શા માટે તમે એક વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ મોકલવા માંગો છો? ત્યાં ઘણા કારણો છે તમે તમારા કવર લેટરને સંભવિત એમ્પ્લોયરને મોકલી શકો છો, એક સાથીદારને આપનો પત્ર આભાર જે સંદર્ભ આપવા માટે સંમત થયા છે, તમારા વર્તમાન બોસને રાજીનામું આપેલું પત્રક, અથવા ભલામણ પત્ર માટે વિનંતી.
તમારી પાસે બિન-વ્યક્તિગત ઇમેઇલ્સ મોકલવાની અન્ય કારણો હોઈ શકે છે અને વાસ્તવમાં, ખાતરી કરો કે તમારા બધા ઇમેઇલ વ્યવસ્થિત અને વ્યવસ્થિત છે. અહીં તમારા સંદેશાઓમાં શામેલ કરવું તે છે, શામેલ કરવું નહીં અને કેવી રીતે બંધ કરવું, તમારા ઇમેઇલ સંદેશાઓને સાઇન ઇન કરવો અને મોકલવો.
વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ સંદેશ દિશાનિર્દેશો
એક હાઇ-ક્વૉલિટી પ્રોફેશનલ ઇમેલ લખવા માટે આ પગલાંઓની સમીક્ષા કરો, અને તમે હંમેશા પ્રાપ્તકર્તા પર એક મહાન છાપ આપી શકશો:
- વિષય રેખા: આ વિષયની પંક્તિને લેખિત માટે તમારા ઉદ્દેશ્યથી સંક્ષેપપૂર્વક વર્ણવવું જોઈએ. તમારી વિષયની પંક્તિ "આભાર" અથવા "ભલામણ માટેની વિનંતી" તરીકે સરળ હોઈ શકે છે.
- શુભેચ્છા: જો તમે બહુ ટૂંકા ઇમેઇલ લખી રહ્યા હોવ, તો શુભેચ્છા આપો. જો તમે વ્યક્તિનું નામ જાણો છો, તો તે શામેલ કરો જ્યાં સુધી તમે વ્યક્તિ સાથે પ્રથમ-નામના આધારે નથી, તેમના શીર્ષકથી તેમને કૉલ કરો
- લંબાઈ: તમારા ઇમેઇલને શક્ય તેટલું સંક્ષિપ્ત રાખો. લોકો લાંબા ઇમેઇલ્સ તરફ દોરી જાય છે, તેથી માત્ર આવશ્યક માહિતી શામેલ છે
- ફૉન્ટ પ્રકાર: અલંકૃત, રમતિયાળ અથવા રંગીન ફોન્ટ્સ ટાળો; આ ફક્ત પ્રાપ્તકર્તાઓને તમારા વાસ્તવિક સંદેશાથી વિમુખ કરે છે બોલ્ડ અને ઇટાલિકોને વધુ પડતો ઉપયોગ કરવાનું ટાળો, જે ઇમેઇલને ક્લટર કરે છે. તમામ કેપિટલ અક્ષરોમાં લખશો નહીં; આ એક ઇમેઇલમાં ગુસ્સો અથવા અતિશય ઉત્સાહપૂર્ણ તરીકે આવે છે
- ઇમોટિકન્સ: કોઈ વ્યાવસાયિક ઇમેઇલમાં ઇમોટિકન્સ શામેલ કરશો નહીં; વ્યક્તિગત પત્રવ્યવહાર માટે આ સાચવો
- જોડણી અને વ્યાકરણ: તમે એક ઇમેઇલ લખી રહ્યાં છો, એનો અર્થ એ નથી કે તમારે જોડણી અને વ્યાકરણ વિશે ઢાળવાળી હોવું જોઈએ. તમારી ઇમેઇલ મોકલવા પહેલાં તેને કાળજીપૂર્વક સંપાદિત કરો. એક ભૂલ-ફ્રી સંદેશ પ્રાપ્તકર્તાને કહે છે કે તમારો ઇમેઇલ ગંભીરતાપૂર્વક લેવો જોઈએ
- બંધ: સંક્ષિપ્ત "આભાર," "શ્રેષ્ઠ" અથવા અન્ય સરળ મોકલો અને પછી તમારું નામ સાથે સાઇન ઇન કરો. મોટા ભાગના ઇમેઇલ એકાઉન્ટ્સ તમને તમારા નામ, ટાઇટલ અને દરેક ઇમેઇલમાં સંપર્ક માહિતી સાથે હસ્તાક્ષર એમ્બેડ કરવા દે છે. દરેક પત્રવ્યવહાર વધુ વ્યાવસાયિક બનાવવા માટે આ એક ભયંકર રીત છે
વધારાના વ્યવસાયિક ઇમેઇલ સંદેશ ટિપ્સ
એકવાર તમે તમારું ઇમેઇલ લખ્યું પછી, તમે "મોકલો" બટનને ક્લિક કરો તે પહેલાં આ બધા પગલાં ભરો:
- ખાતરી કરો કે તમારું સંદેશ પૂર્ણ છે: તમારા ઇમેઇલની વિષય રેખા ભરવામાં આવે તેની ખાતરી કરવા માટે ડબલ ચેક કરો, તમે સહી શામેલ કરી છે , તમે જમણી સંપર્ક વ્યક્તિને સંદેશ મોકલી રહ્યાં છો, અને તમે બીસીસી ક્ષેત્રને મોકલવા માટે તમારી જાતે નકલ કરો જેથી તમારી પાસે ઇમેઇલ સંદેશનો રેકોર્ડ છે
- તમારા ઇમેઇલ સંદેશનો પુરાવો: તમે મોકલશો નહીં તે પહેલાં, ખાતરી કરો કે તમે ચેકની જોડણી કરો અને તમારા વ્યાકરણ અને મૂડીકરણ તપાસો. તેઓ કાગળ પત્રમાં હોવાના કારણે જ ઇમેઇલ શોધ પત્રવ્યવહારમાં મહત્વપૂર્ણ છે .
- એક ટેસ્ટ ઈમેલ મેસેજ મોકલો: તમે વાસ્તવમાં તમારા ઇમેઇલ મોકલો તે પહેલાં, ફોર્મેટિંગ કાર્યોને તપાસવા માટે પહેલા સંદેશને પોતાને મોકલો અને કંઈ સ્થાનની બહાર ન દેખાય જો બધું સારું લાગે, તો આગળ વધો અને કંપની અથવા તમે સંપર્ક કરી રહ્યાં છો તે વ્યક્તિને ઇમેઇલ મોકલો.
- તમારા માટે ઇમેઇલ સંદેશની એક કૉપિ મોકલો: ઇમેઇલ સંદેશની એક નકલ જાતે મોકલવા માટે Bcc ફીલ્ડનો ઉપયોગ કરો જેથી જ્યારે તમે સંદેશ મોકલ્યો હોય અને તમે તેને કોણે મોકલ્યો ત્યારે તેનો રેકોર્ડ છે તમે તમારા મોકલેલ ફોલ્ડરમાં આ માહિતી શોધી શકો છો.
- તમારી કૉપિઝ ફાઇલ કરો: ઘણા ઇમેઇલ પ્રોગ્રામ્સ સાથે તમે કોઈ મહત્વપૂર્ણ અતિથિ ઇમેઇલ્સ શોધવાનું સરળ બનાવવા માટે ફોલ્ડર્સ મોકલી શકો છો. તમારી બધી નોકરી શોધ ઇમેઇલ્સ માટે એક ફોલ્ડર સેટ કરો અને આપના નોકરી શોધ ફોલ્ડરમાં તમે મોકલો છો તે ઇમેઇલ સંદેશાની તમારી કૉપીઓ ફાઇલ કરો.
નિયમિત તમારું ઇમેઇલ તપાસો
સમયનો સાર એ છે કે જ્યારે તમે નોકરી શોધતા હોવ, તેથી તમારું ઇમેઇલ નિયમિતપણે અને વારંવાર તપાસવું અગત્યનું છે જેથી તમે કોઈપણ મહત્વપૂર્ણ તકો પર ચૂકશો નહીં ખૂબ જ ઓછા સમયે, સવારમાં અને વહેલી બપોરે તમારી ઇમેઇલ તપાસો, જેથી તમારી પાસે પ્રાપ્ત થતા સંદેશાઓને સમયસર પ્રતિક્રિયા આપવા માટે તમારી પાસે સમય હશે.
આ દિવસોમાં, સ્માર્ટફોન હોય ત્યાં તમારા ઇમેઇલ્સને તમે જ્યાં પણ જાઓ ત્યાં તપાસવું અને જ્યારે પણ તમે ઇચ્છો ત્યારે - તમારા કમ્પ્યુટર પર કોઈ વધુ હોવર કરી શકશો નહીં. વાસ્તવમાં, તમે નવા ઇમેઇલ સંદેશાઓ માટે સૂચનાઓ મેળવી શકો છો, જેથી તમે તમારા ઇનબૉક્સને ફટકારતા જલદી જ તેમને વાંચી શકો.