કંપનીની સભા કેવી રીતે કરવી?

એક સેમ્પલ કંપની મીટિંગ યોજના પ્રારંભ કરવાની યોજના

અભિનંદન! તમારી કંપની કંપનીના તમામ સ્તરોમાંથી પસંદ કરેલ કર્મચારીઓના જૂથ માટે મીટિંગ યોજશે. ઇવેન્ટ માટે સીઇઓએ પ્રોજેક્ટ મેનેજરની જવાબદારી તમને આપી છે. આ ટીપ્સ અને નમૂના યોજના યોજના એક માર્ગ દર્શાવે છે કે પ્રોજેક્ટ મેનેજર કંપનીની મિટિંગ માટે પ્રોજેક્ટ પ્લાન બનાવવાની અથવા સમાન જટિલ પ્રોજેક્ટ માટે સંપર્ક કરી શકે છે.

પ્રોજેક્ટની પૂર્વ યોજના

તમારું પ્રથમ પગલું પ્લાનની યોજના છે.

તમે શેરહોલ્ડરો સાથે ઇવેન્ટની ચર્ચા કરીને શરૂ કરો છો જો આ ગયા વર્ષે કરવામાં આવ્યું હતું, તો શું થયું? ખોટું શું થયું? કોણ આ પ્રોજેક્ટ સંચાલિત અને તેઓ આ વર્ષે મુશ્કેલીઓ ટાળવા માટે મદદ કરી શકે છે? સીઇઓએ તમને આ પ્રોજેક્ટ સોંપ્યો હોવાથી, તે ઇવેન્ટમાંથી શું ઈચ્છે છે? ઇવેન્ટ ક્યારે હશે? ક્યાં? બજેટ શું છે?

તમે કરી શકો તેટલું વધુ માહિતી ભેગા કરો. આ હાડપિંજર હશે કે જેના પર તમે પ્રોજેક્ટ પ્લાન બનાવશો.

ટીમ બનાવો

આ પ્રોજેક્ટને સફળ બનાવવા માટે તમારે અન્ય કયા સાધનોની જરૂર છે? ત્યાં અન્ય વિભાગોમાં લોકો છે કે જેઓ તમને આ ઇવેન્ટ સફળ બનાવવા મદદ કરી શકે છે? તમને મદદ કરવા માટે શું કરવાની જરૂર છે? શું તમે માત્ર પૂછો કે શું તમારે તેમના બોસ પાસેથી ઔપચારિક મંજૂરી મેળવવાની જરૂર છે? તમને કેટલો સમયની જરૂર છે? પૂરી પાડવા માટે તમારી પાસે કયા ચોક્કસ કૌશલ્યોની જરૂર છે? જો તમે ઇચ્છો તે વ્યક્તિ ઉપલબ્ધ ન હોય તો બીજું કોઈ તે કૌશલ્ય પ્રદાન કરી શકે છે?

આ એક કંપની વ્યાપી મીટિંગ હોવાથી, એચઆર કેવી રીતે મદદ કરી શકે?

શું તમને સગવડો વિભાગ તરફથી મદદની જરૂર છે? માર્કેટિંગ વિભાગ વિશે શું? શું તમને તે વિસ્તારમાં મદદની જરૂર છે?

એજન્ડાની યોજના બનાવો

એકવાર તમને ખબર છે કે મીટિંગ કેટલો સમય ચાલશે, તમે સમયના બ્લોકો ભરવાનું શરૂ કરો છો. શું તમારે પ્રારંભિક સ્પીકરની જરૂર છે? તે કોણ હશે? શું તમે હાજરીને એકસાથે રાખવા જઈ રહ્યા છો અથવા તમે કાર્યક્રમના ભાગ માટે તેમને નાના જૂથોમાં તોડશો?

તમને કેટલા અન્ય સ્પીકરોની જરૂર પડશે? જો તમે તૂટશો તો નાના સત્રોની સુવિધા કોણ કરશે?

શું ઇવેન્ટ એક દિવસથી વધુ સમય લેશે? તમે એક દિવસ કેવી રીતે બંધ કરશો? તમે બીજા દિવસે કેવી રીતે ફરી ખોલશો?

તમે કેવી રીતે અંતે લપેટી કરશે? શું તમારે બંધ કરવાની જરૂર છે? જો તમે બુક કરો છો તો તમે હોટલમાંથી ચકાસણી કરતા લોકોની લોજિસ્ટિક્સને કેવી રીતે નિયંત્રિત કરશો?

સ્પેસ શોધો

જાણો કે કેટલા લોકો આવી રહ્યાં છે પછી તમારે કેટલી જગ્યા જરૂર છે તે નક્કી કરો. ઇવેન્ટ ક્યાં રાખવામાં આવશે? શું કૉર્પોરેટ ઓફિસમાં કોઈ જગ્યા છે અથવા તમને મોટા જગ્યાની જરૂર છે? શું સીઇઓ એ બેઠકને બંધ-સાઇટ રાખવાની ઇચ્છા રાખે છે જેથી લોકો ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકે, અથવા તે ઇચ્છે છે કે તે ખર્ચમાં ઘટાડવા માટે ઓફિસમાં હોય?

તમારા વિસ્તારની કઈ સંપત્તિ તમને જરૂરી જગ્યા પૂરી પાડી શકે છે? એરપોર્ટની નજીકની હોટલ શહેરની બહાર આવતા લોકો માટેના પ્રવાસનો સમય ઘટાડવાનું યોગ્ય પસંદગી છે અથવા તમારે શહેરમાંથી કંઈક શોધી કાઢવું ​​જોઈએ જે શાંત થશે?

જુદાં જુદાં સ્થાનો તેમની સુવિધાઓ માટે શું ચાર્જ કરે છે? તેઓ શું સમાવેશ થાય છે અને તમે શું ખરીદી અને લાવવામાં જરૂર પડશે? શું તેઓ તમારી સાથે કામ કરવા માટે એક વ્યક્તિને સોંપશે? સામગ્રી અને બહારના લોકો અંગેની તેમની નીતિ શું છે?

ખેંચી કાઢો

આ પ્રશ્નોના ઓછામાં ઓછા મોટાભાગના જવાબો ભેગા કર્યા પછી, તમે પ્રોજેક્ટ પ્લાનને એકસાથે મૂકવાનું શરૂ કરી શકો છો.

યાદ રાખો કે આપણે જે અહીં દર્શાવીએ છીએ તે પ્રોજેક્ટ કાર્યોની સૂચિ છે, જેનું કાર્ય વિરામ ભરણ માળખું (ડબલ્યુબીએસ) માત્ર. તે કાર્યો અથવા સમયરેખા વચ્ચે કોઈ પણ નિર્ભરતાને શામેલ નથી. તે પછીથી ઉમેરાશે

નમૂના કંપની મીટિંગ પ્રોજેક્ટ પ્લાન

પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટના મૂળભૂત સાધનોનો ઉપયોગ કરીને પ્રોજેક્ટની યોજના કેવી રીતે કરવી તે વિશે, અમે પ્લાનિંગ પ્રક્રિયા દરમિયાન પ્રોજેક્ટ પ્લાનિંગ અને પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ કુશળતાનો ઉપયોગ કરીને વિચારણા કરી છે. અહીં એક પ્રોજેક્ટ પ્લાન વર્ક બ્રેકડાઉન સ્ટ્રક્ચર (ડબલ્યુબીએસ) કઈ રીતે કંપનીની મીટિંગની યોજના બનાવવાની યોજના શોધી શકે છે:

1. પૂર્વ યોજના યોજના

1. બજેટ નક્કી કરો
2. સીઇઓ સાથે પ્રોજેક્ટ ગોલ સ્થાપિત કરવા
3. ટીપ્સ માટે પાછલા પ્રોજેક્ટ મેનેજર (પીએમ) નો સંપર્ક કરો
4. હિસ્સેદારની સૂચિ નક્કી કરો
5. ઇનપુટ માટે હિસ્સેદારોનો સંપર્ક કરો.
6. ઇવેન્ટ માટે પ્રાધાન્યવાળી તારીખ સ્થાપિત કરો
7. કેટલા બોલનારા / પ્રસ્તુતકર્તાની જરૂર છે તે નક્કી કરો

1. કેટલા સપોર્ટ સ્ટાફની જરૂર છે તે નક્કી કરો
2. કેટલા કર્મચારીઓ ભાગ લેશે તે નક્કી કરો
3. ઇવેન્ટ માટે સંભવિત સ્થાનોની સૂચિ બનાવો

2. પ્રોજેક્ટ ટીમ બનાવો

1. માર્કેટિંગમાંથી પ્રતિનિધિ મેળવો
2. એચઆર માંથી પ્રતિનિધિ મેળવો
3. જો ખરીફિંગ કોઈની મદદ કરવા માટે અસાઇન કરશે
4. બધા સ્પીકર્સની વિગતોને નિયંત્રિત કરવા સુસાનને કહો
5. સુવિધાઓમાંથી પ્રતિનિધિ મેળવો
6. સૂચિ પ્રોજેક્ટ ટીમ કિક-ઑફ મીટિંગ

3. કાર્યાલય વિકાસ

3 એક પ્લાન ડે વન

1. પ્રારંભ સમય સેટ કરો
2. સમય સેટ કરો, રજીસ્ટ્રેશન માટે સ્થાન અને સ્ટાફિંગની વ્યવસ્થા કરો
3. સવારે સત્રની લંબાઈ સેટ કરો
4. ભાષણો લંબાઈ સેટ કરો
5. સવારે સત્ર માટે જરૂરી બોલનારાઓની સંખ્યાની ગણતરી કરો
6. ભરતી બોલનારા
7. મધ્ય-સવારે વિરામ યોજના (સમય અને લંબાઈ)
8. વિરામ દરમિયાન કોન્ફરન્સ રૂમ તાજું ગોઠવો (પાણી, કચરો, વગેરે.)
9. લંચ બ્રેકની યોજના (સમય, લંબાઈ, સ્થાન, મેનૂ, જે ચૂકવે છે)
10. પ્લાન બપોરે સત્ર (લંબાઈ, બોલનારાઓની સંખ્યા)
11. ભરતી બપોરે બોલનારા
12. યોજના દિવસ એક બંધ (સમય, કોણ, લંબાઈ)

3 બી પ્લાન ડે બે

1. પ્રારંભ સમય સેટ કરો
2. સવારે સત્રની લંબાઈ સેટ કરો
3. સવારે સત્ર માટે જરૂરી બોલનારાઓની સંખ્યાની ગણતરી કરો
4. ભરતી બોલનારા
5. મધ્ય-સવારે વિરામ યોજના (સમય અને લંબાઈ)
6. વિરામ દરમિયાન કોન્ફરન્સ રૂમ તાજું ગોઠવો (પાણી, કચરો, વગેરે.)
7. લંચ બ્રેકની યોજના (સમય, લંબાઈ, સ્થાન, મેનૂ, જે ચૂકવે છે)
8. પ્લાન બપોરે સત્ર (લંબાઈ, બોલનારાઓની સંખ્યા)
9. ભરતી બપોરે બોલનારા
10. પ્લાન સમાપ્તિ સ્પીચ (સમય, કોણ, લંબાઈ)
11. હોટલ સાથે ચેક-આઉટ સમય ગોઠવો

4. સ્પેસની યોજના બનાવો

1. હાજરી સંખ્યા નક્કી
2. યોજના બેઠક વ્યવસ્થા (પંક્તિઓ વિ કોષ્ટકો)
3. જરૂરી જગ્યા ગણતરી
4. જગ્યાના જથ્થા સાથે ઉપલબ્ધ સ્થાનો તપાસો (ખર્ચ, સ્થાન, સેવાઓ શામેલ છે)
5. દરેક દિવસ અને કુલ બોલનારની સંખ્યાની ગણતરી કરો
6. સંખ્યા અને આધાર સ્ટાફ પ્રકાર જરૂરી નક્કી
7. કેટલા હાજરી / વક્તાઓ / સ્ટાફને રૂમની જરૂર હશે તે શોધો
8. ઉપલબ્ધ સ્થાનો સાથેના ખર્ચ અને તારીખોની વાટાઘાટ કરો
9. પસંદ કરેલ સ્થાન સાથે કરાર સાઇન કરો

5. ઇવેન્ટ જાહેર કરો

1. ઘટના સ્થાન સાથે તમામ વિગતોને અંતિમ બનાવો
2. ખાતરી કરો કે પ્રતિભાગીઓને સૂચિત કરવામાં આવે છે
3. વિષય અને પ્રસ્તુતિ સમય / દિવસના તમામ સ્પીકર્સને સૂચિત કરો
4. ફરજો અને પાળીના તમામ સપોર્ટ સ્ટાફને સૂચિત કરો
5. હાજરીથી આરએસવીપી મેળવો
6. રિપ્લેસમેન્ટ હાજરીને જરૂરી તરીકે સૂચિત કરો

6. ઉપર અનુસરો

1. બધા સ્પીકર્સ તરફથી ડ્રાફ્ટ ભાષણો મેળવો
2. અંતિમ ભાષણોની સમીક્ષા કરો
3. બધા હાજરી, સ્પીકરો, સ્ટાફ માટે નામ ટૅગ્સ મેળવો
4. હાજરી માટે કોઈપણ સામગ્રી અને ભેટ ખરીદો
5. ઇવેન્ટ સ્થાન સાથે ફરીથી ખાતરી કરો

7. સમીક્ષા અને રેટ

1. બધા હાજરી માટે સંતોષ મોજણી મોકલો
2. બધા સ્પીકર્સને સમીક્ષા મોજણી મોકલો
3. બધા સ્પીકરો અને કર્મચારીઓને આભાર મોકલો
4. પ્રોજેક્ટ ટીમ સાથે ક્લોઝ-આઉટ મીટિંગ હોલ્ડ કરો

વધુ આયોજન

ઉપર પ્રોજેક્ટ યોજના વર્ક બ્રેકડાઉન માળખું (ડબલ્યુબીએસ) એક કંપની બેઠક આયોજન માટે એક નમૂનો બતાવે છે. તે માત્ર એક રૂપરેખા છે આ પ્રોજેક્ટ ટીમ હજુ પણ આ વસ્તુઓ પર કામ કરવાની જરૂર છે અને તેમને ઘણા પર વિસ્તૃત. વધુમાં, તેઓ દરેક કાર્ય માટે જરૂરી સમય પર કામ કરવાની જરૂર છે, કાર્યોની સંબંધિત મહત્વ અને કાર્યો વચ્ચે આંતર સંબંધો / નિર્ભરતા.