પ્રોજેક્ટ જોખમ નોંધણી કરો કે દરેકને સરળતાથી ઉપયોગ કરી શકો છો
કેટલી વાર તમે ફાઇલિંગ સિસ્ટમમાં જોખમ નોંધણી કરાવ્યું છે? તેઓ એક પ્રોજેક્ટની શરૂઆતમાં બનાવવામાં આવ્યા છે, પછી તેઓ ભૂલી ગયા છે, ઝડપથી જૂનો થઈ ગયો છે
અમે બધા જાણીએ છીએ કે સારા જોખમ સંચાલન માટે નિયમિતપણે નવા જોખમોની ઓળખ કરવી જરૂરી છે, સાથે સાથે હાલના જોખમોની સમીક્ષા કરવી અને શમનની પ્રવૃત્તિઓનું આયોજન કરવું. તો આપણે કેવી રીતે થવાની શક્યતા વધારે છે?
01 ગુડ રિસ્ક રજિસ્ટર ડિઝાઇન
રિસ્ક મેનેજમેન્ટમાં સહભાગિતાને પ્રોત્સાહિત કરવાનો એક રસ્તો સારો રિસ્ક રજિસ્ટર ડિઝાઇન છે. એક સારી રીતે રચાયેલ રજિસ્ટર ઝડપથી તમને અને અન્ય પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યોને પ્રોજેક્ટમાં જોખમના એકંદર સ્તરની વાતચીત કરશે.
જ્યારે આ જરૂરી હોય ત્યારે તે વ્યક્તિગત જોખમો વિશે વપરાશકર્તાઓને વધુ વિગતોને સરળતાથી ઍક્સેસ કરવા દે છે. આનાથી, દરેકને જોખમોની દ્રષ્ટિએ વિચારવાની પ્રેરણા આપવી જોઇએ - નવા જન્મેલા તરીકે તે ઉદભવે છે અને દેખરેખ રાખે છે અને પ્રવર્તમાન જોખમોને ઘટાડવા માટે પગલાં લે છે.
02 રાઇટ ફીલ્ડ્સ શામેલ કરો
ઓછામાં ઓછા, તમારા જોખમ પત્રકમાં નીચેનાનો સમાવેશ થવો જોઈએ:
- દરેક જોખમ માટે અનન્ય ઓળખકર્તા
- કારણ, જોખમ ઘટના, અને અસર, જેમ કે "ભારે વરસાદના કારણે, પાકને નુકસાન પહોંચાડી શકે તેવા ક્ષેત્રના પૂરને ધમકી આપનાર સહિત જોખમનું વર્ણન."
- રિસ્ક રિસ્પોન્સ ક્રિયાઓ
- જોખમ માલિક
03 વધારાના પગલાં
જોખમકારક પ્રોજેક્ટ્સ માટેના ઘટાડા પછી તમે સંભાવના, અસર અને એકંદર જોખમનાં પ્રમાણત્મક પગલાં અને શેષ મૂલ્યોનો સમાવેશ કરવાનું વિચારી શકો છો.
આંકડાકીય અને આપમેળે ગણતરી કરવામાં આવેલા ક્ષેત્રો આપોઆપ મદદરૂપ થઈ શકે છે જો તમે મોન્ટે કાર્લો પદ્ધતિ અથવા અપેક્ષિત નાણાકીય મૂલ્ય જેવી જોખમ મૂલ્યાંકન તકનીકનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો. અન્ય ઉપયોગી ક્ષેત્રોમાં કી તારીખો, જોખમ કેટેગરી, રિસ્ક રિસ્પોન્સ કેટેગરી, નિકટતા, ઉપાડના ખર્ચ અને સ્થિતિનો સમાવેશ થાય છે.
તમે શામેલ કરી શકો તે ક્ષેત્રોની સંખ્યા પર કોઈ મર્યાદા નથી, પરંતુ તમામ જોખમોની સૂચિ દૃશ્યમાં માત્ર મુખ્ય ફીલ્ડ્સ પ્રદર્શિત થવી જોઈએ. નહિંતર, સૂચિ દૃશ્ય ખૂબ વિગતવાર સાથે ડમ્પ થઈ શકે છે. આદર્શ રીતે, દર્શકોને વિગતવાર દૃશ્ય દ્વારા લઈ જવામાં આવે છે જે તે ચોક્કસ જોખમ માટે તમામ ક્ષેત્રો બતાવે છે જ્યારે તેઓ સૂચિ દૃશ્યમાં જોખમ એન્ટ્રી પર ક્લિક કરે છે.
04 અન્ય વિકલ્પ
તમે દરેક પ્રોજેક્ટ માટે જોખમ પત્રક ડેટાબેઝ પણ બનાવી શકો છો, જેથી તમે ક્ષેત્રોના માનક સેટમાં પ્રતિબંધિત ન હો. જો સ્પ્રેડશીટ તમારા પ્રોજેક્ટ્સ, ખાસ કરીને નાના પ્રોજેક્ટ્સને ટ્રૅક કરવા તમને મદદ કરી શકે છે, વાસ્તવિક ડેટાબેઝ વધુ સારી હોઇ શકે છે, જેમ કે તમે કહૂઝ અથવા પોડિઓમાં બનાવી શકો છો. જ્યારે જરૂરી હોય ત્યારે તેઓ દસ્તાવેજો અને લખાણના મોટા પ્રમાણમાં ઉમેરવાનું સરળ બનાવે છે
05 ટ્રાફિક લાઈટ્સ
દ્રશ્ય અસર માટે ટ્રાફિક લાઇટ સિસ્ટમને હરાવવી મુશ્કેલ છે વપરાશકર્તાઓને તર્કતાપૂર્વક ખબર છે કે લાલ એ ઉચ્ચ જોખમ છે, કે એમ્બરનો અર્થ મધ્યમ જોખમ છે અને તે લીલો ઓછો જોખમ છે. આ તેમની સમજણને મદદ કરવા વાચકોને ઝડપી દૃશ્ય સંકેતો પૂરા પાડે છે.
06 સુરક્ષા લક્ષણો
તમે પ્રોજેક્ટ ટીમના તમામ સભ્યોને મંજૂરી આપીને ભાગીદારીને પ્રોત્સાહિત કરી શકો છો અને સંભવતઃ કેટલાક શેરધારકો જોખમ પત્રકને જોઈ શકે છે. તમારે તમારા રજિસ્ટર માટે વપરાશકર્તા એક્સેસ અધિકારોને સેટ કરવો જોઈએ, જો કે, તેથી જ ચોક્કસ પ્રોજેક્ટ ભૂમિકા, જેમ કે પ્રોજેક્ટ મેનેજર , પ્રોજેક્ટ સપોર્ટ , અથવા રિસ્ક ઓનર્સ, તેને સંપાદિત કરી શકે છે. તમે ઑડિટ ટ્રાયલ બનાવી શકો છો કે જેમણે ક્યારે અને ક્યારે ફેરફાર કર્યા છે
07 સારાંશ રિસ્ક પ્રોફાઇલ
પ્રોજેક્ટ બૉર્ડ અને કોર્પોરેટ / પ્રોગ્રામ મેનેજમેન્ટ જેવા સિનિયર પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યો અને હિસ્સેદારોને દરેક જોખમના સૂચિ દૃશ્યને ડાયજેસ્ટ કરવા માટે સમય નથી. તેમના માટે, સારાંશ જોખમ પ્રોફાઇલ પ્રોજેક્ટ દ્વારા પ્રસ્તુત થયેલ એકંદર જોખમની એક ઝટપટ ચિત્ર આપે છે. તે દરેક સંભાવના અને અસરના સ્તરે જોખમોની સંખ્યાને સમજાવે છે.
08 સંચાર વિશે તે બધું જ છે
યાદ રાખો કે જ્યારે તમે કોઈ પ્રોજેક્ટ રિસ્ક રજિસ્ટર ડિઝાઇન કરી રહ્યાં હોવ ત્યારે તે માત્ર જોખમી અને શમનની ક્રિયાઓની નોંધ વિશે નથી. તેનો હેતુ રિસ્ક મેનેજમેન્ટમાં તમારા સહકાર્યકરોને વાતચીત અને સંલગ્ન કરવાનો છે. તમારી ડિઝાઇન આ હેતુને વિવિધ પ્રેક્ષકો માટે જુદા જુદા મંતવ્યો સાથે પ્રતિબિંબિત કરે છે. સારી રીતે રચાયેલ રિસ્ક રજિસ્ટર આ રીતે તમારા પ્રોજેક્ટમાં જોખમ સંચાલનને સુધારી શકે છે.