કયા માળખું તમારા માટે શ્રેષ્ઠ કામ કરે છે?
ત્યાં ત્રણ સામાન્ય સંસ્થાકીય માળખાં છે, અને પ્રોજેક્ટ મેનેજર તે બધામાં કામ કરે છે: વિધેયાત્મક, પ્રોજેક્ટ, અને મેટ્રિક્સ. ચાલો દરેકના ફાયદા અને ગેરફાયદા પર એક નજર નાખો જેથી તમને ખબર પડે કે તમે જ્યારે નવી રચનામાં જોડાઓ છો ત્યારે તમે શું કરો છો.
કાર્યાત્મક સંસ્થાનો માળખું
વિધેયાત્મક સંસ્થાના માળખામાં, પ્રોજેક્ટ મેનેજર અને તમામ સ્રોતો એક જ કંપની વિભાગમાં કામ કરે છે, જેમ કે વેચાણ અને માર્કેટિંગ વિભાગ. સામાન્ય રીતે, કાર્યકારી મેનેજર પ્રોજેક્ટ મેનેજર કરતાં વધુ સત્તા ધરાવે છે.
ફાયદા
વિધેયાત્મક માળખા તમને પ્રોજેક્ટ મેનેજર તરીકે ઓછામાં ઓછી શક્તિ આપે છે, પરંતુ અન્ય ઘણા લાભો આપે છે:
- તે નાના ટીમો અને નાના પ્રોજેક્ટો માટે સારી રીતે કામ કરે છે કારણ કે કાર્ય માટે ટીમના સભ્યો અને અન્ય જરૂરી સ્રોતો પર સંપૂર્ણ નિયંત્રણ છે.
- તમે જે નિષ્ણાતોની જરૂર છે તેમને સરળતાથી ઍક્સેસ કરી શકો છો કારણ કે તે એક જ વિધેયાત્મક વિસ્તારમાં છે.
- પ્રોજેક્ટ સાથે સંકળાયેલી સમસ્યાઓનું નિરાકરણ કરવા માટે દરેકને એકસાથે મળવાનું ઝડપી છે.
- તમે ઉપયોગ કરવા માટે જરૂરી એવા સંચાર સાધનોને મર્યાદિત કરી શકો છો કારણ કે ટીમ પ્રમાણમાં નાનો અને સરળ છે
- તમે વારંવાર ઉત્સાહી ટીમના સભ્યો મેળવો છો જે પ્રોજેક્ટ પર કામ કરવા આતુર છે કારણ કે તે તેમને કારકિર્દીની તકો પૂરી પાડે છે. પ્રોજેક્ટ કામ તમારી ટીમને પ્રોત્સાહન આપવા માટે એક સરસ રીત હોઈ શકે છે.
- જો તમે કાર્યાત્મક ટીમમાં પ્રોજેક્ટને સોંપી રહ્યા હો, તો તે કાર્યલક્ષી ટીમ બનશે જે તમે કામ કરો છો, જે પ્રોજેક્ટને સરળ બનાવવા બંધ કરી શકે છે.
ગેરફાયદા
આ માળખામાં ઘણાં લાભો હોવા છતાં, કેટલાક ડાઉનસોઈડ્સને પણ ધ્યાનમાં લો:
- કાર્ય સિલોમાં થાય છે, જેનો અર્થ એમ થઈ શકે છે કે તમારી પાસે તમારા વિધેયાત્મક વિભાગની બહારના લોકોની ઍક્સેસ નથી.
- પ્રોજેક્ટ ટીમના લોકો પ્રોજેક્ટ પરના તેમના કામ કરતાં તેમના ડિપાર્ટમેન્ટ અથવા ટીમ મેનેજરને વધુ વફાદાર હોઈ શકે છે, જે તકરાર કરી શકે છે.
- એક મોટા પ્રોજેક્ટ દરેક વિધેયથી વિધેયાત્મક પ્રોજેક્ટ મેનેજર સાથે અંત કરી શકે છે. જો બધા પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ શાંતિથી મળીને કામ ન કરતા હોય તો તે તિરાડોમાંથી પસાર થઈ શકે છે.
- કાર્યાત્મક કાર્ય અલગ થઈ શકે છે કે તમારી પાસે કંપનીમાં વ્યાપકપણે નેટવર્ક કરવાની તક નથી. વ્યૂહાત્મક ધ્યાન જાળવી રાખવું મુશ્કેલ બની શકે છે.
પ્રોજેક્ટ સંસ્થાનો માળખું
સમર્પિત ટીમોને એક પ્રોજેક્ટ સંસ્થાકીય માળખામાં પ્રોજેક્ટ પર કામ કરવા માટે મૂકવામાં આવે છે. પ્રોજેક્ટ્સ મેનેજર કદાચ પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યો માટે લાઇન મેનેજમેન્ટની જવાબદારી ધરાવે છે. આનાં ઉદાહરણોમાં મોટા બાંધકામ નિર્માણનો સમાવેશ થાય છે, પરંતુ કોર્પોરેટ પહેલ કે જેને સમર્પિત ટીમની જરૂર છે પ્રોજેક્ટ મેનેજર પાસે અંતિમ સત્તા છે, પ્રોજેક્ટ પ્રાયોજક અને પ્રોજેક્ટ બોર્ડને જાણ કરવી. ટીમના વ્યક્તિ પ્રોજેક્ટ મેનેજર માટે સીધા જ કાર્ય કરે છે.
ફાયદા
પ્રોજેક્ટ સ્ટ્રક્ચરનો સ્પષ્ટ ફાયદો એ છે કે તમારી પાસે ટીમ પર વધુ નિયંત્રણ છે, પરંતુ અન્ય ફાયદા પણ થઈ રહ્યા છે.
- ટીમની ઓળખની મજબૂત સમજ હોઇ શકે છે. તે એક સૌથી મજબૂત માળખું છે જેમાં એક મજબૂત ટીમ સંસ્કૃતિ બનાવવામાં આવી છે.
- સમગ્ર ટીમ ટીમના લક્ષ્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે, તેથી પ્રોજેક્ટ પર કામ કરતા લોકો માટે દિવસની નોકરી સાથે વફાદારીનો સંઘર્ષ અસ્તિત્વમાં છે. તેમની રોજિંદી નોકરી એ પ્રોજેક્ટ છે.
- સંસાધનો પ્રોજેક્ટ માટે સમર્પિત છે, તેથી કાર્ય શેડ્યૂલ કરવું સહેલું છે. તમને ખબર પડશે કે જ્યારે ટીમના સભ્યો ઉપલબ્ધ છે અને ત્યાં કોઈ જોખમ નથી કે અન્ય મેનેજર માટે કામ કરવાની જરુરિયાત કામ માટે ટૂંકા સૂચનામાં તેમને ખેંચી લેવામાં આવશે.
- આ માળખામાં ચાલતા પ્રોજેક્ટ્સ તમારી પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ કૌશલ્ય તેમજ વધુ તકનીકી નેતૃત્વ કૌશલ્ય સુધારવા માટે મહાન વાતાવરણ છે.
ગેરફાયદા
આ પ્રોજેક્ટ માળખું અંદર કામ કરવા માટે સૌથી સરળ છે પરંતુ હજુ પણ કેટલાક ખામીઓ છે.
- એક પ્રોજેક્ટને સમર્પિત ટીમ હોવાની એક ખર્ચાળ પ્રતિબદ્ધતા છે. તે ફક્ત મોટા પ્રોજેક્ટ્સ પર એક વિકલ્પ છે.
- જો તમે લોકો તેમની કાર્યકારી નોકરીઓમાંથી દૂર કરો છો, તો તેમને પાછા જવાનું મુશ્કેલ લાગશે, ખાસ કરીને જો પ્રોજેક્ટ લાંબુ છે. પ્રોજેકટનું કાર્ય, એક નવા, પડકારરૂપ પ્રોજેક્ટ પર મલ્ટિડિસિપ્લિનરી વાતાવરણમાં કામ કરતા પહેલા તમે જે કર્યું તે પાછું ખેંચ્યું છે અને ઘણા લોકો માટે આકર્ષક આશા નથી. જ્યારે તમે કોઈ પ્રોજેક્ટ બંધ કરો છો ત્યારે ટીમના સંક્રમણનું સંચાલન કરવું પણ વધુ મહત્વપૂર્ણ બને છે
- કોઈકવાર પ્રોજેક્ટને બંધ કરવો એ તમારી નોકરી ગુમાવવાનો અર્થ એ હોઈ શકે કે જો ધંધામાં આગળ વધી ગયા હોય અને બીજી ભૂમિકા તમારા માટે ઉપલબ્ધ ન હોય.
- તેમના સ્વભાવથી, સમર્પિત ટીમો માત્ર એક જ વસ્તુ પર કામ કરવા માટે સ્રોતોનો ઉપયોગ કરે છે. તેઓ કોઈ પણ સમયે જે પ્રોજેક્ટ કરી શકે છે તે કંપનીની સંખ્યાને મર્યાદિત કરી શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે વિવિધ પ્રોજેક્ટ્સને સમાન કુશળતા જરૂરી હોય
- આ પ્રકારનાં માળખામાં પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ તેમની ટીમ માટે લાઇન સંચાલન પણ ધરાવે છે, જેનો અર્થ એ છે કે માનવ સંસાધન કાર્યો પર સમય અને પ્રયત્ન ખર્ચ કરવો કે જે તમારે અન્ય માળખામાં કરવું પડશે નહીં. જો તમે લોકો સાથે કામ કરવાના આ તત્વનો આનંદ માણો છો, તો આ પરિબળ લાભ હોઈ શકે છે.
મેટ્રિક્સ સંસ્થાનો માળખું
ત્રીજો વિકલ્પ મેટ્રીક્સ માળખું છે. સંસાધનો બંને વ્યવસાય-જેવી-સામાન્ય કાર્ય અને પ્રોજેક્ટ કાર્યમાં વહેંચવામાં આવે છે. તેનો અર્થ એવો હોઈ શકે કે બે સંચાલકો અથવા પ્રોજેક્ટ મેનેજર અને ટીમ મેનેજરને "ડોટ-લાઇન" જવાબદારી હોવી જોઈએ. ફંક્શનલ મેનેજમેન્ટ લાઇન માળખું સામાન્ય રીતે પ્રથમ સ્થાન ધરાવે છે, અને પ્રોજેક્ટ મેનેજર ડોટેડ લાઇન લે છે.
આ માળખું વિધેયાત્મક અથવા વિભાગ ટીમ મેનેજર અને પ્રોજેક્ટ મેનેજર વચ્ચે સત્તા અને સત્તાને વિભાજિત કરે છે. તમારે તેમની વાટાઘાટોની કુશળતાને તેમની સંપૂર્ણ સત્તામાં ઉપયોગ કરવાની જરૂર પડશે!
ફાયદા
મેટ્રિક્સ માળખા ખૂબ જ સામાન્ય છે કારણ કે તેઓ મેનેજરોને તેમના સમયનો કેવી રીતે ખર્ચ કરે છે તેની સાથે લવચીક પસંદગીઓ કરવાની મંજૂરી આપે છે. તમારી કારકિર્દીના અમુક તબક્કે તમે મેટ્રિક્સ વાતાવરણમાં સંભવિત રૂપે કામ કરશો. આ માળખાના ફાયદા નીચે પ્રમાણે છે:
- સંસાધનો અસરકારક રીતે ઉપયોગમાં લેવાય છે અને જરૂરી હોય તે પ્રમાણે પ્રોજેક્ટ્સની આસપાસ ફરતી થઈ શકે છે.
- તમે ઘણાં બધાં કામો પર કામ કરી શકો છો, કેટલીક વખત સમાંતરમાં-જોકે આ બિંદુને ગેરલાભ તરીકે પણ દલીલ કરી શકાય છે.
- ટીમ્સ અને વ્યક્તિઓ ખૂબ જ જવાબદાર હોઇ શકે છે જો કોઈ નવી યોજના આવી હોય તો તે અગ્રતા લે છે, તે પિવટ માટે સરળ છે અને અચાનક કંઈક બીજું ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે. તમે તે પ્રોજેક્ટ માળખામાં સરળતાથી ન કરી શકો, જે વિખેરી નાખવા અને પુનઃજોડાણ માટે સમય લાગી શકે છે
- માળખું જરૂરી છે કે દરેક જ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ જીવન ચક્ર અને પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરે, જેથી પ્રોજેક્ટ્સ વચ્ચે ખસેડવું સરળ છે. પરિભાષા અને પ્રક્રિયાઓ સામાન્ય હોય ત્યારે લોકો પ્રમાણમાં ઓછી ઓનબોર્ડિંગ સાથે એક પ્રોજેક્ટ ટીમમાં જોડાઈ શકે છે.
ગેરફાયદા
બધા સેટઅપ્સ સાથે, આ એક તેના મુશ્કેલીઓ છે, પણ. તે એક સામાન્ય માળખા હોવા છતાં, ઘણા આધુનિક કાર્યસ્થળોએ ઓવરલોડની સમસ્યાઓ ઉભી કરી નથી. વ્યક્તિઓને ખૂબ કામ કરવું તે સરળ હોઈ શકે જો તમારી પાસે તેમના વર્કલોડના સંપૂર્ણ સંચાલન અને નિરીક્ષણ માટે કોઈ સિસ્ટમો નથી હોય. નીચે મુજબ અન્ય ગેરલાભો છે:
- પ્રોજેક્ટ્સ વચ્ચેનો સંઘર્ષ સામાન્ય છે કારણ કે તમે અન્ય પ્રોજેક્ટ તરીકે સમાન સ્રોતો માટે લડતા હોઈ શકો છો.
- અન્ય પ્રોજેક્ટમાં શ્રેષ્ઠ સ્રોતો-યોગ્ય કૌશલ્યો સાથેના સૌથી યોગ્ય લોકો-અથવા તેમના લાઇન મેનેજરને કદાચ પ્રોજેક્ટ કાર્ય માટે ઉપલબ્ધ ન કરી શકે.
- વ્યકિતઓ માટે વ્યવસાય-જેવી-સામાન્ય કાર્યો અને પ્રોજેક્ટ કામ વચ્ચેના કેટલાક સંઘર્ષો હોઈ શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે બન્ને મેનેજરો તેમને અલગ પ્રાથમિકતા આપી રહ્યા છે
- સંસાધનો તેમના ભાવિ કારકિર્દી માટે કયા વિકાસ પાથ લે છે તે અંગેના સંઘર્ષ હોઇ શકે છે. તમે જાણતા હશો કે તમે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં રહેવા માગો છો, તમારી પાસે વધુ સિનિયર કાર્યકારી ભૂમિકા અથવા વધુ પ્રોજેક્ટ-આધારિત ભૂમિકામાં પ્રગતિ કરવાનો વિકલ્પ હોઈ શકે છે. પરંતુ કારકિર્દી વિકલ્પો ઘણાં બધાં છે તે સારું છે, ભલે તે મુશ્કેલ નિર્ણયો માટે કરે.
એક વ્યવસ્થિત માળખું કે જે તમામ વ્યવસાય માટે હંમેશાં કામ માટે સંપૂર્ણ રીતે કાર્ય કરે છે તે પ્રોજેક્ટ માટે હંમેશાં કાર્ય કરે છે, અને તમારે પર્યાવરણમાં જે તમે કામ કરો છો તેની અંદર વ્યવસ્થા કરવી પડશે. આ દરેક માળખામાં કેટલાક અનુભવ મેળવવો એ એક સારો વિચાર છે, જેથી તમે તેમને પ્રથમ અનુભવ કરી શકો. તે તમને નક્કી કરવામાં મદદ કરશે કે કઈ પર્યાવરણ તમારી શ્રેષ્ઠ સુવિધાને અનુકૂળ છે અને તમારી કુશળતા અને પસંદગીઓને બંધબેસે છે. પછી જો તમે તમારા ભાવિ જોબ પર્યાવરણને નક્કી કરવાની તક મેળવી શકો તો તમે જાણકાર પસંદગી કરી શકો છો.
દરેક પ્રોજેક્ટ સંસ્થાકીય માળખું ના ગુણદોષને સમજવું તમને તમારી ટીમમાંથી સૌથી વધુ લાભ મેળવવા માટે તમારા સમય અને પ્રભાવને ખર્ચવા માટે શ્રેષ્ઠ કાર્ય કરવાની તક આપે છે અને તમારી યોજનાને સફળતાપૂર્વક સમાપ્ત કરવામાં સહાય કરે છે.