સ્ટેકહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાન શું છે?
સ્ટેકહોલ્ડરો શું છે?
હિસ્સાધારકો સંસ્થામાં આંતરિક અને બાહ્ય હોઈ શકે છે.
આંતરિક હિસ્સેદારોના ઉદાહરણોમાં એક્ઝિક્યુટિવ્સ અને બિઝનેસ એકમો જેવા કે એકાઉન્ટિંગ અને ઇન્ફોર્મેશન ટેકનોલોજીનો સમાવેશ થાય છે. વ્યાપાર એકમો સામાન્ય રીતે પ્રોજેક્ટ ટીમ પર પ્રતિનિધિઓ હોય છે. બાહ્ય હિસ્સેદારો હિત ધરાવતા જૂથો, ઉદ્યોગો અને નાગરિક સંગઠનો હોઈ શકે છે. પ્રોજેક્ટ ટીમ પર બાહ્ય હિસ્સેદારોનું પ્રતિનિધિત્વ કરવું તે ભાગ્યે જ જોવા મળે છે. નિયમનકારી સત્તાવાળા એજન્સીઓ માટે, જે ઉદ્યોગો તેઓ નિયમન કરે છે તે સામાન્ય રીતે કોઈ પણ પ્રોજેક્ટ માટે સૌથી મહત્વપૂર્ણ બાહ્ય હિસ્સેદાર જૂથ છે. જો સ્ટૅક્ચહોલ્ડરને પ્રોજેક્ટ ટીમ દ્વારા ઓળખવામાં આવે છે, તો તે હિસ્સેદારને સ્ટેકહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાનમાં વિચારવું જોઇએ.
એક પ્રોજેક્ટ ટીમ પ્રત્યેક હિસ્સેદાર જૂથના પ્રતિનિધિત્વ કરતા સભ્યોની રચના કરવી તે અવ્યવહારુ છે. ઘણા કિસ્સાઓમાં, તે અશક્ય છે જો કે, પ્રોજેક્ટ ટીમ સફળ થવા માટે હિસ્સેદારો પાસેથી ઇનપુટ અને ખરીદી કરવાની જરૂર છે. ઉદાહરણ તરીકે, એક સરકારી સંગઠન તેના સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતા માલિકી સોફ્ટવેર પ્રોગ્રામને સંપૂર્ણપણે સુધારવું અને આધુનિક બનાવવા માંગે છે.
સંગઠનમાં લગભગ દરેક વ્યક્તિ કોઈ રીતે કાર્યક્રમનો ઉપયોગ કરે છે. દરેક પ્રકારનો યુઝર્સ પ્રોજેક્ટ ટીમ પર સીધો પ્રતિનિધિત્વ કરી શકતો નથી, તેથી ટીમ હિસ્સેદારો પાસેથી ઇનપુટ એકત્ર કરવાના માર્ગોનું નિર્માણ કરે છે અને પ્રોજેક્ટના દરજ્જા અંગે હિસ્સેદારોને જાણ કરવાના માર્ગો પર નિર્ણય કરે છે. ઇનપુટ અને સંચાર વ્યૂહરચનાઓ ભેગી કરવા માટેની આ પદ્ધતિઓ સ્ટેકહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાનમાં દસ્તાવેજીકરણ કરવામાં આવે છે.
સ્ટેકહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાન અને કોમ્યુનિકેશન પ્લાન વચ્ચેનો તફાવત
પ્રોજેક્ટના હિસ્સાધારક વ્યવસ્થાપન યોજના અને સંદેશાવ્યવહાર યોજના વચ્ચે નોંધપાત્ર પ્રમાણમાં બ્લીડ થઈ શકે છે. તેમના કાર્યો ખૂબ સમાન છે. એક હિસ્સેદાર મેનેજમેન્ટ યોજના વ્યાપક છે કારણ કે તે પ્રોજેક્ટ માટે ઇનપુટ તેમજ આઉટલાઇન્સ આઉટપુટની સુવિધા આપે છે. એક હિસ્સેદાર મેનેજમેન્ટ યોજના એ સંક્ષિપ્ત છે કે તે ફક્ત નિહિત રૂચિવાળા લોકો સાથે સંબોધે છે જ્યારે સંચાર યોજનામાં વ્યાપક પ્રેક્ષકો સામેલ હોઈ શકે છે.
એક પ્રોજેક્ટ દરમિયાન સ્ટેકહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાન વિકસિત થાય છે
શેરહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાન સામાન્ય રીતે પ્રોજેક્ટ મેનેજર દ્વારા રાખવામાં આવે છે. એક પ્રોજેક્ટ આગળ વધે છે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર સ્ટેકહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાનની સમીક્ષા કરે છે અને સમયાંતરે તે સુધારાઓ પર વિચાર કરવા પ્રોજેક્ટ ટીમમાં પાછા લાવે છે. એક યોજના તેના આયોજનની તબક્કામાં કરતાં તેની સમયરેખાની મધ્યમાં ખૂબ જ જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુદી જુએ છે, તેથી જો સંજોગોની આવશ્યકતા હોય તો પ્રોજેક્ટના માર્ગદર્શક દસ્તાવેજો બદલવામાં મહત્વપૂર્ણ છે.
સ્ટેકહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાન કેવી રીતે કામ કરે છે તેનું ઉદાહરણ
અહીં એક ઉદાહરણ છે કે કેવી રીતે કોઈ યોજનાના ભાગરૂપે સ્ટેકહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાન બદલી શકે છે. એક રાજ્ય એજન્સી નિયમ બનાવતી યોજના પર ઊભી થાય છે. જેમ જેમ તે શરૂ થાય છે તેમ, પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર અને પ્રોજેક્ટ મેનેજર હિસ્સેદારોની સૂચિ સાથે શેરહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાનમાં મૂકવામાં આવે છે.
પ્રોજેક્ટ ટીમની પ્રથમ કાર્યો પૈકી એક યોજનાને બહાર કાઢવાનો છે. થોડા મહિનાઓ પછી, પ્રોજેક્ટ ટીમનો સભ્ય પ્રોજેક્ટ્સની શરૂઆતમાં કોઈ એક વિચારધારા ધરાવતો નથી. પ્રોજેક્ટ મેનેજર નવા શેરહોલ્ડરને યોજનામાં ઉમેરે છે અને નવી સ્ટીકહોલ્ડરને કેવી રીતે જોડવા તે અંગે ચર્ચા કરવા માટે એક પ્રોજેક્ટ ટીમ મીટિંગ બોલાવે છે. એકવાર ટીમ નક્કી કરે કે શું કરવું, પ્રોજેક્ટ મેનેજર પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સરને જાણ કરશે.
સ્પષ્ટ રીતે, શેરહોલ્ડર મેનેજમેન્ટ પ્લાન જીવંત દસ્તાવેજ છે. પ્રોજેક્ટમાં ફેરફાર થાય તેમ, પ્રોજેક્ટની જરૂરિયાતોને વધુ સારી રીતે પ્રદાન કરવા માટે હિસ્સેદાર મેનેજમેન્ટ પ્લાન તેની સાથે બદલી શકે છે. એક ફોરું અને હરવાફરવામાં ચપળ આંખોવાળું નાનું હાડકું સંભાળનાર આયોજન યોજના સાથે, એક પ્રોજેક્ટ ટીમ હિસ્સેદારો પાસેથી ઇનપુટ અને પ્રતિક્રિયા યોગ્ય રીતે ભેગા કરી શકે છે તેમજ તે શેરહોલ્ડરોને માહિતી આપી શકે છે.