પ્રોગ્રામ મેનેજમેન્ટ એ લાભદાયી અને સારી ચૂકવણીવાળી કારકિર્દી પસંદગી છે. પરંતુ તે પડકારરૂપ ભૂમિકા પણ હોઈ શકે છે.
અહીં દસ વસ્તુઓ છે કે જે દરેક નવા પ્રોગ્રામ મેનેજરને ભૂમિકાને શરૂ કરતા પહેલાં વાકેફ હોવી જોઈએ.
પ્રોગ્રામ મેનેજમેન્ટ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ જેવી જ નથી
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સામાન્ય રીતે કાર્ય આયોજન, કાર્યો અને સ્રોતોનું આયોજન, પ્રક્રિયાને અંકુશિત કરવા અને ચોક્કસ ઉદ્દેશો પહોંચાડવા વિશે બધાને સ્વીકારે છે.
શું તે નવી ઓફિસ ખોલીને, નવી એપ્લિકેશન શરૂ કરી રહ્યું છે અથવા ઓલિમ્પિક સ્ટેડિયમનું નિર્માણ કરી રહ્યું છે, પ્રોજેક્ટ્સમાં નિર્ધારિત શરૂઆત, મધ્યમ અને અંત અને હેતુઓનો સ્પષ્ટ સેટ છે.
પ્રોગ્રામ્સ થોડી અલગ છે તમારે હજુ પણ કાર્યોનું આયોજન કરવું, સ્રોતોનું સંચાલન કરવું, પ્રક્રિયાઓ દ્વારા કાર્યરત થવું અને તેથી વધુ કરવાની જરૂર છે, પરંતુ તેઓ પ્રોગ્રામ મેનેજર તરીકે તમને જાણ કરે છે. પ્રોજેકટ પ્લાન પર પૂર્ણ થયેલી કાર્યોને ઘણું ઓછું છે પરંતુ વધુ વ્યૂહાત્મક અને સંબંધ નિર્માણ કાર્ય.
કાર્યક્રમ વ્યવસ્થાપન સમય પર સંસ્થામાં મૂલ્યનું કંઈક વિતરિત કરવા માટે ટ્રેક પરના સમગ્ર પરિવર્તનક્ષમ ફેરફારને રાખવા વિશે છે. કોઈ પ્રોગ્રામ મેનેજર તરીકે કામ કરતા વ્યકિત વગર, તમે જે મેળવ્યું છે તે રેન્ડમ સમયે વિતરિત કરતા પ્રોજેક્ટ્સની શ્રેણી છે અને એકીકૃત થીમ સાથે નહીં. પ્રોગ્રામ મેનેજર તે વ્યક્તિ છે જે તે બધાને એક સાથે લાવે છે.
અનિશ્ચિતતા છે ... તેની સાથે વ્યવહાર કરો
પ્રોગ્રામ્સ અંતર્ગત અનિશ્ચિત છે જ્યારે તમને કદાચ ખબર પડે કે મોટા ચિત્ર શું છે, જ્યારે તમે પ્રારંભ કરો ત્યારે તે માત્ર એક વિઝન નિવેદન છે
આગામી પાંચ વર્ષમાં ત્યાં કેવી રીતે પહોંચવું અને કયા પ્રોજેક્ટ્સની જરૂર છે તે ચોક્કસ પાથ ... સારું, તે જ કંઈક છે જે તમે જાઓ છો તેમ કામ કરવાનું છે.
તમે જે જાણતા હો તે માટે વિગતવાર આયોજનથી શરૂઆત કરશો અને બાકીનાને કેવી રીતે સંબોધિત કરવી તે બતાવશે. પ્રગતિપૂર્વક તમારા આયોજન અને ડિલિવરી હદોને વિસ્તૃત કરો જ્યાં સુધી તમે આગળ ન જઈ શકો.
આગલા પગલાંની યોજના માટે નિયમિત સમયાંતરે સમય અવરોધિત કરો. તમે આ તકનો ઉપયોગ એ સુનિશ્ચિત કરવા માટે પણ કરી શકો છો કે તમે હજી પણ બિઝનેસ વેલ્યુ પહોંચાડવાના ટ્રેક પર છો.
બર્નઆઉટ માટે જુઓ
જ્યારે કોઈ પ્રોજેક્ટ એક વર્ષથી વધુ હોઈ શકે છે, ત્યારે પ્રોગ્રામ્સ ચાલુ અને ચાલુ થઈ શકે છે યુકેની સેલફિલ્ડ સાઇટ પર અણુ દેશનિકાલનું કામ, ઉદાહરણ તરીકે, 2025 અને તેનાથી આગળનું લક્ષ્ય છે.
પ્રોગ્રામ મેનેજર્સને તેમની ટીમને થાક સામે રક્ષણ કરવાની જરૂર છે. સમયની લંબાઈ માટે તમે ટોચની ઝડપ પર કામ કરી શકતા નથી, તેથી તમારા સ્ટાફના સભ્યોને પર્યાપ્ત ડાઉનટાઇમ મળે તેની ખાતરી કરો આ ટૂંકા ગાળાના વિરામચિત્રો માટે ઓછા ડિલિવરીબલ્સ અને પર્યાપ્ત સમય સાથે ઓફિસમાં બંને સમય હોવા જોઈએ.
બીમારીની રજાને વ્યવસ્થિત રીતે સંચાલિત કરો, તમારી અતિકાલિક રિપોર્ટ્સ જુઓ અને હકીકત એ છે કે તમારી ટીમના કલ્યાણ સર્વોચ્ચ છે જો તમે ઉત્સાહને સ્લેશ કરવા અને પ્રોગ્રામના જીવન માટે તમારી પ્રતિભાશાળી લોકો રાખવા માંગતા હોવ તો સાવચેત રહો.
તમે પેસ મેનેજ કરવાની જરૂર છે
જ્યારે તમે પ્રોગ્રામ વિતરિત કરી રહ્યા હોવ કે જે દૂરની પૂર્ણતાની તારીખ ધરાવે છે, ત્યારે તમારે કાર્યની ગતિને સંચાલિત કરવાની જરૂર છે. ઘણા વર્ષો સુધી વેગ જાળવી રાખવું મુશ્કેલ છે, તેથી પ્રોગ્રામ મેનેજર તરીકેની તમારી ભૂમિકા પ્રાથમિકતા અને પ્રોજેક્ટ્સને હાંસલ કરવા માટે છે, જેથી નિયમિત રીતે પહોંચાડવામાં માપી શકાય તેવા આઉટપુટ હોય.
ઝડપી જીત અને મોટા ચિત્ર લક્ષ્યો તરફ સતત પ્રગતિ કરો. આ ટીમને મદદ કરે છે તે જુઓ કે તમે આગળ વધી રહ્યા છો અને ખાતરી કરે છે કે પ્રેરણા ઉચ્ચ રાખવા માટે કેટલીક ટૂંકા-ગાળાના સફળતા વાર્તાઓ છે. છેલ્લે, તે રોકાણકારો અને એક્ઝિક્યુટીવ મેનેજમેન્ટ ટીમને મદદ કરે છે તે જોવા મળે છે કે પ્રગતિ થઈ રહી છે.
સફળતા માટે તમારી ટીમનું ટ્રેન કરો
કાર્યક્રમો ઘણીવાર સંસ્થા માટે નવલકથા, અનન્ય અથવા પરિવર્તનીય કંઈક પહોંચાડે છે. તે પ્રકારની પહેલ પર કામ કરવાના પડકારો પૈકી એક એ છે કે તમારી પાસે તમામ કાર્યો અને પ્રોજેક્ટ્સની આવશ્યકતા પૂર્ણ કરવા માટે કુશળતા હોવી જોઇએ નહીં.
તે બરાબર છે, અને અપેક્ષિત છે. નવો પ્રોગ્રામ મેનેજર તરીકેની તમારી નોકરી એ છે કે તમે ખાતરી કરો કે તમે જે લોકો તમારી પાસે આવું કરી શકો છો તેમને ઉછાળવા, ફરી તાલીમ અને વિકાસ કરી શકો જેથી એક સાથે તમે બધી સ્રોતની જરૂરિયાતોને સંબોધિત કરી શકો.
ત્યાં કેટલાક વિસ્તારો હોઈ શકે છે જ્યાં મર્યાદિત અવધિ માટે તમારે ફક્ત ચોક્કસ સ્રોતની જરૂર હોય છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે કોઈ એક સ્ટાફને ફોર્ક-લિફટ ટ્રક ડ્રાઇવર તરીકે કેવી રીતે તાલીમ આપશો નહીં જો તે કૌશલ્ય છે કે જે તમને ફક્ત એક અઠવાડિયા માટે જ જરૂરી છે, કોઈ ડિલિવરીને અનલોડ કરો પરંતુ જો તમે તમારી કંપનીની ઑનલાઇન ઉપસ્થિતિને સંચાલિત કરી શકો છો, તો તે સોશ્યલ મીડિયા અથવા સર્ચ એન્જિન ઓપ્ટિમાઇઝેશન વિશેની કેટલીક કુશળતા સાથે વેબસાઇટ વિકાસ કુશળતા હોવી જોઈએ. આ કુશળતા એ છે કે ધંધા લાંબા સમય સુધી ચાલશે.
આમાં તમારે કઈ ટીમમાં એમ્બેડ કરવાની જરૂર છે તે અંગેનો નિર્ણય કરો અને જેને આઉટસોર્સ થવો જોઈએ. પછી ખાતરી કરો કે તમારું પ્રોગ્રામ તાલીમ અને ભરતી કાર્યોને પૂરો પાડી શકે છે, જેના માટે દરેક પ્રોજેક્ટ પહોંચાડવામાં આવે તે રીતે આઉટપુટના સંચાલન માટે તૈયાર થવું જરૂરી છે.
ગવર્નન્સ વધુ જટિલ છે
જો તમે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ બેકગ્રાઉન્ડમાંથી આવ્યા હોવ તો શાસન તમને આશ્ચર્ય નહીં કરે તે જે રીતે પ્રોજેક્ટ અને પ્રોગ્રામ માળખાને સંગઠિત અને સંચાલિત કરવામાં આવે છે તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે કે નિર્ણય યોગ્ય રીતે કરવામાં આવે છે અને યોગ્ય લોકો શામેલ છે. એકંદરે બિઝનેસ કેસ સાથે બંધબેસે છે તે રીતે કાર્યનું પ્રગતિ થઈ રહ્યું છે તેની ખાતરી કરવા માટે તે નિર્ણાયક છે અને લોકોને જવાબદાર રાખવામાં મદદ કરે છે.
ગવર્નન્સ એ એવી પણ રીત છે કે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ઑફિસ અને વરિષ્ઠ એક્ઝિક્યુટિવ્સ એ ખાતરી કરી શકે છે કે કાર્યક્રમ લાભો પહોંચાડવા માટે ટ્રેક પર છે - અને પ્રોજેક્ટ્સને બંધ કરવા અથવા સંપૂર્ણ કાર્યક્રમ બંધ કરવાની ઔપચારિક માર્ગ પૂરો પાડે છે જો તે બતાવવામાં આવે કે તે લાભ હવે નહીં પ્રાપ્ત કરી શકાય છે.
પ્રોજેક્ટ પર્યાવરણની સરખામણીમાં પ્રોગ્રામ વાતાવરણમાં ગવર્નન્સ વધુ જટિલ છે. પ્રોજેક્ટ બોર્ડ્સ અને સ્ટિયરિંગ જૂથો સામાન્ય રીતે એક્ઝેક સ્તરની સભ્યપદ ધરાવે છે. પ્રોગ્રામના અંતિમ પરિણામ સામાન્ય રીતે વ્યાપાર પરિવર્તન થવાની ધારણા છે.
પ્રોગ્રામ્સની વ્યવસાય પર સામાન્ય પ્રક્રિયા અને સંસ્થાના દૈનિક કામગીરી તરીકે અસર પડે છે, તેથી રોકાણ સામાન્ય રીતે પી એન્ડ એલની અસર સાથે નોંધપાત્ર છે. આને મૂડી પ્રોજેક્ટ કરતા દેખીતી રીતે સંભવિત ઉચ્ચ સ્તરની જરૂર છે.
નિર્ણાયક ભૂમિકાઓમાં યોગ્ય લોકો છે અને ટીમમાં લોકો માટે સ્પષ્ટ જવાબદારીઓ હોવા દ્વારા તમારા પ્રોગ્રામ માટે પ્રોગ્રામ શાસનને સ્ટ્રીમલાઇન કરો.
આયોજન ખૂબ મુશ્કેલ છે ...
પ્રોગ્રામની યોજના બનાવવી એ પ્રોજેક્ટની યોજના કરતાં મુશ્કેલ છે કારણ કે ત્યાં ઘણાં બધાં ભાગો છે, પણ તમે એવી દલીલ કરી શકો છો કે તે વધુ મનોરંજક પણ છે!
ખાસ કરીને પ્રોગ્રામ મેનેજર્સ કે જેઓ કાર્યક્રમમાં સામેલ છે તેઓ તેમની યોજનાને એકસાથે મૂકશે. પછી પ્રોગ્રામ મેનેજમેન્ટ ટીમ પ્રોગ્રામ મેનેજર તરીકે તમારી દિશામાં મળે છે અને તે હેઠળ, યોજનાઓ સંકલિત છે.
આ કહેવું સહેલું છે, પરંતુ કરવાનું સરળ નથી. તે પ્રોજેક્ટ અને પ્રોજેક્ટ કાર્યો વચ્ચેની નિર્ભરતાને ઓળખવા માટે જરૂરી છે. તે તમને સમગ્ર પ્રોગ્રામ માટે સંસાધન જરૂરીયાતોને જોવા અને કી લોકોની ઉપલબ્ધતાને અનુરૂપ બનાવવા માટે ગતિવિધીઓને હલ કરવા માટે દબાણ કરે છે. અને તે ક્યાં તો એક બોલ કાર્ય નથી.
એકવાર તમારી સંકલિત પ્રોગ્રામ પ્લાનને એકસાથે મૂકવામાં આવે તો તમે તેને ગન્ટ ચાર્ટ અથવા અન્ય સૉફ્ટવેર સાધનમાં ટ્રૅક કરી શકો છો. જેમ જેમ તમારા પ્રોજેક્ટ મેનેજર વાસ્તવિક સમયમાં તેમના પ્રોજેક્ટને ટ્રૅક કરે છે, તેમ તમે દરેકને ફેરફારોને જાણ કરીને અને કાર્યના તેમના વિસ્તાર માટે તેનો અર્થ શું છે તે દર્શાવતા કાર્યક્રમ પ્રોગ્રામ માટે એડજસ્ટમેન્ટ કરવાનું રહેશે.
... પરંતુ તમારે દરેક લાઇનની યોજના કરવાની જરૂર નથી
પ્રોગ્રામ મેનેજર તરીકે તમે તમારા પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ પર વિસ્તૃત આયોજન કરવા માટે આધાર રાખો છો. હજાર અને હજારો કાર્યો સાથે યોજનાને ટ્રેક કરવા માટે તે વ્યવહારુ અથવા ઇચ્છનીય નથી
તમને પ્રોગ્રામ-લેવલની અસર થઈ રહી છે કે નહીં તે તમને બતાવવા માટે પર્યાપ્ત વિગતવાર સાથે પ્રોજેક્ટના રોલ અપ અને હાઇ લેવલ દૃશ્યની જરૂર છે
આવું કરવાનો સૌથી સરળ રીત સમર્પિત સોફ્ટવેર એપ્લિકેશન્સ (આ 10 સાબિત પ્રોજેક્ટ અને પ્રોગ્રામ સૉફ્ટવેર સાધનો પ્રારંભ કરવા માટે એક સારું સ્થાન છે) છે. સ્પ્રેડશીટ પર તમારા મલ્ટિ-મિલિયન ડૉલર પ્રોગ્રામનું સંચાલન કરવાનો પ્રયત્ન કરવો સરળ નથી.
તમારે તમારા પ્રતિનિધિને સુધારવાની જરૂર છે
જો તમે પ્રોગ્રામ મેનેજમેન્ટ ભૂમિકામાં હોવ તો, તમારે પ્રતિનિધિત્વ કરવું તે સારું છે, એનો અર્થ એ કે તમારે તેના પર વધુ સારું કરવાની જરૂર છે.
સારા સમાચાર એ છે કે તમારી પાસે પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સની ટીમ હોવી જોઈએ અને તમારા પરિવર્તનક્ષમ પરિવર્તનને સમર્થન આપવા માટે તમારી પાસે સમર્પિત કાર્યક્રમ વ્યવસ્થાપન ઓફિસ પણ હોઇ શકે છે.
ખરાબ સમાચાર એ છે કે તમે કદાચ નહી!
એક પ્રોગ્રામ પર કામ કરવા માટે ઘણું કામ છે, અને તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે કે તમામ હલનચલન ભાગો યોગ્ય સમયે એકસાથે ચાલવાનું એક વિશાળ પ્રયાસ છે. તમે તેને એકલા કરી શકતા નથી અને તમારે પ્રયાસ કરવો જોઈએ નહીં. કાર્યાલયની શરૂઆત કરવા માટે તમારે કેટલો સમય કાઢવો તે નક્કી કરો અને ત્યારબાદ તમારી પાસે બેક અપ લેવા માટે તમારી પાસે એક ટીમ છે.
જો તમારી પાસે તમારા પ્રોગ્રામ મેનેજમેન્ટ ઑફિસમાં કોઇ ન હોય, તો કોઇને પ્રોગ્રામ મેનેજમેન્ટ ટીમમાં સેકંડ કરવા માટે કહો. તેમને માટે પુષ્કળ ખાતુ છે: પ્રોજેક્ટ સંકલનની ભૂમિકામાં કોઈ વ્યક્તિ સંપૂર્ણપણે પ્રોગ્રામ સ્તરે આવશ્યક સંકલનને પહોંચાડવા માટે મૂકવામાં આવે છે, જે વ્યૂહાત્મક કાર્યોમાં સામેલ થવા તમને મુક્ત કરે છે.
વિરોધાભાસ હોવો નહીં
પ્રોગ્રામ્સ માટે ઘણાં બધાં સેર છે. મુશ્કેલ હિસ્સેદારો સાથેના પ્રોજેક્ટ્સમાંથી અનિયિચબલ ડેડલાઇન દેખાતા, દરરોજ તમને સંઘર્ષની તકો આપવાનું ચાલુ રાખે છે. તે વસ્તુઓ માટે જુઓ કે જે પ્રોજેક્ટની કામગીરીને વિક્ષેપિત કરે છે અને જ્યારે તે શરૂ થાય તે પહેલાં સંઘર્ષની સ્થિતિનો સામનો કરવા માટે જરૂરી હોય ત્યારે આગળ વધવા તૈયાર રહે છે.
આમાંના 10 વસ્તુઓમાંથી તમને આશ્ચર્ય થયું છે? તમારી મનપસંદ સોશિયલ મીડિયા ચેનલ પર પ્રોગ્રામ મેનેજમેન્ટ પર તમારા વિચારો શેર કરો!