કેવી રીતે સભા મિનિટનું રેકોર્ડિંગ (અને શા માટે)
મિનિટમાં સામાન્ય રીતે સમાવેશ થાય છે:
- સહભાગીઓ નામો,
- એજન્ડા વસ્તુઓ આવરી ,
- સહભાગીઓ દ્વારા કરવામાં આવેલા નિર્ણયો,
- સહભાગીઓ દ્વારા પ્રતિબદ્ધ ફોલો-અપ ક્રિયાઓ,
- જવાબદારીઓ પૂરા કરવા માટેની તારીખો, અને
- ભાવિ રીવ્યૂ અથવા ઇતિહાસ માટે દસ્તાવેજીકૃત કરવાના કોઈપણ અન્ય ઇવેન્ટ્સ અથવા ચર્ચાઓ.
આદર્શ બેઠક મીટિંગ સહભાગીઓ દ્વારા કરવામાં આવતી મીટિંગ અને જવાબદારીઓ દરમિયાન કરવામાં આવેલા નિર્ણયો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે. પ્રતિબદ્ધતાઓને સંતોષીને વહેંચાયેલ સમજૂતી માટે જવાબદારીઓની તારીખો અને કોઈ અન્ય વિગતો જરૂરી છે.
ઐતિહાસિક દસ્તાવેજ તરીકે સભા મિનિટ
એક ઐતિહાસિક દસ્તાવેજ તરીકે, તેઓ મહત્ત્વના વિચારો અથવા ચર્ચાઓના દસ્તાવેજીકરણ માટે ઉપયોગી છે, જેના કારણે નિર્ણય લેવામાં આવ્યો. ઉદાહરણ તરીકે, જ્યારે સદસ્ય સભ્ય કહે છે કે "જ્યારે આપણે આ લક્ષ્ય પસંદ કર્યું ત્યારે અમે શું વિચારી રહ્યા હતા."
અસરકારક મીટિંગ મિનિટ્સમાં પાંચ વિકલ્પોની ચર્ચા કરવામાં આવી છે અને અન્ય ઉપલબ્ધ રસ્તાઓ પર શા માટે એકને પસંદ કરવામાં આવ્યો તે મુખ્ય કારણ.
લાક્ષણિક વ્યાપાર બેઠક માટે અસરકારક બેઠક મીટિંગમાં દરેક ચર્ચાને રેકોર્ડ કરવાની જરૂર નથી.
તેઓ શું કરવાની જરૂર નથી, અને ન જોઈએ, જેમણે શું કહ્યું હતું તે જણાવો. નોર, શું તેઓ દરેક સહભાગી વિગતવાર શું કહે છે દસ્તાવેજ કરીશું. આપવામાં આવેલ ઉદાહરણમાં, દરેક શબ્દ લખવાની જગ્યાએ અસરકારક નોંધ લેનાર ચર્ચાને સારાંશ આપે છે.
(ઓળખી લો કે આ નિયમ અન્ય પ્રકારની બેઠકો માટે અલગ અલગ છે જેમ કે કાનૂની કાર્યવાહી, અદાલતની સુનાવણી, અને તેથી આગળ.
આ મિનિટ માટે વાતચીત અને નિવેદનોનો એક ચોક્કસ રેકોર્ડની જરૂર નથી.) પરંતુ, તમારી સામાન્ય કાર્યસ્થળે મીટિંગ નથી.
ક્યારે અને કેવી રીતે સભા મિનિટ શેર કરો
આદર્શરીતે, મીટિંગના અંતમાં ઇલેક્ટ્રોનિકલી સહભાગીઓને મળવા માટે મીટિંગ મિનિટોનો પ્રસાર થાય છે. આ કરવાથી, સહભાગીઓને તેમની જવાબદારીઓ અને મુદતોની તાત્કાલિક સૂચના છે. જો આ શક્ય ન હોય તો (ઉદાહરણ તરીકે, નોંધ લેનાર ભૂલોને સાફ કરવા માંગે છે) નોંધ લેનાર બેઠકના 24 કલાકની અંદર મીટિંગ મિનિટનો પ્રસાર કરવો જોઇએ.
મિનિટો મીટિંગ દરમિયાન કરવામાં આવેલ વચનબદ્ધ ટીમના સભ્યોની સ્મૃતિપત્ર તરીકે સેવા આપે છે. તેઓ સહભાગીઓને તેમની કૅલેન્ડર્સમાં મીટિંગની પ્રતિબદ્ધતાઓને સ્થાનાંતરિત કરવામાં અને યાદીઓ કરવા માટે મદદ કરે છે. તેઓ કોઈ પણ આઇટમની રિમાઇન્ડર તરીકે સેવા આપે છે જે આગામી મીટિંગ પહેલાં સહભાગીઓ સુધી પહોંચાડવી જોઈએ.
(આ સભાઓ સાથેની સૌથી વધુ મહત્વની સમસ્યાઓમાંની એકને દૂર કરી શકે છે, સામાન્ય રીતે બેઠકમાં માહિતી બહાર કાઢવી જેથી સહભાગીઓ વાતચીતને બદલે મીટિંગમાં વાંચન કરવાનું વિતાવે.) બધા પછી, મીટિંગના મુદ્દા પર વાતચીત નથી થતી? અન્ય કંઈપણ માટે, તમારી પાસે ઇમેઇલ અને યામર જેવા સાધનો છે.
તમે આગલી મીટિંગની શરૂઆતમાં તમારી પહેલાં મીટિંગની મિનિટોની સમીક્ષા કરવા માગો જેથી લોકો તેને ચોકસાઈ અને આગળનાં પગલાં માટે તપાસ કરી શકે.
મીટિંગ યોગ્ય સમયે લખવામાં અને વહેંચવામાં આવે ત્યારે મીટિંગ મીટિંગ્સ સફળ બેઠકો માટે અસરકારક યોગદાન આપે છે. આ ખાસ કરીને સાચું છે જ્યારે એક ટીમ મજબૂત ધોરણોની રચના કરે છે જે તેના કારોબારી સફળતાને ટેકો આપે છે .
સંગઠનો સભાગૃહો લેવાનું કેવી રીતે સંભાળે છે?
મીટિંગની સફળતા માટે જટિલ , નોટ લેનાર અથવા રેકોર્ડર સહભાગીઓ, ઇતિહાસ અને કર્મચારીઓ માટે મીટિંગને દસ્તાવેજીકૃત કરે છે જેમને મીટિંગમાં શું થયું છે તે જાણવાની જરૂર છે. સંપૂર્ણ મિટિંગ મિનિટ્સ વિના, સફળતા માટેની મીટિંગની શક્યતા ઘટી રહી છે.
મીટિંગ મિનિટો લેનાર કર્મચારી સામાન્ય રીતે ટીમનો સભ્ય છે અને મીટિંગમાં ભાગ લેતી વખતે નોંધ લે છે. સભાઓ કે જે કાનૂની અથવા સરકારી સંબંધિત કાર્યવાહી, વિભાગીકરણ અથવા સુનાવણી, આવશ્યક કોર્પોરેટ બોર્ડની બેઠકો અથવા જુબાની જેવી આવશ્યકતાઓ ધરાવે છે, બિન ભાગ લેનાર વ્યકિત અધિકૃત મિનિટો લે છે અને ઘણી વાર કાર્યવાહી નોંધે છે
મિનિટો રેકોર્ડ કરેલો કર્મચારી ચોક્કસપણે રેકોર્ડ કરવા માટે વિગતવાર કાન હોય છે. મિનિટો રેકોર્ડ કરતી વખતે કર્મચારીએ મીટિંગમાં ભાગ લેવા માટે અસરકારક રીતે મલ્ટિટાસ્ક કરવું જ જોઈએ.
કેટલીક બેઠકોમાં, તે જ કર્મચારી દરેક બેઠકમાં મિનિટો લે છે. અન્યમાં, કર્મચારીથી કર્મચારી સુધીનો મિનિટ લેનારની ભૂમિકા પસાર થાય છે. બેઠક નેતૃત્વની જેમ, નોંધ લેનારની ભૂમિકા નેતૃત્વ , સંદેશાવ્યવહાર , અને અસરકારક બેઠક નેતૃત્વ કુશળતા બનાવે છે.
મીટિંગ મિનિટની જરૂરિયાતો શું છે?
રેકોર્ડર અથવા નોટ લેનાર માટેની જરૂરિયાતોમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:
- એક સભામાં નિર્ણયો, વચનો અને મુખ્ય ચર્ચાવિચારણાઓ ચોક્કસપણે રેકોર્ડ કરો.
- ક્રિયા વસ્તુઓ રેકોર્ડ કરો કે જે સદસ્યો સભ્યોને નિયત તારીખ સાથે કરવા માટે પ્રતિબદ્ધ હોય છે જે સભ્યોએ બનાવવા માટે પ્રતિબદ્ધ છે. એક્શન વસ્તુઓ નામ જોડાયેલ હોય છે, પરંતુ સામાન્ય ચર્ચા એ જણાવતું નથી કે કઇ અનૌપચારિક કાર્યસ્થળેની સભાઓ છે.
- મીટિંગના અંતમાં મુખ્ય નિર્ણયો અને સોંપણીઓ અથવા સ્વૈચ્છિક જવાબદારીઓ અને ક્રિયા વસ્તુઓની સમીક્ષા કરો જેથી સહભાગીઓ મીટિંગ છોડીને પહેલાં ગતિવિધિઓ અને ખાતરીઓ પર સમીક્ષા કરી શકે.
- મીટિંગ લીડર મીટિંગ દરમિયાન સમયાંતરે ચર્ચાને ધ્યાનમાં રાખીને નોંધ લેનારને કહી શકે છે.
- બેઠકોની સતત શ્રેણીમાં, નોંધ લેનાર આગલી મીટિંગની શરૂઆતમાં મીટિંગ મિનિટોની સમીક્ષા કરવા માટે એક મિનિટ લે છે. હાજરી આપતા કર્મચારીઓ મિનિટોમાં જે કંઈપણ સાથે અસંમત હોય તે ઉમેરી અથવા સુધારી શકે છે
- મીટિંગના 24 કલાકની અંદર મીટિંગ મિનિટની નકલને વિતરણ કરવું એ વર્ષ માટે સવલત સુવિધાકારોની પ્રમાણભૂત ભલામણ છે . હવે, જોકે, રેકોર્ડર મોટેભાગે ઇલેક્ટ્રોનિક ઉપકરણ જેમ કે લેપટોપ અથવા આઈપેડ પર મિનિટ્સ લે છે. તેથી, નોટ લેનાર, જોડણી, વ્યાકરણ અને સ્પષ્ટતાની ઝડપી સમીક્ષા પછી મીટિંગની મિનિટોની અંદર અથવા મિનિટમાં બેઠક નોંધો વિતરિત કરે.
રેકોર્ડર એક એવી ભૂમિકા છે કે જે મીટિંગની ખાતરી કરવી જ જોઇએ કે મીટિંગના પરિણામો સંચાર કરવામાં આવે અને સહભાગીઓ દ્વારા તેની પર કામ કર્યું હોય. નોટ્સ વિના, સહભાગીઓએ અન્ય સહભાગીઓની યાદ પર આધાર રાખવો જોઈએ. બાંયધરીકૃત, આ એક સારી યોજના નથી
મીટિંગની સફળતા માટે મીટિંગની નોંધ લેવી જરૂરી છે, જેમ કર્મચારીઓની કામગીરી સુધારવા માટે દસ્તાવેજીકરણ જરૂરી છે.