રિસ્ક મેનેજમેન્ટ સાથે તમારી પ્રોજેક્ટમાં તમારો વિશ્વાસ વધારવો
જ્યારે તમે જોખમી પરિસ્થિતિઓમાં કાર્ય કરી રહ્યાં છો, ત્યારે તમને જમણી કિટની જરૂર છે. દોરડા અને બરછટનાં બૅટપેક સાથે હાઇકઅરની જેમ, તમારે પ્રોજેક્ટ જોખમ સાથે વ્યવહાર કરવા માટે સાધનોની જરૂર છે.
તમે જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના સાથે તમારા પ્રોજેક્ટમાં તમારા મેનેજરનો વિશ્વાસ વધારી શકો છો.
સરળ 5-પગલાંની પ્રક્રિયા તમારા બોસને તમારા પ્રોજેક્ટ (અને તમે) કેવી રીતે જુએ છે તે ભારે પરિવર્તિત કરી શકે છે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં રિસ્ક મેનેજમેન્ટ શું છે?
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં રિસ્ક મેનેજમેન્ટ પ્રોજેક્ટ રિસ્કને ઓળખવા, આકારણી અને જવાબ આપવાની પ્રક્રિયા છે.
પ્રોજેક્ટના જોખમો એવી બાબતો છે જે પ્રોજેક્ટને અસર કરી શકે છે (હકારાત્મક કે નકારાત્મક, પરંતુ સામાન્ય રીતે લોકોએ પ્રોજેક્ટ તરીકે નકારાત્મક અસર ધરાવતી ઘટનાઓ તરીકે જોખમનું અર્થઘટન કરવું).
શું તમારું પ્રોજેક્ટ મોટું કે નાનું છે, તેની સાથે સંકળાયેલ જોખમો હશે આ તમારા સ્કૂલ પરેડના જોખમમાંથી કોઈ પણ હોઈ શકે છે જે તમારા નવા સર્કિટ બોર્ડના મૂલ્યવાન ઘટકોને ભાવવધારાના જોખમને રોકે છે.
પ્રોજેક્ટ જોખમ, યોગ્ય રીતે સંચાલિત ન હોય તો, સફળતાપૂર્વક તમારા પ્રોજેક્ટને પહોંચાડવા માટે તે વધુ મુશ્કેલ બનાવી શકે છે અનચેક કરેલા જોખમો તમારા શેડ્યૂલને સમય ઉમેરી શકે છે, તમારા બજેટમાં તમારા સમય માટે અને નાણાં માટે કામ કરી શકે છે. મેનેજર્સ આ પ્રકારની વસ્તુ વિશે નર્વસ વિચાર તે તમામ જોખમ સંચાલન યોજનાથી ટાળી શકાય છે.
રિસ્ક મેનેજમેન્ટ પ્લાનિંગ
રિસ્ક મેનેજમેન્ટ પ્લાન એ તમારી પ્રોજેક્ટ ટીમની ક્ષમતામાં તમારા પોતાના આત્મવિશ્વાસને વધારવાનો એક સરસ રસ્તો છે - અને તે તમારા મેનેજરના આત્મવિશ્વાસમાં પણ વધારો કરે છે. તમે તેમને એવું માનવા માગો છો કે તમે તે કરી શકો છો, અને તમે ઇચ્છો છો કે તમે આ પ્રોજેક્ટને સફળતાપૂર્વક વિતરિત કરવાથી શું અટકાવી શકો.
એક જોખમ સંચાલન યોજના તે કરવા માટે એક સંપૂર્ણ સાધન છે.
અને શું ધારી? પ્રારંભ કરવું ખરેખર સરળ છે
પ્રોજેક્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ એક સરળ 5-પગલાંની પ્રક્રિયા છે. ચાલો આપણે આના કરતાં વધારે જટિલ ન બનાવીએ. આ એવી કોઈ વસ્તુ છે કે જે આજે તમે શરૂ કરી શકો છો, તમારી આગામી મીટિંગમાં તેની ચર્ચા કરવા તૈયાર છો અને કોઈ વ્યક્તિ મિનિટને લખીને ટાઈપ કરી શકે છે.
5-પગલાં રિસ્ક મેનેજમેન્ટ પ્રક્રિયા
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટના ઘણા ભાગો સાથે, જોખમ સંચાલન પ્રક્રિયા છે. આ 5 પગલાં છે:
- પ્રારંભ કરો
- ઓળખવા
- મૂલ્યાંકન કરો
- પ્લાન પ્રતિસાદ
- અમલ
જો તે શરતો હમણાં તમારા માટે ખૂબ નથી અર્થ, તો કૃપા કરીને તેની સાથે રહો - હું તે બધા સમજાવવા જઈ રહ્યો છું.
પગલું 1: પ્રારંભ કરો
પ્રથમ, તમે તમારા પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ પર્યાવરણમાં તમારા જોખમ સંચાલન માટે સંદર્ભ સેટ કરવા માંગો છો.
સંભવતઃ અહીં કામ કરવા માટે એક ભયંકર ઘણું કામ નથી કારણ કે તમારી કંપનીમાં કોઈએ પહેલેથી જ એક કોર્પોરેટ જોખમ નીતિ તૈયાર કરી છે અને તમારે તેને ટ્રૅક કરવું પડશે. આનાથી કંપનીના જોખમ સામેનો અભિગમ સમજાવવામાં આવશે અને તમને જરૂર પડતાં ટેમ્પલેટોને પણ અધિકૃત કરશે. નમૂનાઓ હંમેશા તમને નોકરી બચાવે છે, તેથી તે માટે પણ જુઓ!
જો તમારી પાસે કોઈ કોર્પોરેટ જોખમ નીતિ ન હોય તો, તમારી સાથેના પ્રોજેક્ટ્સનું સંચાલન કરતી કોઈ અન્ય વ્યક્તિ પાસે પ્રોજેક્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ પ્લાન હોઈ શકે છે જે તમે કૉપિ કરી શકો છો.
શા માટે વ્હીલ પુનઃશોધ? દસ્તાવેજોનો ફરીથી ઉપયોગ કરવો આવશ્યક છે જો તમે સમય બચાવવા અને વધુ પૂર્ણ કરવા માંગો છો.
તમારા પ્રોજેક્ટ માટે રિસ્ક મેનેજમેન્ટ પ્લાન બનાવવા માટે તમને જે મળ્યું છે તેનો ઉપયોગ કરો. આ તમારા એકંદર પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ પ્લાનનો એક ભાગ છે અને તે વિશે વાત કરે છે કે તમે કેવી રીતે તમારા પ્રોજેક્ટ પર જોખમનું સંચાલન કરવાના છો.
જો તમને ખબર નથી કે તેમાં શું મૂકવું, તો વાંચો! આગળના પગલાઓથી તમને તમારા જોખમી વ્યવસ્થાપન યોજના વિશે શું કહેવાનું છે તે વધુ સારું વિચારશે.
આનાથી વિશ્વાસ સુધરે છે: તમારા મેનેજરને બતાવી રહ્યું છે કે તમારા પ્રોજેક્ટ પર અનિશ્ચિતતા સાથે વ્યવહાર કરવા માટે તમારી પાસે એક અભિગમ છે અને તમે સક્રિય રીતે જોખમનું સંચાલન કરવા જઈ રહ્યા છો.
પગલું 2: ઓળખો
એકવાર તમને અભિગમ અપાય તે પછી, તમે તેના પર કાર્ય કરવાનું શરૂ કરી શકો છો.
હવે તમે તમારા પ્રોજેક્ટને અસર કરવાના જોખમોને ઓળખો છો. આ માત્ર ત્યારે જ એક સ્નેપશોટ છે અને તમારા રિસ્ક રજિસ્ટર એ એવી કોઈ વસ્તુ છે જે તમે ફરીથી સમય અને સમય પર પાછા આવવા માંગો છો તેની ખાતરી કરવા માટે કે જે કંઈપણ નવી ત્યાં પણ મૂકવામાં આવે છે.
તમે સામાન્ય જોખમોની ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરીને, પ્રોજેક્ટના હિસ્સેદારોની મુલાકાત લઈને (ખાસ કરીને મુશ્કેલ હિસ્સેદારો જેમ કે તેઓ શું ખોટું થઈ શકે છે તે કહેતા હોય છે), સવિશેષતા સત્રો અને તમારા સામાન્ય અર્થમાં ઉપયોગ કરીને જોખમ ઓળખી શકો છો.
તમે એવી વસ્તુઓ માટે શોધી રહ્યા છો કે જે સમસ્યાઓનું કારણ બની શકે જો તે ક્યારેય થયું હોય (યાદ રાખો, હજુ સુધી જોખમો નથી થયા. પ્રોજેક્ટના મુદ્દાઓ એવી વસ્તુઓ છે જે પહેલેથી જ થયા છે.)
જો કે તમે આમ કરી રહ્યા છો, તો તમારે અન્ય લોકોનો સમાવેશ કરવો જોઈએ. એકલા, તમારી પાસે સંપૂર્ણ ચિત્ર નહીં હોય અને તમે ગુમ થયેલી વસ્તુઓને સમાપ્ત કરશો
કોઈ પણ વ્યક્તિ દ્વારા જોખમો ઓળખી શકાય છે પ્રોજેક્ટ મેનેજર તરીકે, તમારી નોકરી તમારા સહકાર્યકરોને તમારી સાથે જોખમો વધારવા માટે પ્રોત્સાહિત કરવાનો છે જેથી એક ટીમ તરીકે તમે તેમના વિશે કંઈક કરી શકો.
ઓળખી કાઢવામાં આવેલા બધા જોખમો જોખમી નોંધણીમાં નોંધ લેવા જોઈએ. જો તમારી પાસે ટીમ અથવા પ્રોજેકટ સપોર્ટ વ્યકિત પર એક પ્રોજેક્ટ કોઓર્ડિનેટર હોય તો તેઓ આ કરી શકે છે. નહિંતર, તે તમારા માટે વહીવટી કાર્યોનો એક ભાગ છે.
આનાથી વિશ્વાસમાં સુધારો થાય છે: દર્શાવે છે કે તમે તમારા જોખમોથી પરિચિત છો જે તમારા પ્રોજેક્ટને અસર કરી શકે છે અને તમારી પાસે નવા જોખમોની સતત વાકેફ રહેવા માટેના સાધન છે
પગલું 3: મૂલ્યાંકન
પછી સંભાવના અને અસર માટે જોખમનું મૂલ્યાંકન કરવામાં આવે છે. પ્રોજેક્ટના જોખમનું મૂલ્યાંકન કેવી રીતે કરવું તે આ વિગતવાર લેખ તમને આવરી લે છે. જો તમે પ્રક્રિયાથી પરિચિત ન હોવ તો તેને સારી વાંચી લો.
વધુ પગલા તરીકે, તમે નિકટતાનું પણ મૂલ્યાંકન કરી શકો છો, જેનો અર્થ એ થાય કે કેટલા સમયમાં થવાની શક્યતા રહેલી છે. ઉચ્ચ નિકટતા સાથેનો જોખમ સંભવિત જલદી જ બનશે. દૂરના ભાવિમાં અમુક બિંદુએ ઓછી નિકટતા સાથે જોખમ રહેલું છે. જોખમો સાથે વ્યવહાર કરવા માટે આવે ત્યારે આ તમને તમારા સમય અને ઊર્જાને પ્રાથમિકતા આપવા માટે અન્ય પરિબળ આપી શકે છે.
આનાથી વિશ્વાસમાં સુધારો થાય છે: તમારા મેનેજર અને ટીમના દરેકને ખાતરી કરવી એ સ્પષ્ટ છે કે આ જોખમોમાંથી કોઈ પણ ખરેખર શું પરિપૂર્ણ થવું જોઈએ.
પગલું 4: યોજના પ્રતિસાદ
હવે અમે તમારી રિસ્ક મેનેજમેન્ટ પ્લાનના પ્રાયોગિક ભાગમાં આવીએ છીએ. આ પગલામાં, તમે યોગ્ય પ્રતિભાવને ઓળખીને જોખમનું સંચાલન કેવી રીતે કરવું તે તમે જાણો છો.
અમે આમ કરીએ છીએ કારણ કે અત્યાર સુધી તમને મળ્યું છે તે એક સૂચિ છે કે ભવિષ્યમાં તમારા પ્રોજેક્ટને બંધ કરવા માટેનું શું થઈ શકે છે અને કેટલું મોટું સોદો હશે. તમારા મેનેજર આગળ શું જાણવા માગે છે તે છે: તમે તેના વિશે શું કરી રહ્યા છો?
સામાન્ય રીતે, ત્યાં 4 વસ્તુઓ છે જે તમે પ્રોજેક્ટ રિસ્કને સંબોધવા અને તેનું સંચાલન કરવા માટે કરી શકો છો. તે છે:
- ટાળો
- પરિવહન
- ઘટાડવું (એટલે કે ઘટાડો)
- સ્વીકારો
નકારાત્મક જોખમ માટે જોખમી પ્રતિસાદ વ્યૂહરચનાઓમાં આ ઊંડા ડાઈવમાં વિગતવાર આવરી લેવામાં આવે છે.
તમારા કેટલાક જોખમોને હકારાત્મક પરિણામો હોઈ શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે: જોખમ રહેલું છે કે તમે તમારા નવા ઉત્પાદનને વેચી શકો છો કે જે તમે ફોન લાઇનને તૂટી શકો છો તે એક સરસ સમસ્યા હશે, પરંતુ તે હજુ પણ એક જોખમ છે જેના માટે આપણે આયોજન કરવું જોઈએ.
એવા ઘણા રસ્તાઓ છે જે તમે હકારાત્મક જોખમ માટે તૈયાર કરી શકો છો જેમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:
- શોષણ
- શેર કરો
- વિસ્તૃત કરો
- સ્વીકારો
હકારાત્મક જોખમ માટેની રિસ્ક રિસ્પોન્સ વ્યૂહરચનાઓ વિશે આ લેખમાં વધુ વિગતવાર ચર્ચા કરવામાં આવી છે.
તમારા રજિસ્ટર પરના દરેક જોખમને માટે તમે કઈ પ્રતિભાવની વ્યૂહરચના શ્રેષ્ઠ છે તે તમારે કામ કરવાની જરૂર પડશે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે નક્કી કરી શકો છો કે ફેક્ટરીની છત તૂટી પડવાનું જોખમ કંઈક છે જે તમે સ્વીકારી શકશો કારણ કે તે થવાની શક્યતા નથી. તેમ છતાં, ખોરાકના ઝેરનો અડધોઅડધ તમારા કર્મચારીઓને બહાર કાઢે છે તે જોખમ એ છે કે તમે તમારા બધા કેટરિંગ સ્ટાફની પુન: તાલીમ દ્વારા સક્રિય રીતે આગળ વધવા જઈ રહ્યા છો. જો તે પહેલાં થયું હોય અને વાસ્તવમાં તદ્દન સંભવ છે તો તમે તેના વિશે કંઈક કરશો નહીં, તો તમે જોખમ ઘટાડવા માંગો છો.
એકવાર પ્રતિભાવને ઓળખવામાં આવે છે અને સંમત થાય છે, જોખમ સંચાલન ક્રિયા યોજના હાથ ધરવા માટે જોખમ માલિકોની નિમણૂક કરી શકાય છે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, તમારે કોઈ પણ વસ્તુને તમે સંમત થતા કાર્યો દ્વારા જોવામાં જવાબદાર હોવ.
આનાથી વિશ્વાસ સુધરે છે: તમારા મેનેજરને બતાવી રહ્યું છે કે તમે એવી બાબતો વિશે શું ધ્યાનમાં રાખ્યું છે જે તમારા પ્રોજેક્ટ માટે સમસ્યા ઊભી કરી શકે છે અને તમે પ્રોજેક્ટ પર અનિશ્ચિતતા અને જોખમ ઘટાડવા માટે યોજનાઓ મૂકી રહ્યા છો.
પગલું 5: અમલીકરણ
તમારી જોખમ સંચાલન યોજનામાં હવે શામેલ થવું જોઈએ કે જે દરેક જોખમ માટે જોખમ ઘટાડવાની પ્રવૃત્તિઓ કરવા માટે જવાબદાર છે. તેઓ હવે તે કાર્યો દ્વારા કામ કરે છે જેથી તમે ખુલ્લા જોખમો સક્રિય રીતે મેનેજ કરી રહ્યા હો.
આનાથી વિશ્વાસમાં સુધારો થાય છે: દર્શાવે છે કે તમે અને તમારી પ્રોજેક્ટ ટીમ તમે જે કહ્યું છે તેના દ્વારા અનુસરી શકો છો. તમે જે સિદ્ધિઓ પ્રાપ્ત કરી છે તેના પર રિપોર્ટ કરીને અને તમે જે જોખમો ઘટાડી રહ્યા છો તેની જાણ કરીને, તે તમારી મેનેજમેન્ટ ટીમને બતાવે છે કે તમે વિતરિત કરવા અને ગંભીરતાપૂર્વક તમારા પ્રોજેક્ટને ભવિષ્યમાં સાબિત કરી રહ્યાં છો.
એકવાર જોખમ પસાર થઈ જાય છે - જ્યારે તે લાંબા સમય સુધી સંબંધિત નથી કારણ કે તે ક્યાં તો થયું છે અથવા તે હવે થતું નથી - તમે તેને તમારા રિસ્ક રજિસ્ટરથી બંધ કરી શકો છો.
આ પ્રોજેક્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ પ્લાનને સ્થાને અન્ય મેનેજરોથી અલગ કરી શકો છો. તમારા પોતાના બોસમાં એવો પુરાવો હશે કે તમે તમારા પ્રોજેક્ટને અસ્થિર બનવા માટે કારણ આપી શકે છે તે વિશે વ્યૂહાત્મક અને રચનાત્મક વિચાર કરી શકો છો, અને - સૌથી અગત્યનું - તેના વિશે કંઈક કરો. તમે તે થતાં પહેલાં સક્રિય રીતે સમસ્યાઓનું સંચાલન કરતા વ્યક્તિ બનો, રસ્તાઓ દૂર દૂર કરી અને કંઈપણ માટે તૈયાર થશો!
વ્યવસ્થાપન દ્વારા સુરક્ષિત જોડ અથવા હાથ તરીકે જોઈ શકાય તેવો એક નિશ્ચિત માર્ગ છે. પ્રોજેક્ટના જોખમને સફળતાપૂર્વક સંચાલિત કરવા માટે તમારે અનુભવ અથવા પ્રમાણપત્રો લોડ કરવાની જરૂર નથી (જોકે જોખમ સંચાલનમાં ઔપચારિક લાયકાતો અસ્તિત્વમાં છે). આ સરળ 5-પગલાંની પ્રક્રિયાનો ટૂંક સમયમાં જ અર્થ થશે કે પ્રોજેક્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ તમારા પ્રોજેક્ટ યોજનામાં જડિત છે.