તેમ છતાં, કેટલીકવાર આપણે ફક્ત મળવું પડશે અને હા, સમય વ્યવસ્થાપન, કાર્યસૂચિ નિયંત્રણ અને હુકમના નિયમો પર નિષ્ણાતો પાસેથી કેટલીક સરસ સલાહ ઉપલબ્ધ છે .
અહીં ધ્યાન થોડું અલગ છે, કેટલાક અજમાયશ અને સાચા-માર્ગદર્શિકા આપે છે જે મેનેજર્સને પાંચ સામાન્ય સભાના પ્રકારોને પીડારહિત અને ઉત્પાદક ઘટનાઓમાં ફેરવવા માટે મદદ કરશે.
પાંચ સામાન્ય સભા સોલ્યુશન્સ
1. "અરાઉન્ડ ધ ટેબલ" અપડેટ્સ દ્વારા ડેથને દૂર કરો . તમે આ બેઠકને જાણો છો એક ઓરડામાં અઢાર લોકોને રૅમ કરો અને ત્યારબાદ દરેક વ્યક્તિને અપડેટ શેર કરવાની જરૂર પડે છે જે સામાન્ય રીતે તેમના અસ્તિત્વને ઉચિત બનાવવાનો પ્રયાસ કરે છે અને પ્રસિદ્ધિના મહાન કર્મચારી હોલમાં તેમની નિમિત્ત માટે કેસ કરે છે. સીઇઓ અને વરિષ્ઠ નેતાઓ આ મીટિંગ્સ ચલાવવા માટે કુખ્યાત છે, નિખાલસ રીતે માનવું છે કે દરેક વ્યક્તિને આ પેઢીમાં શું થઈ રહ્યું છે તે સાંભળવા માટે આ એક ઉત્તમ રીત છે. વાસ્તવમાં, લોકો મોટેભાગે ટ્યુન આઉટ કરે છે અને પોતાનું અપડેટ કરવાનું આયોજન પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે જે કોઈએ સાંભળશે નહીં.
તેના બદલે: દરેક રીતે, તમારા સાથીઓની, ટીમના સભ્યો અથવા મુખ્ય સહકર્મીઓ સાથે મળીને વિચાર કરો, પરંતુ "ટેબલની આસપાસ" અભિગમ તરફ ન મારે. એક અપવાદ આધારે માહિતી ઓફર.
સંગઠન-વ્યાપી પહેલ પર નાણાકીય પરિણામો, મોટી ગ્રાહક વિજેતાઓ અથવા અપડેટ્સ સહિત સંબંધિત સમાચાર શેર કરો. ઉપરાંત, વ્યક્તિઓ માટે મહત્વપૂર્ણ મુદ્દાઓ એકત્ર કરવા માટે ઓફર વિસ્તૃત કરો જો કંઈક નોંધપાત્ર અને વ્યાપકપણે જાણીતું નથી, કોઈએ તેને શેર કરવું જોઈએ. જો કોઈ જૂથને બીજા જૂથમાંથી મદદની જરૂર હોય, તો વિનંતી ઉઠાવી દો.
નહિંતર, શેર કરવા માટે બધા હાજરી ફરજ પાડવી નહીં.
2. સામાન્ય રીતે બેઠક બેઠકો. આ ઘાતકી સમય-હત્યારા હોઈ શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે તેઓ રિકરિંગ ઇવેન્ટ્સ તરીકે લોક-ઇન કરે છે અને નબળી વ્યવસ્થાપિત થાય છે.
તેના બદલે : તમે જે વસ્તુ જોઈ શકો છો તે માટે કોઈ બેઠક બોલાવો નહીં. દિવસની તકનીકી સાધનોનો લાભ લો કે જેથી તમારી વર્ક ટીમ્સ વર્તમાન અને દૃશ્યમાન સ્થિતિ અપડેટ જાળવી રાખે છે જ્યાં દરેકને માઉસના ક્લિકથી જોઈ શકાય છે. જો તમારે અર્પણમાં આયોજિત મીટિંગ સમયને કાપી લેવાની જરૂર છે, અથવા ચપળ અભિગમોનો ઉપયોગ કરો અને ટૂંકા "સ્ટેન્ડ-અપ" સેશન્સ ચલાવો. ડિગ્રેશન અને વિક્ષેપો કે જે આ સત્રોને વિસ્તૃત કરે છે તે વિશે સખત રહો. શેરિંગ સ્થિતિ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો અને લોકો આ મંચની બહારના મુદ્દાઓને હલ કરવા માટે જરૂરી છે.
3. અનૌપચારિક વિચારણાની બેઠકો મોટાભાગની વિચારસરણીવાળી સભાઓ એટલી નબળી છે કે અમે વિચારોને દબાવી દઇએ છીએ, બોસના વિચારોને ટેકો આપીએ છીએ અથવા ઠંડી બાબતોની મહાન સૂચિ પોસ્ટ પછી તેના પર લખાયેલી હોય છે જે ફરી ક્યારેય સાંભળવામાં આવતી નથી અને ફરી ન જોઈ શકાય છે.
તેના બદલે: વિચારધારા વિષયને વ્યાખ્યાયિત કરવા અને સત્રની પહેલાં આમંત્રિતો સાથે શેર કરવા માટે કાર્ય કરો. તેમના ઇનપુટ એકત્રિત કરો અને એકત્રિત કરો અને તેને પોસ્ટ કરો અથવા વિચારોને એટ્રિબ્યુશન વગર શેર કરો. સૂચિમાં ઉમેરવાથી, જીવંત સત્રનો ઉપયોગ કરીને બાંધી અને સબમિટ કરેલા વિચારો પર બિલ્ડ કરો.
આ સત્રમાં વિચારોનું મૂલ્યાંકન કરવાની અરજનો વિરોધ કરો. અન્ય ટેકનિકોનો સમાવેશ કરો જે સમાજીકરણના દબાણને ઘટાડે છે, જેમ કે મગજ-લેખન. અને બીજા બધાથી ઉપર, વિચારોનું એકત્રીકરણ કરો અને તેમને મૂલ્યાંકન કરવાની તેમજ ભવિષ્યના સત્રો અને પરિસ્થિતિઓમાં સરળ સમૂહ સંદર્ભ માટે તેમને આર્કાઇવ કરવા માટે એક પ્રક્રિયા બનાવો.
4. કાર્યવાહીની સમીક્ષાઓ કે જે અદાલતી તપાસને તમે જુઓ છો. જો તમે ક્યારેય સત્રમાં સહન કર્યું હોય કે જ્યાં મીટિંગ લીડર-સામાન્ય રીતે એક્ઝિક્યુટિવ-એક સંઘર્ષ કાર્ય અથવા દરેકની પ્રસ્તુતિમાં નબળા સ્થળની શોધ માટે ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે અને પછી સંદેશવાહકોને નિર્દયતાથી પડાવે છે, તો તમે જાણો છો કે આ ફોર્મેટ કેવી રીતે વિનાશક છે. આ પ્રક્રિયાને કાયમી બનાવશો નહીં.
તેની જગ્યાએ: ઊંડા કાર્યાત્મક ડાઈવો અને કોર્પોરેટ પ્રોક્ટોોલોજી પરીક્ષાઓ ખાનગી રાખો અને કી ઓપરેટિંગ સંકેતો, સમસ્યાઓ અને તકો શેર કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો.
ગ્રૂપ મીટિંગ એક નબળા દેખાવના વિસ્તાર અથવા વ્યક્તિને અલગ કરવા માટે સમય અથવા સ્થાન નથી. સ્પોટ પર ફોલો-અપ મીટિંગ સેટ કરો, પરંતુ આ મુદ્દા પર તમારા દૃશ્યમાન ક્રોસ-પરીક્ષામાં દરેક વ્યક્તિને બનો નહીં. સુધારણા માટે જવાબદારી પર પાછા નહીં , પરંતુ ક્રૂરતાને દૂર કરો અને તમારા મીટિંગ મેનેજમેંટ રિપોર્ટિંગથી જાહેર શૉમિંગમાં શું છે?
5. સ્વયંસ્ફુરિત નિર્ણયોની માગણી કરતી મુદ્દાઓ ઉભા કરે છે. વિચિત્ર રીતે અથવા વ્યંગાત્મક રીતે, મીટિંગ રૂમ ઝડપી નિર્ણયો માટે સૌથી ખરાબ સ્થળો પૈકી એક છે. પ્રથમ વખત કોઈ મુદ્દો ઉઠાવતા અને કોઈ નિર્ણય માટે બોલાવવાથી લોકો હાજર થઈ જાય છે, અને આ રીતનો ઉપયોગ કરવા માટે તેઓ તમને ગુસ્સે કરશે.
તેના બદલે: મુદ્દાઓ અને વિકલ્પો પર મુખ્ય હિસ્સેદારોને જોડવા માટે ગ્રુપ મીટિંગ્સની આગળથી આગળ કામ કરો. તેમની ઇનપુટ મેળવવા, તમારા પરિપ્રેક્ષ્યો પ્રદાન કરો અને બ્રોકર દ્વારા વહેંચાયેલ રૂચિ પર કામ કરો. હિસ્સેદારોના હિતોને માન્ય કરવા અને તેમની ભલામણોને ઓળખવા માટે મીટિંગ ફોરમનો ઉપયોગ કરો. જ્યારે તમે હજી અન્ય પગલું અથવા બે વિના તાત્કાલિક નિર્ણય મેળવી શકતા નથી, તો તમે તમારા સત્ર કાર્ય સાથેના તમારા કામના સંબંધોને મજબૂત બનાવશો.
હવે માટે બોટમ-લાઇન:
અમે પ્રકૃતિ દ્વારા સાંપ્રદાયિક જીવો છીએ અને વિવિધ તકનીકી સાધનો સાથે પણ તે એક જ સ્થાને રહેવા વગર અમને કનેક્ટ કરવા સક્ષમ બનાવે છે, કેટલીક વખત, તે ફક્ત સામ-સામે થવામાં મદદ કરે છે આ સમયનો કુશળ રીતે ઉપયોગ કરો અને પ્રતિભાગીઓને મીટિંગ્સ બનાવીને તમારા આદરનો ફાયદો ઉઠાવો જે સમયના રોકાણને ઓછો કરે છે અને બિન-જોખમી પર્યાવરણમાં ઉચ્ચ ગુણવત્તાની માહિતી વહેંચણીને મહત્તમ કરે છે.