સંદર્ભ પત્ર લખવા કેવી રીતે

સંદર્ભ પત્ર લખવા કેવી રીતે કરવું તે જાણવું અગત્યનું છે, કારણ કે લગભગ દરેકને તેમની કારકિર્દી દરમિયાન અમુક સમયે સંદર્ભ આપવા માટે કહેવામાં આવે છે. ભલે તે કોઈ કર્મચારી, મિત્ર, અથવા તમે જેની સાથે કામ કર્યુ હોય તે માટે છે , ભલામણના અસરકારક પત્ર લખવા માટે તૈયાર થવું તે મહત્વપૂર્ણ છે.

સંદર્ભ પત્ર કેવી રીતે લખવા તે વિશે ટીપ્સ માટે નીચે વાંચો, સાથે સાથે ઉમેદવારને શું માલ પૂછવા માટે અને કોઈના માટે પત્ર લખવા માટે ના (અને કઈ રીતે કહેવું) કહો ત્યારે.

સંદર્ભ પત્ર શું છે?

સંદર્ભ પત્ર, જેને ભલામણના પત્ર તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે, તે એક પત્ર છે જે કોઈના કાર્યનો અનુભવ, કુશળતા, નિપુણતા, વ્યક્તિગત ગુણો અને / અથવા શૈક્ષણિક કામગીરી માટે બોલે છે. તે એક ભૂતપૂર્વ એમ્પ્લોયર, સહયોગી, ક્લાયન્ટ, શિક્ષક અથવા કોઈ અન્ય વ્યક્તિ દ્વારા લખાયેલું છે જે તે વ્યક્તિ વિશે હકારાત્મક રીતે બોલી શકે છે.

જ્યારે તમે સંદર્ભ પત્રો જરૂર છે

તમને સંદર્ભ અક્ષરોની જરૂર છે, ખાસ કરીને તેમાંના ત્રણ, જ્યારે તમે નોકરીઓ, ઇન્ટર્નશિપ્સ, સ્વયંસેવક હોદ્દાઓ, કોલેજો અને ગ્રેજ્યુએટ સ્કૂલ પ્રોગ્રામ્સ પર અરજી કરો છો. એક સંદર્ભ પત્ર તમારી કુશળતા અને વિશેષતાઓનું સકારાત્મક સમર્થન છે, જે તમારા કાર્ય, વર્ણ અને સિદ્ધિઓથી પરિચિત વ્યક્તિ દ્વારા લખાયેલ છે.

સંદર્ભ પત્ર સમજાવે છે કે વાચક તમને શા માટે પસંદ કરવુ જોઇએ, અને તમે જે તક માટે અરજી કરી રહ્યા છો તે માટે તમને ક્વોલિફાય કરે છે. સંગઠન દ્વારા પત્રોની વિનંતી કરવામાં આવી શકે છે જે સંસ્થામાં રોજગારી અથવા સ્વીકાર માટે વ્યક્તિગત વિચારણા કરે છે, અથવા તેઓ નોકરી શોધનાર અથવા અરજદાર દ્વારા ઓફર કરી શકે છે.

સંદર્ભ પત્રમાં શું સમાવવામાં આવ્યું છે

એક સંદર્ભ પત્ર તમારી કુશળતા અને વિશેષતાઓનું સકારાત્મક સમર્થન છે. તે સમજાવે છે કે વાચક તમને શા માટે પસંદ કરે છે અને કયા તક માટે તમે અરજી કરી રહ્યા છો તે માટે તમને લાયક ઠરે છે.

વ્યવસાયિક સંદર્ભ પત્ર સામાન્ય રીતે સુપરવાઇઝર, સહ-કાર્યકર, ક્લાયન્ટ, શિક્ષક અથવા પ્રોફેસર દ્વારા લખવામાં આવે છે જે તમારી કાર્ય-પદ્ધતિઓના સેટિંગમાં સારી રીતે પરિચિત છે.

તેમાં સામાન્ય રીતે તમારી સ્થિતિ અને જવાબદારીઓનું વર્ણન, કંપનીમાં તમારા સમયનો અવધિ, અને સંગઠનની તમારી ક્ષમતાઓ, લાયકાતો અને યોગદાનનો સમાવેશ થાય છે.

એક પાત્ર, અથવા વ્યક્તિગત સંદર્ભ પત્ર કુટુંબના મિત્ર, માર્ગદર્શક અથવા પાડોશી દ્વારા લખાયેલો હોઈ શકે છે, જે તમને તે સ્થાન માટે પ્રમાણિત કરી શકે છે જે તમે ઇચ્છતા હો તે સ્થાન માટે એક સારા ઉમેદવાર બનશે. તે સમજાવે છે કે કેવી રીતે લેખક તમને જાણે છે અને તમારી વ્યક્તિગત વિશેષતાઓની ચર્ચા કરે છે કારણ કે તે નોકરીની ગોઠવણીમાં લાગુ થશે.

સંદર્ભ પત્ર લખવા પહેલાં શું કરવું

પત્ર લખવાની સંમત થતાં પહેલાં "હા" કહીને પહેલાં વિચારો. ખાતરી કરો કે તમને લાગે છે કે તમે આ વ્યક્તિ માટે હકારાત્મક પત્ર લખી શકો છો. જો તમે વ્યક્તિને સારી રીતે જાણતા ન હોવ અથવા તમને લાગતું નથી કે તમે વ્યક્તિની કુશળતા અથવા ક્ષમતાઓનો ખૂબ બોલી શકો છો, તો ભલામણની વિનંતીને બંધ કરવા માટે તે સારું છે. વાસ્તવમાં, વ્યક્તિ માટે નકારાત્મક સંદર્ભ લખવાની જગ્યાએ કોઈ ભલામણ લખવા માટે કોઈ કહેવાનું સારું છે. જ્યારે તમે વિનંતિને બંધ કરો છો ત્યારે તમે અસ્પષ્ટ હોઈ શકો છો, ખાલી કહીને "મને નથી લાગતું કે હું તમારી ભલામણ લખવા માટે શ્રેષ્ઠ વ્યક્તિ બનીશ." જો શક્ય હોય, તો તેઓ જે કોઈ બીજાને પૂછશે તે સૂચવો.

માહિતીની વિનંતી કરો વ્યક્તિને તેમના રેઝ્યૂમે અથવા સીવીની કૉપિ માટે પૂછવું એ એક સારો વિચાર છે, ભલે તમે તેમને લાંબા સમય સુધી જાણ્યા હોય.

તેમની પાસે નવી માન્યતા અથવા સિદ્ધિઓ હોઈ શકે છે, અને તમે શક્ય તેટલું વધુ વર્તમાન માહિતી પ્રદાન કરવા માગો છો. પત્ર લખતી વખતે આ તમને માર્ગદર્શિકા આપવાનો પણ મદદ કરશે.

જો સંદર્ભ પત્ર ચોક્કસ રોજગારીની તક માટે છે, તો નોકરીની પોસ્ટની નકલ પણ પૂછો. એ જ રીતે, જો સંદર્ભ પત્ર ચોક્કસ શાળા અથવા કાર્યક્રમ માટે છે, તો શાળામાં કેટલીક માહિતી માટે પૂછો. તમારી પાસે વધુ માહિતી, પત્ર લખવાનું સરળ હશે.

તમામ વિગતો મેળવો. ઉમેદવાર વિશેની માહિતી મેળવવાની સાથે સાથે પત્રને કેવી રીતે સબમિટ કરવો તે વિશેની બધી જ માહિતી મેળવો. તમને ક્યારે પત્ર મોકલવો જોઈએ, ક્યારેની તારીખ છે, અને પત્ર કયા સ્વરૂપમાં હોવો જોઈએ તે પણ પૂછો. એ પણ પૂછો કે શાળા અથવા નોકરીદાતા ઇચ્છે છે કે તમે તમારા પત્રમાં શામેલ કરો.

સંદર્ભ પત્રમાં શામેલ કરવું તે

જ્યાં સુધી ઉમેદવાર તમને તમારી ભલામણ લખવા માટે કોઈ ફોર્મ આપે છે, તમારે એક ઔપચારિક પત્ર તરીકે સંદર્ભ લખવો જોઈએ. એક સંદર્ભ પત્ર તમારે અને એમ્પ્લોયરની સંપર્ક માહિતી (નામ, સરનામું, ફોન નંબર, ઇમેઇલ) ની તારીખથી શરૂ થવું જોઈએ. જો આ વાસ્તવિક પત્રને બદલે એક ઇમેઇલ છે, તો પત્રની સમાપ્તિ પછી તમારી સંપર્ક માહિતીને તમારી હસ્તાક્ષર પછી સામેલ કરો .

સંપર્ક માહિતી અને શુભેચ્છા: જો તમે કોઈ વ્યક્તિને પત્ર લખી રહ્યાં હોવ અથવા સમિતિની ભરતી કરો તો પત્રની ટોચ પર અને શુભેચ્છામાં તેમની સંપર્ક માહિતીનો સમાવેશ કરો. જો તમે કોઈ સામાન્ય પત્ર લખી રહ્યા હોવ, તો તમે " કોનો ચિંતા કરી શકો છો" લખી શકો છો અથવા ફક્ત તમારા પત્રને પ્રથમ ફકરા સાથે શરૂ કરી શકો છો.

નમસ્કાર: તમારા પત્રને "ડિયર શ્રી / મ.ના છેલ્લું નામથી શરૂ કરો." જો તમને એમ્પ્લોયરનું છેલ્લું નામ ખબર ન હોય, તો ફક્ત લખો, "પ્રિય ભાડે મેનેજર." જો ઉમેદવાર શૈક્ષણિક કાર્યક્રમ માટે અરજી કરી રહ્યા હોય, તો તમે "ડિયર એડમિશન કમિટી" લખી શકો છો.

પ્રસ્તાવના: તમે જે વ્યક્તિ પત્ર લખી રહ્યા છો તે વ્યક્તિ સાથેના તમારા સંબંધો સમજાવો. તમે શામેલ કરી શકો છો કે તમે કેટલા વ્યક્તિને ઓળખ્યા છે. પછી શા માટે તમે પત્ર લખી રહ્યાં છો તે સમજાવો. કંપનીનું નામ, નોકરી, સ્કૂલ અથવા તક, જેમાં વ્યક્તિ અરજી કરી રહી છે તેનો સમાવેશ કરવાની ખાતરી કરો. ઉદાહરણ તરીકે, "હું છેલ્લા પાંચ વર્ષથી જેમ્સ સ્મિથના સુપરવાઇઝર XYZ કંપનીમાં છું. હું એબીસી કંપની ખાતે હેડ એકાઉન્ટન્ટની સ્થિતિ માટે તેમને ભલામણ કરું છું.

શારીરિક ઝાંખી: પત્રના શરીરમાં, ઉમેદવારની વ્યક્તિગત લાક્ષણિકતાઓ (સર્જનાત્મકતા, ધીરજ, આત્મવિશ્વાસ, વગેરે), ચોક્કસ કુશળતા (ઉત્તમ સંચાર કૌશલ્ય, સંગઠનની કુશળતા , વગેરે) વિશે ચોક્કસ માહિતી શામેલ છે. શક્ય તેટલા ચોક્કસ રહો.

પ્રથમ ફકરો: સંદર્ભપત્રનો પહેલો ફકરો તમે જે વ્યક્તિની ભલામણ કરી રહ્યા છો તેના માટે તમારું જોડાણ સમજાવે છે, જેમાં તમે તેમને કેવી રીતે જાણો છો અને શા માટે તમે રોજગાર અથવા ગ્રેજ્યુએટ સ્કૂલને ભલામણ કરવા માટે સંદર્ભ પત્ર લખવા માટે લાયક છો. તમે જે વ્યક્તિની ભલામણ કરી રહ્યાં છો તે વ્યક્તિ સાથે સંબંધ (વ્યક્તિગત અથવા વ્યાવસાયિક) નો ઉલ્લેખ કરો.

બીજું ફકરો (અને ત્રીજું, અને ચોથું)
સંદર્ભ પત્રના મધ્યમ ફકરાઓમાં તમે જે વ્યક્તિ વિશે લખી રહ્યાં છો તેની માહિતી શામેલ છે, શા માટે તેઓ લાયક છે અને તેઓ શું ફાળો આપી શકે છે તે સહિત. જો જરૂરી હોય તો, વિગતો પૂરી પાડવા માટે એકથી વધુ ફકરાનો ઉપયોગ કરો. વિશિષ્ટ અને શા માટે આ વ્યક્તિ એક લાયક ઉમેદવાર છે તેનું ઉદાહરણ શેર કરો જો તમે આ કરી શકો છો, તો વિશિષ્ટ ઉદાહરણો જણાવો જ્યાં તમે વ્યક્તિને સ્થિતિ માટે જરૂરી કૌશલ્યનો ઉપયોગ કરીને સફળતાપૂર્વક જોયું છે.

ચોક્કસ નોકરી , શાળા અથવા તકને લગતા ગુણો અને કુશળતાનું વર્ણન કરવાનો પ્રયાસ કરો. ઉદાહરણ તરીકે, જો વ્યક્તિ મેનેજર તરીકે નોકરી માટે અરજી કરી રહ્યું હોય, તો વ્યક્તિના નેતૃત્વ અને સંચાર કૌશલ્ય પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો.

પત્ર બંધ
બંધ ફકરામાં, વધુ માહિતી પૂરી પાડવા અને તમારી સંપર્ક માહિતી (ફોન અને ઇમેઇલ) શામેલ કરવાની ઓફર કરો જેથી તમે મૌખિક ભલામણ આપવા ઉપલબ્ધ હોઈ શકો, અથવા જો જરૂરી હોય તો વધુ પ્રશ્નોના જવાબ આપો. તમે પુનરુક્તિ પણ કરી શકો છો કે તમે આ વ્યક્તિને "પૂરા હૃદયથી" અથવા "અનામત વિના" ભલામણ કરો.

હસ્તાક્ષર: તમારા હસ્તાક્ષર, હસ્તાક્ષર, તમારા ટાઇપ કરેલા નામ દ્વારા પત્ર લખો. જો આ એક ઇમેઇલ છે, તો ફક્ત તમારા ટાઈપ નામનો સમાવેશ કરો, તમારી સંપર્ક માહિતી દ્વારા અનુસરવામાં આવશે. વ્યવસાય બંધના ઉદાહરણો સાથે પત્ર કેવી રીતે અંત કરવો તે અહીં છે.

ભલામણ લેટર લંબાઈ, ફોર્મેટ, અને ફૉન્ટ

તમે પત્ર લખવાનું શરૂ કરો તે પહેલાં: ઉમેદવારને તમને તેના રેઝ્યુમી, ટ્રાન્સક્રિપ્ટ, સીવી, અથવા કોઈપણ અન્ય સામગ્રી મોકલવા કે જે તમને વ્યક્તિનું ચોક્કસપણે વર્ણન કરવામાં મદદ કરશે. તમે જે પૉઝીશન માટે અરજી કરી રહ્યા છો તેના વર્ણન માટે પણ કહી શકો છો અને કંપની વિશેની માહિતી. તમારી પાસે વધુ માહિતી, એક મજબૂત ભલામણ લખવાનું સરળ હશે.

લંબાઈ: ભલામણનો પત્ર એક કે બે ફકરા કરતાં વધુ હોવો જોઈએ; આ ટૂંકી પત્ર તમને સૂચવે છે કે તમે વ્યક્તિને સારી રીતે જાણતા નથી અથવા તેમને સંપૂર્ણપણે સમર્થન આપતા નથી. જો કે, તમે પત્રને ટૂંકા રાખવી અને કેટલાક મુખ્ય મુદ્દાઓ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા માંગો છો, તેથી એક કરતાં વધુ પૃષ્ઠ લખવાનું ટાળો. ત્રણ અથવા ચાર ફકરા કે જે તમને વ્યક્તિને કેવી રીતે ઓળખે છે અને શા માટે તમે તેમને ભલામણ કરી રહ્યા છો તે યોગ્ય લંબાઈ છે.

ફોર્મેટ: ભલામણનું પત્ર દરેક ફકરા વચ્ચેની જગ્યા સાથે સિંગલ-સ્પેસ ધરાવતું હોવું જોઈએ. લગભગ 1 "માર્જિનનો ઉપયોગ ટોચ, તળિયે, ડાબે અને જમણી બાજુના પૃષ્ઠ પર કરો, અને તમારા ટેક્સ્ટને ડાબેથી સંરેખિત કરો (મોટા ભાગના દસ્તાવેજોની સંરેખણ).

ફૉન્ટ: ટાઇમ્સ ન્યૂ રોમન, એરિયલ અથવા કેલિબ્રી જેવા પરંપરાગત ફોન્ટનો ઉપયોગ કરો. ફૉન્ટનું કદ 10 અને 12 પોઇન્ટ વચ્ચે હોવું જોઈએ, તેથી તે વાંચવામાં સરળ છે. ફૉન્ટનું કદ ગોઠવી એ તમારા પત્રને એક જ પૃષ્ઠમાં રાખવાની એક સારી રીત છે.

સંપાદિત કરો: તે મોકલવા પહેલાં તમારા અક્ષર દ્વારા વાંચવા માટે ખાતરી કરો. તમે કોઈ અન્ય પત્રમાં ફેરફાર કરી શકો છો, પરંતુ તેના ગોપનીયતાને જાળવી રાખવા માટે ઉમેદવારના નામને છુપાવી શકો છો.

ઉદાહરણની સમીક્ષા કરો

પ્રિય શ્રીમતી જોહ્નસન,

સાબર માર્કેટિંગ અને પીઆરમાં ડિજિટલ માર્કેટીંગ મેનેજરની પદ માટે સારા જોન્સની ભલામણ કરવા હું રોમાંચિત છું. એ એન્ડ બી મીડિયાના માર્કેટિંગ ડિરેક્ટર તરીકે, મને સારાહના અવેક્ષક તરીકે કામ કરવાનો આનંદ મળ્યો હતો જ્યારે તે માર્કેટિંગ સહયોગી તરીકે અહીં કામ કરી રહી હતી. જવાબદાર, સમયનિષ્ઠ અને અત્યંત તેજસ્વી, સારાહ એ & બી મીડિયામાં શ્રેષ્ઠ પ્રતિભામાં હતી, અને હું તેની લાયકાત અને તેની કુશળતા સેટની સંપૂર્ણપણે સમર્થન કરું છું.

મેગેઝિનના મેદાન પર લાવવામાં આવતાં જ્ઞાનથી અને ક્ષેત્રની નવીનતમ ટોચ પર રહેવા માટે તેના સમર્પણને હું સતત પ્રભાવિત કરતો હતો. સારામાં મજબૂત અંતઃપ્રેરણા સાથે તીવ્ર વિશ્લેષણ કુશળતાનો સમાવેશ થાય છે, અને હું હંમેશાં જાણતો હતો કે હું ડેડલાઇનને પહોંચી વળવા અને અમારી અપેક્ષાઓ કરતાં વધી જવા માટે તેના પર આધાર રાખી શકું છું. અમારી સાથે તેમના બે વર્ષ દરમિયાન, તેમણે અમારી સોશિયલ મીડિયા જોડાણ 20% વધારીને, અમારી વેબસાઇટ બાઉન્સ દર 10% ઘટાડીને, અસંખ્ય સિદ્ધિઓ પ્રાપ્ત કરી, ડિજિટલ ઝુંબેશો પર 15% સુધીમાં અમારી ROI વધારી.

સારાહની વ્યાવસાયિક કુશળતા એ એન્ડ બી મીડિયા માટે અતિ મૂલ્યવાન હતી, તે એક અદ્ભુત ટીમ પ્લેયર પણ હતી. સાથે આશાવાદી, સંલગ્ન અને સરળ થવું, સારાહ એ ઓફિસમાં સાચા આનંદ હતો અને અમારા વિભાગમાં તેમજ કંપની સમગ્ર કંપનીમાં ઘણા હકારાત્મક સંબંધોને પ્રોત્સાહિત કર્યા.

તેણે કહ્યું, મારી ભલામણમાં હું અત્યંત વિશ્વાસ કરું છું અને મને વિશ્વાસ છે કે સારાહ માર્કેટિંગ અને પીઆર માટે સારામાં સારા છે. જો તમે સારાહ સાથે કામ કરતા મારા અનુભવ વિશે વધુ વાત કરવા માંગતા હો, તો કૃપા કરીને મને melissa@abmedia.com પર ઇમેઇલ કરો અથવા મને 555-555-5555 પર ફોન કરો.

આપની,

મેલિસા બ્રેડલી
માર્કેટિંગ ડિરેક્ટર
એ એન્ડ બી મીડિયા
melissa@abmedia.com
555-555-5555

તમારા પત્ર ફોર્મેટિંગ

જો તમે એમ્પ્લોયર અથવા શાળાને પત્ર મોકલતા હોવ, તો યોગ્ય બિઝનેસ લેટર ફોર્મેટનું પાલન કરવાની ખાતરી કરો. આ પત્રની ટોચ પર તમારી પત્ર (ખાસ કરીને, ભાડે મેનેજર) પ્રાપ્ત કરતી વ્યકિત માટે તમારી સંપર્ક માહિતી, તારીખ અને સંપર્ક માહિતીની સૂચિ શામેલ છે. ભૌતિક અક્ષરના તળિયે તમારી હસ્તલિખિત સહી શામેલ કરો.

જો કે, જો તમે આ પત્ર ઇમેઇલ કરો છો, તો તમારે કોઈપણ સંપર્ક માહિતી અથવા પત્રની શીર્ષ પરની તારીખ શામેલ કરવાની જરૂર નથી. તેની જગ્યાએ, તમારા ઇમેઇલ સહી પછી તમારી સંપર્ક માહિતીને સૂચિબદ્ધ કરો ઉમેદવારના નામની સૂચિ, જે નોકરી તેઓ અરજી કરી રહ્યા હોય (જો લાગુ હોય), અને તમારા પત્રનો હેતુ દર્શાવે છે તે સ્પષ્ટ, સંક્ષિપ્ત વિષય રેખા હોવાનું પણ ખાતરી કરો. ઉદાહરણ તરીકે, વિષય પંક્તિ કદાચ વાંચી શકે છે: "ભલામણ માટે ફર્સ્ટ નેમ છેલ્લું નામ - માનવ સંસાધન સહાયક જોબ."

સંદર્ભ પત્ર ઢાંચોનો ઉપયોગ કરો

જો તમને ખાતરી ન હોય કે શું લખવું, સંદર્ભ પત્ર નમૂનાનો ઉપયોગ કરો અને તમારી માહિતીને શામેલ કરવા માટે તેને વ્યક્તિગત કરો. ટેમ્પ્લેટ એ તમારા પત્રને કેવી રીતે ફોર્મેટ કરવું અને પત્રમાં શામેલ કરવું તે જોવાનો એક ઉપયોગી રીત છે.

તમારા સ્વયંના પત્રમાં શું સામેલ કરવું તે વિશેના વિચારો માટે તમે નમૂના સંદર્ભ અક્ષરો પણ જોઈ શકો છો. જો કે, પત્ર બદલવાનું યાદ રાખો કે જેથી તે ચોક્કસ વ્યક્તિને લાગુ પડે છે કે જેના માટે તમે પત્ર લખ્યો છે.

વધુ નમૂનાઓ: સંદર્ભ પત્ર ઉદાહરણો