જાણો કે તમે પ્રોજેક્ટ ઓડિટમાંથી કેવી રીતે લાભ મેળવી શકો છો

દરેક પ્રોજેક્ટ સમયાંતરે ઑડિટથી લાભ લઈ શકે છે. પરંતુ ચિંતા કરશો નહીં, તે ધ્વનિ તરીકે ડરામણી નથી. પ્રોજેક્ટ ઓડિટ એ છે કે જ્યાં એક નિષ્પક્ષ વ્યક્તિ તમારા પ્રોજેક્ટની સમીક્ષા કરે છે અને સફળ થવાની શક્યતાઓને સુધારવા માટે અલગથી શું કરી શકાય તે અંગે માર્ગદર્શન પૂરું પાડે છે. આ લેખ બધું સમજાવે છે અને તમને પ્રોજેકટ ઓડિટ માટે કેવી રીતે તૈયારી કરે છે તે લઈ જાય છે.

કેવી રીતે ઔપચારિક એક પ્રોજેક્ટ ઓડિટ છે

એક પ્રોજેક્ટ ઑડિટ સામાન્ય રીતે ઔપચારિક વ્યાયામ છે.

અનૌપચારિક સમકક્ષને સામાન્ય રીતે પીઅર સમીક્ષા કહેવાય છે આ તે છે જ્યાં સહયોગી તમારા પ્રોજેક્ટ અને સંકળાયેલ દસ્તાવેજોને જુએ છે અને તમને પ્રતિસાદ આપે છે કે તમારે થોડી વધુ સમય કેટલો ખર્ચ કરવો જોઈએ.

પ્રોજેક્ટ ઓડિટમાં ઔપચારિક હોય છે જેમાં તેઓ સામાન્ય રીતે પ્રશ્નોનો નિર્ધારિત સેટ ધરાવે છે અને કોઈ એવી વ્યક્તિ દ્વારા હાથ ધરવામાં આવે છે જે નિયમિતપણે તે પ્રકારની વસ્તુ કરે છે

પ્રોજેક્ટ ઑડિટ્સ કોણ કરે છે

જે વ્યક્તિ તમારી પ્રોજેક્ટ ઑડિટ કરે છે તે અન્ય પ્રોજેક્ટ મેનેજર (કદાચ ચાલી રહેલ પ્રોજેક્ટ્સમાં મોટા ભાગનો અનુભવ ધરાવતા હોય તે વ્યક્તિ) હોઈ શકે પરંતુ તે પ્રોજેક્ટ ઑફિસમાંથી કોઈની પણ હોઇ શકે જે ઓડિટને વારંવાર ચલાવે છે.

તે એવી વ્યક્તિ બનશે જે પોતાને નિષ્પક્ષ માનશે કારણ કે તે તમારી લીન મેનેજર અથવા પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર રહેશે નહીં. પ્રોજેક્ટના કદના આધારે તે લોકોની એક ટીમ પણ બની શકે છે.

પ્રોજેક્ટ ઓડિટ માટે કેવી રીતે તૈયારી કરવી

સંગઠિત થવાની પહેલી અને મુખ્ય વસ્તુ, ઑડિટરની સમીક્ષા કરવા માટે તમારા પ્રોજેક્ટ દસ્તાવેજોની નકલો હોવી જોઈએ.

જો તમારી પાસે પ્રોજેક્ટ કોઓર્ડિનેટર હોય , તો તેમને દસ્તાવેજોના પેકને એકસાથે ખેંચી લેવા માટે પૂછો (પ્રાધાન્યમાં ઇલેક્ટ્રોનિક). તમારે તમારી બધી માહિતી સરળતાથી સુલભ હોવી જોઈએ પણ જો તમે કરો તો પણ, આ પગલું હજુ થોડો સમય લઈ શકે છે. લઘુત્તમ તરીકે, ખાતરી કરો કે તમારી પાસે પ્રોજેક્ટ પ્લાન , રિસ્ક લોગ , ઇશ્યૂ લોગ, બજેટ અને ઑડિટર માટે ઉપલબ્ધ શેડ્યૂલ છે.

કોણ સામેલ કરવાની જરૂર છે

આ એવી વસ્તુઓ પર નિર્ભર કરે છે કે જે ઑડિટર જોઈ શકે છે. તમે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર તરીકે, તેમની સાથે થોડો સમય પસાર કરવો પડશે. તમારી ટીમના સભ્યોને ઑડિટરને ચેટ કરવા માટે કહેવામાં આવે છે.

ધ્યાનમાં રાખો કે ઑડિટ-સંબંધિત કાર્યો પર કામ કરતા વધુ સમય સુધી તેઓ ખર્ચ કરે છે, પ્રોજેક્ટના કામ માટે તેઓ પાસે ઓછો સમય છે, તેથી તમારે કેટલીક પ્રવૃત્તિઓનું ફરીથી સુનિશ્ચિત કરવું પડશે અને ઓડિટ અવધિ દરમિયાન વધુ ધીમેથી કાર્ય કરવું પડશે.

પ્રોજેક્ટ ઑડિટ કેટલો સમય લે છે

પ્રોજેક્ટ ઑડિટ માટે કોઈ નિયત સમયનો સમય નથી. મોટા પ્રોજેક્ટ્સ પર, તમને લાગે છે કે તે ઘણો વધુ સમય લે છે. નાના પ્રોજેક્ટો પર, ઓડિટર થોડા કલાકોમાં થઈ શકે છે. જલદી તમે જાણો છો કે તમારી યોજનાનું ઑડિટ કરવામાં આવશે, તમારી ઑડિટ ટીમને પૂછો કે તેઓ તેમના કાર્યને લેતા કેટલો સમય લેશે.

ઑડિટ શું જુએ છે

જો કોઈ વિશિષ્ટ ચિંતાને કારણે ઓડિટ તરીકે ઓળખાતી હતી, જેમ કે ગુણવત્તા લક્ષ્યો હાંસલ કરવામાં નિષ્ફળતા, પછી તે વિસ્તારને ઊંડે તપાસ કરવાની અપેક્ષા રાખીએ છીએ. નિયમિત ઓડિટ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટના વિવિધ વિસ્તારો અને ડિરેબલબેલે કે જે પ્રોજેક્ટ પર કામ કરે છે તે વ્યાપક રીતે દેખાશે. તે તમારા પ્રોજેક્ટની સમય, કિંમત અને ગુણવત્તાને આવરી લેશે, અને શેરહોલ્ડર સગાઈ.

ઑડિટનો ઉદ્દેશ એ છે કે આ પ્રોજેક્ટ તેના ઉદ્દેશો પૂરા કરવાના છે કે નહીં.

જો ઓડિટર માને છે કે વર્તમાન કામગીરીના આધારે પ્રોજેક્ટ તે હેતુઓને હરાવવા નહીં કરે, તો તે કાર્યવાહી માટે આગળ ભલામણ કરશે.

ભલામણો શું મળે છે તેના પર આધાર રાખે છે

ઓડિટરની રિપોર્ટની ભલામણો તેઓ જે મળ્યા છે તેના પર આધારિત હશે. એવી અપેક્ષા રાખો કે તેમને હકારાત્મક અને એવી રીતે આવકાર્ય છે જે તમને સરળતાથી તેમને ગ્રહણ કરવા દેશે. તેઓ વ્યાવહારિક હોવા જોઈએ.

એક આત્યંતિક સમયે, ઓડિટર ભલામણ કરી શકે છે કે તમારો પ્રોજેક્ટ બંધ છે, જો કે તે માત્ર એટલું જ થશે જો તેમને એવું લાગ્યું હશે કે આ બિંદુ પરથી કોઈ પણ પ્રોજેકટનું કામ સંસ્થા માટે કોઇ મૂલ્યનું વિતરણ કરશે.

સકારાત્મક અનુભવ તરીકે તમારા પ્રોજેક્ટ ઓડિટને જુઓ. તે તમને કોઈ પણ સંકેતોની શરૂઆતની ચેતવણી આપવી જોઈએ કે જે તમારા પ્રોજેક્ટમાં મુશ્કેલીમાં છે અને તે એક અનુભવી પ્રોજેક્ટ વ્યવસાયિક સાથે કામ કરવાની તક છે.

તેમની ભલામણો અમલમાં મૂકવાથી તમને, તમારી ટીમ અને તમારા પ્રોજેક્ટને વધુ સફળ બનાવવા જોઈએ, અને તે માત્ર એક સારી વસ્તુ બની શકે છે.