સામાન્ય તરીકે પ્રોજેક્ટ્સ અને વ્યવસાય વચ્ચે શું તફાવત છે?

5 પ્રોજેક્ટ વર્ક અને સામાન્ય કાર્ય તફાવત તકો

શું તમે કોઈ પ્રોજેક્ટ પર કામ કરી રહ્યા છો? અથવા શું તમે તમારા વ્યવસાયના દૈનિક કામગીરીનો ભાગ છો?

જ્યારે હું ટીમોમાં લોકો સાથે વાત કરું છું ત્યારે તેઓ વારંવાર કહેતા હોય છે કે તેઓ કોઈ પ્રોજેક્ટ પર કામ કરી રહ્યા છે કે કેમ તે અંગે ચોક્કસ નથી અથવા સામાન્ય કાર્ય તરીકે 'ફક્ત' બિઝનેસ કરે છે. સંસ્થામાં બંને ભૂમિકાઓ જરૂરી છે અને સમાન રીતે માન્ય છે, પરંતુ તે તમે જે કાર્ય કરી રહ્યા છો તે સમજવામાં મદદ કરી શકે છે જેથી તમે વધુ સારી રીતે જોઈ શકો છો કે જ્યાં સંસ્થામાં એકંદરે તે ફીટ થાય છે.

ચાલો આ તફાવતને સાફ કરીએ કે જેથી તમને વિશ્વાસ છે કે પ્રોજેક્ટ શું છે અને સામાન્ય રીતે વ્યવસાયનો ભાગ શું છે. સામાન્ય કામ તરીકે પ્રોજેક્ટ કાર્ય અને વ્યવસાય વચ્ચે પાંચ મુખ્ય તફાવત છે. તમે વારંવાર 'સામાન્ય તરીકે વ્યવસાય' તરીકે જોશો.

પ્રોજેક્ટ્સ બિઝનેસ બદલો; BAU ફેરફાર ઓળખે છે

પ્રથમ, ફેરફાર કેવી રીતે હાથ ધરવામાં આવે છે તે એક તફાવત છે.

સામાન્ય ઓપરેશન્સ તરીકે બિઝનેસ કારોબાર ચલાવે છે. તેઓ લાઇટ ચાલુ રાખે છે તેઓ ગ્રાહકોને સેવા આપે છે, અને તેઓ લક્ષ્યોને હિટ કરે છે. BAU ટીમ્સ એ પણ જાણવું પ્રથમ છે કે જ્યારે હાલની વ્યવસાય પ્રક્રિયાઓ કાર્યરત નથી અને હેતુ માટે હવે યોગ્ય નથી. જ્યારે આવું થાય, ત્યારે બીએયુ ટીમો એ છે કે જેઓ પરિવર્તનની જરૂરિયાતને ઓળખે છે.

એક વ્યૂહાત્મક સમીક્ષાના ભાગરૂપે, મેનેજર, સૂચવી શકે છે કે તે ડિવિઝન અથવા બિઝનેસ યુનિટ માટે તેમના લક્ષ્યો સુધી પહોંચવા માટે કયા ફેરફારો કરવામાં આવશ્યક છે. અથવા, કોઈ વિભાગમાં તેજસ્વી સ્પાર્ક કર્મચારી સૂચન યોજના દ્વારા ફેરફાર માટે સૂચન આગળ મૂકી શકે છે.

સ્પેક્ટ્રમના બીજા ભાગમાં, તમારા વહીવટકર્તાને વહીવટકર્તા દ્વારા નિર્માણ કરવામાં આવેલા ફેરફારોનો પ્રત્યુત્તર આપવા માટે તમારા ડિવિઝનને વર્ષ માટે તેમના લક્ષ્યો સુધી પહોંચવા માટે જરૂરી છે.

તે ફક્ત વ્યવસાય પ્રક્રિયાઓનું સુવ્યવસ્થિત નથી. બીએયુની ભૂમિકામાં કામ કરતા લોકો પણ સમજી શકે છે કે નિયમનકારી માળખામાં ફેરફાર અથવા સંગઠન માટેની સ્પર્ધાત્મક પરિસ્થિતિના ભાગરૂપે ફેરફાર આવશ્યક છે.

ફ્રન્ટલાઈન સ્ટાફ વ્યૂહરચના પહોંચાડવા માટે કામ કરે છે, અને તેઓ જાણતા હોય છે કે તેઓ ત્યાં પહોંચવા માટે કેવી રીતે અલગ છે.

પ્રોજેક્ટ્સ એ ફેરફારને અમલમાં મૂકવાની પદ્ધતિ છે પ્રોજેક્ટ્સ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટનો ઉપયોગ કરીને બીએયુ ફંક્શનોમાં પરિવર્તિત કરે છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ વધુ શું છે તે અમે સ્પષ્ટ કરીશું. પ્રોજેક્ટ સંસ્થા બીએયુ ટીમે ઓળખી કાઢવામાં આવેલી પરિવર્તનને વિતરિત કરવા માટે કામ કરે છે. એકવાર તે એક પ્રોજેક્ટ મંજૂરી પ્રક્રિયા દ્વારા પસાર થઈ જાય છે જે સામાન્ય રીતે વ્યવસાય કેસ અને વરિષ્ઠ મેનેજમેન્ટ મંજૂરી છે.

એનો અર્થ એ નથી કે પ્રોજેક્ટની ભૂમિકામાં લોકો વ્યવસાયીક વ્યવસાયમાં સુધારણાઓનું સૂચન કરી શકતા નથી, પરંતુ તેઓ તેમની પ્રોજેક્ટની ભૂમિકાના ભાગ રૂપે એક કર્મચારી તરીકે તેમની ભૂમિકા હેઠળ આમ કરી રહ્યાં છે.

આ સ્પ્લિટ, જે તમે 'વ્યવસાયને બદલવા, ધંધો ચલાવતા' તરીકે સારાંશ પણ સાંભળશો, પ્રોજેક્ટના અંતે પણ ધ્યાન દોરશે. એક પ્રોજેક્ટ અમલમાં મૂકવાનો ફેરફાર એ આઉટપુટ પહોંચાડવાનું છે. તે નવા સૉફ્ટવેર, બિલ્ડિંગ, નવી સેવા અથવા બીજું કંઈક હોઈ શકે છે. બીએયુ ટીમ બિઝનેસ લાભો આપવા માટે તેનો ઉપયોગ કરવા અને તેના સારા ઉપયોગ માટે જવાબદાર છે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, આ પ્રોજેક્ટ લાભ મેળવવાની ક્ષમતા પહોંચાડે છે, અને બીએયુ કામગીરી ફાયદા મેળવવા માટે તે ક્ષમતાનો ઉપયોગ કરે છે.

પ્રોજેક્ટ્સ રિસ્ક મેનેજ કરો; BAU Mitigates રિસ્ક

વ્યવસાય માટે સામાન્ય કાર્યો તરીકે અસરકારક બનવા માટે, તમને મળશે કે BAU ટીમો ઓપરેશન્સ માટે તમામ જોખમોને ઘટાડવા માંગે છે. સારી સંસ્થાકીય સ્થિરતા અને પુનરાવર્તિત પ્રક્રિયાઓ માટે વ્યવસાયની બહાર અનિશ્ચિતતા લેવી સારી વાત છે.

તેમના અનન્ય અને અનિશ્ચિત હોવાની પ્રકૃતિ દ્વારા, પ્રોજેક્ટને જોખમનું એક ઘટક જરૂરી છે. કંપની અજાણ્યામાં થોડોક કૂદકો બનાવી રહી છે, એક પ્રોજેક્ટ કરી, કારણ કે તે પરિવર્તનની શરૂઆત કરે છે અને એવી કોઈ વસ્તુનું પ્રદાન કરે છે જે પહેલાં ન હતું.

પ્રોજેક્ટ ટીમ, તેથી, સંસ્થાની બાહુની બાજુમાં એક અલગ રીતમાં જોખમનો અભિગમ. શ્રેષ્ઠ પરિણામો મેળવવા માટે પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ જોખમ અને નકારાત્મક બંને જોખમોનું સંચાલન કરવા માગે છે. તેમાં જોખમ ઘટાડવાનો સમાવેશ થઈ શકે છે કે જે તે થવાની શક્યતા છે તે મર્યાદિત કરવાનો પ્રયત્ન કરે છે, પરંતુ તેમાં અન્ય જોખમ સંચાલનની વ્યૂહરચનાઓ પણ શામેલ છે.

તે અસંભવિત છે કે તમે ક્યારેય કોઈ પ્રોજેક્ટ પર જોખમ બગાડ કરી શકશો, પરંતુ તમે તમારા BAU કાર્ય માટે સારા ઓપરેશનલ કારણો માટે તે કરી શકશો.

પ્રોજેક્ટ્સ સમય-બાઉન્ડ છે; BAU ચાલુ છે

પ્રોજેક્ટ્સ પ્રારંભ, મધ્ય અને અંત છે. આ પ્રોજેક્ટ જીવન ચક્ર છે હકીકતમાં, એક પ્રોજેક્ટનો સૌથી વધુ વ્યાખ્યાયિત લાક્ષણિકતા એ છે કે તે સમાપ્ત થાય છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજર અને પ્રોજેક્ટ ટીમ આ સમય દરમિયાન પ્રોજેક્ટ પર કામ કરે છે. પછી ટીમ ઓવરને અંતે handover અને બંધ તબક્કા દરમિયાન વિખેરી નાખવામાં આવે છે.

બાઉ બંધ થતું નથી. તમે અલબત્ત, કોઈ કાર્ય બંધ કરી શકો છો અથવા કોઈ પ્રક્રિયા બંધ કરી શકો છો જો તે વ્યવસાય માટે આવશ્યક ન હોય તો - જો કે તે પ્રોજેક્ટ તરીકે સંચાલિત થશે !. બાહ્ય કાર્ય કોઈ પ્રારંભિક અંતિમ તારીખ સાથે ચાલુ કામ કરે છે.

પ્રોજેક્ટ્સ મૂડીગત કરી શકાય છે; BAU ઘણીવાર ન હોઈ શકે

પ્રોજેક્ટ્સને કેપિટલાઈઝ કરી શકાય છે અને ઘણીવાર બીએયુ હોઈ શકતું નથી - તમે તમારા ચાલુ વ્યવસાય માટે સામાન્ય કામ તરીકે સંચાલન ખર્ચ પર આધાર રાખે છે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, પ્રોજેક્ટ્સ અને 'અન્ય' કાર્યો માટેના એકાઉન્ટિંગ ટ્રીટમેન્ટ અલગ છે.

પ્રોજેક્ટ ભંડોળ ઘણીવાર સેવામાં સંપત્તિ લાવવામાં સંલગ્ન હોય છે, જેનો અર્થ થાય છે કે ખર્ચને મૂડીગત કરી શકાય છે. કેટલાક કિસ્સાઓમાં, જ્યાં તમે વિશ્વ અને તમારા સ્થાનિક એકાઉન્ટિંગ નિયમનો છો તેના આધારે, તમે રેખા નીચે પ્રોજેક્ટ ખર્ચ પણ લઈ શકો છો.

BAU ખર્ચને સામાન્ય રીતે ઓપેક્સ (ઓપરેટિંગ ખર્ચ) ગણવામાં આવે છે અને તે કંપનીના નફા અને નુકસાન હિસાબોમાં ટ્રેક કરવામાં આવે છે.

પ્રોજેક્ટ ફંડિંગ અને બિઝનેસ ફન્ડિંગ, સામાન્ય રીતે, એક વિશિષ્ટ ક્ષેત્ર છે, તેથી તમારા સંગઠનમાં કેવું અને શું મૂડીકરણ ન કરવું જોઈએ તે અંગે કોઈ નિર્ણય લે તે પહેલાં તમારા ફાઇનાન્સ નિષ્ણાતો પાસેથી સલાહ લેવી હંમેશા શ્રેષ્ઠ છે. હિસાબી નિયમો દેશ-થી-અલગ અલગ હોય છે, અને સંગઠનથી સંસ્થા સુધી પણ જ્યાં વ્યક્તિગત વ્યવસાયોમાં ચોક્કસ પ્રક્રિયાઓ અને વસ્તુઓ કરવાની રીતો હોય છે.

શંકા હોય તો, હંમેશા તપાસો!

પ્રોજેક્ટ્સ ક્રોસ-ફંક્શનલ ટીમોનો સમાવેશ કરે છે; BAU કાર્યાત્મક ટીમ સમાવેશ થાય છે

છેલ્લે, પ્રોજેક્ટ ટીમોના મેકઅપમાં મોટા તફાવત છે એક વિશેષ આઉટપુટ પહોંચાડવા માટે નિષ્ણાતોની બહુ-શિસ્ત ટીમોને એક સાથે લાવવામાં આવે છે. એક પ્રોજેક્ટ ટીમને કેવી રીતે પ્રોત્સાહન આપવું તે જાણવું અગત્યનું છે કારણ કે કેટલીકવાર પ્રોજેક્ટ્સને લક્ષ્યાંક વગર શરૂ કરવામાં આવે છે જેને દરેકને વાતચીત કરવામાં આવે છે. જો લોકો પર તેઓ શું કામ કરી રહ્યા છે તેની સ્પષ્ટ સમજણ ન હોય તો, તેઓ તેમનું શ્રેષ્ઠ કામ ન કરતા હોય

પ્રોજેક્ટ ટીમો ખાસ ભૂમિકાઓ ભરી લોકોની બનેલી છે. આ નોકરીની ટાઇટલ્સ નથી પરંતુ પ્રોજેક્ટમાં અલગ અલગ જવાબદારીઓ છે. પ્રોજેક્ટ ટીમ પર મુખ્ય ભૂમિકાઓ છે:

• પ્રોજેક્ટ પ્રાયોજક
• પ્રોજેક્ટ મેનેજર
• વરિષ્ઠ સપ્લાયર (કામ કરવા માટે જવાબદાર સંસ્થા, જે આઇટી અથવા બાહ્ય ઠેકેદાર અથવા વેન્ડર જેવી આંતરિક ટીમ હોઈ શકે છે)
• ગ્રાહક (આ આંતરિક ગ્રાહક હોઈ શકે છે, જેમ કે અલગ વિભાગ મેનેજર, અથવા, ક્લાયન્ટ સેવા સંસ્થામાં, ગ્રાહક જેના માટે તમે પ્રોજેક્ટ પ્રસ્તુત કરો છો)
• વિષય મેટર નિષ્ણાતો (લોકો પ્રોજેક્ટ પરના સમયગાળા અથવા પ્રોજેક્ટનો સફળતા માટે યોગદાન આપવા માટે તેમની કુશળતાનો ઉપયોગ કરતા હોય તે સમયે ભાગ લે છે).

પ્રોજેક્ટ ટીમમાં ભૂમિકા વિશે વધુ જાણો

બીએયુ કામ, બીજી બાજુ, વિધેયાત્મક ટીમ દ્વારા સંચાલિત થાય છે. તેઓ પોતાના અધિકારમાં નિષ્ણાત છે પરંતુ એક વિભાજન તરીકે એકસાથે જૂથમાં છે અને સામાન્ય રીતે પ્રોજેક્ટ ટીમ્સ કરતાં અન્ય વિભાગોમાં ઓછા ક્રોસ-ફંક્શનલ ઓવરલેપ સાથે.

તે સામાન્ય રીતે ખૂબ જ સ્પષ્ટ છે કે તેઓ ટીમ માટેના ઉદ્દેશો અને તેના પર કામ કરવા માટે શું માનવામાં આવે છે. કંપનીમાં કંપનીમાં ભૂમિકા ભજવવાની ભૂમિકા માટે તેઓ પાસે સ્પષ્ટ લક્ષ્યો અને દ્રષ્ટિ હશે. એક ઉદાહરણ ગ્રાહક સેવા ટીમ હશે, જે તમારા ઉત્પાદન વિશે ગ્રાહકોના મોટા ગ્રાહક સેવા વિભાગના હેન્ડલિંગ કૉલ્સ અને ઇમેલ્સના ભાગ રૂપે કામ કરે છે.

તે જટીલ છે: ઓવરલેપ છે ઉદાહરણ તરીકે, તે ગ્રાહક કોલ સેન્ટરમાં ટીમ લીડર તેમના ક્ષેત્રમાં એક વિશેષજ્ઞ છે. તેઓ પ્રોજેક્ટ પેકેજ અને પ્રોજેક્ટના ભાગને વિતરિત કરવાના સંસાધનોને સંચાલિત કરવા પ્રોજેક્ટ ગ્રૂપ પર અનુમતિ આપી શકે છે જે ગ્રાહક સંપર્કથી સંબંધિત છે. પરંતુ તેમના પ્રોજેક્ટના કામમાં, તેઓ વિષય મેટર એક્સપર્ટની ભૂમિકા લે છે, ગ્રાહક સેવાઓ ટીમ લીડર નહીં. એક પ્રોજેક્ટ ટીમ મેમ્બર તરીકે, તેઓ પ્રોજેક્ટ બજેટના તેમના ભાગ માટે જવાબદાર રહેશે અને અંતિમ લક્ષ્યાંકોને પહોંચી વળવા માટે કામ કેવી રીતે હાથ ધરવામાં આવે છે તે અંગે ઉચ્ચ ડિવિન્સિશન છે. તેમની પાસે તેમની બીએયુ રોલમાં આ નથી.

BAU અને પ્રોજેક્ટ્સ વચ્ચેના સંઘર્ષ

પ્રોજેક્ટ વર્ક અને બીએયુ વર્ક એકબીજા સાથે સરસ રીતે બેસી શકે છે, પરંતુ તણાવ વધારે ન હોય ત્યાં સુધી. આવું થાય છે કારણ કે પ્રોજેક્ટ્સે યથાવત્માં ફેરફાર કરવાનો પ્રયાસ કર્યો છે. યથાવત્ ખૂબ સારી રીતે કામ કરે છે, અને લોકો મોટા ભાગના ભાગ માટે, પરિવર્તનની જેમ નથી, તેથી ત્યાં હંમેશા થોડી તણાવ થવાનું છે.

બીજું, જ્યારે તમે લોકોને તમારી પ્રોજેક્ટ ટીમમાં જોડાવા માટે કહી રહ્યા હોવ, ત્યારે તેઓ વફાદારીના સંઘર્ષથી પીડાય છે. શું તેમની રોજિંદી નોકરી અથવા પ્રોજેક્ટની તેમની પ્રથમ જવાબદારી છે? સ્પષ્ટ હેતુઓ અને મેનેજમેન્ટથી પ્રોજેક્ટ માટે મજબૂત પ્રતિબદ્ધતા અહીં મદદ કરી શકે છે, તેમજ સંદેશાવ્યવહારની લાઇનો ખુલ્લી રાખવામાં મદદ કરે છે જેથી તેઓ જાણે છે કે કંપની અને ટીમની પ્રાથમિકતાઓ શું હોવી જોઈએ.

ત્રીજું, ધંધો ચલાવવાનું હંમેશા અગ્રતા છે તેની પાસે પ્રોજેક્ટ ટીમ્સની અસર છે જે કદાચ તેમના ભંડોળના કટને જોઈ શકે છે, કી સ્રોતો બાએની ભૂમિકાઓ પર પાછો ખેંચાયો છે અને ટાઇમસ્કેલ વિલંબિત છે કારણ કે, સંસ્થાના રોજ-બ-રોજના કાર્યવાહીને ધ્યાનમાં રાખીને કાર્ય કરવાનું ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે.

પ્રોજેક્ટ મેનેજર આની સાથે નિરાશ થઈ શકે છે પરંતુ તે હંમેશાં એવું જ બનશે અને તે થવું જોઈએ. જો કંપની આ સમયગાળા દરમિયાન બસ્ટ થઈ ગઈ હોય તો કોઈ વિચિત્ર પ્રોજેક્ટ પહોંચાડવાનો કોઈ મુદ્દો નથી અને તમે જે કંઇ બનાવ્યું છે તેનો ઉપયોગ કરવા માટે કોઈ બાકી નથી!

આ દિશાનિર્દેશો ધ્યાનમાં રાખીને, જો તમે પ્રોજેક્ટ્સ અથવા બીએયુ અથવા બન્ને પર કામ કરતા હોવ તો તે જોવાનું સહેલું હોવું જોઈએ.