- અવકાશ
- જોખમ
- ધારણા
આ લેખ આ ત્રણ આવશ્યક પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ શરતોની રૂપરેખા આપે છે અને વધારાના વાંચન માટે લિંક્સ અને સૂચનો શામેલ છે.
અવકાશ
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં, અવકાશ એક સરહદોનો સમૂહ છે જે પ્રોજેક્ટની હદ વ્યાખ્યા કરે છે.
અવકાશ પ્રોજેક્ટ વ્હીકલના પરિણામે ગ્રાહકને પહોંચાડવાનું શું છે તે વર્ણવે છે.
અવકાશને સમજવાથી પ્રોજેક્ટ મેનેજર અને પ્રોજેક્ટ ટીમ પ્રોજેક્ટની સીમાઓની અંદરની અથવા બહારની સપાટીને સમજવા માટે પરવાનગી આપે છે. જો કંઈક "અવકાશમાં નથી" હોય તો તે પ્રોજેક્ટના આયોજન કાર્યમાં પરિચિત નથી. અવકાશ નિવેદનોની સીમાઓની અંદર આવતા પ્રવૃત્તિઓ "અવકાશમાં" ગણવામાં આવે છે અને તે શેડ્યૂલ અને બજેટમાં ગણવામાં આવે છે. જો કોઈ પ્રવૃત્તિ સીમાઓથી બહાર આવે છે, તો તેને "અવકાશની બહાર" ગણવામાં આવે છે અને તે માટે આયોજિત નથી.
શું તમે પ્રોજેક્ટ મેનેજર અથવા પ્રોજેક્ટ ટીમનો ભાગ છો , તમે આગળ વધો તે વિશે વિચારો કે કંઈક અવકાશમાં છે અથવા અવકાશ બહાર છે તે તમે ઇચ્છશો.
ઉદાહરણ તરીકે, કલ્પના કરો કે ક્લાઈન્ટે તમને વેબસાઇટ બનાવવાની સલાહ આપી છે. જેમ જેમ તમે પ્રોજેક્ટના અવકાશ (અથવા સીમાઓ સેટ કરો) રૂપરેખા કરો છો, તેમ તમે નીચેની આઇટમ્સને અવકાશ તરીકે સૂચિત કરો છો:
- સાઇટ ડિઝાઇન અને વાયરફ્રેમના ડાયગ્રામિંગ
- એક ટેસ્ટ બેડ ની સ્થાપના
- મંજૂર કરેલ વાયરફામને કોડિંગ
- વેબસાઇટ થીમ માટે ગ્રાફિક્સ વિકાસ
- સાઈટ જાહેર કરવા પહેલા પરીક્ષણ અને ડીબગિંગ
પ્રોજેક્ટ દરમિયાન, ક્લાયન્ટ તમને કંપનીના વિડિઓ વિહંગાવલોકનને સામેલ કરવા માટે પૂછે છે. આ વિડિઓ પ્રોજેક્ટના અવકાશમાં સ્પષ્ટ નથી અને તેથી તે અવકાશની બહાર નથી.
જ્યારે તમે વધારાની ચાર્જ માટે વિડીયો વર્ક કરવા માટે ખુશ હોઈ શકો છો, આ માટે પ્રોજેક્ટ માટેનો અવકાશ અને કિંમત અને સમય અંદાજ માટે પુનરાવર્તનની જરૂર પડશે.
સ્પષ્ટ અને સ્વીકૃત દસ્તાવેજની ગેરહાજરીમાં, વિડિઓનો મુદ્દો તમારી ટીમ અને ગ્રાહકના પ્રતિનિધિઓ વચ્ચે વિવાદાસ્પદ બની શકે છે. સ્પષ્ટ અવકાશ નિવેદનથી તમે પરિસ્થિતિને ઘટાડવાની અને સુવ્યવસ્થિત રીતે ફેરફાર સાથે વ્યવહાર કરવાની મંજૂરી આપી.
તો તમે કેવી રીતે નક્કી કરો કે અવકાશમાં શું છે? તમે સૌ પ્રથમ ક્લાયન્ટ અથવા પ્રોજેક્ટ માલિક સાથે ચર્ચાઓના આધારે તમે હાલમાં જે પ્રોજેક્ટને જાણતા હો તે તમામ વિગતોની રૂપરેખા કરવા માગો છો. પછી તમે કી ધારણાઓ બનાવવા માગતા હશો કે જે અવકાશમાં અથવા બહાર ગણાશે તે ચલાવશે.
ધારણા
તમારા જીવનના અમુક તબક્કે તમને કદાચ કહેવામાં આવ્યું છે, "ધારણાઓ ક્યારેય ન બનાવો." જો કે, પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં ધારણાઓ રોજિંદા પ્રવૃત્તિ છે. ધારણાઓ તમને અવકાશ અને જોખમોને વ્યાખ્યાયિત કરવામાં મદદ કરે છે અને સમય અને ખર્ચે તમારા અંદાજોને ઠીક કરે છે. અલબત્ત, તમારી ધારણાઓને દસ્તાવેજ અને માન્ય કરવા માટે તે જરૂરી છે.
સરળ કંઈક ધ્યાનમાં લો, જેમ કે પુસ્તક બનાવવું. ચાલો કહીએ કે તમારા મિત્રને કોફી ટેબલ બુક માટે વિચાર છે અને તમને પ્રોજેક્ટ મેનેજ કરવા માટે કહેવામાં આવ્યું છે. તેમની પ્રથમ વિનંતી બજેટ માટે છે જેથી તેઓ ભંડોળ સુરક્ષિત કરી શકે.
તમે અવકાશને વ્યાખ્યાયિત કરો છો તેમ, તે સ્પષ્ટ છે કે તમારા મિત્ર પૃષ્ઠની ગણતરી, છબી સામેલગીરી, કવર શૈલી અને પૃષ્ઠો માટે ઉપયોગમાં લેવાતા કાગળનું વજન સહિત, ઘણાં વિગતો પર અનિશ્ચિત છે. આ તમામ પરિબળો ખર્ચ અને ઉત્પાદનની જટિલતાને પ્રભાવિત કરે છે, તેથી તમારે વિશિષ્ટતાઓ વિશે ધારણાઓ કરવી પડશે અને તે ધારણાઓ માન્ય છે કે તમારા મિત્ર સાથે સ્વીકાર્ય અથવા અસ્વીકાર્ય છે.
વધુ ચર્ચા પછી, તમારા મિત્ર તમને કહે છે કે તે પુસ્તકમાં 50 ફોટા શામેલ કરવાની યોજના ધરાવે છે. તમે 50 છબીઓ પર તમારી ધારણાને આધાર આપી શકો છો અથવા ધારણા કરી શકો છો કે આ સંખ્યા સમય જતાં વધારે હશે, તમે ધારણા કરી શકો છો કે છબીઓ સાથેના 75-90 પૃષ્ઠો વચ્ચે હશે.
તમે ધારણા કરી શકો છો કે કેવી રીતે ધારણા સીધા શેડ્યૂલ પર અસર કરે છે. દાખલા તરીકે, કલ્પના કરો કે તમે એક પાર્કમાં એક પ્રોજેક્ટ ચલાવી રહ્યા છો જેમાં સ્વિંગ સમૂહ બનાવવાની જરૂર છે.
તમારા પ્રોજેક્ટને સેટ કરતી વખતે તમને બજેટ આપવામાં આવે છે અને ટીમના સદસ્યો આપવામાં આવે છે, જેમાંથી એક સામગ્રીનો ચાર્જ છે. જ્યારે તમે તમારું શેડ્યૂલ બનાવો છો ત્યારે સિમેન્ટ આવવા પર તમે સામગ્રીના ચાર્જ વ્યક્તિને પૂછો છો. આ વ્યક્તિ જવાબ આપે છે કે જ્યારે તે સિમેન્ટ આવે ત્યારે ખાતરી ન થાય, પરંતુ તે માને છે કે તે 1 જૂન થી 10 જૂનના વચ્ચે હશે. તમે તમારા અવકાશ અને શેડ્યૂલને બનાવી રહ્યા છો, તો તમે ધારણા કરી શકો છો કે સિમેન્ટ 10 જૂન પછી આવશે. ઉદાહરણ ધારણા બનાવવા માટે બે લાભો બતાવે છે.
પ્રથમ લાભ એ છે કે જૂન 10 પછીના સિમેન્ટની પ્રાપ્તિની ધારણા તમને એવી પ્રવૃત્તિઓ માટે યોજના બનાવવાની મંજૂરી આપે છે જે સિમેન્ટની પહોંચ પર આધાર રાખે છે. બીજા ફાયદો એ છે કે તે સિમેન્ટને પહોંચાડવા માટે સમયસરની સામગ્રીના ચાર્જમાં વ્યક્તિને પ્રદાન કરે છે, જે તે પછી તેના સપ્લાયરને રિલે કરી શકે છે. આ પ્રોજેક્ટને આગળ વધવા માટે અજાણતાએ કી ડેડલાઇનની સ્થાપના કરી છે.
ધારણાઓ બનાવવાથી બેન્ચમાર્ક સેટ કરવામાં આવે છે, જે પ્રોજેક્ટ દરમિયાન સમયસર અને બજેટમાં, અવકાશમાં રહીને પ્રોજેક્ટ ટીમને મદદ કરવા માટે વારંવાર પુનરાવર્તન કરવામાં આવે છે. પરંતુ ધારણા ખોટી છે ત્યારે શું થાય છે? આ તે છે જ્યાં જોખમ રમતમાં આવે છે.
જોખમ
એકવાર તમે તમારા અવકાશનું નિર્માણ કરી લીધું છે અને અવકાશ અને અંદાજો પાછળ રહેલા ધારણાઓને ઓળખી કાઢ્યા પછી, તમે જોખમોના વિસ્તારોનું મૂલ્યાંકન કરવાનું શરૂ કરી શકો છો. પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં તે વાસ્તવિક જગતમાં જોખમ છે; તે સંકટ અથવા તક છે જે નુકસાન કરી શકે છે (નોંધઃ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ઇન્સ્ટિટ્યૂટ અને પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ બોડી ઓફ નોલેજ- પી.એમ.બી.કે.કે. જોખમો અને પ્રકારોની વિગતવાર વ્યાખ્યા આપે છે અને પ્રોજેક્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ માટે માળખાને ઓળખે છે.)
બધા પ્રોજેક્ટ્સમાં જોખમ રહેલું છે અને જો તમે પ્રોજેક્ટ મેનેજર અથવા પ્રોજેક્ટના માલિક છો, તો જોખમની અપેક્ષા રાખવાની જવાબદારી ફક્ત તમારી જ નહીં પરંતુ તે જોખમોના સંભવિત અસરને પ્રસ્તુતિ ટીમ સાથે વાતચીત કરવા અને જોખમ ઘટાડવા માટે તૈયાર છે.
જોખમ વિવિધ ડિગ્રી આવે છે. ક્યારેક જોખમનો અર્થ એવો થાય છે કે પ્રોજેક્ટ સહેજ અલગ ચાલશે અથવા નાના અણધારી વળાંક લેશે. કેટલાક કિસ્સાઓમાં, જો કે, જોખમને આપત્તિજનક પરિણામો તરફ દોરી જાય છે જે તમારા પ્રોજેક્ટને તેના માથા પર ફેરવે છે.
ચાલો ઉપરોક્ત સિમેન્ટના ઉદાહરણમાંથી રમતના મેદાનની સ્થિતિનો ઉપયોગ કરીએ. જોખમો પૈકી એક એ છે કે સિમેન્ટ 10 જૂનના ધારણા તારીખથી આવતી નથી. આ જોખમની સંભવિત અસરો શું છે? આ સમસ્યાના પરિણામે સિમેન્ટની અનુસરતા તમામ અનુગામી પ્રવૃત્તિઓ રેડવામાં આવી છે.
જોખમો પણ હકારાત્મક હોઇ શકે છે. પ્રોજેક્ટની અસરને ધ્યાનમાં લો જો સિમેન્ટ અપેક્ષિત કરતાં પહેલાં બતાવે છે જ્યારે આ હકારાત્મક પરિણામ જેવું લાગે છે, તે પ્રોજેક્ટમાં અન્ય તમામ પગલાંની સમય અને સિક્વિંગ માટે હજી પણ સમસ્યા ઊભી કરે છે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ તેમના પ્રોજેક્ટ્સ ટીમ સાથે કામ કરે છે અને સંભવિત જોખમોને ઓળખે છે. તેઓ આ પ્રક્રિયાને એક પગલું આગળ લઈ જાય છે અને જોખમની સંભવિત તીવ્રતા અને ઘટનાની શક્યતાનું જોવું. વળી, તેઓ એવા લોકોની ઓળખ કરે છે જે જોખમકારક બને છે તે ઓળખવા માટે યોગ્ય છે અને તેઓ જોખમ ઘટાડવાની યોજનાઓ પર સહમત થાય છે.
ઘણી કંપનીઓ પાસે સમય અને અન્ય પ્રોજેક્ટ્સ સાથેના અનુભવથી વિકસિત જોખમવાળા નમૂનાઓ હોય છે. કેટલાક ઉદ્યોગોએ રિસ્ક પ્રોફાઇલ્સ સંકલન કર્યું છે જેનો ઉપયોગ જોખમ વિશ્લેષણ માટેના પ્રારંભિક બિંદુ તરીકે થાય છે. ઘણાં ઉદ્યોગો તેમજ જોખમી આયોજન માટે ખૂબ વિગતવાર આંકડાકીય વિશ્લેષણ પ્રસ્તુત કરે છે.
બોટમ લાઇન
શરતો: અવકાશ, ધારણાઓ, અને જોખમ, પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટની દુનિયામાં તમામ મહત્વપૂર્ણ છે. વધુ અને વધુ વિગતવાર પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ શરતો આ અન્વેષણ પ્રારંભ બિંદુ તરીકે આ લેખ ઉપયોગ કરો.