પ્રોજેક્ટ મેનેજરની ભૂમિકા
પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ ...
ધ બીગ આઈડિયા વિકાસ
પ્રોજેક્ટ મેનેજરની પ્રથમ નોકરી એ મોટા વિચાર વિકસાવવાનું છે. તે હંમેશાં આ જેવું ન હતું. થોડા સમય પહેલા પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સને એક સંપૂર્ણ સુવિધાયુક્ત વિચાર પસંદ કરવાની ધારણા હતી, કદાચ એક સંપૂર્ણ વ્યાપાર કેસ, અને તેને પ્રોજેક્ટ પ્લાનમાં ફેરવી શકાય જેનો અમલ થઈ શકે.
આજે, પ્રોજેક્ટ મેનેજરની ભૂમિકા કંઈક અંશે વિકસિત થઈ ગઈ છે, અને આ પ્રોજેક્ટમાં અગાઉ અને પહેલાના ભાગમાં સંકળાયેલા હોવાનું સંભવ છે તે પહેલાં તે 'પ્રોજેક્ટ' બની ગયો છે.
તમે પ્રોજેકટની પ્રારંભિક ચિત્ર બનાવવા અને તે શક્ય છે કે કેમ તે નક્કી કરવા માટે આ પ્રોજેક્ટ પ્રાયોજક સાથે કામ કરી શકશો.
ટીમ સાથે મૂકવામાં
જો તમારા મોટા વિચારને શક્ય ગણવામાં આવે તો, તે પછીનું પગલું એ એક એવી ટીમ બનાવવાનું છે કે જે તે વિચારને વાસ્તવમાં ફેરવવા પર કામ કરી શકે. તમારે ઘણા લોકોની જરૂર પડશે જે પ્રોજેક્ટ ટીમ પર વિવિધ ભૂમિકાઓને પરિપૂર્ણ કરી શકે છે.
આદર્શરીતે, તમે દરેક વિધેયાત્મક વિસ્તારમાં વિષયના નિષ્ણાતો માટે શોધી રહ્યા છો, પરંતુ તમારે પણ ઉપલબ્ધતા ધ્યાનમાં લેવાની જરૂર પડશે. પ્રોજેક્ટ મેનેજરો હંમેશાં કર્મચારીઓને ટીમમાં નથી મેળવી શકતા કારણ કે તે નિષ્ણાતો અન્ય પ્રોજેક્ટ્સમાં વ્યસ્ત છે. જો તમે તેમની ઉપલબ્ધ થવાની રાહ જોતા નથી, તો તમારે ઉપલબ્ધ એવા લોકો સાથે કામ કરવું પડશે.
તમને ટીમમાં સામેલ દરેક વ્યક્તિની જરૂર નથી. કેટલાક વિધેયાત્મક નિષ્ણાતો, જેમ કે વકીલો અથવા પ્રેસ અધિકારીઓને માત્ર રસ્તામાં સંબંધિત પોઈન્ટ પર જ ટીમમાં જોડાવાની જરૂર છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ અને સ્રોત મેનેજમેન્ટની કૌશલ્યનો એક ભાગ એ સુનિશ્ચિત કરે છે કે તમે તેમને જણાવો કે તેમના કાર્યો આવે છે અને પછી તેમને તેમની કુશળતા જરૂરી હોય તેટલી જલદી પ્રોજેક્ટ પર ગતિ લાવવા લાવવામાં આવે છે.
શું થઈ રહ્યું છે આયોજન છે
પ્રોજેક્ટ પ્રારંભ અને પ્રારંભિક તબક્કાની શરૂઆતમાં, તમે તમારી ટીમ સાથે કામ કરવા માટે બરાબર શું કરવું તે નક્કી કરવા માટે કામ કરશો. તેમાં કાર્ય માટે એક સ્પષ્ટ વ્યાખ્યા સેટ કરવી અને ખાતરી કરવી કે દરેક ઉદ્દેશો સમજે છે
વ્યવસાય મૂલ્ય અથવા લાભોના સંદર્ભમાં આ બધાને શબ્દાર્થ કરવાનો છે: બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, શા માટે તમે આ નવા કામ પર કામ શરૂ કરી રહ્યા છો
ટીમ દોરી
હવે તમે તમારી ટીમ સાથે મળીને મૂકી છે, અને તમે બધા જાણો છો કે તમારે શું એકસાથે હાંસલ કરવું છે, પ્રોજેક્ટ મેનેજરની તે કામ છે તેની ખાતરી કરવા માટે કે જે બધી ટીમ આ સાથે મળીને કામ કરે છે.
તે મુશ્કેલ લાગે કરતાં! એક ટીમનું સફળતાપૂર્વક માર્ગદર્શન આપવું એ દરેક સમયે અસંમતિઓ, સંઘર્ષો, અને સંચારની ટોચ પર હોવાના પડકારોની વાટાઘાટ કરવાનો અર્થ થાય છે. તમે તમારી ટીમને એક મહાન કામ કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરી શકો છો, જ્યારે પણ સમય ખડતલ હોય. તે કોચિંગ, તાલીમ, માર્ગદર્શન અને પ્રોજેક્ટ પર કામ કરતા લોકોનો વિકાસ પણ કરે છે, પછી ભલે તેઓ સીધા તમારા માટે કાર્ય ન કરે. તે ઓવરહેડ છે જેને વારંવાર પ્રોજેક્ટ પર ભૂલી જાય છે પરંતુ યાદ રાખો કે લોકો સારું પ્રદર્શન કરે છે જો તેઓ એવું માને છે કે તેમના શ્રેષ્ઠ કામ કરવા માટે તેમને આદર અને પ્રોત્સાહન આપવામાં આવે છે. જો તમે તમારા પ્રોજેક્ટને એવી જગ્યા બનાવી શકો છો કે જ્યાં લોકો નવી કુશળતા વિકસે અને વિકાસ કરે, તો લોકો તમારી સાથે કામ કરવા માગે છે.
ટીમની આગેવાનીમાં ટીમ પર સહયોગ અને સંચાલનનો સમાવેશ થાય છે. આ ઑનલાઇન પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ટૂલ્સ અથવા સામ-સામે ટીમ મીટિંગ્સ, અથવા વચ્ચેની વચ્ચે હોઇ શકે છે. 'ટીમ' ના અર્થમાં સહયોગ અને નિર્માણ કરવાથી પ્રોજેક્ટ પર સંઘર્ષ અથવા મુશ્કેલ સમય હોય છે, જેમ કે અંતિમ સમય અચાનક આગળ લાવવામાં આવે છે ત્યારે તમારા પ્રોજેક્ટ સ્રોતોનો સામનો કરવામાં મદદ કરશે.
ધ મની મેનેજિંગ
પ્રોજેક્ટ્સનો ખર્ચ મની, અને પ્રોજેક્ટ બજેટને એકસાથે મૂકવા સક્ષમ છે પ્રોજેક્ટ મેનેજર માટે એક કી કૌશલ છે. જો કે, તમારી ભૂમિકા અહીં સમાપ્ત થતી નથી. તમે આગળ જતાં પ્રોજેક્ટ પર નાણાં અને નિયંત્રણ ખર્ચ મેનેજ કરવા માટે સક્ષમ હોવા જોઈએ.
તમે આમ કરી શકો છો:
- વિકસિત અંદાજો કે જે જરૂરી બધા પ્રોજેક્ટ કાર્યો અને સ્રોતોને આવરી લે છે.
- તમારા વિષયના નિષ્ણાતો સાથે કામ કરવું તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે કે આ વ્યાપક અને સંપૂર્ણ છે.
- પ્રોજેકટ બજેટ બનાવવા માટે તમારા અંદાજોનો ઉપયોગ કરવો.
- પ્રોજેક્ટના પ્રાયોજકને સમજાવવા માટે તમારા બજેટનો ઉપયોગ કરીને અને આ પ્રોજેક્ટની કિંમત કેટલી હશે તે અંગે સ્પષ્ટ રહો.
પછી, સમગ્ર પ્રોજેક્ટ દરમિયાન, તમે ચોક્કસ ખર્ચ નિયંત્રણ દ્વારા તમારા ખર્ચને સંચાલિત કરી શકો છો. આમાં તમે વાસ્તવિક જીવનમાં જે અંદાજો અને પ્રોજેક્ટ બજેટને એકસાથે મૂક્યા છે તેની સરખામણી કરી રહ્યા છો. આસ્થાપૂર્વક, તેઓ ખૂબ દૂર નથી, પરંતુ જો તમે ખૂબ અથવા ખોટી અંદાજો ખર્ચ તરફ વલણ નોટિસ, તો પછી તમે પ્રારંભમાં પૂરતી તે કોઈપણ નસીબ સાથે સુધારવા માટે પૂરતી હશો. તમે જે સુનિશ્ચિત કરો છો તે ફક્ત તમે જ સુધારી શકો છો, તેથી સારા ખર્ચ નિયંત્રણ મહત્વપૂર્ણ છે.
નિષ્ણાત ટીપ: ગુડ કોસ્ટ નિયંત્રણમાં ફક્ત ટ્રેકિંગ ખર્ચ કરતાં વધુનો સમાવેશ થાય છે. તમને પ્રોજેક્ટ પર કરવામાં આવતી કામગીરીની રકમનું પણ નિરીક્ષણ કરવું પડશે. તે મની સંયોજન છે અને પૂર્ણ કરેલ કાર્યો તમને આ પ્રોજેક્ટ તેના અર્થો કરતાં વધુ ખર્ચી રહ્યા છે કે નહીં તે અંગે એક દૃષ્ટાંત આપે છે.
નિર્ણયો બનાવી રહ્યા છે
ચાલો એક વસ્તુ સીધા મેળવો: જ્યારે પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર વિશાળ નિર્ણયો માટે છે, તમે પ્રોજેક્ટ્સ મેનેજર છો અને પ્રોજેક્ટ પર કરવામાં આવેલા મોટા ભાગના નિર્ણયો માટે જવાબદાર છો. પણ મોટા રાશિઓ જ્યારે તમે નિર્ણય ન કરી રહ્યા હોવ ત્યારે પણ, તમે સ્પોન્સરને જે નિર્ણય લેવાની જરૂર છે તેના માટે ભલામણ કરીશ, કારણ કે તમારી પાસે તમામ વિગતો છે અને તે ધ્યાનમાં રાખવામાં વયનો ખર્ચ કર્યો છે, અને તેમને કદાચ આવું કરવાની ક્ષમતા નથી. કે.
સંકળાયેલી હિતધારકો
થોડા સમય પહેલા, પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સાહિત્ય 'હિસ્સેદાર મેનેજમેન્ટ' વિશે વાત કરી હતી. આજે તે ઓળખાય છે કે તમે કોઈ સહભાગિતાને મેનેજ કરી શકતા નથી. તે નિષ્કપટ છે અને સૂચવે છે કે અપમાનજનક એક બીટ છે, તેથી અમે તેના બદલે 'આકર્ષક' વિશે વાત.
વ્યવહારિક દ્રષ્ટિએ, સામેલ સાધનોમાં ફેરફાર થયો નથી - તે માત્ર રેટરિક અને વલણ છે જે અલગ છે. તમે હજી પણ આ પ્રોજેક્ટ પર સહભાગીઓ કોણ છે અને તેઓ શું કરી રહ્યા છે તેના સંબંધમાં તે ખાસ કરીને શક્તિશાળી અથવા પ્રભાવશાળી છે તે તમે બહાર કાઢશો. સંદેશાવ્યવહાર યોજના વિકસાવવી અને તેને અમલમાં મૂકવી.
સ્ટેકહોલ્ડરની સગાઈનો અર્થ એવો થાય છે કે જે લોકો આવતા હોય તેવા ફેરફારોને સમજે છે તે પ્રોજેક્ટ દ્વારા અસરગ્રસ્ત લોકો સાથે કામ કરવું.
આગળ વાંચો: મુશ્કેલ હિસ્સેદારો સાથે વ્યવહાર (કારણ કે દરેક સાથે કામ કરવું સહેલું નથી).
પ્રોજેક્ટના હેતુઓ વિતરિત કરો
તમે તમારી ટીમની સંડોવણી સાથે આ કરો છો, અને અત્યાર સુધીમાં અત્યાર સુધી જે કાંઈ કામ થયું છે તે આ છે.
તમે જે વચન આપ્યું છે તેના પર અસરકારક રીતે પહોંચાડવામાં સક્ષમ હોવું તે ખૂબ જ સ્પષ્ટ છે કે તે શું હોવું જોઈએ તે અંગે આધાર રાખે છે. તમારે મુખ્ય સફળતા પરિબળો અને તે પગલાંનું દસ્તાવેજીકરણ કરવાની જરૂર છે જેનો ઉપયોગ આકારણી કરવા માટે કરવામાં આવશે કે તમે શું કરવા માટે સેટ કરેલ છે કે નહીં.
આ પ્રોજેક્ટના વ્યવસાય કેસ અથવા પ્રોજેક્ટ પ્રારંભિક દસ્તાવેજ (અથવા બન્ને, વિગતવાર સ્તરના સ્તરે) માં સેટ થવી જોઈએ. તેથી તે ઉદ્દેશો શું છે તે જોવા માટે પ્રમાણમાં સીધું હોવું જોઈએ - ખાતરી કરો કે તમે તેમને વિતરિત કરી રહ્યાં છો તે ઓછી સરળ છે.
સારી આયોજન, મજબૂત નેતૃત્વ અને મોટા ચિત્ર તેમજ વિગતવાર જોવાની ક્ષમતા અત્યંત મદદ કરશે.
રહેવા માટે હેન્ડઓવર મેનેજ કરો
પ્રોજેકટ મેનેજર તરીકે તમારી ભૂમિકાનો અંત નથી. અમલના તબક્કાના અંતમાં સૌથી મહત્ત્વની બાબત એ છે કે તમે ટીમને સ્પષ્ટ અને સંપૂર્ણ સોંપણી આપશો જે આગળ જતાં પ્રોજેક્ટનું સંચાલન કરી રહ્યું છે.
સારું સંચાલન એનો અર્થ એ છે કે તમે એક પગલું પાછું લઈ શકો છો. તમે આ પ્રોજેક્ટ વિશે 'જવા માટે' વ્યક્તિ ન હોવ અને તમે આગળની પ્રકલ્પમાં આગળ વધી શકશો કે કેમ તે જાણીને તમે જાણો છો કે વ્યવસાય ટીમ તમે તેમને શું આપ્યું છે તે શ્રેષ્ઠ બનાવવા માટે સમર્થ છે.
જ્ઞાન શેર કરો
ભવિષ્યમાં અન્ય પહેલ પર ઉપયોગ કરી શકાય છે કે જે પ્રોજેક્ટ મારફતે શીખી હતી તે આપણે 'વર્ણવેલ પાઠ શીખ્યા' છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજરને પ્રોજેક્ટના અંતમાં પાઠ શીખી લેવો જોઈએ. આનાથી ટીમમાં સંગઠનાત્મક જ્ઞાન વધવા અને તેનું સંચાલન કરવામાં મદદ મળે છે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, તે કંપનીને ફરી સરખા ભૂલો કરે છે.
તેથી પ્રોજેક્ટ મેનેજર બધા જ દિવસ છે. તમારી વાસ્તવિક સૂચિ આ યાદીથી થોડી જુદી જુદી દેખાય છે, પરંતુ આવશ્યકપણે ત્યાં તમામ કાર્યો પ્રોજેક્ટ મેનેજર હોવાના આ ઘટકોમાં ફાળો આપશે. તે એક વ્યાપક અને પડકારરૂપ કાર્ય છે, પરંતુ તે વૈવિધ્યસભર પણ છે અને એક મહાન કારકિર્દી પસંદગી છે!