તમારા મન દ્વારા અનેક પ્રશ્નો ચાલે છે:
- હું કેવી રીતે પ્રારંભ કરું?
- પ્રોજેક્ટને શરૂઆતમાં બંધ કરવા માટે જરૂરી પગલાં કયા છે?
- હું હાઇ-પર્ફોર્મન્સ પ્રોજેક્ટ ટીમ કેવી રીતે બનાવું ?
- આ પ્રક્રિયામાં મદદ માટે હું કોણ પૂછું છું? શું કાર્યપાલક સ્પોન્સર છે?
આ પોસ્ટ સંગઠન માટે અનન્ય છે તે પ્રવૃત્તિ માટે એક પ્રોજેક્ટ , સમિતિ, અથવા ટીમ પહેલને આગળ ધપાવવા માટે કોઈ પણ નવાને મદદ કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે. તમે હોલીડે પાર્ટી અથવા અગ્રણી નવા પ્રોડક્ટ વિકાસ પહેલનું આયોજન કરી રહ્યા હોવ તો, તમારી સફળતાની સંભાવના ઘણી ઊંચી બનાવવા માટે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટની સાધનો અને પ્રક્રિયાઓ અસ્તિત્વ ધરાવે છે.
પ્રથમ, પ્રોજેક્ટ પ્રક્રિયાના 5 તબક્કાને સમજો:
જ્યારે હું તમને પાંચ તબક્કાની દરેક વિશે વધુ વાંચવા માટે પ્રોત્સાહિત કરું છું, ત્યારે તેઓ જાણે છે કે:
- પ્રારંભ: પ્રોજેક્ટ બંધ લાત.
- આયોજન: પ્રોજેક્ટના તમામ કાર્યોની યોજના બનાવવી.
- એક્ઝેક્યુશન: વાસ્તવમાં કાર્ય કરવું.
- મેનેજિંગ અને નિયંત્રણ: પ્રગતિ મોનીટર કરવા માટે પ્રોજેક્ટ દરમ્યાન તમે જે કામ કરો છો
- સમાપન: પ્રોજેક્ટ સમાપ્ત અને પહોંચાડવા અને ટીમ સ્થગિત
આ પગલાં દરેક પ્રોજેક્ટ માટે સમાન છે.
પ્રોજેક્ટ માટે 13 મૂળભૂત પગલાંઓ:
- અવકાશ વ્યાખ્યાયિત કરો: કોઈપણ પ્રોજેક્ટમાં પ્રથમ, અને સૌથી મહત્વપૂર્ણ, પગલું પ્રોજેક્ટની તક વ્યાખ્યાયિત કરે છે . તે શું તમે પરિપૂર્ણ અથવા બનાવવા માટે માનવામાં આવે છે? પ્રોજેક્ટ હેતુ શું છે? એટલું જ મહત્વપૂર્ણ છે કે જે તમારા પ્રોજેક્ટના અવકાશમાં શામેલ નથી. જો તમને તમારા બોસની પૂરતી વ્યાખ્યા ન મળે, તો સ્કોપ જાતે સ્પષ્ટ કરો અને પુષ્ટિકરણ માટે તેને પાછા ઉપર મોકલો. જ્યારે ઉદાહરણ વ્યાપાર મુદ્દો સહેજ બંધ છે, અમે બધા એક લગ્ન રિસેપ્શન સંબંધિત કરી શકો છો લગ્નના રિસેપ્શનની આયોજનમાં, તમારી પાસે તમારી અવકાશ હોઈ શકે છે: રાત્રિ ભોજન, ઓપન બાર, લગ્નના કેક અને એક ચોક્કસ તારીખથી 20,000 ડોલરથી વધુની નિવૃત્ત નૃત્ય માટે જીવંત બેન્ડ સાથે 100 મહેમાનો માટે એક લગ્નનો રિસેપ્શન તૈયાર કરો.
- ઉપલબ્ધ સ્રોતો નક્કી કરો: પ્રોજેક્ટ હેતુઓને હાંસલ કરવા માટે તમે લોકો, સાધનસામગ્રી, અને પૈસા માટે શું ઉપલબ્ધ છો? પ્રોજેક્ટ મેનેજર તરીકે, તમારી પાસે સામાન્ય રીતે આ સ્રોતોનો સીધો નિયંત્રણ રહેશે નહીં પરંતુ મેટ્રિક્સ મેનેજમેન્ટ દ્વારા તેમને સંચાલિત કરવાનું રહેશે.
- સમયરેખાને સમજો: પ્રોજેક્ટ ક્યારે પૂરો થવો જોઈએ? જેમ જેમ તમે તમારી યોજના યોજના વિકસાવી શકો છો તેમ તમે આ પ્રોજેક્ટ દરમિયાન સમયનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરો છો તે કેટલાક સુગમતા પણ હોઈ શકે છે, પરંતુ લગ્નની રિસેપ્શનના કિસ્સામાં સામાન્ય રીતે નક્કી કરવામાં આવે છે. જો તમે શેડ્યૂલને પહોંચી વળવા માટે ઓવરટાઇમ કલાકનો ઉપયોગ કરવાનું નક્કી કરો છો, તો તમારે તેનું વજન કરવું જોઈએ કે તમારા બજેટની મર્યાદાઓની સામે.
- તમારી પ્રોજેક્ટ ટીમ એસેમ્બલ કરો: તમારી ટીમ પર લોકો મેળવો અને સંવાદ શરૂ કરો. તેઓ ટેકનિકલ નિષ્ણાતો છે. તેથી જ તેમના કાર્યકારી સુપરવાઇઝરએ આ પ્રોજેક્ટમાં તેમને સોંપ્યું છે. તમારી નોકરી એ ટીમનું સંચાલન કરવું છે
- કાર્યનું વિગતવાર, ભાગ 1: આ પ્રોજેક્ટને પૂર્ણ કરવા માટે મુખ્ય ટુકડાઓ કે ઘટકો કયા બનાવશે? ઉદાહરણ તરીકે, લગ્નના સ્વાગતને ઊંચા સ્તરે આવશ્યક છે: એક રિસેપ્શન હોલ, ફૂડ, પીણું, કેક, મહેમાનો અને મનોરંજન. અલબત્ત, તે મોટા ભાગની દરેક વસ્તુઓને ઘણી વધારાની વસ્તુઓમાં વિભાજીત કરી શકાય છે. તે આગળનું પગલું છે
- કાર્યની વિગત, ભાગ 2: ઉપરના અમારા લગ્નના સ્વાગત ઉદાહરણમાં, તમારી પાસે વિવિધ ઘટકોના ચાર્જમાં ટીમ અથવા વ્યક્તિ હોય છે. દરેક મુખ્ય આઇટમ પ્રાપ્ત કરવા માટે જરૂરી વિગતોને જોડવામાં તમારી ટીમના સભ્યો સાથે કામ કરો. ખાદ્ય ચીજવસ્તુઓએ વિકલ્પો, ખર્ચની મર્યાદાઓ અને પસંદગીને સમજી જવી જોઈએ કે જે અવકાશ હાંસલ કરવાને ટેકો આપે છે . દરેક મોટા પગલાંમાં નાનાં પગલાંઓની યાદી આપો. તમે તમારા પ્રોજેક્ટની કદ અને જટિલતા પર આધાર રાખે છે તેટલા સ્તરો વધુ અને વધુ વિગતવાર પગલાંઓ પર જાઓ છો.
- એક પ્રારંભિક યોજના વિકસિત કરો: યોજનામાં તમારા બધા પગલાઓ ભેગા કરો. આવું કરવા માટેનો એક સારો માર્ગ એ છે કે તમે કઈ વસ્તુઓ અન્ય વસ્તુઓથી આગળ હોવી જોઈએ તે પહેલાં પ્રાધાન્યતા કોષ્ટકનો ઉપયોગ કરવો. ઔપચારિક પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ પ્રેકિટસ નેટવર્ક ડેગ્રામ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે અને નિર્ણાયક માર્ગને ઓળખવા માટેના વિકાસ માટે કૉલ કરે છે. જ્યારે આ તમારી જરૂરિયાતો અથવા જ્ઞાન સ્તરની બહાર હોઇ શકે છે, ત્યારે મુખ્ય મુદ્દો યોગ્ય ક્રમમાં પ્રવૃત્તિઓનું અનુકરણ કરવું અને પછી પ્રવૃત્તિઓ માટે સાધનોનું ફાળવણી કરે છે. પૂછવા માટે પ્રશ્નો સમાવેશ થાય છે: પ્રથમ શું થાય છે? આગળનું પગલું શું છે? કયા પગલાં વિવિધ સ્રોતો સાથે એક જ સમયે જઈ શકે છે? દરેક પગલું કોણ કરશે? કેટલો સમય લાગશે? ત્યાં ઘણા ઉત્તમ સૉફ્ટવેર પેકેજો ઉપલબ્ધ છે જે તમારા માટે આ વિગતવાર ઘણું સ્વયંચાલિત કરી શકે છે. અન્ય લોકોને તેઓ જે ઉપયોગ કરે છે તેવી સમાન સ્થિતિ વિશે પૂછો.
- તમારી બેઝલાઇન પ્લાન બનાવો: તમારી ટીમ અને કોઈપણ અન્ય હિસ્સેદારો પાસેથી તમારી પ્રારંભિક યોજના પર પ્રતિસાદ મેળવો. ઉપલબ્ધ સમય માં પ્રોજેક્ટને ફિટ કરવા માટે તમારી સમયરેખાઓ અને કાર્ય સમયપત્રકોને વ્યવસ્થિત કરો. એક પાયાની યોજના તૈયાર કરવા માટે પ્રારંભિક યોજનામાં કોઈપણ જરૂરી ગોઠવણો બનાવો.
- પ્રોજેક્ટ એડજસ્ટમેન્ટ્સની વિનંતી કરો: કોઈ પ્રોજેક્ટને સોંપવામાં લગભગ ક્યારેય પૂરતો સમય, પૈસા અથવા પ્રતિભા નથી. લોકોની અપેક્ષા કરતાં મર્યાદિત સ્રોતો સાથે વધુ કરવાનું તમારું કામ છે. જો કે, ઘણી વખત એવા પ્રોજેક્ટ પર મર્યાદા મૂકવામાં આવે છે જે ફક્ત અવાસ્તવિક છે. તમારે તમારા કેસ બનાવવાની જરૂર છે અને તેને તમારા બોસમાં પ્રસ્તુત કરો અને વિનંતી કરો કે આ અવાસ્તવિક મર્યાદા બદલવામાં આવશે. પ્રોજેક્ટની શરૂઆતમાં ફેરફારો માટે પૂછો. તમને જરૂરી ફેરફારો માટે પૂછવામાં મુશ્કેલી ન થાય ત્યાં સુધી રાહ ન જુઓ. તેમ છતાં, જો તમારા પ્રોજેક્ટમાં લગ્નનો સમાવેશ થાય છે, તો ઘણા નોંધપાત્ર ફેરફારો માટે સફળ થવાની અપેક્ષા રાખશો નહીં!
- તમારી યોજના કાર્ય કરો, પરંતુ તે માટે ડાઇ ન કરો: યોજના બનાવી મહત્વનું છે, પરંતુ યોજના બદલી શકાય છે. દરરોજ સવારે કામ કરવા માટે તમારી પાસે ડ્રાઇવિંગ કરવાની યોજના છે. જો એક આંતરછેદ અકસ્માત દ્વારા અવરોધિત છે, તો તમે તમારી યોજના બદલી શકો છો અને અલગ રીતે જાઓ. તમારી પ્રોજેક્ટ યોજનાઓ સાથે આ જ કરો જરૂરિયાત મુજબ તેમને બદલો, પરંતુ હંમેશા ધ્યાનમાં અવકાશ અને સંસાધનો રાખો.
- તમારી ટીમની પ્રગતિનું નિરીક્ષણ કરો: તમે પ્રોજેક્ટની શરૂઆતમાં થોડી પ્રગતિ કરી શકો છો, પરંતુ ત્યારબાદ મોનિટર કરવા માટે દરેકને કોઈપણ રીતે શું કરવાનું છે તેની શરૂઆત કરો. તે મુશ્કેલીઓ થતાં પહેલાં મુદ્દાઓ પકડવાનું સરળ બનાવશે.
- દસ્તાવેજ બધું: રેકોર્ડ્સ રાખો દર વખતે જ્યારે તમે તમારી બેઝલાઇન પ્લાન બદલી શકો છો, ત્યારે લખો કે ફેરફાર કેમ હતો અને શા માટે તે જરૂરી હતું. દર વખતે જ્યારે નવી આવશ્યકતા પ્રોજેક્ટમાં ઉમેરવામાં આવે ત્યારે લખો કે જ્યાં જરૂરિયાત આવી છે અને સમયરેખા અથવા બજેટને કારણે તેને કેવી રીતે સમાયોજિત કરવામાં આવી છે. તમે બધું યાદ રાખી શકતા નથી, તેથી તેમને લખો જેથી તમે તેમને પ્રોજેક્ટની સમીક્ષાના અંતે શોધી શકો અને તેમની પાસેથી શીખી શકો.
- દરેક વ્યક્તિને જાણ કરો: પ્રગતિ અંગેની તમામ યોજના સહભાગીઓની તમામ માહિતી રાખો. જેમ જેમ તમે દરેક સીમાચિહ્ન પૂર્ણ કરો તેમ તેમ, તમારી સફળતા વિશે તેમને જણાવો, પણ તે જલદી સમસ્યાઓ આવે ત્યારે તેમને જાણ કરો. ઉપરાંત, તમારી ટીમને જાણકાર રાખો. જો ફેરફારો અંગે વિચારણા કરવામાં આવી રહી હોય, તો ટીમ વિશે તેમને વિશે જણાવો જ્યાં સુધી તમે કરી શકો. ખાતરી કરો કે ટીમ પર દરેકને ખબર છે કે બીજું શું કરવાનું છે.
બોટમ લાઇન
પ્રોજેક્ટના પહેલના નેતૃત્વ માટે તમારે ઔપચારિક પ્રોજેક્ટ મેનેજર હોવું જરૂરી નથી. જો કે, તમારે પ્રોજેક્ટ્સ મેનેજમેન્ટના સાધનો અને તર્કને તમારા ઉદ્દેશોને સ્પષ્ટ કરવા, કામની વિગત આપવા, એક ટીમ બનાવવી, અને કાર્યનું સંચાલન અને નિરીક્ષણ કરવું જોઈએ. સફળતા શ્રેષ્ઠ!