કર્મચારીઓને ગેરહાજરીના લાંબા સમય સુધી પાંદડા અથવા અન્ય વિસ્તૃત સમય માટે બહાનું અક્ષરો લખવાનું પણ હોય છે.
ઔપચારિક બહાનું અક્ષરો અન્ય પરિસ્થિતિઓમાં પણ ઉપયોગ થાય છે, જેમ કે જૂરી ફરજમાંથી ગેરહાજરી અથવા શાળા તરફથી ગેરહાજરી.
ઔપચારિક બહાનું પત્ર, તેમજ બે નમૂના પત્રો લખવાની ટીપ્સ માટે નીચે વાંચો: તમે કામ ગુમાવતા પહેલા અને એક પછી એક નોકરીદાતાને મોકલવા માટેનું એક નમૂનો.
ઔપચારિક બહાનું પત્ર લખવા માટે ટિપ્સ
- વ્યવસાય પત્ર ફોર્મેટને અનુસરો. તમારા પત્ર લખતી વખતે સત્તાવાર બિઝનેસ લેટર ફોર્મેટનો ઉપયોગ કરો. તમે આ પત્ર વ્યાવસાયિક બનવા માંગો છો
- તમારા એમ્પ્લોયરની નીતિઓ સમજો તમે કાર્યને ચૂકી તે પહેલાં, ખાતરી કરો કે તમે તમારા બોસને જણાવવા માટેની નીતિ જાણો છો કે તમે ગેરહાજર રહેશે. જાણો કે તમારે તમારા બોસને કહેવાની જરૂર છે, અને તમને તે કે તેણીની માહિતી કઈ રીતે મેળવવી જોઈએ (એટલે કે ફોન કૉલ, પત્ર, ઇમેઇલ). અગાઉથી કેટલી આગળ તમારે તમારા એમ્પ્લોયરને કહેવાની જરૂર છે તે પણ તપાસ કરો
- જલદી શક્ય પત્ર મોકલો. જો શક્ય હોય તો, કાર્ય છોડવા પહેલાં તમારા બહાનું પત્ર મોકલો. તમે તમારા કોઈ પણ કાર્યને ફરીથી સોંપવા માટે તમારા એમ્પ્લોયરને સમય આપવા માંગો છો. જો તમે ગેરહાજરીની લાંબી રજા માટે પૂછતા હોવ, તો આ પત્ર શક્ય તેટલું વહેલો મોકલો. જો તમારી પાસે ઔપચારિક પત્ર મોકલવાનો સમય નથી, તો તેના બદલે એક બહાનું ઇમેઇલ મોકલવાનો વિચાર કરો.
- તે સંક્ષિપ્ત રાખો. શા માટે તમે કામ ખૂટે છો (જેમ કે તમારા લક્ષણોની લાંબી સૂચિ, જો તમે બીમાર હોવ અથવા કોઈ વ્યક્તિગત સમસ્યા વિશે વિગતવાર વાર્તા છો) વિશે મહાન વિગતવાર ન જાવ. તેના બદલે, ફક્ત થોડા સમય માટે જણાવે છે કે તમે દિવસ કે દિવસ ગેરહાજર રહેશે, અને શા માટે (ટૂંકમાં) સમજાવો
- મદદ કરવા માટે ઓફર તમે કેટલીક રીતે તમારી ગેરહાજરી માટે મદદ કરવા માટે વિચારણા કરી શકો છો ઉદાહરણ તરીકે, તમે એમ કહી શકો છો કે તમારી ગેરહાજરી દરમિયાન તમે ઇમેઇલ પર હશો, અથવા તમે કેટલાક મિસ પ્રોજેક્ટને પૂર્ણ કરવા માટે એક કલાક અથવા બે કલાકમાં કામ કરવાની ઑફર કરી શકો છો. જો તમે અગાઉથી તમારી ગેરહાજરી તૈયાર કરી શકો છો, તો તમે ગુમ થયેલી કોઈપણ સોંપણીઓ પૂર્ણ કરવામાં સહાય માટે તમારા એક અથવા બે સાથીઓ અથવા કર્મચારીઓને પૂછો. આ ખાસ કરીને મહત્વનું હશે જ્યારે તમે ગેરહાજરીની લાંબી રજા માટે પૂછશો.
નમૂના ઔપચારિક આરોપ પત્ર (ખૂટે કામ પહેલાં)
તારીખ
એમ્પ્લોયરનું નામ
એમ્પ્લોયરનું શીર્ષક
સંસ્થા
સરનામું
શહેર, રાજ્ય, ઝિપ કોડ
પ્રિય શ્રી / એમએસ છેલ્લું નામ:
કૃપા કરીને આ પત્રને ઔપચારિક સૂચના તરીકે સ્વીકારી લો કે હું સપ્ટેમ્બર 1, 20XX થી સપ્ટેમ્બર 5, 20XX સુધી કાર્યમાં હાજરી આપી શકું નહીં. હું પ્રોફેશનલ ડેવલપમેન્ટ કોન્ફરન્સમાં હાજરી આપીશ જે મેં આ અઠવાડિયાની શરૂઆતમાં તમારી સાથે વાત કરી હતી.
મેં કામના કલાકો દરમિયાન ઇમેઇલ પર ગોઠવવાની ગોઠવણ કરી છે, અને હું ફોન કરું છું અને એક દિવસમાં એકવાર ઓફિસમાં તપાસ કરું છું કે હું શું ચૂકી ગયો.
કૃપા કરી મને જણાવો કે જો હું કોઈ વધુ માહિતી પ્રદાન કરી શકું છું, અથવા જો મારી ગેરહાજરીને સરળ રીતે ચલાવવા માટે તમને મારી પાસેથી કંઇપણ જરૂર હોય તો મને આ જબરદસ્ત તક લેવાની પરવાનગી આપવા બદલ આભાર.
આપની,
તમારી હસ્તાક્ષર (હાર્ડ કૉપિ અક્ષર)
તમારો ટાઇપ કરેલ નામ
નમૂના ઔપચારિક બહાનું પત્ર (ખૂટે કામ પછી)
તારીખ
એમ્પ્લોયરનું નામ
એમ્પ્લોયરનું શીર્ષક
સંસ્થા
સરનામું
શહેર, રાજ્ય, ઝિપ કોડ
પ્રિય શ્રી / એમએસ છેલ્લું નામ:
કૃપા કરીને આ પત્રને ઔપચારિક સૂચના તરીકે સ્વીકારી લો કે હું બીમારીના કારણે 1 સપ્ટેમ્બર, 20XX ના રોજ કાર્યમાં ભાગ લેવા માટે અસમર્થ છું. મેં આ અઠવાડિયા માટે પહેલેથી જ કાર્યો પૂર્ણ કર્યા છે કે મારી ગેરહાજરી દરમિયાન હું ચૂકી ગયો.
કૃપા કરીને મને જણાવો કે હું વધુ માહિતી આપી શકું છું. સમજણ બદલ આભાર.
આપની,
તમારી હસ્તાક્ષર (હાર્ડ કૉપિ અક્ષર)
તમારો ટાઇપ કરેલ નામ
ઇમેઇલ સંદેશ મોકલી રહ્યું છે
કેટલીક વખત તે તમારી ગેરહાજરીને સમજાવતો ઇમેઇલ સંદેશ મોકલવા માટે વધુ અર્થપૂર્ણ બનાવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે તમારા બોસને જલદીથી કહેવા માગો છો કે તમે કામ પર ન હોવ, તો ઇમેઇલ આ માહિતીને શેર કરવાની સૌથી ઝડપી રીત છે. કેટલાક એમ્પ્લોયરો પણ પૂછે છે કે કર્મચારીઓ તેમને ઇમેઇલ દ્વારા ગેરહાજરીમાં ચેતવણી આપે છે.
જો તમે તમારી ગેરહાજરી માટે એક ઇમેઇલ સંદેશ બહાનું મોકલતા હોવ, તો ઇમેઇલને ટૂંકમાં રાખવાનું યાદ રાખો, ફક્ત તે તારીખો દર્શાવશો જે તમે ગેરહાજર હશે, અને શા માટે તમે દૂર રહો છો તેના માટે સંક્ષિપ્ત સમજૂતી આપવી
પણ સ્પષ્ટ વિષય વાક્ય શામેલ કરવાની ખાતરી કરો. તમે વિષય વાક્યમાં ફક્ત "કાર્યમાંથી ગેરહાજરી" લખી શકો છો. આ સ્પષ્ટ રીતે તમારા બોસને તમારા ઇમેઇલનો હેતુ સમજાવે છે.
જો તમે તમારા બહાનુંને ઇમેઇલ કરવાનું પસંદ કરો છો, તો અહીં એક વ્યવસાયિક ઇમેઇલ સંદેશ મોકલવો તે છે .