પ્રોજેક્ટ ચાર્ટરનો રોલ અને હેતુ

પ્રોજેક્ટ ચાર્ટરને કારણે સંસ્થામાં ઔપચારિક અસ્તિત્વ ધરાવે છે. તે એક એવો દસ્તાવેજ છે જે કામ કરવા માટે અધિકૃત કરે છે અને પ્રોજેક્ટ મેનેજરને નિમણૂક કરે છે. તે તમને પ્રોજેક્ટ મેનેજર તરીકે આપે છે, જેમાં તે વર્ણવેલ કાર્ય કરવા માટે આદેશ છે.

પ્રોજેક્ટ ચાર્ટરની સૌથી મહત્ત્વની ભૂમિકા એ છે કે આ યોજના હાંસલ કરશે. આ આવશ્યક પ્રોજેક્ટ દસ્તાવેજમાં શું છે તે જુઓ.

પ્રોજેક્ટ ચાર્ટરમાં શું જાય છે?

પ્રોજેક્ટ ચાર્ટરનો પહેલો વિભાગ પ્રોજેક્ટનું નામ, સ્પૉન્સર અને પ્રોજેક્ટ મેનેજરનું નામ અને દસ્તાવેજ તૈયાર થયાની તારીખને જોડશે.

પછી તમે દસ્તાવેજના માંસમાં પ્રવેશ કરો છો.

પ્રોજેક્ટ ચાર્ટરનું મુખ્ય વિભાગો નીચે મુજબ છે.

પ્રોજેક્ટ હેતુ: આ પ્રોજેક્ટ શા માટે ઇચ્છે છે તે સમજાવે છે તમે કોઈ વ્યવસાય કેસ અથવા કરાર કે જે આ પ્રોજેક્ટને ડ્રાઇવિંગ કરી રહ્યા છે તેનો ઉલ્લેખ કરી શકો છો અથવા ફક્ત આ કામના ભાગને શા માટે મહત્વપૂર્ણ બનાવવું તે શામેલ કરો.

પ્રોજેક્ટ વર્ણન: પ્રોજેક્ટ હાંસલ કરવાના છે તે આ વિભાગમાં સમજાવો. તમારે બાંધી શકાય તે વસ્તુઓ પરની વિગતો અથવા વિતરિત થવામાં આવતી સેવાઓની વિગતો શામેલ કરવી જોઈએ.

બજેટ: આ બિંદુએ તમારી પાસે પ્રોજેક્ટ કાર્યો વિશેની તમામ વિગતો નથી, તેથી તમે સંપૂર્ણ અને વિસ્તૃત પ્રોજેક્ટ બજેટ સાથે એકસાથે મૂકી શકતા નથી. કોઈપણ અંદાજપત્રીય અવરોધો અથવા ઊંચી કક્ષાની પ્રારંભિક શ્રેણી કે જે તમે અપેક્ષા કરો છો તે નોંધ કરો.

જોખમો: તમામ પ્રોજેક્ટ્સમાં જોખમ રહેલું છે. પ્રોજેક્ટ ચાર્ટરનો આ વિભાગ તમારા પ્રોજેક્ટ રિસ્ક લોગના પ્રારંભિક સંસ્કરણને રચે છે. કોઈ પણ જોખમને જે તમે આ બિંદુએ જાણો છો તે દસ્તાવેજ કરો જેથી મેનેજમેન્ટ ટીમ જોઈ શકે કે આગળ વધતા પ્રોજેક્ટ પર શું અસર કરી શકે છે.

સીમાચિહ્નો: જો તમે ઉચ્ચ સ્તરના લક્ષ્યોને જાણતા હો, તો આ વિભાગમાં પ્રોજેક્ટ ચાર્ટરમાં તેમને શામેલ કરો. તમે તેમને તમારા ગન્ટટ ચાર્ટમાં પછીથી વધુ તબદીલ કરવા માટે આવો ત્યારે વધુ વિગતવાર યોજના બનાવી શકો છો. આ ક્ષણે તમે માત્ર ડ્રોપ ડેડ તારીખો અથવા કંટ્રેક્ટમાં નિર્દિષ્ટ કરાયેલા કંઈપણ શોધી રહ્યા છો.

પ્રોજેક્ટ ઉદ્દેશો: આ એક ખરેખર મહત્વનો વિભાગ છે પરંતુ એકસાથે મૂકી શકાય તે મુશ્કેલ છે. તમે આ પ્રશ્નનો જવાબ આપવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છો: "અમે ક્યારે સમાપ્ત કર્યું છે તે અમે કેવી રીતે જાણીશું?" તમે જે પ્રોજેક્ટ્સ પહોંચાડવાની અપેક્ષા કરો છો તે લખો અને તમને ખબર હશે કે તમને ત્યાં મળ્યા છે ઉદાહરણ તરીકે, તમામ વિભાગો માટે સમયની રેકોર્ડીંગ સિસ્ટમ શરૂ કરવાના પ્રોજેક્ટમાં, ઉદ્દેશ હોઈ શકે છે: "તમામ ટીમો વર્ષના અંત સુધીમાં ટાઇમશીટ સિસ્ટમનો ઉપયોગ કરશે." એ પણ નોંધ લો કે કોણ જવાબદાર છે સંમત છે કે તમે આ ઉદ્દેશ્ય સુધી પહોંચી ગયા છો. આ પ્રોજેક્ટના અંતે કોઈ પણ સમસ્યા ટાળે છે જ્યાં અચાનક કોઇ પણ કામ પૂર્ણ થવા પર સહી કરવા માટે તૈયાર નથી.

પ્રોજેક્ટ મેનેજર ઓથોરિટી સ્તરો: જ્યાં સુધી તે ખરેખર સ્પષ્ટ અને અન્ય કોઈ જગ્યાએ દસ્તાવેજીકૃત ન હોય ત્યાં સુધી, ચાર્ટરમાં એક વિભાગ સહિત વર્થ છે કે તમે કોઈ વધુ વરિષ્ઠ વ્યક્તિ પાસેથી વધુ સહી કરી શકશો નહીં. આ સામાન્ય રીતે બજેટ અને ટાઇમસ્કેલ પર સહનશીલતાના સ્તરને કેવી રીતે સેટ કરવામાં આવે છે તેની સાથે સંકળાયેલી છે અને આની જેમ વ્યક્ત કરવામાં આવશે: "પ્રોજેક્ટ મેનેજરને બજેટ પર 10% સહનશીલતા અને શેડ્યૂલ પર 5% સહનશીલતા હોય છે. આ મંજૂર કરેલી મર્યાદાથી ઉપરના કોઈપણ વિચલનને પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર દ્વારા હસ્તાક્ષરિત કરવું જોઈએ. "તમે આ વિભાગને વિસ્તૃત કરી શકો છો, જો કોઈ હોય, તો પ્રોજેક્ટ મેનેજરને પ્રોજેક્ટ ટીમના સ્ટાફની ભરતી અને ફાયરિંગ વિશે અધિકાર છે.

પ્રોજેક્ટ ચાર્ટરને મંજૂરી આપવી

પ્રોજેક્ટ ચાર્ટરનો અંતિમ વિભાગ એ મંજૂરીઓ વિભાગ છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજર અને પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર (અથવા જે વ્યક્તિ લાંબો સમયના સ્પોન્સરની હજી સુધી નિયુક્ત કરવામાં ન આવે તો કામ બંધ કરી દે તે વ્યક્તિએ) દસ્તાવેજ પર હસ્તાક્ષર અને તારીખ આપવી જોઈએ. આજે, તે ઇમેઇલ દ્વારા થવાની સંભાવના છે જેથી તમારા પ્રોજેક્ટ ફાઇલોમાં ઇમેઇલ અધિકૃતતાની નકલ રાખો, જો તમને તેના પર પાછા સંદર્ભ લેવાની જરૂર હોય