માર્ગની પ્રગતિને ટ્રેક કરવા અને કી ડિલિવરીબલ્સને સમયરેખા મુજબ પ્રાપ્ત કરવામાં આવે તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ લક્ષ્યોનો ઉપયોગ કરે છે.
પ્રોજેક્ટ સીમાચિહ્નરૂપની વ્યાખ્યા, શૂન્યની એક અવધિ સાથે કાર્ય છે, જે પ્રોજેક્ટમાં એક સિદ્ધિ દર્શાવે છે.
તેઓ આગળ ચળવળ અને પ્રગતિ દર્શાવે છે અને લોકો શું કરે છે તે દર્શાવે છે તે રીતે તેનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે, પછી ભલે તે ત્યાં મળી રહેલા કાર્યોનું વિગતવાર જ્ઞાન ન હોય. તે સંદર્ભમાં, તેઓ હિસ્સેદાર સંચાર અને અપેક્ષાઓ સુયોજિત કરવા માટે ખૂબ જ ઉપયોગી છે.
જ્યારે પ્રોજેક્ટ્સના લક્ષ્યોનો ઉપયોગ કરવો
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં માર્કસ્ટોન્સ માર્ક કરવા માટે વપરાય છે:
- કાર્યના મહત્વપૂર્ણ તબક્કાઓની શરૂઆત
- કાર્યના નોંધપાત્ર તબક્કાઓનો અંત
- કંઈક માટે સમયમર્યાદા ચિહ્નિત કરવા
- એક મહત્વપૂર્ણ નિર્ણય કરવામાં આવે છે ત્યારે બતાવવા માટે.
સમય અને અન્ય નિશ્ચિત બિંદુઓ જે ખાસ કરીને ફોન કરવાની જરૂર છે કારણ કે લક્ષ્યો તમારા પ્રોજેક્ટને ટ્રેક કરવા માટે એક સરસ રીત છે.
તમારી યોજનામાં કેટલી વાર લક્ષ્યો રાખવો તે
મને એક મહિનામાં એકવાર વિશે તમારી યોજનામાં લક્ષ્યોને તાલીમ આપવા માટે તાલીમ અભ્યાસક્રમ પર સલાહ આપવામાં આવી હતી. આ દંડ અને અંગૂઠાનો સારો નિયમ છે, પરંતુ તમારે તમારા વ્યવસાયિક ચુકાદોનો ઉપયોગ કરવાની જરૂર છે કેટલાક મહિનાઓમાં મહત્વની બેઠકો સાથે ખૂબ પ્રવૃત્તિઓ હોઈ શકે છે જે લક્ષ્યો તરીકે ચિહ્નિત થાય છે, નિર્ણયો લેવામાં આવે છે અને એક તબક્કાનું સમાપન અને અન્યની શરૂઆત.
અન્ય મહિનામાં તમે એક્ઝેક્યુશન પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકો છો અને ખૂબ જ ઓછી છે, જો કંઇ પણ છે, તો તમે એક સીમાચિન્હ પર અટકી શકો છો.
એવું જણાવીને કે, જાણ કરવાના હેતુઓ માટે દરેક અહેવાલના ચક્રમાં ઓછામાં ઓછી એક વખત સીમાચિહ્નરૂપ બનવાનું કારણ બનવું ઉપયોગી છે, અને અમે થોડીક લક્ષ્યો અને સંચાર વિશે વધુ વાત કરીશું.
તમારા ગેન્ટ ચાર્ટમાં કેટલાં મિલીસ્ટોન્સ રજૂ થાય છે
ગંધાના ચાર્ટના ઘટકોમાંની એક સીમાચિહ્ન છે અને ચાર્ટ પર હીરા તરીકે દર્શાવવામાં આવે છે. તેઓ સામાન્ય કાર્ય તરીકે દર્શાવવામાં આવતાં નથી કારણ કે તેમની પાસે શૂન્યની અવધિ છે: બીજા શબ્દોમાં, તેઓ કોઈ પણ સમય લેતા નથી. ગેન્ટ ચાર્ટ પર આયોજનના હેતુઓ માટે, તે માત્ર થાય છે!
જો તમે Gantt ચાર્ટ્સનો ઉપયોગ ન કરો તો તમે હજુ પણ લક્ષ્યોનો ઉપયોગ કરી શકો છો. અહીં ગેન્ટ ચાર્ટ્સના 5 વિકલ્પો છે : તમે આનો ઉપયોગ કરીને તમારા પ્લાનમાં લક્ષ્યોને સામેલ કરી શકો છો.
જો તમે વ્યક્તિગત રીતે આયોજન કરવા માંગતા હો અને તમારા પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સૉફ્ટવેર તમારા કેલેન્ડરમાં પૂર્ણપણે સંકલિત ન હોય, તો તમે તમારી ડાયરીમાં કી તારીખોને કૉપિ અને પેસ્ટ કરી શકો છો. તમે કેવી રીતે કામ કરવા માંગો છો તેના પર આધાર રાખીને તમને શું થવું જોઈએ તે તમને યાદ કરાવવું ઉપયોગી ઉપાય હોઈ શકે છે!
કેવી રીતે માઇલસ્ટોન્સ નામ આપો
સીમાચિહ્નો તમારા પ્રોજેક્ટ શેડ્યૂલનું સ્પષ્ટ વર્ણન હોવું જોઈએ, પરંતુ તે એક એવું કાર્ય નથી કે જે તે કાર્ય છે. તેથી તેમને 'Phase 2 માં ખસેડવા માટે કરાર મેળવો' પરંતુ 'Phase 2 starts' ન કહેવામાં જોઈએ. જો તમે બીજા તબક્કામાં જવા માટે કરાર મેળવવાના પ્રયત્નને પ્રતિબિંબિત કરવા માંગો છો, તો તે પહેલાં જ એક કાર્ય ઉમેરો.
સીમાચિહ્નોએ બિંદુને તેઓ આની જેમ પ્રતિનિધિત્વ કરે તે સમયને વર્ણવવું જોઈએ:
- પરીક્ષણ તબક્કા પૂર્ણ
- PID મંજૂર
- કરાર પર હસ્તાક્ષરિત
- ટાઉન હોલ સ્ટાફ બેઠક
ઘણાં પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ તેમના સીમાચિહ્નોને સચોટ સંદર્ભ માટે પસંદ કરે છે. જો તમે વર્ક બ્રેકડાઉન સ્ટ્રક્ચરનો ઉપયોગ કરો છો તો તમે તેમાંથી નંબરિંગનો ઉપયોગ કરી શકો છો. અન્યથા, એમ 1, એમ 2 અને તેથી વધુ વાપરવા માટે દંડ છે જેથી તમે તેનો ઉલ્લેખ કરી શકો છો. સ્પષ્ટ નામકરણનું માળખું તમારા માટે વધુ લક્ષ્યો બની શકે છે, તેથી જો તમે તમારા પ્રોજેક્ટને કેટલાંક મહિના ચાલે તો આ કેવી રીતે કરશો તે વિશે વિચાર કરો.
સીમાચિહ્નો કેવી રીતે બંધ કરવી
સીમાચિહ્નો તમારા પ્રોજેક્ટ શેડ્યૂલનો એક ભાગ બને છે જેથી જ્યારે તમારું શેડ્યૂલ બેસેલિન હોય ત્યારે તમારે તમારા લક્ષ્યોને હસ્તાક્ષરિત કરવાનું વિચારવું જોઈએ.
જો તમને તમારા લક્ષ્યોની તારીખો બદલવાની જરૂર હોય તો તમારે તમારી યોજનામાં ગોઠવણો કરવા માટે તમારા પ્રમાણભૂત ફેરફાર નિયંત્રણની પ્રક્રિયાનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ. આ તમારા પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સરને ચેટ કરવાનું અને તેમને શા માટે તારીખો બદલવાની જરૂર છે, અથવા નવા ભલામણ કરેલ શેડ્યૂલને એકસાથે મૂકવા અને સમર્થન આપવા માટે આયોજન સમિતિમાં લેવાની જરૂર છે તે જણાવવા જેટલું સરળ છે.
તેનો ઉપયોગ કરવા માટે તમારી સીમાચિહ્ન સાઇન ઑફ પ્રક્રિયા શું હશે તે જો શ્રેષ્ઠ છે, જો કોઈ હોય તો તે શ્રેષ્ઠ છે, જેથી જ્યારે તમે ફેરફાર કરવા પડે ત્યારે કોઈ પણ સમય બગાડો નહીં.
કોમ્યુનિકેશન માટે સીમાચિહ્નોનો ઉપયોગ કરવો
સીમાચિહ્નો સંચાર અને રિપોર્ટિંગ માટે ઉપયોગી છે કારણ કે તેઓ યોજનામાં નિયંત્રણના લઘુત્તમ પોઇન્ટનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, જો તમે અન્ય તમામ કાર્યો લીધાં હોય તો તમે હજી પણ જોઈ શકો છો કે શું થઈ રહ્યું છે અને માત્ર લક્ષ્યોનો ઉપયોગ કરીને પ્રોજેક્ટ આગળ વધી રહ્યું છે.
તમે લક્ષ્યોને બહાર કાઢવા અને ડૅશબોર્ડ અથવા પ્રોજેક્ટ રિપોર્ટમાં મૂકવા માટે સમર્થ હોવા જોઈએ. તેઓ જેને તમે રિપોર્ટ કરી રહ્યાં છો તે લોકોને સંતોષવા માટે પ્રોજેક્ટની વાર્તાને સામાન્ય રીતે જણાવો, સામાન્ય રીતે તમારા પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર અથવા સ્ટિયરિંગ ગ્રૂપ (અથવા પ્રોજેક્ટ બોર્ડ ) જેવા બીજા એક્ઝિક્યુટિવ ગ્રૂપ. દર મહિને, અથવા તમે ઉપયોગમાં લેવાતી રિપોર્ટિંગ આવર્તન વખતે, તમે કયા લક્ષ્યો પ્રાપ્ત કરી શકો તે બતાવી શકો છો.
લક્ષ્યો વિરુદ્ધ રિપોર્ટિંગ એકદમ સીધી છે અને તે ઘણીવાર કોષ્ટક તરીકે થાય છે તમે સીમાચિહ્નરૂપ વર્ણન, તે તારીખની તારીખ અને તે પછી નવી અનુમાનિત તારીખની સૂચિ બનાવો. જ્યારે સીમાચિહ્નરૂપ પ્રાપ્ત થાય છે અને તેને સંપૂર્ણ રીતે ચિહ્નિત કરી શકાય છે, ત્યારે તમે તે તારીખને તેમજ ઉમેરો છો. આસ્થાપૂર્વક, તે અનુમાનિત તારીખ જેટલું જ હશે, પરંતુ પ્રોજેક્ટ્સ હંમેશાં તે પ્રમાણે કાર્ય કરતી નથી.
આના જેવું કોષ્ટક એ સ્પષ્ટ કરે છે કે શું પૂર્ણ થયું છે અને બાકી શું છે. તમે પ્રશ્નનો જવાબની યોજના ઘડી શકો છો, "તમે તે સીમાચિહ્નરૂપ કેમ નહીં કર્યું?" તમે જાઓ અને તમારા સ્પોન્સર સાથે મળો અથવા રિપોર્ટ મોકલો તે પહેલાં!
જ્યારે તમારી પ્રોજેક્ટ યોજના ખૂબ લાંબી છે અને તમારી પાસે ઘણાં બધાં લક્ષ્યો છે, ત્યારે તમને દરેક લક્ષ્યને લગતી દરેક રિપોર્ટિંગ ચક્રને છોડવાનું સરળ લાગે છે. માત્ર તે જ લક્ષ્યોની જાણ કરો કે જે તે મહિનાની આગામી કે પૂર્ણ છે: આગામી મહિને જે કંઈ પણ ગયા મહિને પૂર્ણ થયું હતું તેમાંથી આનો જવાબ આપો જેથી તમે જે લોકો પહેલેથી જાણતા હોય તે કામ પૂરું થાય તે વિશે લોકોને જણાવીને રિપોર્ટની લંબાઈમાં સતત ઉમેરતા નથી.
આયોજન, સુનિશ્ચિત અને રિપોર્ટિંગ માટે સીમાચિહ્નો એ ખરેખર ઉપયોગી પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સાધન છે અને તેઓ ઉપયોગમાં સરળ છે. તમારી આગામી પ્રોજેક્ટ પ્લાનમાં કેટલાક મૂકો, તેમની સામે ટ્રૅક કરો અને તમને તમારી આવડત વિશે શું શીખશે તે જાણવા મળશે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાંની દરેક વસ્તુની જેમ, તમારા પોતાના નિર્ણયોની જાણ કરવા માટે આ ટીપ્સ અને માર્ગદર્શિકાઓનો ઉપયોગ કરીને તમે ઇચ્છો છો તે પરિણામ આપવા માટે તેમને સરળતાથી ઉપયોગ કરો છો.