અસરકારક, સૌમ્ય વ્યવસાય પત્રને લખવું સરળ-થી-આગળ કાર્ય હોઈ શકે છે, જ્યાં સુધી તમે લેઆઉટ અને ભાષા માટેના સ્થાપના નિયમોનું પાલન કરો છો. તમારા પ્રાપ્તકર્તા નિયમિત ધોરણે પત્રવ્યવહારમાં નોંધપાત્ર પ્રમાણમાં વાંચે છે અને સારી રીતે ચલાવવામાં આવેલા અક્ષરોની તરફેણ કરે છે જે ટાઇપોઝ અને વ્યાકરણની ભૂલોથી મુક્ત હોય છે. અંગૂઠોનો એક સારો નિયમ બે વાર તેને છુપાવી શકે છે અને ત્યારબાદ કોઈ સહકાર્યકર્મ તેની સમીક્ષા કરી શકે છે તેની ખાતરી કરવા માટે કશું ચૂકી નથી.
વ્યાપાર પત્રના વિભાગો
તમારા પત્રના દરેક વિભાગને તમારી સંપર્ક માહિતી અને તમારા પ્રાપ્તકર્તાના માધ્યમથી, યોગ્ય ફોર્મેટનું પાલન કરવું જોઈએ; શુભેચ્છા; પત્રનું શરીર; બંધ; અને છેલ્લે, તમારી સહી
વ્યાપાર પત્ર ફોર્મેટ
નીચે રીડર અને તમારા ઇચ્છિત પરિણામ શું છે તે સાથેના તમારા સંબંધોના આધારે તેને કેવી રીતે ફ્રેમ કરવું તે અંગેની ટીપ્પણીઓ સાથે, પરંપરાગત વ્યવસાય પત્ર ફોર્મેટ છે.
તમારી સંપર્ક માહિતી :
તમારું નામ
તમારું સરનામું
તમારો ફોન નંબર
તમારું ઇમેઇલ સરનામું
તારીખ
પ્રાપ્તકર્તાની સંપર્ક માહિતી:
તેમના નામ
તેમના શીર્ષક
તેમની કંપની
કંપનીનું સરનામું
- "તમે કોને ચિંતા કરી શકો છો," નો ઉપયોગ કરો, જો તમે ચોક્કસપણે જેની સાથે તમે સંબોધન કરી રહ્યાં છો તે ચોક્કસ નથી.
- ઔપચારિક શુભેચ્છા "પ્રિય શ્રી / મા. / ડીઆર [છેલ્લું નામ], "જો તમને પ્રાપ્તકર્તા ખબર ન હોય તો
- "ડિયર [ફર્સ્ટ નામ]" નો ઉપયોગ કરો, ફક્ત જો તમારી પાસે પ્રાપ્તકર્તા સાથે અનૌપચારિક સંબંધ હોય
શરીર
ફોર્મેટિંગ ઈપીએસ:
- દરેક ફકરા વચ્ચેની શુભેચ્છા પછી, અને બંધ કરતા ઉપરની જગ્યા સાથે સિંગલ-સ્પેસ લાઇન્સનો ઉપયોગ કરો.
- ડાબે તમારા અક્ષર (ડાબા હાંસિયા સામે) ને યોગ્ય ઠરાવો.
જમણી ટોન હડતાલ:
પ્રારંભિક ફકરા સંક્ષિપ્ત રાખીને, સરળ અને લક્ષિત ભાષા દ્વારા તમારા પત્રનો હેતુ સ્પષ્ટ કરો. તમે સાથે શરૂ કરી શકો છો, "હું સંદર્ભમાં લખું છું ..." અને ત્યાંથી, ફક્ત તમને જે કહેવાની જરૂર છે તે વાતચીત કરો.
અનુગામી ફકરાઓમાં એવી માહિતી શામેલ હોવી જોઈએ કે જે તમારા વાચકને તમારા ઉદ્દેશ્યોની સંપૂર્ણ સમજણ આપે છે, પરંતુ અવાજો અને અવાંછિત લાંબા શબ્દોથી દૂર રહો. ફરી, તેમનું ધ્યાન જાળવી રાખવા માટે તેને ટૂંકમાં રાખો
જો તમારો ઉદ્દેશ પ્રાપ્તકર્તાને સમજાવવા માટે છે - નાણાંનું રોકાણ કરવા માટે, તમને કોઈ સંદર્ભ આપો, તમને ભાડે લગાડે છે, તમારી સાથે ભાગીદારી કરો અથવા કોઈ મુદ્દો ઉકેલો - કારણ માટે એક આકર્ષક કેસ બનાવો. જો, ઉદાહરણ તરીકે, તમે રીડરને ચેરિટી ઇવેન્ટને સ્પૉન્સર કરવા માંગો છો, તો તેમની કંપનીના પરોપકારી લક્ષ્યાંકો સાથેના કોઈપણ ઓવરલેપને ઓળખો. વાચકને સહમત કરો કે જે તમને પરસ્પર ફાયદાકારક બનાવવામાં મદદ કરશે, અને તમે તેમના સમર્થન જીત્યાના તમારા તકોમાં વધારો કરશો.
તમારા બંધ ફકરાને બે વાક્યોમાં રાખો. તમારી વિનંતિ પર વિચાર કરવા માટે વાચકનો લેખન કરવા અને આભાર માનવા માટે તમારા કારણને પુનરુક્તિ આપો.
પ્રશંસાયુક્ત બંધ :
તમારા બંધ માટેના કેટલાક સારા વિકલ્પોમાં નીચે મુજબનો સમાવેશ થાય છે:
- આદરપૂર્વક તમારામાં,
- તમારી આપની,
- સૌમ્ય,
- આદરપૂર્વક,
જો તમારું અક્ષર ઓછું ઔપચારિક છે, તો તેનો ઉપયોગ કરવાનું વિચારો:
- તમામ શ્રેષ્ઠ,
- શ્રેષ્ઠ,
- આભાર,
- સાદર,
હસ્તાક્ષર:
તમારા ક્લિનિંગની નીચે તમારા હસ્તાક્ષર લખો અને તમારા ક્લોઝિંગ અને તમારા ટાઈપ કરેલ સંપૂર્ણ નામ, શીર્ષક, ફોન નંબર, ઇમેઇલ સરનામું અને તમે શામેલ કરવા માંગતા હો તે કોઈપણ અન્ય સંપર્ક માહિતી વચ્ચે ચાર એક જગ્યાઓ છોડી દો. નીચેના ફોર્મેટનો ઉપયોગ કરો:
તમારી હસ્તલિખિત સહી
પૂર્ણ નામ લખ્યું
શીર્ષક
ઇમેઇલ વ્યાપાર પત્ર મોકલી રહ્યું છે
જો તમે એક ઇમેઇલ પત્ર મોકલી રહ્યાં છો, તો તમારી સહી સહેજ અલગ હશે પત્રની મથાળુંમાં તમારી સંપર્ક માહિતી શામેલ કરવાને બદલે, તે તમારા હસ્તાક્ષરની નીચે યાદી બનાવો. દાખ્લા તરીકે:
તમારી આપની,
પ્રથમ નામ છેલ્લું નામ
શીર્ષક
તમારું સરનામું
તમારો ફોન નંબર
તમારું ઇમેઇલ સરનામું
તે વિષયને શામેલ કરો કે જે તમે ઇમેઇલની વિષયની પંક્તિમાં લખી રહ્યાં છો, જેથી રીડર સ્પષ્ટ છે કે તમે સંદેશ શા માટે મોકલી રહ્યાં છો.
વ્યાપાર પત્ર લેખન ટિપ્સ
તમે આ માર્ગદર્શિકામાં વધુ વિગતવાર ટીપ્સ શોધી શકો છો, કેવી રીતે બિઝનેસ લેટર લખવું , ફોન્ટ પસંદ કરવાનું, માર્જિન પસંદ કરવું અને તમારા પત્રને યોગ્ય રીતે ફોર્મેટ કરવું.
તમારા પોતાના પત્રવ્યવહાર માટેના વિચારો મેળવવા માટે ઉદાહરણો જોવા માટે હંમેશાં સહાયરૂપ થાય છે કવર લેટર્સ, ઇન્ટરવ્યૂ, પત્ર, ફોલો-અપ પત્રો, જોબ સ્વીકૃતિ અને અસ્વીકાર પત્ર, રાજીનામું પત્ર, પ્રશંસા પત્રો, અને વધુ વ્યવસાય અને રોજગાર સંબંધિત પત્રના નમૂનાઓનો આભાર માનવા સહિત પત્રના નમૂનાઓની સમીક્ષા કરો.