓ માં વાતચીત સ્પર્ધા વિશે અંતિમ શબ્દ
લોકો બિઝનેસ મીટિંગમાં હાજરી આપતા તેમના કામના સપ્તાહનો સારો ભાગ વિતાવે છે. મેનેજર અથવા મીટિંગ નેતા તરીકે તમારી જવાબદારી છે કે જેથી કર્મચારીઓ તેમના સમયનો સારો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છે. અસરકારક મીટિંગ મેનેજમેન્ટ તેમનો સમય સાચવે છે અને બાજુની વાતચીતોને નિયંત્રિત કરીને તમે ખાતરી કરી શકો છો કે બેઠક વિષય પર રહે છે અને ગુણવત્તાયુક્ત કામ કરે છે.