પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં એક્ઝિક્યુટિવ લીડરશિપ સપોર્ટ

પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ પાસે મુશ્કેલ કામ છે. તેમની ભૂમિકાના પ્રકાર દ્વારા, તેઓ નવી પહેલને આગળ વધારવા અને સફળ થવા માટે એક અસરકારક ટીમ રચવાની જવાબદારી સ્વીકારે છે. કારણ કે પ્રોજેક્ટ્સ એક પેઢીમાં કામ કરેલા તમામ કામનો સમાવેશ કરે છે, જેમાં કામચલાઉ અને અનન્ય પહેલ તેમજ રોજિંદા કામગીરીની નિયમિતતા શામેલ છે, દરેક પ્રોજેક્ટ એક નવી સાહસ છે.

વાસ્તવિકતામાં ઉમેરો કે જે પ્રોજેક્ટ્સ અમે કેવી રીતે નવીનતા લાવીએ છીએ; અમે વ્યૂહરચના પર કેવી રીતે અમલ કરીએ છીએ અને આપણી સંસ્થાના ઇન્ફ્રાસ્ટ્રક્ચર અને ક્ષમતાઓ કેવી રીતે નિર્માણ કરીએ છીએ તે સ્પષ્ટ છે કે વરિષ્ઠ નેતાઓએ તેમની પેઢીના પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સને ટેકો આપવા માટે તેમની શક્તિમાં બધું જ કરવું જોઈએ.

પ્રોજેક્ટ સફળતાને પ્રોત્સાહન આપનારા સૌથી અગત્યના પરિબળોમાં એક અસરકારક, સંકળાયેલી કાર્યકારી સ્પોન્સરની હાજરી છે. આ પદનો ઉદ્યોગ અભ્યાસોમાં પ્રોજેક્ટ સફળતા સાથે સંકળાયેલો છે, પરંતુ સ્પોન્સરશીપની આસપાસ વાસ્તવિક સિદ્ધાંતોનું વર્ણન કરતું સાહિત્યની સમીક્ષાથી સૂચવવામાં આવે છે કે અમારી સંસ્થાઓમાં પ્રાયોજકની ભૂમિકાની હાજરી અને સિદ્ધાંતોને સંસ્થાગત કરવા માટે અમારી પાસે એક લાંબી રીત છે. સંદર્ભનું થોડું યોગ્ય છે. પ્રથમ, ચાલો સ્પોન્સરની પ્રાથમિક જવાબદારીઓની સમીક્ષા કરીએ.

એક પ્રોજેક્ટના કારોબારી પ્રાયોજકની પ્રાથમિક જવાબદારીઓ

• એક પ્રોજેક્ટના પરિણામ માટે જવાબદારી ધારી (આ બિંદુને વારંવાર પ્રોજેક્ટ મેનેજર સાથે શેર કરેલી જવાબદારી તરીકે વર્ણવવામાં આવે છે.)
• પ્રોજેક્ટ મેનેજર અને મુખ્ય ટીમના સભ્યો પર પ્રોજેક્ટ અને સત્તાનો અધિકાર આપનાર ચાર્ટર.
• સ્રોતો અને દૃશ્યતા માટે પ્રોજેક્ટ ટીમને સપોર્ટ કરો
• જવાબદારી અને પારદર્શિતા સહિત અસરકારક ટીમ મૂલ્યોની હાજરી અને સમર્થનની ખાતરી કરો.

• અસાધારણ મુશ્કેલીઓના ચહેરા પર ટીમને સપોર્ટ કરો.
• કોચ પ્રોજેક્ટ મેનેજર.
• સંસ્થાકીય હસ્તક્ષેપ સામે પ્રોજેક્ટ ટીમનો બચાવ કરો.

શું થાય છે જ્યારે કારોબારી પ્રાયોજક ચિત્રની બહાર છે

સહાયક એક્ઝિક્યુટિવ સ્પોન્સરની ગેરહાજરીમાં, ઉપરોક્ત તમામ જવાબદારીઓ પહેલેથી ઓવર-બોજ્ડ પ્રોજેક્ટ મેનેજર છે, જે સામાન્ય રીતે બેન્ડવિડ્થનો અભાવ અને આ કાર્યોને પૂર્ણ કરવા માટે રાજકીય ઉંચાઈનો અભાવ છે.

અસરકારક સ્પોન્સરની અછતથી પ્રોજેક્ટની સમસ્યાઓનું જોખમ વધે છે, જેમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે, પરંતુ તેમાં મર્યાદિત નથી: નિષ્ફળતા, સમય, કિંમત અને ગુણવત્તાના લક્ષ્યો અને વધેલી ટીમની ગરબડને લગતા ઉપયોગ્ય કામગીરી .

સરળ રીતે કહીએ તો, અસરકારક કાર્યકારી સ્પોન્સરની ઉપસ્થિતિ સફળ નિષ્કર્ષની અમારી અત્યંત અગત્યની કામચલાઉ અને અનન્ય પહેલ લાવવાના સંકુલ કાર્ય માટે હકારાત્મક તફાવત-નિર્માતા છે. ભૂમિકાનું સ્પષ્ટ મહત્વ જોતાં, તે ધારવું વાજબી હોઈ શકે છે કે મોટાભાગના સંસ્થાઓ વહીવટી પ્રાયોજકો સાથે તેમનું કાર્ય ગંભીરતાથી લે છે. દુર્ભાગ્યે, વાસ્તવિક દુનિયામાં ગાળવામાં થોડો સમય અન્યથા સૂચવે છે

અમારી સંસ્થાઓ વહીવટી પ્રયોજકની ભૂમિકાને કેવી રીતે લે છે તેની ઝાંખી

પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં ગ્રેજ્યુએટ મેનેજમેન્ટ ઇન્સ્ટ્રક્ટર તરીકે, મેજર મેટ્રોપોલિટન એરિયામાં મારા વિદ્યાર્થીઓના રોજગારદાતાઓના પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ પ્રેક્ટિસ વિશે નિયમિત રીતે શીખવા માટે મારી પાસે સારી સંપત્તિ છે. ફોર્ચ્યુન 100 કંપનીઓથી નાના, ઉદ્યોગસાહસિક શરૂઆતમાં અને ન-નફા માટે, જે સંસ્થાઓ પ્રતિનિધિત્વ કરે છે તે આપણા અર્થતંત્રનો એક ભાગ છે.

આ યુગમાં એવી અપેક્ષા રાખવામાં વાજબી હશે કે જ્યાં પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ પ્રથા સારી રીતે સ્થાપિત થાય છે કે મોટા ભાગની કંપનીઓ એક્ઝિક્યુટિવ સ્પોન્સરની ભૂમિકા વિશે પરિપ્રેક્ષ્ય સિદ્ધાંતો પ્રદર્શિત કરશે, વાસ્તવમાં, પરિસ્થિતિ બરાબર વિપરીત છે.

એમબીએના વિદ્યાર્થીઓના વાર્ષિક અનૌપચારિક સર્વેક્ષણમાંથી તેમની કેટલીક કંપનીઓમાં એક્ઝિક્યુટિવ સ્પોન્સરની ભૂમિકા અંગેના કેટલાક બિન વૈજ્ઞાનિક તારણો:

• સરેરાશ, પચાસ ટકાથી વધુ વિદ્યાર્થીઓ કાર્યકારી સ્પોન્સરશીપની આસપાસ ઔપચારિક પદ્ધતિઓ ધરાવતી તેમની પેઢીને વર્ણવે છે.
• સ્પોન્સરની ભૂમિકા અને જવાબદારીઓ માટે કેટલીક કંપનીઓ પાસે કોઈ ઔપચારિક તાલીમ અથવા પ્રમાણિત વર્ણન છે.
• મારી પાસે હજી એક વિદ્યાર્થીની રિપોર્ટ નથી કે તેની / તેણીની કંપની તેમના એક્ઝિક્યુટિવ સ્પોન્સર્સ માટે તાલીમ આપે છે.
• પ્રાયોજક સફળતા માટે સ્પોન્સરની જવાબદારી પર થોડો સુસંગત કરાર છે.
• જ્યારે વિદ્યાર્થીઓ તેમની કંપનીઓમાં તેમની પ્રાયોજકોના પ્રભાવ અને સમર્થનની સંતોષ વિશે તેમની કંપનીઓમાં ઇન્ટરવ્યૂ પ્રોજેક્ટ મેનેજર હોય, તો તેમાંથી મોટાભાગના સર્વેક્ષણ વ્યક્ત હતાશા દર્શાવે છે.

ઔદ્યોગિક સંગઠનો અને ખાનગી કન્સલ્ટિંગ ફર્મ્સ દ્વારા વધુ ઔપચારિક સર્વેક્ષણની સમીક્ષા મારા વિદ્યાર્થીઓ તરફથી ઇનપુટની સામાન્ય માન્યતાને મજબૂત કરે છે.

અને જ્યારે એક્ઝિક્યુટિવ સ્પોન્સરશિપની પ્રથા ચાલુ સ્થિતિ સુધારણા માટે જગ્યા છોડી શકે છે, ત્યારે પ્રોજેક્ટ મેનેજરો પાસે તેમની પહેલ સાથે આગળ વધવા માટે કોઈ વિકલ્પ નથી પરંતુ. જો કે, કેટલાક પગલાઓ છે કે જે પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ ખૂબ જરૂરી એક્ઝિક્યુટિવ આધારની ભરતી કરી શકે છે.

તમારા પ્રોજેક્ટ માટે એક્ઝિક્યુટિવ સપોર્ટ કેવી રીતે મેળવવો

1. એક પ્રાયોજક ભરતી જો તમારી યોજના તમારી પેઢી માટે વ્યૂહાત્મક અસરો છે , ગ્રાહકો માટે સીધી રીતે અથવા ગ્રાહકોના ટેકામાં વધુ કાર્યક્ષમ અને અસરકારક આંતરિક પ્રવૃત્તિઓને સક્ષમ કરીને, તો તમારે પ્રાયોજકની ભરતી કરવી જોઈએ. પ્રોજેક્ટના મહત્વને આગળ વધારવા અને સહાય માટે પૂછવા માટે તમારા રિપોર્ટ ટુ મેનેજર અથવા તમારા પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ઑફિસના વડા સાથે સીધા જ કાર્ય કરો. ઉપર જણાવેલ સ્પૉન્સરની ભૂમિકા અને જવાબદારીઓ પર ભાર મૂકે છે, અને ઉદ્યોગની સંશોધન તરફ દોરી જાય છે જે પ્રોજેક્ટની સફળતા અને અસરકારક સ્પોન્સરશિપ સાથે સંકળાયેલો છે.
2. તમારા સ્પોન્સરને ટ્રેન કરો વ્યૂહાત્મક, વ્યૂહાત્મક નહીં અથવા એક આંકડો તરીકેની ભૂમિકા પર ભાર મૂકે છે. મોટાભાગના અધિકારીગણ કોઈ પ્રાયોજકની ભૂમિકામાં આવે છે, તેમની ઔપચારિક તાલીમ અથવા તેમની જવાબદારીઓ માટે પણ સંદર્ભ નથી. જ્યારે તમે એક્ઝિક્યુટિવને તાલીમ આપવાના અંશે સંદિગ્ધ ભૂમિકામાં છો, આમાંના મોટા ભાગના વ્યક્તિઓ તમારા સંદર્ભ અને માર્ગદર્શનની કદર કરશે. તમારા એક્ઝિક્યુટિવ પ્રાયોજક પર બોર્ડિંગ કરતી વખતે જવાબદારીના પ્રશ્નો, મૂલ્યો મજબૂતીકરણ, અને ટીમનું રક્ષણ તમારું પ્રાથમિક ધ્યાન હોવું જોઈએ.
3. તમારા પ્રાયોજકને સક્રિય રીતે સામેલ કરો અને શામેલ કરો. શ્રેષ્ઠ પ્રોજેક્ટ મેનેજર / એક્ઝિક્યુટિવ સ્પોન્સર સંબંધો ખૂબ ઇન્ટરેક્ટિવ છે. બે પક્ષો માટે પ્રોજેક્ટ પ્રવૃત્તિઓ પર સુધારા માટે તેમજ કટોકટીઓના પ્રતિભાવ અને પ્રતિભાવ આપવા માટે સ્પષ્ટ સંચાર પ્રોટોકોલ સ્થાપિત કરવા માટે તે મહત્વનું છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજરએ એક્ઝિક્યુટિવ સ્પોન્સરને પ્રોત્સાહિત કરવા માટે દરજ્જાની સ્થિતિ અથવા ટીમ મીટિંગ્સમાં હાજરી દર્શાવવા અને ટીમની સફળતાઓ માટે સંસ્થામાં સક્રિય ચીયરલિડર તરીકે સેવા આપવા માટે પ્રોત્સાહન આપવું જોઈએ.
4. તમારા પ્રાયોજક પાસેથી કોચિંગ સહાય માટે પૂછો. તમારા દેખાવ પર રચનાત્મક અને સકારાત્મક પ્રતિક્રિયા અને કોચિંગની નિરીક્ષણ કરતાં અને તેના કરતાં વધુ અનુભવ ધરાવતા કોઈની પાસે તે હંમેશાં મદદરૂપ થાય છે. તમારા સ્પોન્સરને જણાવો કે તમે સુધારવા માટે તમારી ડ્રાઇવમાં આ ઇનપુટનો સ્વાગત કરો છો અને જ્યારે તે પ્રાપ્ત થાય છે, ત્યારે તેને પ્રભાવશાળીપણે સ્વીકારો.
5. મોટા મુદ્દાઓ માટે સ્પોન્સર કાળજીપૂર્વક ઉકેલો . વ્યૂહાત્મક મુદ્દાઓ પર તમારા પ્રાયોજકને ખૂબ જ નજર અથવા સારવાર ન કરવા માટે સાવચેત રહો. તમારા સ્પોન્સરનું સૌથી વધુ અને શ્રેષ્ઠ ઉપયોગ સુરક્ષિત સ્રોતોની સહાય માટે છે; વિસ્તૃત સંચાલન જૂથને પ્રોજેક્ટ ટીમ માટે પ્રવક્તા તરીકે સેવા આપવી અને આવશ્યક ટીમ મૂલ્યોને વધુ મજબૂત બનાવવા માટે ટીમ પ્રવૃત્તિઓમાં પ્રાયોજકને ચિત્રિત કરતી વખતે પ્રોજેક્ટ મેનેજરને આદર આપવો તે એક સંતુલિત કાર્ય છે.

બોટમ લાઇન

એક્ઝિક્યુટિવ સ્પોન્સરની ભૂમિકા પ્રોજેક્ટના પ્રારંભ માટે સફળતાની પઝલના મહત્વના ભાગોમાંની એક છે. સફળ પ્રોજેક્ટ મેનેજર સમજે છે કે આ ભૂમિકા શું છે અને યોગ્ય સ્તર અને તીવ્રતા પર એક્ઝિક્યુટિવ સપોર્ટ મેળવવા માટે કાર્ય કરે છે. જો પ્રાયોજકની ભૂમિકા ગેરહાજર અથવા અસ્પષ્ટ હોય તો, સફળતા માટે તમારી ટીમ અને તમારી કંપનીને ટેકો આપવા માટે તમારા વહીવટી પ્રાયોજકોને ભરતી અને તાલીમ આપવા માટે પોતાને પર લઈ જાઓ.