પ્રોજેક્ટ આગળ ખસેડવું રાખો
અમે કેટલાક ફેરફાર વ્યવસ્થાપન સાધનોને પણ જોશો જેનો તમે ઉપયોગ કરી શકો છો અને કેવી રીતે પ્રોજેક્ટ અવકાશ વ્યવસ્થાપન રમતમાં આવે છે.
અમે પ્રક્રિયાઓ અથવા સાધનો વિશે પણ વાત કરીએ તે પહેલાં હું તમારી દૃષ્ટિબિંદુને બદલવા માટે ચર્ચા કરવા માંગુ છું.
સ્વીકારો ફેરફારો થાય છે
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ જીવનચક્રના કોઈપણ તબક્કે ફેરફારો થઈ શકે છે.
માથાનો દુખાવો કરતાં ઓછા પ્રોજેક્ટ્સમાં ફેરફાર કરવા માટેની સૌથી સરળ રીત એ છે કે તે થવાનું છે અને તે માટે યોજના ઘડી રહ્યું છે.
બદલાવ સાથે વ્યવહાર કરવા માટે સ્થાનાંતર કર્યા પછી તે દરેકને બોર્ડમાં દરેકને અલગ કરવાના સૌથી ઝડપી રસ્તો છે જે અલગ અલગ હોઈ શકે છે.
વ્યાખ્યાયિત, માળખાગત ફેરફાર વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયાનો પ્રારંભ કરવા માટેનું શ્રેષ્ઠ સ્થાન છે. જો કોઈ એવું સૂચવે છે કે આ પ્રોજેક્ટ વર્તમાનમાં જે આયોજન કરવામાં આવ્યું છે તેનાથી કંઇક અલગ કરવું જોઈએ અને પ્રોજેક્ટના નિષ્ફળતાથી બચવા માટેનો સારો માર્ગ છે તે શું થશે તે માટે તે તમારી પ્લેબુક છે.
ફેરફાર વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયા
ફેરફાર વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયા આના જેવી દેખાય છે:
- ફેરફાર વિશેની માહિતી પ્રાપ્ત કરો
- આયોજન સહિતના ફેરફારનું મૂલ્યાંકન કરવું તે કેટલું કાર્ય હશે
- તે આગળ જવું યોગ્ય છે કે કેમ તે અંગે ભલામણ તૈયાર કરો.
- પછી તમે પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર પાસેથી નિર્ણય મેળવશો કે નહીં તે બદલવું જોઈએ કે નહીં.
ચાલો તે દરેક પગલામાં જોવા જોઈએ.
ફેરફાર વિશે માહિતી મેળવો
તમને પ્રોજેક્ટ બદલવાની વિનંતી મળશે. તમે સેંકડો જુદી જુદી રીતોમાં માહિતી પ્રાપ્ત કરી શકો છો: સભામાં, ઇમેઇલ પર, ફોન પર, કોરિડોરમાં તમે સાંજે ઓફિસમાંથી નીકળી જાઓ છો આદર્શરીતે, તમને ફેરફારની વિનંતી ફોર્મ વિશેની માહિતી મળશે, પરંતુ તમને ખબર હોવી જોઈએ કે વાસ્તવિક જીવનમાં ઘણા મહત્વપૂર્ણ હિસ્સેદારો માને છે કે આ પ્રકારના કાગળની રચના પ્રોજેક્ટ મેનેજરની નોકરી છે. અને તમારી કંપનીમાં, તે હોઈ શકે છે
વિનંતિની તમામ વિગતો મેળવવા માટે તમારા પ્રોજેક્ટ ફેરફાર વિનંતી નમૂનાનો ઉપયોગ કરો (એક મિનિટમાં તે વધુ), જો કે અનૌપચારિક રીતે તેઓ તમારી સાથે આવે છે. પછી આરંભ કરનારને છેલ્લા ફોર્મ ચલાવો જેથી તમે જાણો છો કે તમે ચોક્કસપણે તે શું પ્રતિબિંબિત કર્યું છે કે તેઓ શું કરવા માંગો છો.
યાદ રાખો કે ફેરફારો પણ કામ લેવા વિશે હોઈ શકે છે. હંમેશાં એમ ન ધારો કે ફેરફારો કામમાં મૂકવા માટે સંબંધિત છે. પ્રક્રિયા સમાન છે, પછી ભલે તમે પ્રોજેક્ટના અવકાશમાં વધારો કે ઘટાડો કરી રહ્યાં છો.
ફેરફાર મૂલ્યાંકન
ફેરફારની વિનંતીને વિગતવાર જુઓ. તમે આના પરની અસરનું મૂલ્યાંકન કરશો:
- સૂચિ
- દસ્તાવેજીકરણ
- કાર્ય કરવા માટે તારીખ અને કામ હજુ પણ કરવા માટે
- અંદાજપત્ર
- જાતનાં પગલાં
- અવકાશ
- સાધન ઉપલબ્ધતા
ઉદાહરણ તરીકે, સૉફ્ટવેર ફેરફારની અંદાજ 5 દિવસની હોઇ શકે છે.
આ માત્ર શેડ્યૂલ પર 5 દિવસ ઉમેરશે નહીં કારણ કે તે અન્ય કાર્યને આગળ ધકેલી દેશે અને તે સમયમર્યાદામાં ખસેડશે જ્યાં કી સ્રોત રજા પર હોય છે. તે કાર્યને પણ ખસેડવાની જરૂર છે, તેથી સમગ્ર ફેરફાર આ શેડ્યૂલમાં 8 દિવસ ઉમેરશે. તે કરવા માટે $ 5k ખર્ચ થશે, અને વધારાના 8 દિવસ અમને સપ્લાયર કરાર સાથે અન્ય મહિનો માં કોઈ રન નોંધાયો નહીં, તેથી ત્યાં પણ ધ્યાનમાં માટે ખર્ચ છે ગુણવત્તા એ જ રહે છે પરંતુ નવા ફેરફારને સમાવિષ્ટ કરવા માટે અવકાશ ફેરફારો. પ્રગતિ યોજના અને તાલીમ માર્ગદર્શિકા સહિત તમામ સંબંધિત દસ્તાવેજોને અપડેટ કરવાની જરૂર છે, જે પહેલેથી જ શરૂ થઈ છે.
જેમ તમે જોઈ શકો છો, એક સામાન્ય 5-દિવસના ફેરફારમાં વિશાળ અસર હોઈ શકે છે ફેરફાર કરવા કે નહીં તે નક્કી કરવા પહેલાં આ વિશે બધાને જાણવું અગત્યનું છે, કેમ કે સંપૂર્ણ ચિત્ર પરિણામને બદલી શકે છે.
ભલામણ તૈયાર કરો અને પ્રસ્તુત કરો
હવે તમે ફેરફારની સંપૂર્ણ અસર જાણો છો કે તમે ભલામણ કરી શકો છો કે તે તેની સાથે આગળ વધવાનું છે.
કેટલાક કિસ્સાઓમાં, તે હશે નહીં, કારણ કે જો આવતી લાભ ખર્ચ કરતાં ઓછો હશે અન્ય કિસ્સાઓમાં, વધારાના કાર્ય કરવાની કિંમતને સરભર કરવા માટે ત્યાં પૂરતી લાભ હોઈ શકે છે હજુ સુધી અન્ય કિસ્સાઓમાં તમે શોધી શકો છો કે પરિવર્તનમાં ખર્ચ પર નકારાત્મક અસર પડશે પરંતુ તમે તેના વિશે કંઇ પણ કરી શકશો નહીં કારણ કે તે એક નિયમનકારી અથવા પાલન મુદ્દો છે, અથવા કોઈ અન્ય આંતરિક કારણોસર સંસ્થાકીય પુનઃરચના તરીકે.
નિર્ણય મેળવો
તમારી અધિકૃતતા મર્યાદામાં આવતા નાના ફેરફારો માટે, તમે નિર્ણય સ્વીકારવા કે નહીં તે જાતે (ટીમમાંથી જમણી ઇનપુટ સાથે) નિર્ણય લઈ શકો છો. પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર અથવા પ્રોજેક્ટ બોર્ડ દ્વારા જે કંઈપણ મોટું હોય તે માન્ય હોવું જોઈએ.
પાછા જવાનું યાદ રાખો અને કોઈ વ્યક્તિને તેમનું પરિવર્તન નકારવામાં આવ્યું હોય તો તેને કહો જો તમે કરી શકો તો તમે તમારા પ્રોજેક્ટ શેરહોલ્ડરોને હેરાન કરવાનું ટાળવા માંગો છો!
મેનેજમેન્ટ સાધનો બદલો
ત્યાં ઘણા ફેરફાર વ્યવસ્થાપન સાધનો છે જેનો ઉપયોગ તમે આ પ્રક્રિયાને સરળ અને વધુ સુવ્યવસ્થિત બનાવવા માટે કરી શકો છો. હું ભલામણ કરું છું:
- એક ચેકલિસ્ટ અથવા પ્રોસેસ મેપ કે જે લોકોને તમારી પ્રોજેક્ટ સ્કોપમાં પરિવર્તન લાવવા માટે તમારે શું કરવું તે બરાબર છે.
- નમૂનો ફેરફાર વિનંતી ફોર્મ આ સ્વયંચાલિત કાર્યપ્રવાહ દ્વારા ઓનલાઇન થઈ શકે છે.
ચાલો જોઈએ પ્રોજેક્ટ પ્રોબ્લેમની વિનંતીમાં શું આગળ જાય છે તે આગળ જુઓ.
એક પ્રોજેક્ટ બદલો વિનંતી શું ગોઝ
આ પ્રોજેક્ટ ફેરફાર વિનંતી ફોર્મ સમાવેશ કરવો જોઇએ:
- ફેરફારની વિનંતી કરનાર વ્યક્તિનું નામ ('વિનંતી કરનાર')
- એક અનન્ય ઓળખકર્તા, જેમ કે ફેરફાર નંબર (તમે તેને પછીથી તમારામાં ઉમેરી શકો છો કારણ કે તે વિનંતીને વધારવામાં અને ફોર્મનો ઉપયોગ કરીને કોઈ પણ વ્યક્તિને તે બૉક્સમાં શું મૂકવું તે અશક્ય છે).
- સૂચિત ફેરફારનું વર્ણન, જેટલું વિગતવાર છે તે તેઓ મેનેજ કરી શકે છે.
- ફેરફારની શ્રેણી. આદર્શ રીતે, તમે આ વિભાગને વ્યવસ્થિત કરી શકશો જેથી તેઓને ફક્ત બૉક્સને નિશાની કરવી પડશે. આ નોંધવું એ સારું સ્થળ છે કે શું ફેરફાર નિયમન અથવા આંતરિક પાલન સાથે કરવું છે જો તે ખરેખર છે (ખરેખર) પછી તમે ઘણાં આયોજન અને મૂલ્યાંકન પગલાંને બાયપાસ કરી શકો છો અને તેની સાથે મેળવી શકો છો.
- ફેરફારના 'શા માટે' તે કરવાના સમર્થન શું છે? વિનંતીકાર શા માટે ઇચ્છે છે?
- સમય, કિંમત, ગુણવત્તા, અવકાશ સહિતના પ્રોજેક્ટના જુદા જુદા તત્વોના ફેરફારની અસર. તેઓ પાસે તમામ વિગતો ન પણ હોઇ શકે છે જેથી બ્લેન્ક્સને ભરવા માટે ફેરફાર આકારણી પગાર દરમિયાન તમારે તેમની સાથે કામ કરવું પડશે. તેઓ જેટલું શક્ય તેટલું પૂર્ણ કરવું જોઈએ. આ બિંદુએ તમે શોધી રહ્યાં છો તે ન્યૂનતમ હાલની પ્રોજેક્ટ પરિમાણોમાં વધારો, ઘટાડો અથવા ફેરફાર થશે તેની ખાતરી કરવા તેમના માટે છે.
ફેરફારની વિનંતી ફોર્મના તળિયે તમારા માટે કેટલાક વિગતો ભરવામાં આવશે કારણ કે ફેરફાર પર વધુ ચર્ચા કરવામાં આવી છે. તમારા નમૂનામાં પણ આના માટે જગ્યા શામેલ હોવી જોઈએ:
- નિર્ણય બદલો: સ્વીકારો, નકારો અથવા ડિફૉર કરો
- નિર્ણય (અથવા જૂથ) વત્તા તારીખ નક્કી કરવામાં આવેલ તારીખ અને કોઈપણ વધારાના ટિપ્પણીઓ કર્યા વ્યક્તિનું નામ.
વિનંતિ કરનાર વ્યક્તિને હજી સુધી પરિણામ ખબર નથી - કોઈ નહીં - તેથી આ બૉક્સ ખાલી રહેશે ત્યાં સુધી જમણી ગ્રૂપ તમારી ભલામણ પર ચર્ચા કરવા અને કોઈ નિર્ણય લેવા માટે મળ્યા નથી.
ફેરફારો અને પ્રોજેક્ટ સ્કોપ મેનેજમેન્ટ
પ્રોજેક્ટ સ્કોપ મેનેજમેન્ટ એ મુખ્ય રીત છે કે જે તમે પ્રોજેક્ટમાં છે તે નિયંત્રિત કરો છો અને શું નથી. જ્યારે તમે પ્રોજેક્ટ સ્કોપમાં ફેરફાર મેળવો છો, ત્યારે તમારે તે વિશે વિચારવું જરૂરી છે કે તે પ્રોજેક્ટને કેવી રીતે અસર કરે છે તમારી ફેરફાર વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયા તમને આ કરવા માટે મદદ કરે છે, અને તેને સંદર્ભમાં સુયોજિત કરવા માટે, ફેરફારનું વ્યવસ્થાપન ક્ષેત્રનું વ્યવસ્થાપનનો એક નાનો ભાગ છે.
જ્ઞાનની પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ શારીરિક (પી.એમ.બી.કે.બી. ®) માર્ગદર્શિકા કેવી રીતે થાય તે વિશે અહીં વાત કરવાનું મૂલ્ય છે - પાંચમી આવૃત્તિમાં પ્રોજેક્ટ ફેરફાર વ્યવસ્થાપન આવરી લે છે કારણ કે તે એટલું સાહજિક નથી કે તમે વિચારી શકો. PMBOK® માર્ગદર્શિકામાં પ્રોજેક્ટ સ્કોપ મેનેજમેન્ટ વિભાગમાં 'નિયંત્રણ ક્ષેત્ર' તરીકે ઓળખાતી પ્રક્રિયાનો સમાવેશ થાય છે અને પ્રારંભ કરવા માટે આ એક સરસ જગ્યા છે. જો કે, પ્રોજેક્ટ્સ પરની પરિવર્તન વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયાને વધુ સંકલિત રીતે નિયંત્રિત કરવાની જરૂર છે, અને તે ટેક્સ્ટમાં પ્રતિબિંબિત થાય છે. PMBOK® માર્ગદર્શિકા વપરાશકર્તાઓએ પણ પ્રભાવિત સંક્રમણ નિયંત્રણ પ્રક્રિયાને સંદર્ભિત કરવું જોઈએ કારણ કે તે સેટ કરે છે કે કેવી રીતે બધું એકસાથે જોડાય છે.
પી.એમ.પી. બનવાના હેતુઓ માટે તમારે સમજવું જરૂરી છે કે પી.એમ.બી.કે.કે.કે. ( GUBOK) માર્ગદર્શન કેવી રીતે પરિવર્તન વ્યવસ્થાપનને આવરી લે છે, તે જ તે છે જે તમારી પર તપાસ કરવામાં આવશે. જો કે, તમારે ધ્યાનમાં રાખવું જોઇએ કે તમે જે ફેરફાર મેનેજમેન્ટ પ્રક્રિયાનો ઉપયોગ વાસ્તવમાં તમારા પ્રોજેક્ટ્સમાં કરો છો તે એકીકૃત, સરળ અનુસરવા અને પ્રાયોગિક કરવાની જરૂર છે.
ચેન્જ પ્રક્રિયા દ્વારા તમારી ટીમને મદદ કરવાના 5 રીતો
તમારી પ્રોજેક્ટ ટીમ તમારા પ્રોજેક્ટની સફળતા માટે જટિલ છે, તેથી તે જ્યારે તમે તમારા પ્રોજેક્ટ પર ફેરફારોનું સંચાલન કરી રહ્યા હો ત્યારે તેને આગળ રાખવામાં મદદ કરે છે.
અહીં 5 રીતો છે જે તમે પ્રોજેક્ટ ફેરફાર મેનેજમેન્ટ પ્રક્રિયા સાથે શરતોમાં ઝડપથી આવવા માટે મદદ કરી શકો છો.
1. ફેરફારો વિશે વાત કરો તેમને જણાવો કે પ્રોજેક્ટ્સમાં ફેરફાર સામાન્ય છે અને તે તેની અપેક્ષા રાખવો જોઈએ.
2. પ્રક્રિયા શેર કરો. ઉપર આપણે ફેરફાર વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયા વિશે વાત કરી છે, પરંતુ આ દરેકને કુદરતી રીતે આવતી નથી તમારી ટીમના સભ્યોને ખબર નથી કે શું કરવું અને તમે તેમને કહો તે સિવાય તેમને શું અપેક્ષા છે. તેમની સાથે પ્રક્રિયા મારફતે જવા માટે બ્રિફિંગ સેટ કરો, અને તેમને તેમની ભૂમિકા શું હશે તે જણાવો.
3. તેને સરળ બનાવવા જ્યારે કોઈ પ્રોજેક્ટ ફેરફારને અવકાશમાં પસાર કરે છે ત્યારે તે તદ્દન અવ્યવહારુ બની શકે છે. શેડ્યૂલ ખોટો છે, બજેટ અલગ હોઈ શકે છે, જરૂરિયાતો ચોક્કસપણે અલગ છે ટીમ અસ્થિરતામાં ફેરફાર કરી શકે છે, ખાસ કરીને મોટા અથવા તે કે જેણે અગાઉ વિચાર્યું હતું કે તે નિર્ણય પથ્થર (હા, તે થાય છે) માં ફેરવવામાં આવે છે. પ્રક્રિયા તેમના માટે શક્ય તેટલી સરળ બનાવો.
4. મદદ કરવા માટે ત્યાં રહો કામનો એક નવો માર્ગ પથારીમાં થોડો સમય લઈ લે છે. જો તમે પહેલાં પ્રોજેક્ટ ફેરફારને અનૌપચારિક રીતે (અથવા બિલકુલ નહી) માં લીધી હોય તો ઔપચારિક પ્રક્રિયામાં ફેરફાર થવામાં થોડો સમય લાગી શકે છે 'જે રીતે આપણે અહીંની વસ્તુઓ કરીએ છીએ '. ટીમને કહો કે તમે તેમને મદદ કરવા માટે ત્યાં છો જો તેઓ તમને ભૂતકાળમાં કંઈક ચલાવવા માંગતા હોય
5. ના કહેવું ડરશો નહીં બધા ફેરફારો યોગ્ય દરખાસ્તો નથી. તમારી ટીમને જણાવો કે જો તેઓ આ સમયે પ્રોજેક્ટ માટે યોગ્ય વસ્તુ ન હોવા બદલ સખત લાગે છે, તો તમે તેમને વિનંતીના બદલાવ સાથે વાતચીતમાં તેમની સાથે ઊભા કરશે.
પરિવર્તનશીલ અસરકારક રીતે મેનેજ કરી શકાય તે રીતે તમે તમારા પ્રોજેક્ટને પાછી ખેંચી શકો છો , તેથી ધ્યાન રાખો. આ માહિતીથી સજ્જ તમે હવે નિયંત્રિત ફેરફારોથી પ્રોજેકટ ફેરફારો સાથે વ્યવહાર કરવાનું શરૂ કરી શકો છો.