સરકારી સંગઠનો પ્રોજેક્ટ શરૂ કરે છે જ્યારે લોકોના કામકાજ માટેના કેટલાક પાસાને બદલવાની જરૂર છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ઇન્સ્ટિટ્યૂટના જણાવ્યા મુજબ, એક પ્રોજેક્ટ "એક અનોખા ઉત્પાદન, સેવા અથવા પરિણામને ઉત્પન્ન કરવા માટે રચાયેલ એક કામચલાઉ જૂથની પ્રવૃત્તિ છે." જ્યારે કોઈ પ્રોજેક્ટ વ્યવસ્થિત કરે છે, ત્યારે પ્રોજેક્ટના અંતિમ ઉત્પાદનો રોજિંદા કામમાં સમાવિષ્ટ થાય છે અને તેથી તેમાં સુધારો થાય છે. શાશ્વતમાં સંસ્થાના કાર્ય
તે સરળ ધ્વનિ શકે છે, પરંતુ તે નથી. ફેરફાર મુશ્કેલ છે, અને પ્રોજેક્ટ્સ ટ્રેનને ખૂબ સરળતાથી ચલાવી શકે છે. દરરોજ એવા પડકારો લાવે છે જે પ્રોજેક્ટની પ્રગતિ અને અંતિમ સફળતાને ધમકાવે છે. આ સંકટ સામે લડવા માટે, પ્રોજેક્ટને ચોક્કસ કી તત્વોની જરૂર છે. નીચેની વસ્તુઓ સાથે, એક પ્રોજેક્ટ સફળતા એક મહાન તક છે.
01 એક પ્રતિબદ્ધ પ્રોજેક્ટ પ્રાયોજક
પ્રોજેક્ટના સ્પોન્સરની ચાર પ્રાથમિક જવાબદારીઓ પ્રોજેક્ટ સાથે સંબંધિત છે. પ્રથમ, સ્પોન્સર ચેમ્પિયન પ્રોજેક્ટ. તે અથવા તેણી પ્રોજેક્ટ ટીમ પર સાર્વજનિક અને ખાનગી રીતે ચિયર કરે છે બીજું, પ્રાયોજક પ્રોજેક્ટ મેનેજરને સપોર્ટ કરે છે. જ્યારે પ્રોજેક્ટ મેનેજરને અવરોધો દૂર કરવાની જરૂર પડે છે, ત્યારે તે સહાયતા માટે તે સ્પોન્સરને બોલાવે છે કારણ કે પ્રાયોજક પાસે વસ્તુઓ થવાની શક્યતા છે. ત્રીજું, પ્રાયોજક સ્રોતો મેળવવા માટે સીધી અથવા અન્ય ઉચ્ચ-સ્તરના લોકો સાથે કામ કરીને સ્રોતોનું સંરેખણ કરે છે. જ્યારે પ્રાયોજક એક પ્રોજેક્ટ માટે મજબૂત ચૅમ્પિયન છે, ત્યારે સ્પોન્સરનાં સાથીદારો અર્થપૂર્ણ સ્રોતોનું યોગદાન આપી શકે છે. ચોથું, સ્પોન્સર નિર્ણય લેવાની સુવિધા આપે છે. જ્યારે પ્રોજેક્ટ ટીમ નીચે આવે છે, સ્પોન્સર બ્રોકર નિર્ણય અથવા ફ્લેટ આઉટ નિર્ણય કરી શકો છો
આ પ્રાયોજક પ્રોજેક્ટ મેનેજર સાથે સતત સંદેશાવ્યવહાર મારફતે જાણ કરે છે. પ્રાયોજકને પ્રોજેક્ટ મેનેજરની સહાયતામાં સ્પોન્સરની જવાબદારીઓમાં વધુ ઝડપથી પગલાં લેવાની જરૂર છે કે કેમ તે નિર્ધારિત કરવા માટે બંને કામ કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, પ્રોજેક્ટ મેનેજરને સંસ્થાના નાણા વિભાગ તરફથી માહિતી પ્રાપ્ત કરવામાં મુશ્કેલી આવી શકે છે. આ પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર ચીફ ફાઇનાન્સિયલ ઓફિસરને પરિસ્થિતિ વિશે વાત કરી શકે છે અને પૂછવામાં આવે છે કે માહિતી મેળવવાની કામગીરી સ્પર્ધાત્મક કાર્યો ઉપર અગ્રતા ધરાવે છે.
02 ગોલ અને અવકાશ સાફ કરો
પ્રોજેક્ટ પર કામ કરતાં પહેલાં અથવા આયોજન કરવામાં આવે તે પહેલાં, પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સરને પ્રોજેક્ટના લક્ષ્યો અને અવકાશને સ્પષ્ટ કરવાની જરૂર છે. ધ્યેયો એ મોટી વસ્તુઓ છે જે પ્રોજેક્ટને પૂર્ણ કરવા માટે માનવામાં આવે છે. દાખલા તરીકે, સોફ્ટવેર એન્હાન્સમેન્ટ પ્રોજેક્ટ લો. પેરોલનું સંચાલન કરવા માટે માનવ સંસાધન વિભાગ જાણીતા વૈવિધ્યપૂર્ણ વ્યવસાય સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરે છે. સંસ્થા મેનેજમેન્ટ શીખવા માટે મોડ્યુલ ઍડ કરવા માંગે છે. પ્રોજેક્ટના ધ્યેયો સંસ્થાના વ્યવસાય જરૂરિયાતો માટે શિક્ષણ સંચાલન સૉફ્ટવેરને કસ્ટમાઇઝ કરવા અને હાલના પેરોલ સિસ્ટમ સાથે સંકલિત કરવા છે.
તક પ્રોજેક્ટના પરિમાણો વ્યાખ્યાયિત કરે છે. સોફ્ટવેર પ્રોજેક્ટ ઉદાહરણ સાથે ચાલુ; આ પ્રોજેક્ટનો અભ્યાસ શીખવાની વ્યવસ્થાપન સિસ્ટમ પર લાવવામાં અને પેરોલ સિસ્ટમ સાથે સંકલિત કરવા માટે મર્યાદિત છે. ઘણી વખત, અવકાશમાં શું છે તે સમજવા માટે અવકાશની બહારની વસ્તુઓને ઓળખવા માટે તે સહાયરૂપ છે. આ પ્રોજેક્ટ માટે, અન્ય મોડ્યુલો ઉમેરવાનું અવકાશ બહાર છે. એકાઉન્ટિંગ ડિપાર્ટમેન્ટ પ્રોજેક્ટ મેનેજર પાસે ન આવી શકે અને બિલિંગ, એકાઉન્ટ્સ મેળવતા અથવા એકાઉન્ટ્સ ચૂકવવાપાત્ર મોડ્યુલ્સ માટે પૂછતા નથી.
પ્રોજેક્ટને વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવે તે પછી મોડ્યુલને ઉમેરવું અવકાશને સળવળવા માટે પરવાનગી આપે છે. ગુડ પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર્સ અને પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ સ્કોપ રીપ્રેટ સામે રક્ષણ આપે છે અને સ્કોપ મિડ-પ્રોજેક્ટ ઉમેરવા માટે ખૂબ જ અનિચ્છા છે. પ્રોજેક્ટના અવકાશમાં વધારો કરવાથી સમય અને નાણાં જેવા સંસાધનો માટે પ્રોજેક્ટની જરૂરિયાત વધે છે. વધુમાં, વધારાના અવકાશ પર કામ કરતા જોખમો પર કામના ઉત્પાદનોની ગુણવત્તા મૂકે છે.
03 એક સારા પ્રોજેક્ટ મેનેજર
પ્રોજેક્ટ મેનેજરોમાં સામાન્ય રીતે નીચેના લક્ષણો હોય છે જે તેમને પ્રોજેક્ટ સાથે ખસેડવા મદદ કરે છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજર આયોજક છે. તેઓ કામના ક્રમ વિશે વિચારે છે અને જાણવા મળે છે કે શું ટીમ હાથમાં કાર્ય પૂર્ણ કરે પછી શું કરવું જોઇએ. તેઓ સારી યોજનાઓ પણ બનાવે છે, પરંતુ એક યોજનાથી સાનુકૂળ અને બદલવું ક્યારે છે તે પણ જાણી શકે છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ વિશ્વસનીય છે. અન્ય લોકોના કાર્યને આધારે તેમની સફળતા સાથે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સને લોકોને તેમના સારા ઉદ્દેશ્ય અને ક્ષમતા પર વિશ્વાસ કરવાની જરૂર છે. ટ્રસ્ટ ખાસ કરીને પ્રોજેક્ટ મેનેજર અને પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર વચ્ચેના સંબંધમાં મહત્વપૂર્ણ છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સને બહિષ્કૃત કરવામાં આવે છે કારણ કે તેમના મોટા ભાગના કામમાં વાતચીતનો સમાવેશ થાય છે.
તેઓ લોકોને તેમની જવાબદારીઓને જવાબદાર ગણે છે અહીં એક ઉદાહરણ છે. એક પ્રોજેક્ટ ટીમ મેમ્બરના સુપરવાઇઝરે પ્રોજેક્ટ મેનેજરને જણાવ્યું હતું કે ટીમ મેમ્બર પ્રોજેક્ટને અઠવાડિયામાં ચાર કલાક સમર્પિત કરી શકે છે. આ ટીમ મેમ્બર સળંગ બે સાપ્તાહિક મીટિંગ્સ ચૂકી છે અને તેના બ્રેકડાઉન માળખામાં તેના સોંપાયેલ કાર્યોમાં કોઈ પ્રગતિ કરી નથી. પ્રથમ ચૂકીની મીટિંગ પછી, પ્રોજેક્ટ મેનેજર, ટીમના સભ્યોને ગેરહાજરી અને ચૂકીની મુદત અંગેની ચર્ચા કરવા માટે મળ્યા હતા. ટીમના સભ્યે જણાવ્યું હતું કે તેની વધુ પ્રાથમિકતા છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજરને શંકા છે કે આ વાત સાચી નથી, તેથી બીજી મિસ મીટિંગ પછી, પ્રોજેક્ટ મેનેજર ટીમ મેમ્બરના સુપરવાઇઝર સાથે મળ્યા. સુપરવાઇઝરે પ્રોજેક્ટ મેનેજરને કહ્યું હતું કે તે ખાતરી કરશે કે ટીમના સભ્યનું વર્તણૂંક ફરી ચાલુ થશે.
04 રોકાયેલા સ્ટેકહોલ્ડર્સ
પ્રોજેક્ટ પર હિસ્સેદારો એવા લોકો છે જેમની પાસે પ્રોજેક્ટની સફળતામાં નિહિત છે પરંતુ પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યો નથી. તેઓ પ્રોજેક્ટ્સ મેનેજર અથવા પ્રોજેક્ટ્સ ટીમના સભ્યો જેવા દૈનિક ધોરણે પ્રોજેક્ટ વિશે વિચારતા નથી, પરંતુ તેઓ મુખ્ય નિર્ણયોમાં લુપમાં રહેવા માંગે છે અને પ્રોજેક્ટનાં લક્ષ્યો તરફ એકંદર પ્રગતિ કરવા માગે છે.
હિસ્સાધારકો પાસે પ્રોજેક્ટની પ્રવૃત્તિઓના સંબંધમાં રહેવા માટેના તેમના પોતાના પ્રોત્સાહનો છે, પરંતુ તે પ્રોજેક્ટ મેનેજરની જવાબદારી છે કે તે પ્રોજેક્ટના ધ્યેયો તરફ આગળ વધવા માટેના કાર્યોમાં ફાળવે. ઘણા કિસ્સાઓમાં, આમ કરવાથી ખૂબ ઇનપુટ મેળવવામાં અને ખૂબ ઓછી ઇનપુટ મેળવવામાં વચ્ચે નાજુક સંતુલન શામેલ છે. હિતધારકો દરેક નિર્ણય પર તોલવું કરી શકતા નથી. તે પ્રોજેક્ટને નીચે ફેંકી દેશે અને દરેક નિર્ણયને લડશે. તેનાથી વિપરીત, હિસ્સેદારોને બંધ કરી શકાતા નથી કારણ કે લગભગ દરેક પ્રોજેક્ટનો એક મોટો પાસાં સંતોષકારક હિસ્સો છે.
05 સમર્પિત પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યો
પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યો પ્રોજેક્ટના કાર્યને પૂર્ણ કરે છે. ઘણી વખત, પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યોને તેમની નિયમિત ફરજોની ટોચ પર એક પ્રોજેક્ટ સોંપવામાં આવે છે, એટલે કે પ્રોજેક્ટ દ્વારા લાવવામાં આવતી વધારાની કાર્યને વળતર આપવા માટે અન્ય કામમાં કોઈ ઘટાડો કરવામાં નથી. પ્રોજેક્ટ મેનેજર ટીમના સભ્યો આ મુદ્દા પર તેમના સુપરવાઇઝર સાથે વાટાઘાટ કરી શકે છે, પરંતુ પ્રોજેક્ટ મેનેજર પાસે જવાબદારીઓ પર કોઈ નિયંત્રણ નથી પ્રોજેક્ટ પ્રોજેક્ટના સભ્યો પાસે પ્રોજેક્ટની બહાર છે.
પ્રોજેક્ટ માટે ટીમના સભ્યોનો સમર્પણ ખૂબ મૂલ્યવાન છે સમર્પણ વગર, મુદતોની કાપલી અને કામના ઉત્પાદનો સારી ગુણવત્તાવાળા નથી. ડેડિકેટેડ ટીમના સભ્યો પ્રોજેક્ટના લક્ષ્યોને સમયસર, બજેટમાં અને ગુણવત્તા અપેક્ષાઓ સુધી પૂર્ણ કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરે છે.