વ્યાખ્યા દ્વારા, પ્રોજેક્ટ્સ કામચલાઉ અને અનન્ય પહેલ છે, નિયમિત કામગીરીની પ્રવૃત્તિઓથી વિપરીત અને જ્યારે ઘણી કંપનીઓ પ્રશિક્ષિત, સર્ટિફાઇડ પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ પર તેમની પહેલ કરવા માટે જીવી રહી છે ત્યારે પ્રોજેક્ટ કૌશલ્ય તમામ વ્યાવસાયિકો માટે વધુને વધુ જરૂરી છે.
આ લેખ વ્યવસાયિક પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ માટે સારી રીતે કામ કરતા વ્યવહારોને અપનાવવામાં રસ ધરાવતી કોઈપણ પ્રોફેશન માટે પ્રોજેક્ટની યોજના બનાવવાનું પરિચય આપે છે.
ટ્રાયલી વ્યાખ્યાયિત કરવા અને તમારા પ્રોજેક્ટની યોજના કરવા માટેનો સમય લો:
પ્રોજેક્ટ મેનેજર સમજે છે કે કુલ પ્રોજેક્ટ અવધિનો મોટો ભાગ આયોજનમાં ખર્ચવામાં આવે છે. અમને ઘણા કામ શરૂ કરવા માટે દોડાવે વલણ ધરાવે છે, જે પ્રોજેક્ટ્સની દુનિયામાં તે ફર્નિચરના નવા ભાગ પરની સૂચનાઓ વાંચવાનું અવગણીને સમાન છે, જેમાંથી તેમાંથી એક તમે ખરીદી શકો છો "તે જાતે ભેગા કરો" રિટેલર્સ સંભવ છે, સૂચનો વાંચ્યા વગર કામ કરવા માટે ધસારો તમારા પ્રયાસમાં અમુક સમયે કેટલીક ગંભીર સમસ્યાઓ પેદા કરશે.
કામમાં સીધા આગળ વધવાને બદલે, થોડા જટિલ મુદ્દાઓ પર ધ્યાન આપવું મહત્વનું છે:
- શું તમે ખરેખર બનાવી રહ્યા છો? શક્ય તેટલા ચોક્કસ રહો.
- તે ક્યારે પૂર્ણ થશે?
- પ્રોજેક્ટને પૂર્ણ કરવા માટે તમારી પાસે કઈ સ્રોતો (લોકો, સાધનો અને બજેટ) છે?
ઉપરની ત્રણ વસ્તુઓ અવકાશ નિવેદનના મૂળભૂત ઘટકો છે . દરેક પ્રોજેક્ટ મેનેજર કાર્ય શરૂ કરવાની શરૂઆતમાં તક સ્પષ્ટ કરવા માટે કામ કરે છે.
કંપની હોલીડે પાર્ટી ઇનિશિએટીવ સ્કૉપિંગ:
કંપની રજા પક્ષ માટે નમૂના અવકાશ નિવેદન નીચે પ્રમાણે વાંચી શકે છે:
અમારો ધ્યેય 10,000 કર્મચારીઓ અને તેમના નોંધપાત્ર અન્ય લોકો માટે ડિસેમ્બરના અંત પહેલા 10,000 ડોલરથી વધુ ન હોય તે માટે કંપનીની રજાઓની યોજના બનાવવી અને પહોંચાડવાનું છે. અમારા આયોજન અને સંકલનમાં સીઇઓ દ્વારા દેખરેખ રાખતા 4 સભ્ય સમિતિનો સમાવેશ કરવામાં આવશે. પાર્ટીમાં ઓપન બાર, પ્લેટેડ ભોજન, મીઠાઈ અને મનોરંજનનો સમાવેશ થાય છે.
ફક્ત તે જ સરળ અને મહત્વનો નિવેદન બનાવવા માટે સમય કાઢીને પ્રોજેક્ટમાં સામેલ ટીમ માટે શક્તિશાળી માર્ગદર્શન આપે છે. દરેક વ્યક્તિ પ્રોજેક્ટની પ્રકૃતિ, સમય-ફ્રેમ, સ્રોતો અને બજેટને સમજે છે.
કાર્યની સ્વતંત્ર બ્લોક્સમાં તકનો ભંગ કરો:
પ્રોજેકટ મેનેજર્સ કોઈ ચોક્કસ સમય ફ્રેમમાં કોઈ વ્યક્તિ દ્વારા પૂર્ણ થવું આવશ્યક છે તે પ્રોજેક્ટના તમામ કાર્યને સ્પષ્ટ, કાર્યક્ષમ શરતોમાં વર્ણવવા માટે કામ વિરામ ભંગાણ માળખું બનાવે છે. તમારી પરિસ્થિતિમાં, કામના વિરામનો સમાવેશ થઈ શકે છે:
- સ્થાન ઓળખો
- રૂમની પ્રાપ્યતાની પુષ્ટિ કરો અને તેને ડિપોઝિટથી લૉક કરો.
- ખાદ્ય વિકલ્પો પસંદ કરો.
- બારની પુષ્ટિ કરો અને બારમાં શામેલ છે
- ડેઝર્ટ વિકલ્પો ઓળખો
- ખોરાક પસંદગીઓ સાથે આમંત્રણો બનાવો અને વિતરિત કરો.
- પાછલા આમંત્રણોના આધારે ખોરાક પસંદગીઓને સમાપ્ત કરો.
- મનોરંજનના પ્રકાર પર નક્કી કરો
- મનોરંજન માટેના વિકલ્પોની સમીક્ષા કરો અને પસંદ કરો
- ડાઇનિંગ રૂમની ગોઠવણીની પુષ્ટિ કરો
- અતિથિઓ માટે ટેબલ ભેટ ખરીદો
- કોઓર્ડિનેક્ટ અને ઇવેન્ટ પહોંચાડો.
પ્રોજેકટ મેનેજર્સ પ્રોજેક્ટના કામના વિરામનો વિકાસ સ્ત્રોતો અથવા સમય માટે વિચારણા કર્યા વિના કરશે, પરંતુ વધુ વિચારધારા બંધારણમાં માં. એકવાર પ્રોજેક્ટ અવકાશ હાંસલ કરવા માટે જરૂરી તમામ કામની ઓળખ થઈ ગઈ, તે સમય છે કે તે ક્રમમાં ગોઠવવા, જવાબદારીઓ સોંપી અને તમારી ટીમના સભ્યો પાસેથી સમય અને ખર્ચના અંદાજ માટે પૂછો.
વર્ક બ્રેકડાઉનનો પ્રોજેક્ટ પ્લાન બનાવવો:
અગાઉના પૃષ્ઠ પર ઓળખાયેલ સરળ કામ વિરામ પૂર્ણ કર્યા પછી, તમારે હવે આવશ્યક છે:
- ખાતરી કરો કે પ્રોજેક્ટની અવકાશ હાંસલ કરવા માટે તમામ મુખ્ય વસ્તુઓ ઓળખવામાં આવી છે.
- ખાતરી કરો કે જવાબદાર કાર્યોની મુખ્ય કાર્યની ક્રિયાઓનું નિર્ધારણ કરતું કાર્યો કોણ સંભાળશે અને કઈ જવાબદારી મેટ્રિક્સ બનાવશે.
- વિનંતી કરો કે દરેક ટીમના સભ્યો તેમના કાર્યોની સમીક્ષા કરે, સમય અને ખર્ચાના અંદાજોને ઓળખી કાઢે, મુદતની નોંધો કરે, સંસાધનોની જરૂરિયાતોનો સારાંશ આપે અને ખાતરી કરે કે તેઓએ જે કાર્યનું મૂલ્યાંકન કર્યું છે તે તેઓ માટે જવાબદાર છે.
એકવાર ઉપરોક્ત પગલાં પૂર્ણ થઈ ગયા પછી, પ્રોજેક્ટ ટીમ યોગ્ય ક્રમમાં ઇવેન્ટ્સને અનુસરવા સાથે મળીને કામ કરવું જોઈએ, સંસાધનો અથવા સંભવિત સુનિશ્ચિત પડકારો માટેના કોઈપણ તકરારને નોંધવું. નોંધ: એક પ્રોજેક્ટ મેનેજર નેટવર્ક રેખાકૃતિ વિકસિત કરીને , નિર્ણાયક માર્ગની ગણતરી કરીને અને પછી સૉફ્ટવેર સુનિશ્ચિત કરીને, કમ્પ્યુટર સોફ્ટવેરની મદદથી, આ પગલું પૂર્ણ કરશે.
અનૌપચારિક પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ કરીને તમારા નાના પ્રોજેક્ટ માટે, અનુક્રમિત વસ્તુઓની બહાર મૂકવાનો એક સરળ પોસ્ટ-નોટ ટાઇપ અભિગમ તે બધા જ જરૂરી છે. આ પ્રક્રિયાની સાથે તમે સંકળાયેલા પગલાઓની સંપૂર્ણ ચિત્ર અને મહાન રજા પક્ષના આયોજન અને વિતરણ માટે સમયમર્યાદા વિકસાવવાની મંજૂરી આપશે.
ચાલો કાર્ય શરૂ કરો:
હવે તમે પ્રોજેક્ટને યોગ્ય રીતે અવકાશમાં લેવા માટે, મુખ્ય કાર્યોને ઓળખવા, કાર્યોને અનુસરવા અને સમય અને સંસાધન જરૂરીયાતોનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે સમય લીધો છે, તમે ટીમને તેમની સોંપેલ જવાબદારીઓ પર કામ કરવા માટે તૈયાર છો. અનૌપચારિક પ્રોજેક્ટ મેનેજર તરીકે તમારી ભૂમિકા એ કામ પર દેખરેખ રાખવી, ટીમના સભ્યોને ટેકો આપવા અને પડકારોને ઓળખવા અને ઉકેલવા માટે મદદરૂપ થાય છે. પ્રભાવી મૂલ્યાંકન અને ઊભરતાં જોખમોને ઓળખવા અને નેવિગેટ કરવા માટે એક સારા પ્રોજેક્ટ મેનેજર નિયમિત રીતે ટીમના સભ્યો સાથે મળે છે.
બોટમ લાઇન:
ઉપર દર્શાવેલ તે જ અભિગમો તમારા વિભાગ અથવા બિઝનેસ યુનિટમાં કોઈ પણ પ્રોજેક્ટની પરિસ્થિતિમાં લાગુ થઈ શકે છે. સ્પષ્ટ અવકાશ વિકાસ, કાર્યને ઓળખો, સ્રોતો આપો, અંદાજો અને શેડ્યૂલ વિકસિત કરો, અને પછી કામ પર નજર અને નિયંત્રણ. તમારા કાર્યસ્થળે તમારા વ્યવસાયના વ્યવસાયિક પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ દ્વારા તમારી પ્રેક્ટિસ્સને ઓળખી અને પ્રશંસા કરવામાં આવશે, અને તમારા પરિણામો ફક્ત તેને વિચાર્યા વિના કામમાં જ જમ્પિંગ કરતાં વધુ સારી હશે. તમારી આગામી પહેલ સાથે શ્રેષ્ઠ સફળતા!
-
કલા પેટી દ્વારા અપડેટ કરેલું