પ્રોજેક્ટ બૉર્ડ્સ અને સ્ટિયરીંગ જૂથો તમારા પ્રોજેક્ટને કેવી રીતે સહાય કરે છે
ચાલો એ એમ કહીને શરૂ કરીએ કે પ્રોજેક્ટ બોર્ડ કોઈપણ પ્રોજેક્ટના સંગઠનાત્મક માળખુંનો એક મહત્વપૂર્ણ ભાગ છે. જો તમારી પાસે એક ન હોય, તો તમારે એક સેટ અપ લેવા વિશે તમારા મેનેજર સાથે વાત કરવી જોઈએ.
પ્રોજેક્ટ બોર્ડની રચના પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર દ્વારા કરવામાં આવે છે અને ખાસ કરીને પ્રોજેક્ટ મેનેજર સહિતના અન્ય વરિષ્ઠ હિસ્સેદારો પણ સામેલ કરશે.
સામાન્ય રીતે બોર્ડમાં ત્રણથી પાંચ લોકો હોય છે. તે તમામ મુખ્ય પ્રોજેક્ટ હિસ્સેદારો છે અને જે લોકો પ્રોજેક્ટ માટે વસ્તુઓ મેળવવાની ક્ષમતા ધરાવે છે.
બોટમ લાઇન: તે એવા લોકોનો એક જૂથ છે કે જે પ્રોજેક્ટની દેખરેખ રાખવામાં અને તે યોગ્ય દિશામાં આગળ વધવા માટે મદદ કરવા માટે મળે છે.
પ્રોજેક્ટ બોર્ડ પ્રોજેક્ટના જીવનચક્રની શરૂઆતમાં સેટ કરવામાં આવે છે અને સમગ્ર પ્રોજેક્ટ સુધી તે બંધ થાય ત્યાં સુધી કાર્ય કરે છે. ચાલો પ્રોજેક્ટ બોર્ડની 4 કી ભૂમિકાઓ પર એક નજર કરીએ.
પ્રોજેક્ટ બોર્ડ શાસન પૂરી પાડે છે
પ્રથમ, પ્રોજેક્ટ બોર્ડ જટિલ શાસન પૂરી પાડે છે. તેઓ ખાતરી કરે છે કે નીતિઓનું પાલન કૉર્પોરેટ સ્તર અને પોર્ટફોલિયો અથવા પ્રોગ્રામ સ્તરે થાય છે. પ્રોજેક્ટ ટીમ શું કરે છે તે અંગે તેઓ દેખરેખ રાખે છે. તેઓ, પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર સાથે, પ્રોજેક્ટના સફળ વિતરણ માટે જવાબદાર છે અને આ શાસન ભૂમિકા તેની ખાતરી કરે છે કે પ્રોજેક્ટ ટીમ નૈતિક અને એવી રીતે કામ કરે છે કે જે કંપની માટે સ્વીકાર્ય છે.
તેઓ આ પ્રોજેક્ટ મેનેજરને પ્રશ્ન કરીને અને મદદ અને સમર્થન પૂરું પાડે છે.
પ્રોજેક્ટ બોર્ડ દિશા પૂરી પાડે છે
પ્રોજેક્ટ્સમાં ઘણીવાર નિર્ણય લેવો પડે છે, અને તેમાંથી કેટલાક પ્રોજેક્ટ મેનેજરની રિમિઅટની બહાર જશે જ્યારે પ્રોજેક્ટ મેનેજર નિર્ણય લેવા માટે અસમર્થ હોય અને તે કંઈક કે જે ફક્ત પ્રાયોજક કરતાં વધુ હિસ્સેદારો સાથે ચર્ચા થવું જોઈએ, તે પ્રોજેક્ટ બોર્ડમાં જશે.
ટીમ માટે યોગ્ય દિશા નિર્દેશ આપીને પ્રોજેક્ટને ચાલુ રાખવા માટે તેની ભૂમિકા છે. તેઓ પ્રોજેક્ટની શરૂઆતમાં દ્રષ્ટિ નિર્ધારિત કરવા માટે યોગદાન આપે છે અને પ્રોજેક્ટને સમગ્ર ટ્રેક પર રાખો.
પ્રોજેક્ટ બોર્ડ નિર્ણય લે છે
પ્રોજેક્ટ બોર્ડ મુખ્યત્વે નિર્ણય કરતી સંસ્થા છે. તેમની ભૂમિકા એ છે કે જે નિર્ણયોને અવરોધે છે અને પ્રોજેક્ટ્સ મેનેજરને મદદ કરવાથી સફળ રીતે પૂર્ણ કરવા માટે એક સ્પષ્ટ માર્ગને આગળ ધપાવતા પ્રોજેક્ટને આગળ ધપાવવાનું છે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજર પ્રોજેક્ટ બોર્ડને ભલામણ કરશે. તેમાં સરનામાં માટે ભલામણો શામેલ હોઈ શકે છે:
- જોખમો, જેમ કે ઘટાડા સંભવિત પડકારોને સંબોધિત કરવાની યોજના ધરાવે છે
- મુદ્દાઓ
- યોગ્ય ટીમ સભ્યો ઉપલબ્ધ ન હોવા જેવા સમસ્યાઓનું પુનર્નિર્દેશન
- સુનિશ્ચિત વિલંબ
- બજેટ ઓવરરાન્સ
પ્રોજેક્ટ બોર્ડને પ્રોજેક્ટ મેનેજરની ભલામણ પર કામ કરવું જરૂરી નથી. એક જૂથ તરીકે, તેઓ આગળના માર્ગ માટે અન્ય સૂચનો સાથે આવી શકે છે, અને વારંવાર તેઓ કરે છે. તે ઘણી વાર છે કારણ કે તેમની પાસે મોટી ચિત્ર છે, પ્રોજેક્ટ મેનેજરની સરખામણીમાં પ્રોજેક્ટના પર્યાવરણનું કોર્પોરેટ દૃશ્ય છે, તેથી તે વૈકલ્પિક માર્ગો જોવા અને તે સમયે શ્રેષ્ઠ એક પસંદ કરવા સક્ષમ છે.
પ્રોજેક્ટ બોર્ડ ખર્ચાને મંજૂર કરે છે
છેલ્લે, પ્રોજેક્ટ બોર્ડ એકંદર બજેટને મંજૂરી આપે છે.
દરેક ખરીદી ઑર્ડર અથવા બજેટ આઇટમ સામાન્ય રીતે પ્રોજેક્ટ મેનેજર દ્વારા સંચાલિત થાય છે: ચૂકવણી માટે દરેક ભરતિયું સાઇન અપ કરવા માટે તમારે તમારા પ્રોજેક્ટ બોર્ડ પર જવાની જરૂર નથી.
જો કે, પ્રોજેકટ સ્તરે એકંદરે, પ્રોજેક્ટ મંડળની ભૂમિકા ભજવવાની ભૂમિકા ભજવવાની પ્રથમ ભૂમિકા છે, તમે કેવી રીતે પૈસા ખર્ચવા જઈ રહ્યા છો (તમારી બજેટ યોજનાઓ) અને ત્યારબાદ ચાલી રહેલા ખર્ચના નિરીક્ષણમાં પ્રોજેક્ટને ટ્રેક પર છે તેની ખાતરી કરવા.
જ્યારે તમને લાગતું હોય કે તમને આકસ્મિક ફંડ્સ અથવા મેનેજમેન્ટ અનામતનો ખર્ચ કરવાની જરૂર છે ત્યારે તમને પ્રોજેક્ટ બોર્ડ પર પણ ડ્રો કરવાની જરૂર પડશે. તેઓ overspends અધિકૃત કરી શકે છે અને મદદ પ્રોજેક્ટ ટીમો વધારાની ભંડોળ ઍક્સેસ જ્યાં આ વાજબી હોઈ શકે છે
એકંદરે, પ્રોજેક્ટ બોર્ડ પ્રોજેક્ટ ટીમ માટે આવશ્યક શાસન અને સુકાન કાર્ય પૂરું પાડે છે. તેમની દિશા અને સલાહ પ્રોજેક્ટ મેનેજરને પ્રોજેક્ટને યોગ્ય દિશામાં માર્ગદર્શન આપે છે, અને જો તેઓ ખોટી જવાનું શરૂ કરે તો તેઓ સંપૂર્ણ રીતે આગળ વધવામાં મદદ કરે છે.