ઓફિસ સહાયક કુશળતા યાદી અને જવાબદારીઓ

by એલિસન ડોયલ

રિઝ્યુમ્સ, કવર લેટર્સ, અને ઇન્ટરવ્યૂઝ માટે ઓફિસ સહાયક કૌશલ્યોની સૂચિ

ઓફિસ મદદનીશોને ક્યારેક સેક્રેટરીઝ અથવા વહીવટી મદદનીશો તરીકે ઓળખવામાં આવે છે, પરંતુ તેઓ જે કાર્ય કરે છે તે ઓફિસની કામગીરીમાં મદદ કરે છે. શું ઓફિસ કાયદેસરની પેઢી, તબીબી પ્રેક્ટિસ, શૈક્ષણિક સંસ્થા અથવા કોર્પોરેશનની છે, જરૂરિયાતો સમાન છે; કોઈકને રેકોર્ડ ફાઇલ કરવો, શેડ્યૂલ્સને જાળવી રાખવી અને ઓફિસનો ઉપયોગ કરતા લોકોની વતી નિયમિત સંપર્ક કરવો.

કોઈક તમે હોઈ શકે છે.

ઓફિસ સહાયક જોબ જવાબદારીઓ

જ્યારે ઓફિસ મદદનીશ પદવી સામાન્ય રીતે એકબીજા જેવી જ હોય છે, નોકરી હજી પણ ચલ છે - તે ઓફિસથી ઓફિસને બદલે રોજ-બરો બદલાય છે. આજે તમે રિસેપ્શનિસ્ટ તરીકે કાર્ય કરી શકો છો, આવતીકાલે પ્રિન્ટરની મરમ્મતની જરૂર પડી શકે છે અને તે પછીના દિવસે, તમારે વીસ-પ્રથમ સદીમાં સમગ્ર ફાઇલિંગ કેબિનેટને લાવવાની રહેશે. તમને સફળ થવા માટે ખૂબ વ્યાપક કૌશલ્યની જરૂર પડશે.

ઓફિસ મદદનીશો બિઝનેસ વિશ્વના મહાન અનહદ નાયકો વચ્ચે છે, કારણ કે જ્યારે તમે તમારી નોકરી અધિકાર, કોઈએ નોટિસ નથી. ઓફિસ પોતાને ચલાવવા માટે દેખાય છે પરંતુ કેટલાક લોકો ઝડપી કેળવેલું હજી લવચીક કામનો આનંદ માણે છે, બધું હૃદયના હોવાની લાગણી અને એક સારા સેક્રેટરી હજુ પણ લગભગ કોઈ પણ પ્રકારની સંસ્થામાં કામ શોધી શકે છે.

કુશળતા યાદી કેવી રીતે વાપરવી

તમે તમારી નોકરીની શોધ પ્રક્રિયા દરમિયાન આ કુશળતા યાદીઓનો ઉપયોગ કરી શકો છો.

પ્રથમ, આ કુશળતાના નામો કીવર્ડ્સ તરીકે કાર્ય કરે છે, તેથી તમારા રેઝ્યૂમે લખતી વખતે તમે જેટલું કરી શકો છો તેનો ઉપયોગ કરો ભાડે રાખનાર નિરીક્ષકો પર આધાર રાખશો નહીં કે તેઓ તમારી પાસે શું ઇચ્છે છે, તેમને સીધા જ જણાવો.

બીજું, તમે તમારા કવર લેટરમાં આ જ કીવર્ડ્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો. ખાસ કરીને તમારા સંભવિત એમ્પ્લોયર પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો.

તમારે તમારા સંશોધન કરવું પડશે, કારણ કે ઓફિસ ઑફિસરની નોકરીઓ ઘણીવાર સરખી હોય છે, નિરીક્ષકોની ભરતી તેમની પ્રાથમિકતાઓમાં બદલાય છે નોકરી વર્ણનમાં કદાચ આવશ્યક કુશળતાની સૂચિ શામેલ છે તે તરફ ધ્યાન આપો.

છેવટે, તમે આ મુલાકાતનો ઉપયોગ તમારી મુલાકાત માટે કરી શકો છો. અહીં સૂચિબદ્ધ ટોચની દરેક 6 કુશળતા દર્શાવતી વખતે તમે ઓછામાં ઓછા એક ઉદાહરણ તૈયાર કર્યું છે તેની ખાતરી કરો.

તે નોકરી અને કૌશલ્યના પ્રકાર દ્વારા સૂચિબદ્ધ કુશળતાની અમારી યાદીઓની સમીક્ષા કરવામાં પણ મદદ કરી શકે છે.

ટોચના છ ઓફિસ સહાયક કુશળતા

નીચે ઓફિસ મદદનીશ માટે ટોચની છ સૌથી મહત્વની કુશળતાની સૂચિ છે, સાથે સાથે કુશળતા ધરાવતા નોકરીદાતાઓની લાંબી સૂચિ કદાચ તમારી પાસે હશે.

વર્બલ કોમ્યુનિકેશન સ્કિલ્સ: કોમ્યુનિકેશન ઓફિસ મદદનીશ માટે નિર્ણાયક સોફ્ટ કુશળતા છે . તમને તમારા સુપરવાઇઝર, સાથી ઓફિસ સ્ટાફ, વ્યાવસાયિકો તમે સહાયતા, અને સંભવતઃ ક્લાઈન્ટો અથવા તે જ સંસ્થાના અન્ય કચેરીઓના લોકો સાથે વાતચીત કરવી પડશે. તમે બધા એક ટીમ તરીકે કામ કરો છો, અને તમે તેનું મુખ્ય સંદેશાવ્યવહાર કેન્દ્ર છો. તમારે દરરોજ ખુશખુશાલ, મદદરૂપ, સારી રીતે જાણકાર, સ્પષ્ટ અને સારા સાંભળનાર હોવું જરૂરી છે.
લેખિત સંચાર સ્કિલ્સ: મોટાભાગના ઓફિસ મદદનીશોએ ઘણું લખ્યું છે. તેઓ મેમોઝ લખી શકે છે, ફોર્મ્સ ભરી શકે છે, અથવા ડ્રાફ્ટ પત્રો અથવા ઇમેઇલ્સ કેટલાક કંપની વેબસાઇટ માટે સામગ્રી બનાવો અથવા અન્ય લોકો માટે ટેક્સ્ટ સંપાદિત કરે છે. સ્પષ્ટ, વ્યવસાયિક લેખિત સંચાર એક જ જોઈએ

મૈત્રીપૂર્ણતા: ઓફિસ ઑફિસર એ ઓફિસમાં પ્રવેશતા પહેલા ગ્રાહક જુએ છે તે પ્રથમ વ્યક્તિ હોઈ શકે છે. જો કાર્યાલયના પ્રાથમિક વ્યકિતને આ ક્ષણે બહાર જવું પડે તો, ઓફિસ સહાયક એકમાત્ર એવી વ્યક્તિ હોઈ શકે છે કે જે મુલાકાતી તેની સાથે સંપર્ક કરે. તમે દરેક મુલાકાતીને સ્મિત અને એક પ્રકારની વાત સાથે નમસ્કાર કરવા તૈયાર હોવ અને તમારે જેટલી જરૂર હોય તેટલી મદદ કરવા માટે તેમને તૈયાર થવા જોઈએ. તેથી, સારા આંતરવ્યક્તિત્વની કુશળતા આવશ્યક છે
તકનીકી કૌશલ્ય: જૂના દિવસોમાં, સચિવોએ ઘણાં ટાઈપ કર્યા હતા. સમય બદલાઈ ગયો છે અને તેથી ટેક્નોલૉજી પણ છે, પરંતુ કચેરીના મદદનીશોએ હજુ પણ કીબોર્ડની સામે પુષ્કળ સમય પસાર કરવાની અપેક્ષા રાખી છે. ટાઇપરાઇટરની જગ્યાએ, તમને વિવિધ સોફ્ટવેર એપ્લિકેશન્સ આસપાસ તમારી રીતે જાણવું પડશે. જાણવાનું કેવી રીતે કેટલાક પ્રકાશ ટેક સપોર્ટ કરવું અને અચૂક પ્રિન્ટરોને કેવી રીતે ઠીક કરવો તે નુકસાન પહોંચાડતું નથી, ક્યાં તો.

સંગઠન: કાર્યાલય સહાયકોએ તેમના ઘણા કાર્યોને કાબૂમાં રાખવા માટે અસરકારક રીતે આયોજન કરવું આવશ્યક છે. ઓફિસ સુવ્યવસ્થિત રાખવા માટે કૅલેન્ડર્સને જાળવી રાખવાથી તમારે અન્ય લોકોનું આયોજન કરવામાં પણ મદદની જરૂર પડશે.
સમસ્યાનું નિરાકરણ સ્કિલ્સ: સમસ્યાનું નિરાકરણ , અથવા વિવેચનાત્મક વિચારશીલતા કૌશલ્ય , કોઈ પણ ઓફિસ સહાયક માટે મહત્વપૂર્ણ છે, કારણ કે તમે ઘણી વાર અન્ય લોકો કે જેઓ પ્રશ્નો અથવા સમસ્યાઓ સાથે આવે છે