સભા વ્યવસ્થાપન પદ્ધતિઓ ઉત્પાદકતામાં સુધારો કરવામાં મદદ કરે છે

અમે સભાઓમાં અમારા ઘણા બધા કામ જીવીએ છીએ. ઘણા કિસ્સાઓમાં, ગરીબ બેઠક વ્યવસ્થાપન પદ્ધતિઓનો સહભાગી સમયનો અનુત્પાદક ઉપયોગ થાય છે. સંબંધિત પોસ્ટમાં, હું ઉત્પાદક ઘટનાઓમાં પાંચ સામાન્ય બેઠક દૃશ્યોને ફેરવવા માટે માર્ગદર્શન આપે છે. આ પોસ્ટમાં, હું ઉપયોગિતાઓ, ઉત્પાદકતા અને બેઠકોની અસરને મજબૂત કરવા માટે વધારાના વિચારો પ્રદાન કરું છું .

મીટિંગ મેનેજમેન્ટ કી - સ્ટેન્ડ પીએટી

કેટલાક મેનેજરો પીએટી (PAT) નો ઉપયોગ કરે છે

બેઠકો માટે અભિગમ, પી ઉર્ફે, એક એ Genda અને ટી imeframe જરૂરી છે. સહભાગીઓ સત્રની આગળ સંદર્ભના આ નિર્ણાયક મુદ્દાઓ સાથે આશીર્વાદ આપતા ખાતરી કરે છે કે લોકો બેઠકના એકંદર ઉદ્દેશને ભાગ લેવા અને સમર્થન આપવા તૈયાર છે. સ્પષ્ટ પીએટી રૂપરેખા ઉત્પાદક સત્રને સુનિશ્ચિત કરવામાં મદદ કરે છે

તમે મીટિંગના ઉદ્દેશને સૌથી વધુ 1 અથવા 2 વાક્યોમાં વ્યાખ્યાયિત કરી શકો છો. "આ મીટિંગ નવા માર્કેટિંગ ઝુંબેશની યોજના છે" અથવા "આ મીટિંગ વળતરના સંચાલન માટે શિપિંગની નવી નીતિની સમીક્ષા કરવી છે." હેતુ એ મદદ કરે છે કે દરેક વ્યક્તિ જાણે છે કે તેઓ શા માટે છે, શું કરવાની જરૂર છે, અને પ્રગતિ કેવી રીતે કરવી અને નિષ્કર્ષ માટે ડ્રાઇવ કરવું તે મદદ કરે છે.

એક એજન્ડા સેટ કરો જે વસ્તુઓ તમે સમીક્ષા કરવા જઈ રહ્યા છો તેની ચર્ચા કરો / ચર્ચા કરો / નિરીક્ષણ કરો હું દરેક કાર્યસૂચિની આઇટમ (નીચે જુઓ) માટે સમયમર્યાદા આપવા માંગું છું અને તે વ્યક્તિને ઓળખી કાઢીએ જે ચર્ચાને મધ્યસ્થી કરવા માટે જવાબદાર છે. સમયમર્યાદા સેટ કરો; ખૂબ જ ઓછામાં ઓછા એક પ્રારંભ અને સમાપ્તિ સમય સેટ

હું પણ એજન્ડામાં દરેક આઇટમ માટે સમયગાળો સેટ કરવાની ભલામણ કરું છું. આ સમગ્ર બેઠક સમયમર્યાદા માટે કુલ થવું જોઈએ.

સમય પર તમારી સભાઓ શરૂ કરો

જો તમે એવા સંસ્કૃતિઓમાંથી એકમાં કામ કરો છો કે જ્યાં લોકો પ્રારંભિક સુનિશ્ચિત સમય પછી પાંચ કે દસ મિનિટ સુધી બેઠકોમાં સભાઓમાં ઉતરતા હોય, તો તે એક નવું વલણ શરૂ કરવાનો સમય છે.

એક પેઢી તેના મેનેજર્સને સુનિશ્ચિત પ્રારંભ સમય પર બારણું બંધ કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરે છે, અને જેઓ અંતમાં છે તેઓ હાજરી આપવા માટે આવકાર્ય નથી. જ્યારે તમે કાર્ય કરવા માટે કાળજી કરતા હોવ તે વધુ ડ્રાકિનિયન હોઈ શકે છે, તમારે સભાને હુકમ કરવા, ઉદ્દેશ્યની સમીક્ષા કરવા અને અપેક્ષાઓ અને સમયની ખાતરી કરવા વિશે કોઈ ગુસ્સો હોવો જોઈએ નહીં.

સ્ટ્રેગ્નર્સને બતાવવા માટે રાહ ન જુઓ જ્યારે કોઈ વ્યક્તિ મોડા પહોંચે છે, ત્યારે પાછા જાઓ અને પહેલેથી જ આવરી લેવામાં આવી છે તેની સમીક્ષા કરો નહીં. તમારી મીટિંગ વિષયો સાથે ચાલુ રાખો. આ સ્ટ્રેગગર માટે અસ્વસ્થ હશે અને આગામી મીટિંગમાં તે સમયે તેના પર આવવા / તેના અવરોધોમાં સુધારો કરશે.

જો મીટિંગ ઓર્ગેનાઇઝર / સ્પૉન્સર સમયસર દેખાતા નથી, તો મીટિંગ રદ કરીને અને કામ પર પાછા જાઓ. પાંચથી સાત મિનિટ રાહ જોવી વાજબી છે. ઓડ્સ એ છે, મીટિંગ ઓર્ગેનાઇઝર અણધારી મુશ્કેલીમાં પરિણમ્યો હતો અને તમે તેના માટે રાહ જોઈ રહેલા સમયને બગાડવા નહીં પસંદ કરો છો.

વિષય પર સભા રાખો

સારી પ્રેક્ટિસ એ છે કે કોઈએ બેઠક દરમિયાન દરેકને ટ્રેક પર રાખવાની ભૂમિકા આપી. ઘણીવાર ચર્ચાઓ વહેંચે છે અને પછી અભિપ્રાય, વિચારો, તથ્યો અને લાગણીઓના ઘૂમરાતોને નીચે ઉતારીએ છીએ. તેની જગ્યાએ, ભૂમિકા સોંપો અને હાજરીમાં દરેકને જાણ કરો કે આ વ્યક્તિ જ્યારે ચર્ચા કરે છે અને જ્યારે ચર્ચાનો મુદ્દો અને ચર્ચાના વિશિષ્ટ આઇટમનો વિરોધ કરે છે ત્યારે.

કેટલીક કંપનીઓમાં, આ ભૂમિકાને "ટ્રાફિક કોપ" તરીકે સંદર્ભિત કરવામાં આવે છે, અન્યમાં, "વિષય કીપર." લેબલને ધ્યાનમાં લીધા વગર, તમારી બેઠકોની અસરકારકતા અને ઉત્પાદકતાને મજબૂત બનાવવા માટે ભૂમિકા અત્યંત ઉપયોગી છે.

જો અતિરિક્ત વિષયો ઊભાં થાય છે જે બોલ-એજન્ડા છે પરંતુ ચર્ચા કરવા માટે અગત્યની છે, તો તેને ભવિષ્યમાં વિચારણા અને ચર્ચા માટે અથવા અલગ બેઠક માટે "પાર્કિંગ લોટ" માં સ્પષ્ટપણે પકડવામાં અને મૂકવામાં આવે છે. મીટિંગના માલિકે એકંદર સભાના ઉદ્દેશને ટેકો આપતા હોય તો તે એક નાના ભિન્ન ચર્ચાને મંજૂરી આપવાનો અધિકાર અનામત રાખે છે.

સભા નોંધો / મિનિટને રાખો અને વિતરિત કરો

મીટિંગના આયોજકો સિવાયના કોઈએ મીટિંગની મિનિટો રાખવી જોઈએ. મિનિટમાં એક સારી રેકોર્ડિંગનો સમાવેશ થશે:

• સભા સમય, તારીખ, સ્થાન
• હેતુનું વર્ણન
• કાર્યસૂચિની નકલ
• હાજરીની સૂચિ અને જેઓ હાજર ન હતા તેમની યાદી

• તારણો, ક્રિયા વસ્તુઓ, જવાબદારીઓ અને સમાપ્તિની તારીખોની વિગતવાર સારાંશ યાદી. ઘણા નોંધકર્તાઓ એ તારણો અને ક્રિયાઓની યાદી માટે માર્ગદર્શક તરીકે કાર્યસૂચિનો ઉપયોગ કરે છે.
• ખરેખર જરૂરી હોય તો આયોજિત ફોલો-અપ મીટિંગ

આદર્શરીતે, મિટીંગના સમાપન પછી અને એક બિઝનેસ ડેમાં જલદી શક્ય બેઠક નોંધો વિતરિત કરો. મિનિટો અને નોંધો સહભાગીઓ માટે મહત્વના સ્મૃતિપત્ર તેમજ અન્ય હિસ્સેદારો માટે માહિતી સ્રોત તરીકે અથવા મીટિંગ ચૂકી ગયેલા લોકો માટે મહત્વપૂર્ણ છે. મિનિટો લોકો અને તેમની પ્રતિબદ્ધ અનુવર્તી ક્રિયાઓની ટીમોને યાદ કરવા માટે લાભકારક સાધન છે.

હવે માટે બોટમ લાઇન:

શક્ય છે કે મીટિંગથી સકારાત્મક પરિણામ આવશે, પ્રોજેક્ટ્સને આગળ વધારવા અને લોકો આગળ વધારવામાં મદદ કરશે, તેના પર માત્ર ગણતરી નથી. તમારી મીટિંગ મેનેજમેન્ટ તકનીકોના કેટલાક ખંત અને ઇરાદાપૂર્વકની મજબૂતીએ એક મહાન પરિણામ ડ્રાઇવિંગના તમારા અવરોધોમાં સુધારો કરશે.

-

કલા પેટી દ્વારા અપડેટ કરેલું