શું તમારે વ્યવસાય પત્ર લખવાની જરૂર છે? વાપરવા માટે શ્રેષ્ઠ લેઆઉટ વિશે અથવા તમારા પત્રમાં શામેલ કરવું તે વિશે ચોક્કસ નથી? તે મહત્વપૂર્ણ છે કે તમે લખો છો તે તમામ વ્યવસાય અક્ષરો યોગ્ય રીતે ફોર્મેટ કરેલા હોય અને દેખાવમાં વ્યાવસાયિક હોય.
જ્યારે તમે સંભવિત નોકરીદાતાઓ, સહકાર્યકરો, વ્યવસાયિક અને વ્યવસાય જોડાણોને લખી રહ્યા હોવ, ત્યારે તમારા પત્રની લેઆઉટ લગભગ જે તમે લખો છો તેટલું મહત્વપૂર્ણ છે.
જો પત્ર યોગ્ય રીતે ફોર્મેટ કરેલ નથી, ફકરા વચ્ચે પૂરતી જગ્યા નથી, અને બિન પરંપરાગત ફોન્ટ શૈલી અથવા કદનો ઉપયોગ કરે છે, તે તમારા પર નબળી પ્રતિબિંબિત કરી શકે છે
વ્યાપાર પત્ર લેખન માર્ગદર્શિકા
વ્યવસાય પત્ર લખવા માટે અહીં માર્ગદર્શિકા છે, તેથી તમારા બધા પત્રવ્યવહાર શ્રેષ્ઠ છાપ બનાવે છે.
માર્જિન
વ્યાપાર પત્ર માર્જિન લગભગ 1 "આસપાસ હોવું જોઈએ. આ તમારા વ્યવસાયિક પત્રને એક અસ્પષ્ટ દેખાવ આપે છે.તમે ડાબી તરફ તમારા ટેક્સ્ટને સંરેખિત કરવા જોઈએ, આ તે છે કે મોટા ભાગના દસ્તાવેજો ગોઠવાયેલ છે, તેથી તે તમારા અક્ષરને વાંચવાયોગ્ય બનાવશે.
અક્ષર અંતર
તમારા પત્રમાં જગ્યા છોડીને સ્પષ્ટ, અનક્લેટર અને સરળ વાંચવા માટે સરળ બનાવે છે જે વાચક કદર કરશે. તમારું પત્ર બ્લોક ફોર્મેટમાં હોવું જોઈએ: ફકરા વચ્ચે ડબલ જગ્યા માટે સિવાય સમગ્ર અક્ષર ડાબી અને સિંગલ-સ્પેસ સાથે ગોઠવાયેલ હોવી જોઈએ.
અક્ષર ની જાડાઈ
વ્યવસાયિક પત્ર માટે પરંપરાગત ફોન્ટનું કદ 12 છે. ફોન્ટ ટાઇમ્સ ન્યૂ રોમન અથવા એરિયલ હોવું જોઈએ. જો કે, જો તમે લેટેથહેડનો ઉપયોગ કરો છો, તો લેટેહાથ અલગ ફોન્ટ કદ અને શૈલીમાં હોઈ શકે છે.
ફોન્ટ પ્રકાર
વ્યવસાયિક અક્ષરમાં વિવિધ શૈલીઓનો ઉપયોગ કરવાની જરૂર નથી.
એકસમાન ફૉન્ટ (ટાઈમ્સ ન્યૂ રોમન અથવા એરિયલ જેવી બુકપ્રિંટ ફોન્ટ) નો ઉપયોગ કરો અને નીચે લીટી, ઇટાલિલીકિંગ અથવા બોલિંગથી દૂર રહો. જો કે, જો તમે લેટરહેડનો ઉપયોગ કરો છો, તો લેટેડહેડ અલગ ફૉન્ટ શૈલીમાં હોઈ શકે છે.
લેટર ટેક્સ્ટ
વ્યાપાર પત્રની ટેક્સ્ટ સ્વચ્છ અને વાંચવા યોગ્ય હોવી જોઈએ. ટેક્સ્ટના એક મોટા બ્લોકમાં તમારા પત્ર લખવાનું ટાળો.
તમારા ટેક્સ્ટને કેટલાક સંક્ષિપ્ત ફકરોમાં તોડો. આ ફકરો ડાબી બાજુ ગોઠવાયેલ હોવી જોઈએ; આ સરળ વાંચન માટે પરવાનગી આપે છે જ્યારે તમે તમારું પત્ર પૂરું કર્યું હોય, ત્યારે કોઈ બીજાને તમારા માટે વાંચવા માટે પૂછો. આ પત્રમાં ટૂંકમાં તેમને નજર નાખો. પૃષ્ઠ પર ઘણું લખાણ છે? શું અલગ ફકરાઓ જોવાનું સરળ છે?
સંપર્ક માહિતી
તમારા પત્રના પ્રથમ વિભાગમાં તમારી સંપર્ક માહિતી અને તમે લખેલ વ્યક્તિની સંપર્ક માહિતી શામેલ હોવી જોઈએ. તમારા પત્રની ટોચ પર લખેલી તારીખનો પણ સમાવેશ કરો.
પત્ર અભિવાદન
જ્યાં સુધી તમે વાચકને સારી રીતે જાણતા ન હોવ અને સામાન્ય રીતે તેમના પ્રથમ નામ દ્વારા તેમને સંબોધિત કરો, તો તમારે વ્યક્તિની વ્યક્તિગત શીર્ષક અને નમસ્કારમાં સંપૂર્ણ નામ શામેલ કરવું જોઈએ (એટલે કે "ડિયર શ્રી જેમ્સ ફ્રેન્કલીન"). જો તમે વાચકના નામને અનિશ્ચિત છો, તો તેનું શીર્ષક શામેલ કરો (દાખલા તરીકે "માર્કેટિંગ પ્રિય એક્ઝિક્યુટિવ"). જો તમે વાચકની જાતિ વિશે અચોક્કસ છો, તો ફક્ત તેમનું પૂરું નામ જણાવો અને વ્યક્તિગત ટાઇટલ ટાળવો (એટલે કે "ડિયર જેમી સ્મિથ"). જો તમે રીડરનાં લિંગ, નામ અને ટાઇટલ વિશે અચોક્કસ છો, તો ફક્ત લખો, "ટુ થોમ ઇટ મે ચિંતા " નમસ્કાર પછી એક લીટી ખાલી રાખો.
લેટર ફકરા
વ્યવસાયિક અક્ષર ફકરા પ્રમાણમાં સંક્ષિપ્ત હોવા જોઈએ.
પ્રથમ ફકરામાં સંક્ષિપ્ત મૈત્રીપૂર્ણ ઓપનિંગ અને લેખિત માટેના તમારા કારણોનું સંક્ષિપ્ત વર્ણન શામેલ હોઈ શકે છે. બીજો ફકરો (અને કોઈપણ અનુગામી ફકરાઓ) તમારા લેખન માટે કારણ પર વિસ્તૃત થવું જોઈએ. અંતિમ ફકરોએ તમારા લેખન માટેના કારણને પુન: બોલવુ જોઇએ અને જો લાગુ પડતું હોય તો, ક્રિયાની તમારી યોજના જણાવો (અથવા રીડર દ્વારા કેટલાંક પગલાં લેવાની વિનંતી કરો).
સમાપન
જ્યારે તમે કોઈ વ્યવસાય પત્ર અથવા ઇમેઇલ સંદેશ લખી રહ્યાં હોવ ત્યારે વ્યાવસાયિક રીતે તમારા પત્રને બંધ કરવો મહત્વનું છે જેથી તમે અક્ષર છો, તે સંપૂર્ણ રીતે, સારી રીતે લખાયેલ અને વ્યાવસાયિક છે.
હસ્તાક્ષર
જ્યારે તમે કાગળ પત્ર મોકલતા હોવ, ત્યારે પત્ર લખીને તમારા હસ્તાક્ષર, હસ્તાક્ષર, તમારા ટાઇપ કરેલા નામ દ્વારા પૂર્ણ કરો. જો આ ઇમેઇલ છે, તો ફક્ત તમારો ટાઈપ કરેલ નામ શામેલ કરો.
છેલ્લે, ચેકને જોડણી કરવાનું ભૂલશો નહીં અને તમારા પત્રને મોકલવા પહેલાં તેને ઠીક કરવો.
ફરીથી, તમારા માટે તેની સમીક્ષા કરવા માટે કોઈ કુટુંબના સભ્ય, મિત્ર અથવા સાથીને પૂછો આંખોની બીજી જોડી માટે હંમેશાં સારૂં છે કારણ કે તે અમારી પોતાની ભૂલોને પકડવા મુશ્કેલ છે.
વ્યાપાર પત્ર ફોર્મેટ
તમારા પત્રના દરેક વિભાગમાં શામેલ થવું તે વિશેની માહિતી સાથે ફોર્મેટ કરેલા વ્યવસાય પત્રની સમીક્ષા કરો.
વ્યાપાર પત્ર ઉદાહરણો
પત્ર અને ઇમેઇલ સંદેશ નમૂનાઓ અને નમૂનાઓ સહિત વિવિધ વ્યવસાય, વ્યવસાયિક અને રોજગાર સંબંધિત પત્રવ્યવહાર માટે વ્યાપાર પત્ર ઉદાહરણો.