અને તમે તેમને કેવી રીતે બનાવી શકો છો
તમે સ્ટિફન કોવેનીના પુસ્તક, ધ 7 આહારથી અત્યંત અસરકારક લોકો વિશે સાંભળ્યું છે. આજે ચાલો 10 ધુમ્રપાન પર નજર કરીએ કે અત્યંત સફળ પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ શેર કરે છે.
મેં જોયું છે કે આ મદ્યપાન પર પ્રદર્શનના મૂલ્યાંકનમાં અને ફરીથી પ્રોજેક્ટની સમીક્ષાઓ પર ફરીથી ઉલ્લેખ કરવામાં આવ્યો છે જ્યાં ક્લાઈન્ટ, ટીમ અથવા સ્પોન્સર પ્રોજેક્ટ મેનેજરને પ્રતિક્રિયા આપે છે.
દરેક વખતે સફળતાપૂર્વક પહોંચાડવા માટે તમારે 10 વર્ષનો અનુભવ કરવાની જરૂર નથી. તમારી મદ્યપતિ બદલીને અને તમારી કુશળતાને સાફ કરીને તમે તમારા પ્રોજેક્ટની સફળતાની તકોને ઝડપથી સુધારી શકો છો (અને પોતાને પણ કામમાં ઓછું તણાવપૂર્ણ સમય આપો).
અને કોઈ ખાસ ક્રમમાં (નંબર 10 સિવાય) ચાલો પ્રારંભ કરીએ!
જમણી ટીમ મદદથી
સૌથી અસરકારક અને સફળ પ્રોજેક્ટ મેનેજર તેમની ટીમના સભ્યોની ક્ષમતાઓને જાણે છે. તેનો અર્થ એ કે તેઓ યોગ્ય લોકો માટે યોગ્ય કામ ફાળવી શકે છે.
કાર્ય પરના ખોટા સંસાધનોનો ઉપયોગ કરીને તે વધુ સમય લે છે અથવા ખરાબ રીતે કરવામાં આવે છે. તે તમારી સાથે કામ કરતી વ્યક્તિઓની શક્તિ અને નબળાઈઓ જાણવા માટે મદદ કરે છે જેથી તમે તેમને કાર્યો માટે પ્રોજેક્ટ કરવા માટે ફાળવી શકો.
પ્રોજેક્ટ મુદ્દાઓ મેનેજિંગ
તમામ પ્રોજેક્ટ્સ સમય સમય પર હિટ કરે છે. સફળ પ્રોજેક્ટ મેનેજર તે તેમને ચિંતા ન દો. તેઓ ઇશ્યૂ મેનેજમેન્ટ માટેની પ્રક્રિયાઓ જાણે છે અને સમસ્યાઓ ઊભી થાય તે રીતે તેઓ કેવી રીતે શ્રેષ્ઠ ઉકેલ લાવે છે.
તમે તે પણ કરી શકો છો એકવાર તમે જાણતા હો કે એક પ્રોજેક્ટ ઇશ્યૂ કેવી રીતે આકારણી કરવી, તો તમને મળશે કે ઇશ્યૂ મેનેજમેન્ટ તમારા સાપ્તાહિક રૂટિનમાં સમાવિષ્ટ કરવા માટેની એક સરળ આદત બની જાય છે. દર અઠવાડિયે તમારી સમસ્યા લોગમાં જવા માટે થોડો સમય મૂકો, અને તમને ટૂંક સમયમાં જ મળશે કે મેનેજિંગ સમસ્યાઓની ટોચ પર રહેવાનું સરળ કાર્ય છે.
ફેરફારો સાથે કંદોરો
યોજનાઓ વસ્તુઓ બદલવા માટે રચાયેલ છે, પરંતુ તે પ્રકારના અન્ય લોકો માટે ફેરફાર થઈ રહ્યો છે! પ્રોજેક્ટ ટીમ પર ચોકસાઈપૂર્વક લક્ષ્ય રાખીને ફેરફાર કરવા, વિગતવાર પ્રોજેક્ટ શેડ્યૂલને ઉથલપાથલ કરીને અને નવા કાર્યો અને દસ્તાવેજોના અપડેટ્સનો સંપૂર્ણ ખૂંટો બનાવવાનું મુશ્કેલ છે.
સફળ પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ પાસે પરિવર્તન વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયા છે જે તેઓ અનુસરે છે. વ્યાખ્યાયિત પગલાંઓ નીચેની કોઈ પણ ક્રિયાને આદતમાં ફેરવવાનું સરળ બનાવે છે કારણ કે તે સંરચિત અને પુનરાવર્તિત છે.
ફેરફાર વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયા આના જેવી દેખાય છે:
- ફેરફાર વિશેની માહિતી પ્રાપ્ત કરો
- ફેરફારનું મૂલ્યાંકન કરો
- ફેરફાર કરવા માટે કેટલું કાર્ય કરવું તે સ્થાપિત કરો
- તે આગળ જવું યોગ્ય છે કે કેમ તે અંગે ભલામણ તૈયાર કરો.
પછી તમે તમારા સ્પોન્સર પાસેથી નિર્ણય મેળવો છો કે નહીં તે બદલવું જોઈએ કે નહીં.
નોંધ: જ્યાં સુધી તે તમારા રિમિટ અને સત્તા સ્તરોમાં હોય ત્યાં સુધી તમે કેટલાક નાના ફેરફારો પોતાને મંજૂર કરી શકો છો.
સફળ પ્રોજેક્ટ મેનેજર જાણે છે કે પરિવર્તનનો સામનો કરવો એ કામનો એક ભાગ છે અને જ્યારે તેઓ ઊભી થાય ત્યારે તેમની સાથે વ્યવહાર કરવાની યોજના ધરાવે છે.
પ્રોજેક્ટ ખર્ચ મેનેજિંગ
તે ખૂબ જ સંભવ છે કે તમારો પ્રોજેક્ટ ખર્ચ લાવશે, પછી ભલેને તમારી પાસે બટવો શબ્દમાળાઓ પર સંપૂર્ણ નિયંત્રણ ન હોય. તમારા નિયંત્રણમાં નાણાંકીય તત્વોનું સંચાલન કરવામાં સક્ષમ થવું એ એક આદત હોવી જોઈએ.
જો તમે તેની નિયમિત અને નિયમિત રૂપે સંપર્ક કરશો નહીં, તો તમે જોશો કે નોકરી એટલી મોટી છે કે તે સારું કરવું અશક્ય છે.
વિચિત્ર પ્રોજેક્ટ મેનેજર ઇન્વૉઇસેસ, અવતરણ અને અંદાજો માટે કામ કરતા ફાઇલિંગ સિસ્ટમો સાથેના ખર્ચમાં ટોચ પર રહે છે. તમારા બજેટિંગ સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરવાની ટેવ મેળવો (ભલે તે ફક્ત સ્પ્રેડશીટ છે).
તમે તમારા પ્રોજેક્ટ ખર્ચને ત્યાં સુધી મેનેજ કરી શકતા નથી જ્યાં સુધી તમારી પાસે કોઈ યોજના હોય કે જે તમે ખર્ચવા જતા હોય. પ્રોજેક્ટનું બજેટ કેવી રીતે બનાવવું તે વિશે આ વાંચો જેથી તમે પ્રારંભ કરી શકો.
જૂથનુ નિર્માણ
પ્રોજેક્ટ ટીમ મોટે ભાગે તમારા માટે કામ કરશે નહીં, તો શા માટે સફળ પ્રોજેક્ટ મેનેજરોની ટેવોનો ભાગ ફેલાવી રહ્યો છે?
તે એટલા માટે છે કે તમારે તેમની સાથે અસરકારક રીતે કામ કરવા માટે જરૂર છે અને તમારે પ્રોજેક્ટમાં સંકળાયેલા વ્યક્તિઓને ઝડપથી એક બિંદુ જ્યાં તેઓ એકબીજા પર ભરોસો આવે છે તેની જરૂર છે. તમે ટીમ બનાવીને તે મેળવી શકો છો.
પરિસ્થિતિઓ માટે જુઓ કે જ્યાં તમારી ટીમ અલગ પડતી હોય છે ગુંડાગીરી વર્તન , ખાસ કરીને, અસ્વીકાર્ય છે.
સમજૂતી પ્રક્રિયાઓ
અત્યંત સફળ પ્રોજેક્ટ મેનેજરોની છઠ્ઠી ટેવ એ છે કે તેઓ તેમના નિયંત્રણના ક્ષેત્રમાં રહેલી પ્રક્રિયાઓ સમજે છે.
તેનો અર્થ એ કે તેઓ જાણતા હોય કે કાર્યપ્રણાલીને અનુસરવાની જરૂર છે. તેઓ વ્યવસાય કેસ લખવા માટે કેવી રીતે કામ કરવાનો પ્રયાસ કરે છે તે સમયનો બગાડો નહીં કારણ કે તેઓ જાણે છે કે તે માટેની એક પ્રક્રિયા છે અને તેઓ પગલાંઓનું પાલન કરી શકે છે.
સૌથી સફળ પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ પ્રક્રિયા કરવા માટે એક ગુલામ નથી. પ્રક્રિયાને અનુસરવા માટે યોગ્ય વસ્તુ ક્યારે કરવી તે તેઓ જાણતા હોય છે. તેઓ જાણે છે કે જ્યારે દરેક માટે સહેલું કાર્ય સરળ બનાવવા માટે સહેજ તેને ઝટકો કરતાં વધુ સારું છે. તેના ઉદાહરણ પ્રમાણે કાર્યવાહી મુજબ નાના પ્રોજેક્ટથી અમલદારશાહીને દૂર કરવી.
શેડ્યૂલને અપડેટ કરવું
પ્રોજેક્ટ શેડ્યુલ્સને તક ન છોડવી જોઈએ, અને સૌથી સફળ પ્રોજેક્ટ મેનેજરો તેને નિયમિત રીતે ચોકસાઈ માટે તેમના શેડ્યૂલ્સ તપાસવાની અને તેમને અપડેટ કરવાની આદત કરશે.
તમારા પ્રોજેક્ટની પ્રગતિને ટ્રેક કરવા માટે ઘણાં બધાં માર્ગો છે, પરંતુ સૌથી મહત્વની વસ્તુ એ છે કે તમે તે કરો! જો તમે આ ટેવને તમારી પોતાની બનાવવા માટે સંઘર્ષ કરી રહ્યા હોવ, તો પછી અઠવાડિયામાં એકવાર તમારી ડાયરીમાં તમારી સાથે અને તમારી શેડ્યૂલ પર એક ટૂંકી બેઠક બુક કરો. દર અઠવાડિયે એક જ સમયનો ઉપયોગ કરો અને જ્યાં તમે હોવો તેની સમીક્ષા માટે 30 મિનિટ લાગી અને તમને ક્યાં કરવાની જરૂર છે. જરૂરી સુધારાઓ કરો, ટીમને જણાવો અને પ્રોજેક્ટ સાથે ચાલુ રાખો.
નોંધ: જો તમારી સુનિશ્ચિત બદલાવો પ્રોજેક્ટ માટે અંતિમ તારીખ અથવા મુખ્ય લક્ષ્યો માટે ડિલીવરી તારીખ પર અસર કરે છે તો તમારા સ્પોન્સર સાથે વાત કરો. ઔપચારિક મંજૂરી પ્રક્રિયામાંથી પસાર કર્યા વિના તમારે તમારા બેસેલિનેડ પ્લાનની ફંડામેન્ટલ્સ બદલવી જોઈએ નહીં.
પ્રોજેક્ટ રિસ્ક મેનેજિંગ
તમારા રિસ્ક રજિસ્ટરમાં શામેલ કરવું તે જાણીને એક વસ્તુ છે, પરંતુ તે રીતની રીવ્યૂ કરવાનું અને ઉઠાવાવાળા જોખમો પર કામ કરવું કંઈક અલગ છે
જોખમોને ઓળખવા માટે તમારા પ્રોજેક્ટની શરૂઆતનો ઉપયોગ કરવો તે પૂરતું નથી અને પછી ફરીથી તેના વિશે વિચાર ન કરો. રિસ્ક મેનેજમેન્ટને તમારી પ્રોજેક્ટની આદતોનો ભાગ હોવો જરૂરી છે કારણ કે તે વગર તમને તે જોખમો મુશ્કેલીમાં ફેરવાશે અને તમારા માટે સમસ્યાઓ સર્જશે.
તે એક બીજું ક્ષેત્ર છે જ્યાં પ્રમાણભૂત પ્રક્રિયાઓ અને જોખમની સમીક્ષા કરવા માટે નિયમિત સ્લોટ બુકિંગ મદદ કરી શકે છે. તમે તમારી ટીમ મીટિંગના ભાગ રૂપે તેને શામેલ કરી શકો છો. ટીમ સાથે તમારા જોખમોની સમીક્ષા કરવા માટે તેને એક ટેવ બનાવો, તે કોઈપણ બંધ કરો કે જે તમે હળવા કરવા માંગતા હો તે માટે કોઈ જોખમ અને યોજનાની ક્રિયાઓ ન હોય.
ટ્રેકિંગ સમય
પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ પ્રોજેક્ટ સમય વ્યવસ્થાપન વિશે ઘણું જાણતા હોય છે, પરંતુ તે સુનિશ્ચિત અને આયોજનના ક્ષેત્રમાં હોય છે. અમે જે વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ તે વધુ નિયમિત, દૈનિક ધોરણે સમય ટ્રેકિંગ છે. અમે ટાઇમશીટ્સ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ
પ્રોજેક્ટ ટીમ્સ વારંવાર ટાઇમશીટ્સનો ઉપયોગ કરવા માટે આતુર નથી, જો તેઓ પહેલાં ન કરે. ઘણા પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સૉફ્ટવેર ટૂલ્સમાં ઉત્પાદનમાં અંતર્ગત સમયનો ટ્રેકિંગ હોય છે. તે એક ટીમ તરીકે સ્વિચને ટાઈમ ટ્રેકીંગમાં દાખલ કરવાનું સરળ બનાવી શકે છે.
તમે તમારી ટીમના સમયને ટ્રેક કરો કે નહીં (જેને ભલામણ કરવામાં આવે છે) એ મહત્વનું છે કે તમે જાણો છો કે તમારા પોતાના દિવસમાં દિવસ ક્યાં છે? તમે તમારા સમયનો કેટલો સમય વિતાવવો તે નોંધ રાખવા માટે તમારે તેને આદત કરવી જોઈએ. તે તમને સમજવામાં મદદ કરશે કે તમે ટોચ અગ્રતા પ્રોજેક્ટ કાર્યો પર સમય વીતાવી રહ્યા છો. તમને લાગે છે કે તમે છો, પણ તમે છો? ટાઇમ્સશીટ અથવા અમુક ફોર્મની ટાઇમ રૅકોર્ડિંગ મદદ કરશે, જો તે નોટપેડ પર માત્ર એક કલાકનો લોગ છે.
વ્યાપાર પરિવર્તન વિતરિત
છેલ્લે, આદત જે પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સને સૌથી વધુ સફળ બનાવે છે તે તેમના વ્યવસાય પરિણામોમાં પ્રોજેક્ટ આઉટપુટ સરખાવવા માટેની ક્ષમતા છે. તમારો પ્રોજેક્ટ કંપની માટે આકર્ષક કંઈક હાંસલ કરવા માટે ડિઝાઇન કરવામાં આવ્યું હતું, અને તમે તે કર્યું છે. ગ્રેટ
પરંતુ જો વપરાશકર્તાઓ તમારા ઉત્પાદનનો ઉપયોગ કરતા નથી અથવા સૉફ્ટવેઅર ઝડપથી તૂટી જાય છે અથવા ગ્રાહકોને આશ્ચર્ય થયું નથી કારણ કે તમે તે પછી તમારો પ્રોજેક્ટ સમયની કચરો છે.
સૌથી સફળ પ્રોજેક્ટ ટીમો ખાતરી કરે છે કે તેઓ કયા વ્યવસાયના પરિણામો માટે ધ્યેય રાખે છે. તેઓ એવા ઉકેલનું નિર્માણ કરે છે જે એક ટકાઉ ફેશનમાં વ્યવસાય ફેરફારને પહોંચાડે છે. પ્રોજેક્ટનો અંત ક્યારે પૂરો થાય છે તે સંપૂર્ણપણે પહોંચાડે છે અને ગ્રાહક દ્વારા સંપૂર્ણપણે અપનાવવામાં આવે છે. તે સફળ છે કારણ કે તે શરૂઆતથી સફળતા માટે બનાવવામાં આવી છે.
વ્યવસાયના હેતુઓને સમજવું એ કોઈ પ્રોજેક્ટ મેનેજર છે જે ગ્રાહકો અને હિસ્સેદારો પર અસર કરવા માંગે છે. જો તમે બતાવી શકો કે તમે મૂલ્યનું કંઈક વિતરિત કર્યું છે, તો તે તમારી પાસેની અસરને દર્શાવવા માટે સરળ છે અને તમે કંપનીને લાવો છો તે મૂલ્યવાન છે
તમારા શેરહોલ્ડરોને તેઓ શું અપેક્ષા રાખતા હોય તે વેપારી મૂલ્ય પૂછે છે અને તે તમારા પ્રોજેક્ટને તેમના માટે પહોંચાડ્યા છે તે ગમે તે ઉપયોગ કરવા માગે છે તે તેમને એક આદત બનાવો. તેઓ કેવી રીતે સફળતા વ્યાખ્યાયિત કરે છે તે વિશે તેમની સાથે વાત કરો. તમે દરેક પ્રોજેક્ટની શરૂઆતમાં પુનરાવર્તિત પ્રક્રિયાની રચના કરી શકો છો.
સફળતા માટે તમારી પાસે કેટલા આહાર છે?
સૂચિ વાંચવાથી, તમે કેટલા આ ટેવ પહેલેથી જ કરી શકો છો? અહીં કદાચ એવી વસ્તુઓ છે કે જે તમે આજે અને અન્યોને કરો છો કે તમે જાણો છો કે તમારે નિયમિતપણે કરવા માટે વધુ પ્રયાસ કરવો જોઈએ. સારા સમાચાર એ છે કે જો તમે તે કરવા માટે પ્રતિબદ્ધ હોવ તો નવી આદત બનાવવી પ્રમાણમાં સરળ છે. ટૂંક સમયમાં આ વસ્તુઓ બીજી પ્રકૃતિ હશે, અને તમે તમારી કંપનીના સૌથી સફળ પ્રોજેક્ટ મેનેજરો પૈકીના એક હોવાના માર્ગ પર સારું જશો.
તમે કયા લોકો પર કાર્ય શરૂ કરો છો અને તમારા સાપ્તાહિક રટિનિનમાં બિલ્ડ કરી રહ્યાં છો?
વધુ વાંચન
હું ચાર્લ્સ ડુહિગ દ્વારા આદતની શક્તિ વાંચવા ભલામણ કરીશ.