યોજના, લોકોને જવાબદાર બનાવવા, વાતચીત અને કેટલાક વધુ વાતચીત
તે સરસ શૈક્ષણિક વ્યાખ્યા છે, પરંતુ પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ શું કરે છે?
ફક્ત મૂકી, તેઓ પ્રોજેક્ટ મેનેજ કરો કદાચ આ ખૂબ સરળતાથી મૂકવામાં આવે છે, પરંતુ તે તેઓ શું છે. નૈતિક સરહદોની અંદર, તેઓ પ્રોજેક્ટના લક્ષ્યાંકોને પરિપૂર્ણ કરવા માટે જે કંઇક જરૂરી છે તે કરે છે.
પીએમઆઈ એ એક પ્રોજેક્ટને "એક અનોખી ઉત્પાદન, સેવા અથવા પરિણામ બનાવવા માટે રચાયેલ કામચલાઉ જૂથની પ્રવૃત્તિ" તરીકે વ્યાખ્યાયિત કરે છે. આ વ્યાખ્યામાં અનન્ય શબ્દ કી છે. રોજિંદા કાર્યોમાં પ્રોજેક્ટ્સ શામેલ નથી. પ્રોજેક્ટ સમાપ્ત થઈ જાય તે પછી કોઈ પ્રોજેક્ટ શરૂ નહીં થાય.
પ્રોજેકટ મેનેજર પ્રોજેક્ટ્સને સફળ બનાવવા માટે સંસાધનો-સમય, પૈસા અને લોકો જેવા -નું આયોજન કરે છે એકવાર પ્રોજેક્ટ પૂર્ણ થઈ જાય પછી, પ્રોજેક્ટ મેનેજર અન્ય પ્રોજેક્ટ પર જાય છે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ શું કરે છે
જો પ્રોજેક્ટ્સ મેનેજરનું કામ પ્રોજેક્ટ્સને સફળ બનાવવા માટે સંસાધનોનું આયોજન કરવું હોય, તો આ કેવી રીતે થાય છે?
પ્રોજેક્ટ મેનેજર યોજનાઓનું આયોજન કરે છે. તેઓ પ્રોજેક્ટ્સના ધ્યેયો સ્થાપિત કરવા પ્રોજેક્ટ પ્રાયોજકો સાથે બેસે છે. તેઓ આ લક્ષ્યો લે છે અને એક પ્રોજેક્ટ ચાર્ટરમાં તેમને બહાર કાઢે છે.
પ્રોજેક્ટ ચાર્ટર એ દસ્તાવેજ છે જે કોઈ પ્રોજેક્ટની શરૂઆત કરે છે. આ પ્રોજેકટ ચાર્ટર પ્રોજેક્ટ્સની ઉચ્ચસ્તરીય અપેક્ષાઓ જેવા કે લક્ષ્યો, બજેટ અને ટાઈમફ્રેમ દર્શાવે છે. પ્રોજેક્ટ ચાર્ટ્સના ચોક્કસ ઘટકો સંસ્થા દ્વારા અલગ અલગ હોય છે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજર અને પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર તે વિશે ચર્ચા કરે છે કે તેઓ પ્રોજેક્ટ ટીમ પર શું ઇચ્છે છે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજર અને પ્રાયોજક આ પ્રોજેક્ટ પર આ લોકો કેવી રીતે મેળવશે તે વિશે વ્યૂહરચના બનાવે છે. આ પ્રોજેક્ટના પ્રાયોજકને પ્રોજેક્ટ માટે કર્મચારી સ્રોતો મેળવવા માટે ઉચ્ચસ્તરીય વ્યવસ્થાપકોને સંપર્ક કરવા માટે સંસ્થાકીય સ્થિતિ અને ચંચળ હોવી જોઈએ.
આ સ્ટાફ સભ્યો ઔપચારીક રીતે પ્રોજેક્ટ મેનેજરને જાણ કરશે નહીં, પરંતુ પ્રોજેક્ટ પ્રોજક્ટ કાર્યો પૂર્ણ કરવા માટે તેઓ પ્રોજેક્ટ મેનેજર માટે જવાબદાર રહેશે. પ્રોજેક્ટ્સના વ્યવસ્થાપન અંગે આ કદાચ સૌથી મુશ્કેલ બાબત છે: પ્રોજેક્ટ મેનેજર પાસે પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યોની સંપૂર્ણ વ્યવસ્થાપકીય સત્તા નથી. આ લોકો પ્રોજેક્ટ બહાર અન્ય સોંપણીઓ અને અગ્રતા છે જો વ્યક્તિગત સમસ્યાઓ ઊભી થાય તો, પ્રોજેક્ટ મેનેજર તેમને પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્ય સાથે હેન્ડલ કરવાનો પ્રયાસ કરે છે, પરંતુ જો તે સમસ્યાઓ ચાલુ રહે છે, તો પ્રોજેક્ટ મેનેજરને એક સભામાં જવા માટે ટીમ સભ્યના મેનેજર પાસે જવાનું રહેશે.
એકવાર પ્રોજેક્ટ મેનેજર પ્રોજેક્ટ માટે તેમના સંસાધનોને જાણે છે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર પ્રોજેક્ટ પ્લાન અને એક કાર્ય વિરામ વિકર્ણ માળખું વિકસાવે છે, અથવા WBS ડબલ્યુબીએસ (WBS) આ પ્રોજેક્ટના લક્ષ્યોને વ્યવસ્થાપક્ષીય હિસ્સામાં વહેંચે છે જેને એક વ્યક્તિને સોંપવામાં આવી શકે છે. કાર્ય માત્ર એક વ્યક્તિ દ્વારા પૂર્ણ કરવાની જરૂર નથી, પરંતુ એક વ્યક્તિ કાર્ય માટે જવાબદાર હોવા જ જોઈએ.
એક પ્રોજેક્ટ મેનેજર ડબલ્યુબીએસ વિકસાવે છે, તે માને છે કે કઈ ક્રિયાઓ એકબીજા પર આધારિત છે. તેમણે કાર્યોને યોગ્ય રીતે અનુક્રમિત કરે છે. તે પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યોની શક્તિ, નબળાઈઓ અને અન્ય જવાબદારીઓને પણ ધ્યાનમાં લે છે.
મોટાભાગના પ્રોજેક્ટ મેનેજરની કામગીરી સંચાર છે. આયોજન તબક્કામાં, પ્રોજેક્ટ મેનેજર અને સ્પોન્સર સતત સંપર્કમાં છે. કિકોફ મીટિંગમાં પ્રોજેક્ટ મેનેજર સમગ્ર પ્રોજેક્ટ માટે ટોન સુયોજિત કરે છે. પ્રોજેક્ટ શરૂ થઈ જાય તે પછી, પ્રોજેક્ટ મેનેજર પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યો, પ્રોજેક્ટ પ્રાયોજકો અને હિસ્સેદારો સાથે સંપર્ક કરે છે . હિસ્સાધારકો સંસ્થાની અંદર અને બહાર બંને હોઈ શકે છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજર પ્રોજેક્ટ ટીમ સાથે નિયમિત મીટિંગ્સ ધરાવે છે અને જરૂરી તરીકે વ્યક્તિગત ટીમ સભ્યો સાથે મળે છે. પ્રોજેકટ મેનેજર પ્રોજેકટ સ્પોન્સર સાથે નિયમિત રૂપે મુલાકાત લે છે જેથી પ્રોજેક્ટ્સની યોજનાની અપેક્ષા રાખવામાં આવે.
જેમ જેમ પ્રોજેક્ટ બંધ તરફ ખેંચે છે, પ્રોજેક્ટ મેનેજરને ખાતરી કરવી જોઈએ કે બધું જ એક સાથે આવે. બંધ કર્યા પછી, પ્રોજેક્ટ મેનેજર દસ્તાવેજો અને પ્રોદ્યોગમાંથી શીખ્યા છે.
સરકારી સંગઠનો પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સને મોટી સોફ્ટવેર સુધારાઓ અને હાર્ડવેર રીફ્રેશ જેવાં મુખ્યત્વે માહિતી ટેકનોલોજીના ઘટકો સાથે મોટા પ્રયત્નો કરવા ઉપયોગ કરે છે. તકનીકી અસરો વગર નાની માહિતી ટેકનોલોજી પ્રોજેક્ટ્સને નાના પ્રોજેક્ટ કરતાં ઔપચારિક પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સ્ટ્રક્ચરની શક્યતા વધુ હોય છે. આ નાની, બિન-તકનીકી પ્રોજેક્ટ્સ માટેના પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ એવા સ્ટાફ હોઈ શકે છે કે જેઓ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં કોઈ તાલીમ આપતા નથી અને જે કામ દ્વારા ગૂંચવણમાં આવે તેવી શક્યતા છે.
ઘણા લોકો પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં ભળી જવા માટે દબાણ હેઠળ આવે છે. તેઓ તમામ પ્રકારના બેકગ્રાઉન્ડમાંથી આવે છે. શું તેઓ પોલીસ અધિકારીઓ , કોન્ટ્રાક્ટ મેનેજર, અભ્યાસક્રમ નિષ્ણાતો , જાહેર માહિતી અધિકારીઓ અથવા બીજું કંઈક છે, તેઓ વિષયના નિષ્ણાતો જેમ કે સંસ્થાકીય કૌશલ્યો હોય છે અને પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ તરીકે પવન ઉડાડે છે. એકવાર તેઓ થોડો અનુભવ અને તાલીમ મેળવી લે છે, તેઓ શોધી કાઢે છે કે તેઓ પ્રોજેક્ટનું સંચાલન કરે છે. તેઓ પ્રોજેક્ટ્સનું સંચાલન કરવા, તેમની કુશળતા વધારવા તાલીમ અને વધુ પ્રમાણિતતા અને જોબની તકો આપવા માટે વધુ પ્રમાણિત તકો શોધી કાઢે છે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજરની લાક્ષણિકતાઓ
સફળ પ્રોજેક્ટ્સ મેનેજર્સમાં કેટલાક લાક્ષણિકતાઓ સામાન્ય છે. આ લક્ષણો સાથે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ તેમના પ્રોજેક્ટ્સના ધ્યેયો પૂરા કરવા તરફ આગળ વધી રહ્યા છે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજર વિશ્વસનીય હોવા જોઈએ. હિતધારકો અને પ્રોજેકટ ટીમના સભ્યોને પ્રોજેક્ટ પર ભરોસો રાખવા માટે તેઓ સારી કામગીરી બજાવે છે, તેઓ પ્રોજેક્ટ મેનેજર પર વિશ્વાસ કરે છે. ભલે વસ્તુઓ સારી રીતે ચાલતી હોય અથવા ન પણ હોય, પ્રોજેક્ટ મેનેજર ખુલ્લું અને પ્રમાણિક હોવું જોઈએ કે આ પ્રોજેક્ટ સાથે શું ચાલી રહ્યું છે. આવા સંવેદનાથી પ્રોજેક્ટ મેનેજરની વિશ્વસનીયતા વધે છે. લોકો જાણે છે કે તેઓ આ પ્રોજેક્ટમાં શું થઈ રહ્યું છે તે ભલેને કોઈ ભરોસાપાત્ર માહિતી મળશે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સને બહિષ્કૃત કરવામાં આવે છે. એક્સ્પ્ટવ્યુશન એ પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ માટે સારી ગુણવત્તા છે કારણ કે તેઓ સતત વાતચીત કરતા હોય છે. પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર, હિસ્સેદારો અથવા ટીમના સભ્યો સાથે વાતચીત કરતી વખતે, પ્રોજેક્ટ મેનેજરોએ માહિતીનો પ્રસાર કરવો અને એકત્ર કરવા માટે મોટાભાગની તકો કરવી જોઇએ. ઇન્ટ્રોવરટેડ પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ સફળ થઈ શકે છે; જો કે, તેઓ તેમના આરામ ઝોનની બહાર પોતાને જ ફરજિયાત બનાવશે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં સફળતા માટે આયોજન મહત્વપૂર્ણ છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજરો માત્ર એક સારી યોજના સ્થાપિત કરવા માટે નથી, પરંતુ યોજનાને અનુસરવા માટે અને જ્યારે તે યોજનાને બદલવાની જરૂર છે તે જાણવાની જરૂર છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજર યોજનાને વળગી રહે છે જ્યાં સુધી તે પ્રોજેક્ટની જરૂરિયાતોને પૂર્ણ કરતા નથી. પછી, તેઓ ફ્લાય પર એડજસ્ટમેન્ટ કરે છે જેથી પ્રોજેક્ટના લક્ષ્યાંકો પૂરા થશે. તેઓ જરૂરી પ્રેક્ષકોને ફેરફારોને સંચાર કરે છે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ હંમેશા તેમના પ્રોજેક્ટ વિષય બાબતોમાં નિષ્ણાતો નથી. મોટા પ્રોજેક્ટ્સ પર, પ્રોજેક્ટ્સ મેનેજર પ્રોજેક્ટના તમામ પાસાઓનો નિષ્ણાત બની શકે તેવો વ્યવહારિક રીતે કોઈ માર્ગ નથી. આ શા માટે ટીમો એટલી મહત્વપૂર્ણ છે પ્રોજેક્ટ મૅનેજરની વિષયની કુશળતાનો સામનો કરવા માટે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ ડેટા આધારિત હશે. તેઓ તેમના ટીમ સભ્યો દબાવવું જ જોઈએ તેમને ખાતરી કરવા માટે પ્રોજેક્ટ પ્રગતિ તરીકે તેઓ જોઈએ તરીકે પ્રગતિશીલ માહિતી આપવા માટે. જ્યારે સમય, ગુણવત્તા અને અવકાશ વિશે નિર્ણાયક નિર્ણયો ઊભી થાય છે, ત્યારે પ્રોજેક્ટ મેનેજરને શું કરવાની જરૂર છે તે નક્કી કરવા માટે ડેટા જરૂરી છે.
કારણ કે પ્રોજેક્ટ મેનેજરોને માહિતીની જરૂર છે, તેઓ વિશ્લેષણાત્મક હોવા જોઈએ. સંબંધિત જાણકારી શોધવા અને નિર્ણય લેવાની પ્રક્રિયામાં લાગુ કરવા માટે તેઓ પક્ષપાત અને લાગણી દ્વારા કાપી શકશે.
પ્રમાણપત્રો પ્રોજેક્ટ મેનેજર કમાવી શકો છો
જેમ જેમ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ તેના પોતાના અલગ શિસ્ત માં વિકસાવી છે, પ્રમાણપત્રો ની કિંમત વધારો થયો છે. વાસ્તવમાં, બન્ને જાહેર અને ખાનગી ક્ષેત્રોમાં નોકરીની પોસ્ટિંગ્સ બતાવે છે કે રોજગારદાતાઓએ નવા હોર્સને ઓળખપત્રની જરૂર છે અથવા પ્રાધાન્ય આપવાનું પસંદ કર્યું છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં લાંબી વર્ક હિસ્ટરીઝ ધરાવતા લોકો માટે પ્રમાણપત્રોની જરૂર નથી, પણ આ કાર્ય માટે આ નવા લોકો તેમને અનુસરે છે. જેમ જેમ વધુ લોકો પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ક્ષેત્ર દાખલ કરે છે, તેમ વધુ લોકોને પોતાને સક્ષમ તરીકે જુદા કરવાની જરૂર પડશે.
યુ.એસ.માં, પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ માટે સૌથી પ્રચલિત સર્ટિફિકેટ એ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ પ્રોફેશનલ છે, અથવા PMP®, PMI દ્વારા ઓફર કરવામાં આવે છે. એક પીએમપી ® ઓળખાણપત્ર મેળવવા માટે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર શૈક્ષણિક, અનુભવ અને તાલીમ જરૂરિયાતો પૂરી કરે છે. આ આવશ્યકતાઓને બેમાંથી એક માર્ગે મળી શકે છે. પ્રથમ, પ્રોજેક્ટ મેનેજર પાસે હાઇ સ્કૂલ ડિગ્રી હોવી જોઈએ, 7,500 કલાકનાં મેનેજિંગ પ્રોજેક્ટ્સ અને સંબંધિત તાલીમના 35 કલાક સાથે પાંચ વર્ષનો અનુભવ હોવો જોઈએ. બીજું, પ્રોજેક્ટ મેનેજર પાસે બેચલર ડિગ્રી હોવી જોઈએ, 4,500 કલાકનાં પ્રોજેક્ટ્સનું સંચાલન કરવા અને સંબંધિત તાલીમના 35 કલાક સાથે ત્રણ વર્ષનો અનુભવ હોવો જોઈએ.
આ આવશ્યકતાઓને પૂર્ણ કર્યા પછી, પ્રોજેક્ટ મેનેજરને PMI સાથે અરજી કરવી અને પરીક્ષા લેવાની રહેશે. આ પરીક્ષા જ્ઞાનના પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ બોડી પર આધારિત છે, અથવા PMBOK®
પીએમઆઇ નવ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સર્ટિફિકેટ આપે છે. PMP® અને પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ અથવા CAPM® માં સર્ટિફાઇડ એસોસિયેટ મેળવવા માટે સરળ, પીએમઆઇના બે સામાન્ય પ્રમાણપત્રો છે. તેમના સાત સાત પ્રમાણપત્રો પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટના વિશિષ્ટ પાસાઓ સાથે કામ કરે છે- જેમ કે બિઝનેસ વિશ્લેષણ, સુનિશ્ચિત અને જોખમ સંચાલન-અથવા વિશેષ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ પધ્ધતિઓ- જેમ કે ચપળ અને OPM3.
પગાર પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ કમાઓ
જાહેર અને ખાનગી એમ બંને ક્ષેત્રોમાં અસ્તિત્વમાં રહેલા લગભગ કોઈ પણ નોકરીની જેમ, જે લોકો સરકાર માટે કામ કરે છે તેઓ તેમના ખાનગી ક્ષેત્રના સમકક્ષો કરતાં થોડું ઓછું કમાવી શકે છે. સરકારી સંગઠન ખાનગી કંપનીઓ કરતા વધુ સારા ફાયદા પેકેજો ધરાવે છે.
તેમના કારકિર્દીની શરૂઆતમાં પ્રોજેક્ટ મેનેજર વધુ અનુભવ ધરાવતા લોકો કરતાં ઓછી કરે છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજરને અનુભવ થાય છે તેમ, તેઓ ઉચ્ચ પગારની કમાણી કરી શકે છે.