પ્રોજેક્ટ પ્લાન પ્રોજેક્ટ મેનેજર દ્વારા ચીકણું આયોજનનું પરાકાષ્ઠા છે. તે મુખ્ય દસ્તાવેજ છે જે યોજના કેવી રીતે ચાલશે તે માર્ગદર્શન આપે છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ઇન્સ્ટિટ્યૂટના જણાવ્યા મુજબ, "તે એક ઔપચારિક, મંજૂર થયેલ દસ્તાવેજ છે જે પ્રોજેક્ટ એક્ઝેક્યુશન અને પ્રોજેક્ટ કંટ્રોલ બંનેને માર્ગદર્શન આપે છે." તે યોજનાઓની યોજના છે કારણ કે તે અંદર પ્રસ્તુત થયેલ પ્રોજેક્ટ પ્રોજેક્ટના દરેક મુખ્ય પાસાં માટે પ્રોજેક્ટ મેનેજરના હેતુઓ છે. .
નીચે દર્શાવેલ ઘણા પ્રોજેક્ટ્સ યોજનાઓમાં મળેલા નિર્ણાયક ઘટકો છે. સંસ્થાઓ પાસે તેમની યોજનાઓ અને પ્રોટોકોલો છે જે પ્રોજેક્ટ પ્લાનમાં આવશ્યક છે અને વધુ સામાન્ય રીતે કેવી રીતે પ્રોજેક્ટ્સ ચલાવવાનાં છે, તેથી બધા પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ યોજનાઓ પાસે આ ઘટકો હશે નહીં. જો કે, પ્રોજેક્ટ મેનેજરોએ પ્રોજેક્ટ એક્ઝિક્યુશન તબક્કા દરમિયાન મૂંઝવણ અને ફરજિયાત આકસ્મિક અટકાવવા માટે આયોજન તબક્કામાં તે બધાને ધ્યાનમાં લેવું જોઈએ.
01 પ્રોજેક્ટ લક્ષ્યાંક
02 પ્રોજેક્ટ સ્કોપ
પ્રોજેક્ટ લક્ષ્યોની જેમ, અવકાશ ચાર્ટરમાં વ્યાખ્યાયિત થયેલ છે; જો કે, પ્રોજેક્ટ મેનેજરએ પ્રોજેક્ટ પ્લાનમાં અવકાશને વધુ સારી બનાવવું જોઈએ. એક પ્રોજેક્ટ માટે અવકાશમાં શું છે તે વ્યાખ્યાયિત કરવાની શ્રેષ્ઠ રીતો એ છે કે તે અવકાશની બહાર શું છે. ઉદાહરણ તરીકે, જાતે પ્રક્રિયાનું સ્વયંસંચાલન કરવા માટેના પ્રોજેક્ટને પ્રોજેક્ટની અવકાશની બહારના કાર્યોને યોગ્ય રીતે બાકાત રાખવા માટે તે પ્રક્રિયા શરૂ થાય છે અને અંત થાય છે તેના પર અવકાશની વ્યાખ્યાની જરૂર પડશે. આ માહિતી પ્રોજેક્ટ મેનેજર વ્યાખ્યાયિત કરે છે કે શું અવકાશ છે.
03 સીમાચિહ્નો અને મુખ્ય ડિલિવરેબલ
એક પ્રોજેક્ટ માટે કી સિદ્ધિઓને લક્ષ્યો કહેવામાં આવે છે. કી વર્ક પ્રોડક્ટ્સને મુખ્ય ડિલિવરીબલ્સ કહેવામાં આવે છે. તેઓ એક પ્રોજેક્ટ પર કામના મોટા ઘટકોનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે. પ્રોજેક્ટ યોજનાએ આ વસ્તુઓની ઓળખ કરવી જોઈએ, તેમને વ્યાખ્યાયિત કરવી અને તેમની સમાપ્તિ માટે સમયમર્યાદા નક્કી કરવી.
કહો એક સંસ્થા નવા સોફ્ટવેર વિકસાવવા માટે એક પ્રોજેક્ટ હાથ ધરે છે. આવા પ્રોજેક્ટમાં લક્ષ્યો અને ડિલબરીંગ બંને છે. મુખ્ય ડિલિવરીબલ્સ બિઝનેસ આવશ્યકતાઓની અંતિમ સૂચિ અને તે વ્યવસાયિક આવશ્યકતાઓને અમલ કરતી કાર્યકારી જરૂરિયાતોની સૂચિ હોઈ શકે છે. તે પછી, આ પ્રોજેક્ટમાં વ્યવસાય ડિઝાઇનના અંતના લક્ષ્યો, સિસ્ટમ પરીક્ષણનો અંત, વપરાશકર્તા સ્વીકૃતિ પરીક્ષણનો અંત અને સોફ્ટવેર રોલઆઉટ તારીખ હોઈ શકે છે. આ લક્ષ્યો તેમની સાથે સંકળાયેલાં કાર્યકારી ઉત્પાદનો ધરાવે છે, પરંતુ પ્રોડક્ટ્સની સરખામણીમાં તે ઉત્પાદનોની સરખામણીમાં વધુ છે.
માઇલસ્ટોન અને મુખ્ય ડિલિવરી ડેડલાઇન્સને ચોક્કસ તારીખો હોવાની જરૂર નથી, પરંતુ તે તારીખો વધુ ચોક્કસ છે, વધુ સારું છે. ઓક્ટોબરની અંતિમ તારીખ કોઈ પણ દિવસ ઑક્ટોબરમાં 31 મી થી 1 લી સુધી પ્રાપ્ત કરી શકાય છે, પણ ઓક્ટોબર 15 ની અંતિમ તારીખ 15 મી ઓક્ટોબરના રોજ અથવા તે પહેલાં પૂરી થવી જોઈએ. ચોક્કસ તારીખો પ્રોજેક્ટ મેનેજરને ચોક્કસ કામ વિરામ ભંગાણ બનાવવાનું મદદ કરે છે.
04 વર્ક બ્રેકડાઉન સ્ટ્રક્ચર
કામના વિરામ ભંગાણ માળખું અથવા ડબલ્યુબીએસ (WBS), એક પ્રોજેક્ટમાં નાના હિસ્સામાં લક્ષ્યો અને મુખ્ય ડિલબિલ્સને રદ કરે છે જેથી દરેક વ્યક્તિ માટે દરેક ભાગ માટે જવાબદારી સોંપવામાં આવી શકે. વર્ક બ્રેકડાઉન માળખાના વિકાસમાં, પ્રોજેક્ટ મેનેજર ઘણા પરિબળોને ધ્યાનમાં લે છે જેમ કે પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યોની મજબૂતાઈઓ અને નબળાઈઓ, ક્રિયાઓ વચ્ચે એકબીજા પર આધારિત, ઉપલબ્ધ સ્ત્રોતો અને એકંદર પ્રોજેક્ટ ડેડલાઇન
પ્રોજેક્ટ મેનેજર આખરે પ્રોજેક્ટની સફળતા માટે જવાબદાર છે, પરંતુ તે એકલા કામ કરી શકતું નથી. ડબલ્યુબીએસ એ પ્રોજેક્ટ છે જે પ્રોજેક્ટ મેનેજરનો ઉપયોગ પ્રોજેક્ટ પર જવાબદારી નિશ્ચિત કરવા માટે કરે છે કારણ કે તે પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર, પ્રોજેકટ ટીમના સભ્યો અને સ્ટેકહોલ્ડર્સને જે માટે જવાબદાર છે તે કહે છે. જો પ્રોજેક્ટ મેનેજરને કોઈ કાર્ય વિશે ચિંતિત હોય, તો પ્રોજેક્ટ મેનેજર જાણે છે કે તે ચિંતાનો સંબંધ કોણ મેળવશે.
05 બજેટ
એક પ્રોજેક્ટનું બજેટ દર્શાવે છે કે પ્રોજેક્ટ પૂર્ણ કરવા માટે કેટલી રકમ ફાળવવામાં આવે છે. પ્રોજેક્ટ સ્રોતોને યોગ્ય રીતે વિખેરાવવા માટે જવાબદાર છે. વિક્રેતાઓ ધરાવતી એક પ્રોજેક્ટ માટે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર ખાતરી આપે છે કે કોન્ટ્રેક્ટ શરતો મુજબ ડ લવર આપનારાઓ પૂર્ણ થાય છે, ગુણવત્તા પર ખાસ ધ્યાન આપતા. કેટલાક પ્રોજેક્ટ બજેટ માનવ સંસાધન યોજના સાથે લિંક.
06 માનવ સંસાધન યોજના
માનવ સંસાધન યોજના દર્શાવે છે કે આ પ્રોજેક્ટ કેવી રીતે કાર્યભારિત થશે. તેને કેટલીકવાર સ્ટાફિંગ પ્લાન તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે. આ યોજના નિર્ધારિત કરે છે કે પ્રોજેક્ટ ટીમ પર કોણ હશે અને દરેક વ્યક્તિની કેટલી અપેક્ષા રાખવામાં આવે છે તે સમયની પ્રતિબદ્ધતા. આ યોજનાના વિકાસમાં, પ્રોજેક્ટ મેનેજર ટીમના સભ્યો અને તેમના સુપરવાઈઝર્સ સાથે ચર્ચા કરે છે કે દરેક ટીમના સભ્ય પ્રોજેક્ટમાં કેટલો સમય પસાર કરી શકે છે. જો સ્ટાફ પ્રોજેક્ટ પર સંપર્ક કરવા માટે જરૂરી છે પરંતુ તે પ્રોજેક્ટ ટીમનો ભાગ નથી, તો તે સ્ટાફિંગ પ્લાનમાં પણ દસ્તાવેજીકૃત કરવામાં આવે છે. ફરીથી, યોગ્ય નિરીક્ષકોની સલાહ લેવામાં આવે છે.
07 રિસ્ક મેનેજમેન્ટ પ્લાન
પ્રોજેક્ટ પર ઘણી વસ્તુઓ ખોટી થઈ શકે છે જ્યારે દરેક સંભવિત આપત્તિ અથવા ગૌણ શિથિલ અણધાર્યા છે, ત્યારે ઘણાને આગાહી કરી શકાય છે. જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજનામાં, પ્રોજેક્ટ મેનેજર પ્રોજેક્ટને જોખમોને ઓળખે છે, તે જોખમો બનશે તેવી શક્યતા છે અને તે જોખમો ઘટાડવા માટેની વ્યૂહરચનાઓ. પ્રોજેક્ટ મેનેજર પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર , પ્રોજેક્ટ ટીમ, હિસ્સેદારો અને આંતરિક નિષ્ણાતો પાસેથી ઇનપુટ માંગે છે.
જોખમો માટે જોખમ લેવાની યોજનાઓ મૂકવામાં આવે છે જે તેમની સાથે સંકળાયેલા ઊંચા ખર્ચની શક્યતા છે. જોખમો કે જે થવાની શકયતા નથી અને જે ઓછા ખર્ચે હોય તે યોજનામાં નોંધાયેલ છે; તેમ છતાં, તેઓ શમન વ્યૂહરચનાઓ ન હોઈ શકે છે
08 કોમ્યુનિકેશન્સ પ્લાન
સંચાર યોજના એ દર્શાવ્યું છે કે કેવી રીતે પ્રોજેકટ વિવિધ પ્રેક્ષકોને વાતચીત કરવામાં આવશે. વર્ક બ્રેકડાઉન માળખાની જેમ, સંચાર યોજના દરેક ઘટક પ્રોજેક્ટ ટીમ સભ્યને પૂર્ણ કરવા માટે જવાબદારી સોંપે છે.
દરેક સંદેશમાં એક ઇચ્છિત દર્શકો છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજર ખાતરી કરે છે કે દરેક સંદેશ તેના વિશિષ્ટ પ્રેક્ષકો અનુસાર છે. સંદેશાવ્યવહાર યોજના પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સને યોગ્ય સમયે યોગ્ય લોકો માટે યોગ્ય માહિતી મળે તેની ખાતરી કરે છે
09 સ્ટેકહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાન
શેરહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાન એ ઓળખે છે કે પ્રોજેક્ટમાં કેટલા હિસ્સેદારોનો ઉપયોગ કરવામાં આવશે. ક્યારેક હોલ્ડરોને માત્ર માહિતી પ્રાપ્ત કરવાની જરૂર છે. તે સંચાર યોજનામાં કાળજી લઈ શકે છે. જો હિતધારકો પાસેથી વધુ જરૂરી હોય તો, એક હિસ્સેદાર મેનેજમેન્ટ પ્લાન જણાવે છે કે તે કેવી રીતે મેળવશે.
10 બદલો મેનેજમેન્ટ પ્લાન
ફેરફાર વ્યવસ્થાપન યોજના પ્રોજેક્ટમાં ફેરફારો કરવા માટેના માળખાને રજૂ કરે છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજરો પ્રોજેક્ટમાં ફેરફારો ટાળવા માંગે છે; જોકે, ફેરફારો ક્યારેક અનિવાર્ય છે. ફેરફાર વ્યવસ્થાપન પ્લાન પ્રોટોકોલ અને ફેરફારો કરવા માટેની પ્રક્રિયાઓ પૂરી પાડે છે. તે જવાબદારી અને પારદર્શિતા માટે નિર્ણાયક છે કે પ્રોજેક્ટ પ્રાયોજકો, પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ અને પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યો ફેરફાર વ્યવસ્થાપન યોજનાનું પાલન કરે છે.