એક પ્રોજેક્ટના પાંચ તબક્કાને સમજવું

જ્યારે ચપળ અભિગમ જેવા કેટલાક પ્રોજેક્ટ પધ્ધતિઓ ઝડપી, પુનરાવર્તનશીલ ચક્રમાં નીચેના તબક્કાઓને સંકુચિત અથવા પુનરાવર્તિત કરે છે, દરેક સ્ટેજનું કાર્ય દરેક પ્રોજેક્ટમાં દૃશ્યમાન અને અલગ છે.

ઔપચારિક પ્રોજેક્ટ્સ નીચે પ્રમાણે પાંચ સ્ટેજ પ્રક્રિયાને અનુસરો

1. પ્રારંભ: પ્રોજેક્ટ ટીમ રચના, પ્રોજેક્ટ ચાર્ટરિંગ અને કિક-ઓફ.
2. આયોજન: પ્રોજેક્ટના અવકાશને આખરીકરણ, વિગતવાર કાર્ય ભંગાણ, જોખમનું મૂલ્યાંકન, સંસાધન જરૂરીયાતો ઓળખવા, શેડ્યૂલને આખરીકરણ અને વાસ્તવિક કાર્ય માટે તૈયારી કરવી.

1. એક્ઝેક્યુશન: પ્રોજેક્ટની વ્યાખ્યા અને અવકાશ દ્વારા આવશ્યક વાસ્તવિક કાર્ય કરે છે.
2. મોનિટર અને નિયંત્રણ: એક્ઝિક્યુશન તબક્કા દરમિયાન વાસ્તવિક વ્યવસ્થાપન , રિપોર્ટિંગ, સ્રોતો અને બજેટનું નિયંત્રણ.
3. પ્રોજેક્ટ ક્લોઝ: પ્રોજેક્ટની ડિલિવરી, શીખી રહેલા પાઠ્યોની આકારણી, પ્રોજેક્ટ ટીમની સ્થગિતતા.

પરંપરાગત પ્રોજેક્ટ ફ્લો

પ્રકલ્પના કદને ધ્યાનમાં લીધા વિના, તબક્કાઓ દ્વારા ચળવળ સમાન છે. આ પ્રોજેક્ટ શરૂ કરવામાં આવે છે અથવા લાકડા બોલ એ ચાર્ટર સાથે છે કે જે પ્રોજેક્ટ મેનેજરને ઓળખે છે અને પ્રોજેક્ટના મહત્વનું વર્ણન કરે છે.

એકવાર પ્રોજેક્ટ શરૂ કરવામાં આવે, તે આયોજન તબક્કામાં ખસેડવામાં આવે છે. અહીં, કોર અને વર્ક ટીમો પ્રોજેક્ડ સ્કોપને હાંસલ કરવા અને સમય, ખર્ચ, સંસાધનો અને જોખમો માટે અંદાજો અને મૂલ્યાંકન વિકાસ માટે પૂર્ણ કરવા માટે જરૂરી કાર્યને ઓળખે છે.

આયોજનના તબક્કા પછી, કાર્યવાહી શરૂ થાય છે અને પૂર્વનિર્ધારિત પ્રવૃત્તિઓ તરફ આગળ વધવા માટે અથવા અનુગામી ગતિવિધિઓમાં ખસેડવા માટે જરૂરી નિર્ધારિત ક્રમમાં થાય છે.

આ તબક્કામાં પ્રોજેક્ટ ડિપેન્ડન્સી એક મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકા ભજવે છે.

જ્યારે એક્ઝિક્યુશન પ્રગતિ મેનેજર અને કાર્યકર્તાઓની કાર્યવાહી કરી રહી છે ત્યારે જટિલ પાથની પ્રવૃત્તિઓ પર ભાર મૂકવા સાથે, એકંદર પ્રોજેક્ટ પર રિપોર્ટ અને નિયંત્રણ કરવું. આ કાર્ય ચાલુ રહે ત્યાં સુધી અમલના તબક્કા પૂર્ણ થાય છે અને પ્રોજેક્ટ ગ્રાહકને પહોંચાડવામાં આવે છે.

અંતિમ તબક્કો, પ્રોજેક્ટ બંધ, ડિલિવરીને વીંટાળવવાનો સમાવેશ થાય છે, જે શીખી શકાય તેવા પાઠોનું મૂલ્યાંકન કરે છે અને પ્રોજેક્ટ ટીમને સ્થગિત કરે છે જેથી સભ્યો તેમની આગામી પહેલમાં આગળ વધી શકે.

ચપળ અથવા પુનરાવર્તિત વિકાસ-પ્રકારનાં પ્રોજેક્ટ્સ માટે, યોજના અને અમલ ટૂંકા સ્પરાટ્સ અથવા સ્પ્રિંટમાં થાય છે, જ્યાં સુધી પ્રોજેક્ટ ગ્રાહકના સંતોષને પૂર્ણ ન થાય ત્યાં સુધી પુનરાવર્તિત કરે છે.

દરેક સ્ટેજ માટે વિગતવાર સમજૂતી

પ્રારંભ: એક નક્કર પ્રોજેક્ટ પ્રારંભથી જ તમારા પ્રોજેક્ટને સફળતા માટે સેટ નહીં કરે , પરંતુ તે ભવિષ્યના તમામ તબક્કા માટે પાયાની કાર્ય કરશે. પ્રારંભ દરમિયાન, તમે પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યોને સોંપેલું મળશે, તેમને એકંદર પ્રોજેક્ટ લક્ષ્યો પર સંક્ષિપ્ત કરો અને ક્લાયન્ટ અથવા પ્રોજેક્ટ માલિકને શક્ય તેટલા પ્રશ્નો પૂછી શકો જેથી તમે પ્રોજેક્ટને અસરકારક રીતે પ્લાન કરી શકો. આ યોજના વિશે ટીમ ઉત્સાહ ઊભો કરવાનો અને પ્રોજેક્ટ પ્લાનિંગ પર અસર કરતા છેલ્લી મિનિટેની વિગતો એકત્રિત કરવાનું પણ એક શ્રેષ્ઠ સમય છે. વધારાના પગલાંઓ શામેલ છે:

• સ્ટેકહોલ્ડર વિશ્લેષણ
• એક એક્ઝિક્યુટિવ સ્પોન્સર સોંપણી
• ચાર્ટર દસ્તાવેજ વિકાસ અને સંચાર
• ઔપચારિક કિક-ઑફ મીટિંગ

આયોજન : એકવાર તમે પ્રોજેક્ટ શરૂ કર્યો અને બધી સંબંધિત માહિતી એકત્રિત કરી, પછી તમે તમારા પ્રોજેક્ટનું આયોજન કરવાનું શરૂ કરશો. આયોજનના તબક્કા તમારા પ્રોજેક્ટના કદ પર આધાર રાખે છે, તમારી કેટલી ગોઠવણ કરવી છે અને તમારી ટીમ કેટલી મોટી છે

આયોજનનો અંતિમ પરિણામ સ્પષ્ટ યોજના યોજના અથવા શેડ્યૂલ હોવો જોઈએ, જેમાંથી દરેક તેમની સોંપેલ કાર્યોનું પાલન કરશે. પ્રોજેકટ પ્લાનિંગ પ્રોગ્રામ જેવા કે માઇક્રોસોફ્ટ પ્રોજેક્ટ અથવા બેસસેમ્પ પ્રોજેક્ટનો પ્લાન બનાવતી વખતે અત્યંત ઉપયોગી છે. જો તમારી પાસે આમાંના એક પ્રોગ્રામ્સની ઍક્સેસ નથી, તો નિઃશુલ્ક પ્રોજેક્ટ પ્લાનિંગ સોફ્ટવેર માટે ઓનલાઇન શોધ કરો. ભલે પ્રોજેક્ટ-આયોજન કાર્યક્રમનો ઉપયોગ કરવો મદદરૂપ છે, તે હંમેશા જરૂરી નથી. એક્સેલ અને શબ્દનો ઉપયોગ કરીને તમારી યોજના તૈયાર કરો અને તેને ટીમમાં વાતચીત કરો એટલી જ અસરકારક છે. આયોજન તબક્કામાં વિશિષ્ટ કાર્યોનો સમાવેશ છે:

• વિવિધ હિસ્સેદારો માટે સંચાર યોજના બનાવવી
• વિગતવાર કાર્ય બ્રેકડાઉન માળખું વિકસાવવું.
• જટિલ પાથ ઓળખવા
• પ્રોજેક્ટની યોજનાઓ પર સ્ત્રોતોનું આયોજન કરવું અને પ્રોજેક્ટ ડિપેન્ડન્સીઝ અને સંસાધન મર્યાદાઓના આધારે કામની સિક્વિંગને શુદ્ધ કરવાનું.

• વિગતવાર શેડ્યૂલ વિકસાવવી.
• જોખમોનું મૂલ્યાંકન કરવું અને જોખમની અગ્રતા અને શમન યોજનાને વિકસાવવી.

એક્ઝેક્યુશન: હવે તમારી પાસે એક નક્કર યોજના યોજના છે, ટીમ તેમના સોંપાયેલ કાર્યો સામે પ્રોજેક્ટને ચલાવવાનું શરૂ કરી શકે છે. તે મંચ છે જ્યાં દરેક વ્યક્તિ વાસ્તવમાં કામ કરવાનું શરૂ કરે છે. દરેક વ્યક્તિને પ્રોજેક્ટના તેમના ભાગને ચલાવવાનું શરૂ કરવાની જરૂર છે તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે તમે અમલીકરણના તબક્કાને સત્તાવાર રૂપે કિક-ઑફ કરવા માંગો છો. યોગ્ય દિશામાં ટીમની શરૂઆત કરવી એ પ્રોજેક્ટ સફળતા માટે અભિન્ન છે જેથી શેડ્યૂલ અને સંચાર યોજનાને સ્પષ્ટ રૂપે સ્પષ્ટ કરે છે.

મોનિટર અને નિયંત્રણ: જ્યારે પ્રોજેક્ટ એક્ઝિક્યુશન સ્ટેજમાં છે, ત્યારે તમે તેની યોજનાને ધ્યાનમાં રાખીને તેની નિરીક્ષણ અને નિયંત્રિત કરવાનું શરૂ કરી શકો છો. તમે એક પ્રોજેક્ટ પર દેખરેખ અને નિયંત્રણ કરી શકો છો તે વિવિધ રીતો છે. ટીમના નેતાઓ સાથે કેઝ્યુઅલ ચેક-ઇન્સ, દૈનિક "સ્ટેન્ડ-અપ્સ" અથવા વધુ ઔપચારિક સાપ્તાહિક સ્ટેટસ મીટિંગ્સ યોજવામાં આવે છે. આ મીટિંગ્સ અથવા કમ્યુનિકેશન ચૅનલોમાંથી બહાર નીકળેલી માહિતી પ્રતિક્રિયા લૂપને જાણ કરશે અને છેવટે પ્રોજેક્ટ માટે આવશ્યક છે તે ફરીથી આયોજન અને ગોઠવણો. આ તબક્કામાં વધારાની મહત્વની પ્રવૃત્તિઓમાં સમાવેશ થાય છે:

• પ્રોજેક્ટના દરજ્જાની હિતધારક જાગરૂકતાની ખાતરી કરવા માટે તમારી અગાઉથી સ્થાપિત સંચાર યોજનાને અનુસરીને.

• નિર્ણાયક માર્ગ પર વર્ક ટીમ્સ અને કાર્ય પ્રવૃત્તિઓનું નિરીક્ષણ કરવું.

• ઝડપી-ટ્રેકિંગ અથવા સમાંતર અથવા જ્યાં જરૂરી હોય ત્યાં પ્રવૃત્તિઓ પૂર્ણ કરીને શેડ્યૂલ પ્રભાવ સુધારવા માટે સંસાધનોને ઉમેરીને શેડ્યૂલને બરબાદ કરવા માટેની તકોને ઓળખવી.

• વાસ્તવિક વિરુદ્ધ આયોજન ખર્ચ

• કેટલાક કિસ્સાઓમાં, પ્રોજેક્ટ પ્લાન માટે મૂલ્યાંકન, મૂલ્યાંકન અને મળેલ મૂલ્ય પર રિપોર્ટિંગ

• જો જરૂરી હોય તો જોખમોનું નિરીક્ષણ અને જોખમ ઘટાડવા અને રિફાઇનિંગ કરવું.

પ્રોજેક્ટ બંધ: એકવાર તમારા પ્રોજેક્ટના તમામ વિગતો અને કાર્યો પૂર્ણ અને ક્લાયન્ટ અથવા પ્રોજેક્ટ માલિક દ્વારા માન્ય છે; તમે છેલ્લે તમારા પ્રોજેક્ટ બંધ કરી શકો છો એક પ્રોજેક્ટ બંધ તેના પ્રારંભ, આયોજન, અને અમલ તરીકે જ મહત્વપૂર્ણ છે. તમે પ્રોજેક્ટમાંથી બધી માહિતી દસ્તાવેજ અને તેને સરસ રીતે ગોઠવવા માગશો જેથી જો જરૂરી હોય તો તમે તેના પર પાછા જઈ શકો. આ પ્રોજેક્ટ પર પોસ્ટ-મોર્ટમ રાખવાનો પણ સારો સમય છે જેથી પ્રોજેક્ટના સમય દરમિયાન બધા જ ટીમના સભ્યો યોગ્ય કે ખોટા પર પ્રતિબિંબિત કરી શકે. તે પણ દસ્તાવેજીકરણ હોવું જોઈએ જેથી પરિણામ અન્ય પ્રોજેક્ટ સભ્યો સાથે શેર કરી શકાય અને પ્રોજેક્ટ ઇતિહાસ ફોલ્ડરમાં ફાઇલ કરી શકાય. છેલ્લે, તમારી કંપનીની નીતિ દ્વારા દર્શાવ્યા મુજબ પ્રતિક્રિયા અને કામગીરીનું મૂલ્યાંકન આપવા, પ્રોજેક્ટ ટીમને ઔપચારિક રીતે સ્થગિત કરવું અગત્યનું છે.

-

કલા પેટી દ્વારા અપડેટ કરેલું