પ્રોજેક્ટ ગવર્નન્સ શું છે?

શું તમને ખબર છે કે પ્રોજેક્ટ સંચાલિત શું છે અને તે શું દેખાય છે? અથવા જો તમે કોઈ પર્યાવરણમાં કામ કરતા હોવ તો શું કરવું જોઈએ જ્યાં તે અસ્તિત્વમાં નથી? ચાલો એક વ્યાખ્યા સાથે શરૂ કરીએ.

પ્રોજેક્ટ ગવર્નન્સ: એક વ્યાખ્યા

પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ દ્રષ્ટિએ 'ગવર્નન્સ' એ નીતિઓ, પ્રક્રિયાઓ, ધોરણો, કાર્યવાહી અને દિશાનિર્દેશોનો નિર્દિષ્ટ કરે છે જે નિર્ધારિત કરે છે કે કેવી રીતે પ્રોજેક્ટ્સનું સંચાલન, તમારી સંસ્થા દ્વારા સંચાલિત અને સંચાલિત થાય છે.

ઘણાં બધાં અમલદારશાહી, અથવા સ્કેચિ અને 'પ્રકાશ' (જે કિસ્સામાં તે કદાચ બિનકાર્યક્ષમ છે) સાથે વ્યાપક અને 'ભારે' હોઇ શકે છે.

વ્યવસ્થાપકોએ તેમના પર્યાવરણ અને સંસ્કૃતિ માટે શાસનના યોગ્ય સ્તર માટેનું લક્ષ્ય રાખવું જોઈએ. સુનિશ્ચિત કરો કે તમારી શાસન નીતિઓ ઉદ્દેશ્ય માટે યોગ્ય છે તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે કી પરિબળ છે કે તેઓ અસરકારક છે

ગવર્નન્સ ટોચ પર શરૂ થાય છે કંપનીના બોર્ડને સુશાસન અને વિચારવા માટે પ્રતિબદ્ધ થવું જોઈએ કે જે ચોક્કસ દિશાનિર્દેશો હેઠળ પ્રોજેક્ટ યોગ્ય રીતે સંચાલિત થવું જોઈએ. આ અભિગમ અને માનકો જે અપેક્ષિત છે તે પ્રોજેક્ટ બોર્ડ્સ અને પ્રોજેક્ટ નેતાઓ (અને પ્રોગ્રામ ટીમો, જ્યાં તે અસ્તિત્વ ધરાવે છે) માં ફિલ્ટર કરશે.

પ્રોજેક્ટ ગવર્નન્સ બાબતો શા માટે

તમારા પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર અને અન્ય મુખ્ય હિસ્સેદારોને જાણવું છે કે તમે પ્રોજેક્ટ બજેટને યોગ્ય રીતે ખર્ચી રહ્યા છો. તેઓ ઇચ્છે છે કે તમે તમારા પ્રોજેક્ટ્સની પ્રગતિને અસરકારક રીતે ટ્રેક કરી રહ્યા છો અને જરૂરી પ્રોજેક્ટ તરીકે પ્રોજેક્ટ રિસ્ક મેનેજ કરી રહ્યા છો.

પરંતુ પ્રોજેક્ટ પર સારી શાસન માટેના તર્ક તે કરતાં વધુ આગળ છે.

ગ્રાહકો દ્વારા, ખાસ કરીને જાહેર ક્ષેત્રના ગવર્નન્સની માગણી કરવામાં આવે છે.

અમુક પ્રોજેક્ટ્સ માટે સરકારો અને નિયમનકર્તાઓ (અને કેટલાક કિસ્સાઓમાં, અમલમાં મૂકવા) અમુક ધોરણો પૂછે છે. ગવર્નન્સ માત્ર એક આંતરિક મુદ્દો નથી: નિયમન બજારોમાં કામ કરતી ઘણી કંપનીઓને બાહ્ય કાયદાઓ, જેમ કે સાર્બેન્સ-ઓક્સલી પ્રૉજેક્ટ ગવર્નન્સ એ સાબિત કરવા સક્ષમ છે કે તમારી કંપની અસરકારક રીતે ચલાવે છે અને તમારા ઉદ્યોગ માટે ચોક્કસ માર્ગદર્શન અને નિયમનોની અંદર એક નાના ભાગ બનાવે છે.

પ્રોજેક્ટ સંચાલન પણ તમને મદદ કરે છે:

• રોકાણ પર વળતરમાં સુધારો કરો અને તે રોકાણને અસરકારક રીતે ટ્રેક કરો
• પ્રોજેક્ટ્સ માટે ખરીદ-ઇનનો લાભ મેળવો
• પ્રોજેક્ટ્સ નિષ્ફળ થવાના સામાન્ય કારણોથી ટાળો
• વધુ અસરકારક રીતે સંદેશાવ્યવહાર કરો
• પ્રોજેક્ટ્સમાં માનકીકરણની રજૂઆત કરો, જે પ્રદર્શનની સરખામણી કરવા માટે સરળ બનાવે છે
• જોખમ ઘટાડે છે
• માળખાગત પર્યાવરણમાં સ્ટાફનો વિકાસ અને પ્રોત્સાહન

કયા પ્રોજેક્ટ ગવર્નન્સ જુએ છે

તેથી હવે આપણે જાણીએ છીએ કે પ્રોજેક્ટ ગવર્નન્સ શું છે, તે પ્રોજેક્ટ પર શું દેખાય છે? અહીં એવી પ્રવૃત્તિઓ છે જે પ્રોજેક્ટ પર્યાવરણમાં શાસનનું પ્રદર્શન કરે છે:

• શિસ્તબદ્ધ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ જીવન ચક્રમાં મંજૂરી માટે નિર્ધારિત પોઇન્ટ શામેલ છે. આ એવા બિંદુઓ છે કે જ્યાં પ્રોજેક્ટની કાર્યક્ષમતા અંગે ચર્ચા કરવામાં આવે છે અને કાર્ય સાથે ચાલુ રાખવું કે નહીં તે અંગે નિર્ણય લેવામાં આવે છે.
• પ્રોજેક્ટ્સમાં સ્પષ્ટ બિઝનેસ કેસ છે, અને વ્યવસાય કેસોમાં યોગ્ય નિર્ણયો લેવા માટે મેનેજમેન્ટ ટીમને સક્ષમ કરવા માટે પૂરતી માહિતી છે.
• તે નિર્ણયો પર્યાપ્ત રીતે દસ્તાવેજીકરણ અને વાતચીત કરવામાં આવે છે.
• પ્રોજેક્ટ પર કામ કરતા લોકોએ ભૂમિકાઓ અને જવાબદારીઓ વ્યાખ્યાયિત કર્યા છે.
• એક સતત શીખવાની સંસ્કૃતિ છે જે પ્રોજેકટ ટીમને દોષમુક્ત વાતાવરણમાં સતત શીખી રહેલા પાઠ પર ચર્ચા કરવા માટે પરવાનગી આપે છે.
• એવી પ્રક્રિયાઓ અને પ્રક્રિયાઓ છે કે જે પ્રોજેક્ટ ટીમ્સને તેમના પ્રોજેક્ટની સમીક્ષા કરવા અને સ્વતંત્ર સહાય માટે પૂછવાની જરૂર હોય તો તે જરૂરી છે.

• હિસ્સાધારકો રોકાયેલા છે અને તેઓ પ્રક્રિયા પર વિશ્વાસ કરે છે.
• પ્રોજેક્ટ ટીમો એવી વ્યક્તિઓની બનેલી હોય છે જે સંબંધિત ભૂમિકાઓમાં અનુભવ અને લાયક છે.

પ્રોજેક્ટ્સનું સંચાલન સંસ્થામાં ગવર્નન્સ સ્ટ્રક્ચર્સ સાથે સંકળાયેલું છે. જો તમને લાગે છે કે પ્રોજેક્ટ ગવર્નન્સનો મુખ્ય ઉદ્દેશ એ છે કે તે પ્રોજેક્ટ યોગ્ય રીતે હાથ ધરવામાં આવે, તો તમે જોઈ શકો છો કે તે કોર્પોરેટ સ્તર પર નાણાકીય સંચાલન, કોર્પોરેટ જોખમ સંચાલન અને વધુ પર કેવી રીતે જોડાય છે.

પ્રોજેક્ટ સંચાલિત તમારી વર્તમાન સંસ્થાકીય પ્રક્રિયાઓમાં એકીકૃત થવું જોઈએ. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, જ્યારે તમારી પાસે પહેલેથી જ અન્ય વિસ્તારોમાં કામ કરે છે ત્યારે એક નવો નાણાકીય વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયા બનાવો નહીં! પ્રોજેક્ચર પર્યાવરણમાં ઉપયોગ કરવા માટે યોગ્ય બનાવવા માટે કોર્પોરેટ પ્રોસેસ્સ હાલમાં અસ્તિત્વમાં છે તે અને તેનો ઉપયોગ કરો.

પ્રોજેક્ટ ગવર્નન્સ માટે ફોકસના 5 ક્ષેત્રો

જ્યારે તમે તેના પર વિચાર કરવાનું શરૂ કરો છો, ત્યારે તમને ખ્યાલ આવશે કે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટના તમામ ઘટકો દ્વારા વ્યાપક છે.

જો કે, કેટલાક મુખ્ય કેન્દ્ર છે જ્યાં શાસન ખાસ કરીને સંબંધિત છે.

1. પધ્ધતિઓ અને પ્રક્રિયાઓ: આ તમને કાર્યસ્થળ અને ટકાઉ રીતે પહોંચાડવામાં મદદ કરે છે.
2. જ્ઞાન મેનેજમેન્ટ: શીખી શકાય તેવા પાઠ માટે આ નિર્ણાયક છે અને તે ખાતરી કરે છે કે સંસ્થા પ્રોજેક્ટના અનુભવમાંથી શીખે છે. જ્ઞાન મેનેજમેન્ટ આવશ્યક છે જો તમે બહુ જ ભૂલો કરી રહ્યા છો
3. પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ પરિપક્વતા: તમારી સંસ્થાકીય પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ પરિપક્વતા વધે છે, જેથી સફળતાપૂર્વક પહોંચાડવા માટે તમારી ક્ષમતા હશે.
4. સિનિયર લેવલ બાય-ઈન: ગવર્નન્સની યોજનાની પ્રતિબદ્ધતા ટોચ પર શરૂ થાય છે. જો તમારી પાસે મેનેજમેન્ટ સપોર્ટ છે, તો તે વ્યવસાયના તમામ સ્તરો દ્વારા કાસ્કેડ કરશે અને ગવર્નન્સનો અભિગમ વધુ ટકાઉ રહેશે.
5. સહાયક સંસ્કૃતિ: સમર્થનની સંસ્કૃતિ, દોષ નથી, તે ખાતરી કરશે કે પ્રોજેક્ટ મેનેજરો પાસે યોગ્ય પર્યાવરણ છે જેમાં ઉભું થાય છે. પ્રોજેકટ મેનેજમેન્ટ ઓફિસ અથવા પ્રોજેક્ટ ડિરેક્ટરની આગેવાની હેઠળ સહાયક સંસ્કૃતિ પ્રોજક્ટ મેનેજર્સને તેમના લક્ષ્યો અને પ્રોજેક્ટના લક્ષ્યો સુધી પહોંચવામાં મદદ કરશે.

જો કોર્પોરેટ સ્ટાન્ડર્ડ ન હોય તો શું કરવું?

નાના સંસ્થાઓના ઘણા પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ પોતાને પર્યાવરણીય પ્રોજેક્ટ ચલાવે છે જે સહાયક છે અને જ્યાં પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટની વિભાવના માટે ખરીદ-ઇન હોય છે, પરંતુ ઔપચારિક સંગઠનાત્મક માળખાઓ સિવાય, જેમાંથી બોલવાનું છે.

તે પરિસ્થિતિમાં - અને તે નાના સંસ્થાઓ માટે વિશિષ્ટ નથી - તમે સ્ક્રેચથી તમારા પ્રોજેક્ટ ગવર્નન્સ મોડેલને ડિઝાઇન કરી રહ્યા છો. જો કોઈ પ્રોજેક્ટ ગવર્નન્સ અભિગમ ન હોય તો તમે શેલ્ફ લઈ શકો છો અને તમારા પ્રોજેક્ટને યોગ્ય કરી શકો છો, તમારે તમારી પોતાની બિલ્ડ કરવી પડશે.

તે મુશ્કેલ લાગે તેવું નથી!

બેઝિક્સ સુયોજિત સાથે શરૂ કરો:

• એક ભૂમિકાઓ અને જવાબદારીઓ દસ્તાવેજ બનાવો
• ખાતરી કરો કે તમારી પાસે પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર છે
• ખાતરી કરો કે તમારી પાસે એક પ્રોજેક્ટ બોર્ડ અથવા સ્ટિયરિંગ ગ્રુપ છે અને તમે નિયમિત મિટિંગ લો અને વિતરણ કરો તે માટે નિયમિત સભાઓ ગોઠવો
• જોખમ વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયા સેટ કરો
• ફેરફાર વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયા સેટ કરો
• તમારા પ્રોજેક્ટ્સ શેડ્યૂલમાં બિંદુઓ બનાવો જ્યાં તમે વ્યવસાય કેસના મૂળ ધ્યેયો સામે પ્રોજેક્ટની સદ્ધરતા તપાસો છો (તબક્કાના દરેક તબક્કાના અંતનો આ તપાસો મૂકવા માટેનું કુદરતી બિંદુ છે).

આખરે આ યોજના સ્પોન્સરની જવાબદારી છે કે તેની ખાતરી કરવા માટે પૂરતા સંચાલન છે, પરંતુ પ્રોજેક્ટ મેનેજર પણ સક્રિય ભૂમિકા ભજવી શકે છે.

ગવર્નન્સ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં સૂકવવાના વિષયો પૈકી એક હોઇ શકે છે પરંતુ તે સૌથી મહત્વપૂર્ણ પૈકીનું એક છે. તે એવી રીત છે કે વરિષ્ઠ મેનેજમેન્ટ ટીમ જાણે છે કે તમે એક સારા કામ કરી રહ્યા છો અને તે તેમને ખાતરી આપે છે કે આ પ્રોજેક્ટ પ્રગટ થશે. તે મેનેજરો માટે તે જરૂરી છે કે તે તપાસ અને બેલેન્સ પણ પૂરા પાડે છે કે જે નાણાં વ્યવસાય કેસ સાથે યોગ્ય અને ગોઠવાયેલ છે તે રીતે ખર્ચવામાં આવે છે.