અંદાજપત્ર અંદાજ કેવી રીતે કરવી તે સહિત પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ માટે માર્ગદર્શન

પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ઇન્સ્ટિટ્યૂટ (પીએમઆઇ) પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટને "પ્રોજેક્ટ, જ્ઞાન, કુશળતા, સાધનો અને તકનીકોના ઉપયોગ દ્વારા યોજનાની જરૂરિયાત પૂરી કરીને પ્રોજેક્ટની યોજનાને વ્યાખ્યાયિત કરે છે.આ પ્રોજેક્ટના પ્રારંભ, આયોજન, અમલ, નિયંત્રણ અને બંધ કરવાના ઉપયોગ દ્વારા પરિપૂર્ણ થાય છે. . "

જો કે આ વ્યાખ્યા જટિલ જણાય છે, પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટના આચાર્ય વાસ્તવમાં સામાન્ય અર્થમાં અને કાર્યદક્ષતામાં મૂળ છે.

શું તમે તમારા ગ્રાહકોને પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ આપવા માંગો છો અથવા તમારો ધ્યેય એક પ્રોજેક્ટ મેનેજર બનવા માટે છે, પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટના ફંડામેન્ટલને ધ્યાનમાં રાખીને પગલું દ્વારા પગલું. તમે શરૂ કરો તે પહેલાં, નક્કી કરો કે જે સેવા તમે પ્રદાન કરવાના છો (અથવા જે સોંપણી તમે લઈ રહ્યા છો) ખરેખર એક પ્રોજેક્ટ છે

જનરલ મેનેજમેન્ટ વર્સિસ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ

કોઈક પ્રોજેક્ટ છે કે નહીં તે તમે કેવી રીતે નક્કી કરશો? આને તોડવા માટે, મેનેજમેન્ટના બે અલગ અલગ ક્ષેત્રોને વિધેયાત્મક (અથવા સામાન્ય) સંચાલન અને પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં અલગ કરો.

કાર્યાત્મક અથવા સામાન્ય વ્યવસ્થાપન કાર્યનું સતત સંચાલન છે. એક ઉદાહરણ એ છે કે જો તમારી પાસે તકનીકી કંપનીની માલિકી છે અને તમારી પાસે એક ક્લાયંટ છે જેના માટે તમે બૅકઅપ સમર્થન પ્રદાન કરો છો અને તમે તેમના સર્કલનો બેકઅપ લઈને તેમને સાપ્તાહિક પ્રવૃત્તિ રિપોર્ટ પૂરો પાડીને તેમના વાર્ષિક એકાઉન્ટનું સતત સંચાલન કરો છો જો તમે આ પાંચ વર્ષ માટે કરો છો અને ક્લાયન્ટ સાથે નવીનીકરણીય કરાર કરો છો, તો તમારું કાર્ય સતત અને તેથી સામાન્ય અથવા વિધેયાત્મક છે.

જો, જો કે, તમારું ક્લાયન્ટ નવી વિષય સંચાલન વ્યવસ્થા અમલમાં માંગે છે અને તેમની પાસે નવી સિસ્ટમ વિકસાવવા માટે એક વર્ષ છે અને તમને તેના વિકાસને આગળ વધારવા માટે પૂછશે, તમારા ક્લાયન્ટે તમને પ્રોજેક્ટમાં જોડાવ્યું છે.

તેવી જ રીતે, જો તમે માનવીય સંસાધનો સાથે કામ કરો છો અને તમારી નોકરી ડિપાર્ટમેન્ટ બજેટનું સંચાલન કરવા અને જુનિયર સહયોગીની દેખરેખ માટે છે, તો તમારી પાસે કાર્યલક્ષી કામ છે કારણ કે તે એક સતત નોકરી છે કે જે નિર્ધારિત પૂર્ણાહુતિ ધરાવતી નથી.

બીજી બાજુ, જો તમારી પાસે એ જ એચઆર જોબ હોય અને તમારા ડિપાર્ટમેન્ટ ઓફ ડિરેક્ટર તમને નવી ભરતી કાર્યક્રમ અમલમાં મૂકવા માટે પૂછે છે (અને તમને સમયમર્યાદા અને બજેટ પૂરો પાડે છે) અને તમને પ્રોજેક્ટ મેનેજર બનાવે છે, તો તે એક પ્રોજેક્ટ છે કારણ કે તે તેની શરૂઆત અને અંતિમ તારીખ છે અને કાર્ય માત્ર એક જ વાર થાય છે.

ત્રણ ભાગોમાં તમારા પ્રોજેક્ટને જોવો

હવે તમે એક પ્રોજેક્ટનું નિર્માણ કરો છો તેના સારાંશને સમજો છો, તમે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટને નજીકથી જોઈ શકો છો. ઉદાહરણ તરીકે ભરતી કાર્યક્રમનો ઉપયોગ કરીને, હવે તમે જાણતા હો કે કોઈ પ્રોજેક્ટ માટે જરૂર છે, આગળનું પગલું એ અવકાશ, સમય અને અંદાજપત્રને જરૂરી છે.

પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ આયોજન, આયોજન, અને ભરતી કાર્યક્રમ પ્રોજેક્ટના સમય, બજેટ અને સમયનું નિયંત્રણ કરે છે. પ્રોજેક્ટની કલ્પના કરવામાં સહાય માટે, એક સરળ પિરામિડ બનાવો. પિરામિડની દરેક લાઇન પ્રોજેક્ટના ત્રણ મુખ્ય ભાગોમાં એક (એટલે ​​કે અવકાશ, સમય અને બજેટ) રજૂ કરે છે. પિરામિડની મધ્યમાં ખાલી જગ્યા એ વિતરિત કરેલ પ્રોડક્ટની ગુણવત્તા છે. પિરામિડ એ ધ્યાનમાં રાખવાનું એક અગત્યનું સાધન છે કે જેમ તમે તમારા પ્રોજેક્ટની યોજના ઘડી રહ્યા છો, કારણ કે તમારા ત્રણ મુખ્ય ભાગો વધવા અથવા સંકોચાય છે, ઉત્પાદનની ગુણવત્તા અસર પામે છે

પ્રોજેક્ટનો અવકાશ

અવકાશને વ્યાખ્યાયિત કરવું તે ઘણીવાર પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટનો સૌથી મુશ્કેલ અને જટિલ ભાગ છે.

પ્રોજેક્ટની વિગતો શરૂઆતમાં સામાન્ય રીતે અજાણ હોય છે, તેથી પ્રોજેક્ટ્સને અમલમાં મૂકવા માટે પ્રવૃત્તિઓ અને કાર્યોની આવશ્યકતા છે તે અંગે અંદાજ લગાવો. અવકાશમાં વિવિધ પ્રકારની પ્રવૃત્તિઓ અને ક્રિયાઓનો સમાવેશ થાય છે, જે તમે પ્રદાન કરેલા અંતિમ ઉત્પાદનને ઉત્પન્ન કરવા માટે હાથ ધરવામાં આવશે. પ્રોજેક્ટના અવકાશને વ્યાખ્યાયિત કરવાથી પ્રોજેક્ટ સમાપ્ત કરવા માટે તમારે સમય અને બજેટની જરૂર પડશે તે નક્કી કરવામાં મદદ મળશે. શરૂ થવાનો એક સારો રસ્તો એ છે કે કાર્યને પૂર્ણ કરવા માટે તમને શું લાગે છે તે લખવા માટે ફક્ત લખવાનું છે. આગળ, સામેલ તમામ પ્રવૃત્તિઓના વ્યાપક અભિપ્રાય મેળવવા માટે અન્ય લોકો સાથે સંપર્ક કરો

પ્રોજેક્ટનો સમય

એકવાર તમે પ્રારંભિક અવકાશ સ્થાપ્યા પછી, તમે દરેક પ્રવૃત્તિ અને કાર્ય માટે સમય ફાળવવાનું શરૂ કરી શકો છો, અને વધુમાં, પ્રોજેક્ટને મોટા ચિત્રમાં જોવા માટે. તમારી જાતને પૂછો કે કઈ પ્રવૃત્તિઓ એક જ સમયે થશે અને જે ક્રમશઃ થશે.

આ ઉપરાંત, પ્રોજેક્ટ પ્રવૃત્તિઓની સમીક્ષા કરનારા કેટલા લોકો તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરશે કારણ કે તે એક પગલું પૂર્ણ કરવાના સમયને અસર કરશે. આશ્ચર્યજનક છે કે જ્યારે ત્રણ લોકોએ તેની સમીક્ષા કરવાની જરૂર હોય ત્યારે એક સરળ કાર્ય કેટલો લાગી શકે છે સમયની ગણતરી કર્યા પછી તે સંચિત પ્રવૃત્તિઓ અને ક્રિયાઓ પૂર્ણ કરવા માટે લેશે, તમે પ્રોજેક્ટ ટીમની અનુસરવા માટે પ્રોજેક્ટ સૂચિ તૈયાર કરવા માટે તૈયાર છો.

પ્રોજેક્ટ બજેટ

આ બિંદુએ, તમે પ્રોજેક્ટની (સ્કોપ) અને લંબાઈ (સમય) ની સ્થાપના કરી છે, હવે બજેટને નક્કી કરવાનો સમય છે. પ્રોજેકટ માટે સમયની ગણતરીની ગણતરી કરવા માટે, તમારે ઘણીવાર અન્ય લોકો સાથે સંપર્ક કરવો પડશે, જેમાં ડિપાર્ટમેન્ટ સચોટ બજેટ નક્કી કરવા તરફ દોરી જાય છે. બજેટમાં હાથ ધરવામાં આવેલા પ્રવૃત્તિઓમાં સામેલ લોકો અને સામગ્રીઓના ઉપયોગ સહિત, અને કેટલા સમય સુધી (એટલે ​​કે, લોકોની) જરૂર પડશે અને વપરાયેલી સામગ્રી સહિત અનેક વિચારણાઓ છે.

કોમ્યુનિકેશન કી છે

ઘણી વખત ક્લાઈન્ટ (અથવા બોસ) પ્રોજેક્ટ્સની તક ધ્યાનમાં લીધા વિના પૂર્વ નિર્ધારિત સમય અને બજેટમાં પૂર્ણ થયેલ પ્રોજેક્ટ ઇચ્છે છે. આની સાથે સમસ્યા એ છે કે લગભગ હંમેશાં, સમય અને બજેટની મર્યાદાઓને ધ્યાનમાં રાખીને પ્રોજેક્ટનો અવકાશ વ્યાજબી રીતે પૂર્ણ કરી શકાતો નથી. પરિણામે, પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટનો ભાગ ક્લાયન્ટ અથવા બોસ સાથે પ્રોજેક્ટના અવકાશની શરતોને વાટાઘાટ કરી રહ્યાં છે. વાટાઘાટ પ્રક્રિયાની દરમ્યાન, તેમજ પ્રોજેક્ટની સમગ્ર લંબાઈ, સ્પષ્ટ સંકેત શુધ્ધ વાતચીત એ એક સૌથી મહત્વપૂર્ણ કૌશલ્ય છે જેની તમને જરૂર પડશે. વધુ સ્પષ્ટ રીતે તમે રસ્તામાં પડકારોનો પ્રચાર કરો છો, તમારા ક્લાઈન્ટ અથવા બોસને વધુ ખુશ થશે.